MODUL PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN (SiMAK) BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH KABUPATEN LUMAJANG 2017 1
BAB I USER ASN Untuk mengakses SiMAK, setiap pegawai bisa menggunakan browser dengan membuka halaman http://simak.bkd.lumajangkab.go.id/asn sampai tampil halaman berikut : Masukkan username (NIP) dan password kemudian klik Login. Password standar adalah sama dengan NIP. Segera lakukan penggantian password setelah login pertama untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data Anda. Berikut halaman yang tampil setelah melakukan login dengan benar : 1
1. Mengganti Password Login. Untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan akun, diharuskan setiap PNS untuk mengganti password login dengan cara meng-klik Setting kemudian pilih User. Sampai muncul tampilan seperti berikut : Isikan password baru di kolom isian password kemudian klik Update sebanyak 2 kali, sampai muncul pemberitahuan sukses seperti berikut : Klik Home untuk kembali ke halaman awal. 2
2. Mengisi Biodata Pribadi Data pertama yang harus dilengkapi pada modul SiMAK adalah biodata pribadi. Untuk melengkapi data tersebut, klik Master Data PNS, maka akan tampil halaman resume berikut. SIDEBAR Terlihat data diatas masih kosong, untuk memasukkan dan melengkapi biodata pribadi, klik menu Biodata pada sidebar yang berada di samping kiri. 3
Setelah semua field diisi, klik Save untuk menyimpan. 3. Riwayat Pernikahan Masih pada bagian DATA PRIBADI, klik menu Riwayat Pernikahan yang ada di sidebar. 4
Klik Tambah untuk menambahkan data riwayat pernikahan. Pilih status perkawinan yang sesuai. 1) Belum Menikah, Pilih Belum Menikah, lalu klik Save. 2) Menikah, Pilih Menikah, masukkan tanggal nikah, lalu masukkan file hasil scan surat nikah dengan mengklik Choose File (Tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb). 3) Janda/Duda, Pilih Janda/Duda, masukkan tanggal cerai, lalu masukkan file hasil scan surat cerai dengan mengklik Choose File (Tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb). 4. Riwayat Suami/Istri Apabila status yang dipilih pada poin 3 Sudah Menikah atau Janda atau Duda, maka akan muncul pilihan Riwayat Suami/Istri dan Anak pada sidebar. Klik Riwayat Suami/Istri pada sidebar. Lalu klik Tambah. 5
5. Anak Klik menu Anak yang ada pada sidebar, lalu klik Tambah. 6. Dokumen Pendukung Beralih ke bagian selanjutnya, yaitu KELENGKAPAN. Pada bagian ini terdapat menu Dokumen Pendukung yang harus dilengkapi dengan cara mengupload file hasil scan dari data yang diminta. Klik menu Dokumen Pendukung pada sidebar hingga tampil halaman berikut : 6
Untuk melengkapi data diatas, klik tanda Edit pada menu Aksi sesuai dengan dokumen yang akan diupload. Sebagai contoh untuk foto setengah badan, silahkan klik simbol Edit pada kolom Aksi pada baris FOTO SETENGAH BADAN, sehingga tampil halaman seperti berikut : Pilih File Foto Setengah Badan yang akan diupload dengan mengklik Choose File. Kemudian Klik Save. Lakukan langkah yang sama untuk dokumen pendukung yang lain. 7. Riwayat Kepegawaian Bagian selanjutnya yang harus dilengkapi adalah RIWAYAT KEPEGAWAIAN. Menu pertama yang harus diperhatikan adalah Posisi SKPD. Pastikan posisi kepegawaian sudah sama dengan tempat Anda bekerja saat ini. Apabila ada kekeliruan diharuskan : a. Melapor ke bagian kepegawaian SKPD masing-masing apabila kesalahan terjadi pada penempatan posisi bidang, subid, atau subag tetapi sudah berada pada SKPD yang benar. b. Melapor ke Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Lumajang apabila kesalahan terjadi pada penempatan SKPD. 7
8. Asal Kepegawaian Klik menu Asal Kepegawaian pada sidebar, maka akan muncul tampilan berikut : Pilih asal kepegawaian. Apabila memilih mutasi masuk (pindahan dari luar lingkungan Pemerintah Kabupaten Lumajang), maka harus melengkapi data berikut: 8
9. Jenis Kepegawaian Klik menu Jenis Kepegawaian pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data yang diminta pada halaman jenis kepegawaian dengan melampirkan file hasil scan SK CPNS (Tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save untuk menyimpan. 10. Kedudukan Hukum Pegawai Klik menu Kedudukan hukum Pegawai, lalu klik Tambah. Lengkapi data yang diminta pada halaman kedudukan hukum pegawai dengan melampirkan file hasil scan SK CPNS (Tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save untuk menyimpan. 9
11. Pindah Menu Pindah diisi bagi pegawai yang pernah mutasi. Klik menu Pindah pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data yang diminta pada halaman tambah mutasi dengan melampirkan file hasil scan SK Mutasi dan SPMT (masing-masing file bertipe.pdf dengan ukuran maks 1000kb). 12. CPNS/PNS/Pangkat Pada bagian ini setiap pegawai diwajibkan untuk mengisi riwayat pengangkatan CPNS, PNS, dan kenaikan pangkatnya. Klik menu CPNS/PNS/Pangkat pada sidebar, lalu klik Tambah. Pertama, masukkan golongan/pangkat awal pada saat CPNS dengan melampirkan file hasil scan SK CPNS (File tipe.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. Kedua, kembali ke menu CPNS/PNS/Pangkat pada sidebar, kemudian klik Tambah, lalu masukkan golongan/pangkat awal pada saat PNS dengan melampirkan file hasil scan SK PNS (File tipe.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 10
Selanjutnya, kembali ke menu CPNS/PNS/Pangkat pada sidebar, kemudian klik Tambah, lalu masukkan golongan/pangkat setiap kenaikan pangkat dengan melampirkan file hasil scan SK Kenaikan Pangkat (File tipe.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. Setiap pegawai wajib menambahkan data setiap kali mendapatkan SK Kenaikan Pangkat. 13. Gaji Berkala Bagian ini diisi setiap kali mendapatkan kenaikan gaji berkala. Klik menu gaji berkala yang ada pada sidebar. Lalu klik Tambah. Lengkapi data yang diminta pada form diatas dengan melampirkan file hasil scan SK Kenaikan Gaji Berkala (Tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. Setiap pegawai wajib menambahkan data setiap kali mendapatkan kenaikan gaji berkala. 14. Riwayat Jabatan Setelah mengisi Riwayat kepegawaian, setiap PNS harus mengisi Riwayat jabatan. Menu pertama yang terdapat pada Riwayat Jabatan adalah Jenis jabatan. Klik menu Jenis Jabatan pada sidebar. Pilih jabatan yang sesuai (Struktural, Fungsional, atau Pelaksana), lalu klik Save. 11
15. Jabatan Struktural Menu ini diisi jika memilih Jabatan Struktural pada poin 16. Bagi yang tidak memilih Jabatan Struktural pada poin 16, menu ini bisa diabaikan terlebih dahulu. Klik menu Jabatan Struktural pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi semua permintaan data diatas dengan melampirkan file hasil scan SK pengangkatan jabatan, SK Pelantikan, dan SPMT (masing-masing file bertipe.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. Bagi yang memiliki lebih dari 1 riwayat jabatan struktural, tambahkan setiap riwayat jabatan pada menu ini. Sehingga akan ditampilkan semua jabatan yang pernah dijabat seperti berikut : 12
Klik tombol Aktifkan pada kolom Aksi untuk memilih jabatan yang sedang aktif dijabat saai ini. 16. Jabatan Fungsional Menu ini diisi jika memilih Jabatan Fungsional pada poin 16. Bagi yang tidak memilih Jabatan Fungsional pada poin 16, menu ini bisa diabaikan terlebih dahulu. Klik menu Jabatan Fungsional pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi semua permintaan data diatas dengan melampirkan file hasil scan SK kenaikan kenaikan pangkat terakhir atau SK Mutasi (pilih sesuai dengan SK yang paling mutakhir), lalu klik Save. Bagi yang memiliki lebih dari 1 riwayat jabatan fungsional, tambahkan setiap riwayat jabatan pada menu ini. Sehingga akan ditampilkan semua jabatan yang pernah dijabat. Seperti halnya daftar riwayat pada poin 17, pilih salah satu jabatan untuk diaktifkan sesuai dengan jabatan yang dijabat saat ini. 13
17. Penilaian Angka Kredit. Menu ini diisi bagi yang PNS yang menjabat jabatan fungsional. Klik menu Penilaian Angka Kredit, lalu klik Tambah. Lengkapi data diatas dengan melampirkan file hasil scan PAK (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 18. Jabatan Pelaksana Menu ini diisi jika memilih Jabatan Fungsional pada poin 16. Bagi yang tidak memilih Jabatan Fungsional pada poin 16, menu ini bisa diabaikan terlebih dahulu. Klik menu Jabatan Fungsional pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi semua permintaan data diatas dengan melampirkan file hasil scan SK kenaikan kenaikan pangkat terakhir atau SK Mutasi (pilih sesuai dengan SK yang paling mutakhir), lalu klik Save. Bagi yang memiliki lebih dari 1 riwayat jabatan pelaksana, tambahkan setiap riwayat jabatan pada menu ini. Sehingga akan ditampilkan semua jabatan yang pernah dijabat. Seperti halnya daftar riwayat pada poin 17, pilih salah satu jabatan untuk diaktifkan sesuai dengan jabatan yang dijabat saat ini. 14
19. Jabatan Tambahan Menu ini diisi bagi PNS yang memiliki jabatan tambahan. Klik menu Jabatan Tambahan pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data yang diminta pada form diatas dengan melampirkan file hasil scan SK Jabatan Tambahan (Tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 20. Batas Usia Pensiun Menu ini akan terisi otomatis sesuai dengan data tanggal lahir dan data jabatan yang dimasukkan. Apabila terjadi kesalahan, setiap PNS bisa mengganti BUP dengan cara pilih tanggal BUP lalu klik Save. 15
21. Pemberhentian Jabatan Menu ini diisi apabila PNS mengalami pemberhentian dari jabatan. Klik Pemberhentian jabatan pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data pada form diatas dengan melampirkan SK Pemberhentian Jabatan (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 22. Jabatan PTK Bagian selanjutnya adalah Jabatan PTK. Bagian ini diisi bagi PNS yang menjabat sebagai tenaga pendidik. Klik menu Jabatan PTK, lalu klik Tambah. Lengkapi data pada form diatas dengan melampirkan file hasil scan SK PNS (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 16
23. Sertifikasi Guru Menu ini diisi dengan data sertifikasi guru. Klik Sertifikasi Guru pada sidebar. Pilih Sudah bagi guru yang sudah sertifikasi. Masukkan no. SK, tanggal SK dan lampirkan file hasil scan SK Tunjangan Sertifikasi (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 17
24. Jabatan Fungsional Tenaga Kesehatan Bagian ini diisi bagi PNS yang menjabat sebagai dokter. Klik menu Jabatan Fungsional Dokter pada sidebar, maka akan muncul tampilan berikut : Lengkapi data yang diminta pada form diatas, lalu klik Save untuk menyimpan. 25. Surat Tanda Registrasi Menu ini diisi dengan data Surat Tanda Registrasi Tenaga Kesehatan. Klik menu Surat Tanda Registrasi lalu klik Tambah. Lengkapi data yang diminta, lalu klik Save untuk menyimpan. 18
26. Surat Ijin Praktek Menu ini diisi bagi Tenaga Kesehatan yang sudah memiliki surat ijin praktek. Klik menu Surat Ijin Praktek pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi kebutuhan data pada form diatas, lalu klik Save untuk menyimpan. 27. Riwayat Pendidikan Bagian ini diisi dengan melengkapi data riwayat pendidikan. Setiap PNS wajib melengkapi data pendidikan sesuai dengan riwayat pendidikan yang dimiliki dan disesuaikan dengan SK Pangkat Terakhir. 28. Pendidikan Formal Menu ini diisi dengan data riwayat pendidikan formal dimulai dari SD, SLTP, SLTA, dst. Klik menu Pendidikan Formal pada sidebar, lalu klik Tambah. 19
Lengkapi semua data yang diminta pada form diatas dengan melampirkan file hasil scan ijazah dan daftar nilai (transkrip), file harus bertipe.pdf dengan ukuran maks 1000kb tiap file nya. Kemudian klik Save untuk menyimpan. Ulangi setiap langkah untuk memasukkan data riwayat pendidikan mulai jenjang SD, SLTP, SLTA, dst. Setelah semua riwayat pendidikan dimasukkan, akan muncul daftar riwayat seperti contoh berikut : Klik Aktifkan pada kolom Aksi untuk pendidikan yang sesuai dengan pangkat terakhir. 29. Tugas dan Ijin Belajar Diisi bagi PNS yang sedang/pernah Tugas dan Ijin Belajar. Klik menu Tugas dan Ijin belajar pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi semua data yang diminta pada form diatas dengan melampirkan file hasil scan surat tugas / ijin belajar (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 20
30. Surat Keterangan Lulus Ujian Menu ini diisi bagi PNS yang telah memiliki surat keterangan lulus ujian. Klik menu Surat Keterangan Lulus Ujian pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data diatas dengan menyertakan file hasil scan Surat Keterangan Lulus Ujian (tipe.pdf ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 31. SKP/DP3 Setiap PNS diwajibkan untuk melengkapi data SKP/DP3 setiap tahunnya. Klik menu SKP/DP3 pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data SKP/DP3 diatas dengan melampirkan file hasil scan SKP/DP3 (tipe.pdf dengan ukuran maks 2000kb), lalu klik Save. Tambahkan data SKP/DP3 setiap tahunnya (minimal 2 tahun terakhir). 21
32. Satya Lencana Menu ini diisi bagi PNS yang telah memiliki Satya Lencana. Klik menu Satya Lencana pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data diatas dengan melampirkan file hasil scan Piaga Satya Lencana (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 33. Penghargaan Lain Menu ini diisi bagi PNS yang telah memiliki penghargaan lain. Klik menu Penghargaan Lain pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data diatas dengan melampirkan file hasil scan Piaga Penghargaan Lain (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 22
34. Cuti Cuti diisi pada saat PNS melakukan cuti. Klik menu Cuti pada sidebar lalu klik Tambah. Lengkapi data diatas dengan melampirkan file hasil scan Surat Cuti (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 35. Hukuman Disiplin Diisi jika PNS mendapatkan hukuman disiplin. Klik menu Hukuman Disiplin pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data diatas dengan melampirkan file hasil scan SK Hukuman Disiplin (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 23
36. Diklat Diklat diisi dengan data diklat. Tambahkan satu per satu semua riwayat diklat yang pernah diikuti dari awal pengangkatan CPNS sampai dengan saat ini. Klik menu Diklat pada sidebar, lalu klik Tambah. Lengkapi data diatas dengan melampirkan file hasil scan Piagam/Sertifikat Diklat (tipe file.pdf dengan ukuran maks 1000kb), lalu klik Save. 24
BAB II ADMIN SKPD Untuk mengakses halaman admin, administrator SKPD harus melakukan login di http://simak.bkd.lumajangkab.go.id Berikut halaman login untuk administrator SKPD. Masukkan username dan password yang telah diberikan oleh administrator BKD atau hubungi kembali BKD jika username / password bermasalah. Klik Login setelah username dan password dimasukkan. Setelah login berhasil, akan tampil halaman Home admin SKPD, yang terdiri dari beberapa menu admin dan kolom pencarian pada top bar, dan beberapa menu layanan pada bagian tengah halaman. 25
1. Master Data Master data berisi data semua pegawai yang berada pada SKPD terkait (sesuai dengan login admin SKPD masing-masing). Master data dapat dibuka dengan 2 cara, yaitu dengan memilih menu Data Pegawai pada top bar kemudian pilih Master Data, atau langsung klik Master Data pada menu layanan yang berada di tengah halaman Home. Silahkan di klik pada bidang/bagian yang ingin dilihat data pegawainya. Untuk mencari data salah satu pegawai, admin dapat melakukan pencarian pada kolom pencarian dengan mengetikkan nama/nip pegawai lalu tekan tombol Enter. Klik tombol Edit untk melihat data lengkap ataupun untuk melakukan pembenahan data dari pegawai yang sesuai pada hasil pencarian. Cara pembenahan datanya sama seperti pembenahan data User ASN pada Bab I. 26
2. Pindah Massal Apabila terdapat pegawai yang berada pada posisi bidang/bagian yang tidak sesuai, admin dapat melakukan perpindahan beberapa nama pegawai untuk diletakkan pada posisi bidang/bagian yang tepat dengan masuk ke menu Pindah Massal. Caranya dengan klik Setting, lalu pilih Pindah Massal. Klik tanga (+) dan pilih bidang/bagian dari pegawai yang lokasi bidangnya tidak sesuai. Pilih user yang akan dipindah dengan cara mengklik combo box yang berada pada kolom tabel paling kiri. Kemudian pada struktur organisasi dibawahnya silahkan pilih bidang/subidang/subag yang akan dituju oleh pegawai yang telah dipilih pada tabel diatasnya. Kemudian klik Pindah. 27
3. Mengganti Password Admin Penggantian password sangat perlu dilakukan untuk menjaga keamanan akun admin SKPD. Untuk melakukan ganti password, klik Menu Setting lalu pilih menu User Pengelola. Klik Edit untuk masuk ke halaman penggantian password. Masukkan password baru pada kolom password, lalu klik Update. 4. Mengganti Password Pegawai Apabila ada login pegawai yang bermasalah, admin SKPD dapat melakukan reset atau penggantian password untuk pegawai yang bersangkutan dengan masuk ke menu Setting lalu pilih User ASN. 28
Klik tombol Edit pada kolom aksi dari user yang ingin direset passwordnya. Masukkan password baru pada kolom password, lalu klik Update. 5. Alamat SKPD. Lakukan update alamat SKPD dengan masuk ke menu Setting lalu pilih menu Alamat SKPD. Lengkapi data yang diminta, lalu klik Update. 29
6. Pemberhentian ASN Pemberhentian ASN dilakukan pada saat ada pegawai dari SKPD bersangkutan yang berhenti, baik karena sudah mencapai batas usia pensiun ataupun berhenti karena hal lainnya. Sebelum melakukan pemberhentian, ASN harus terlebih dahulu menambahkan SK pensiun atau SK pemberhentian lainnya pada menu Kedudukan Hukum Pegawai yang telah dibahas pada BAB I. Apabila ASN sudah mengupdate kedudukan hukum pegawainya, maka pemberhentian ASN dapat dilakukan dengan cara memilih menu Setting kemudian Pilih Pemberhentian ASN, lalu pilih Proses Pemberhentian. Klik tombol Berhentikan pada kolom Aksi untuk melakukan proses pemberhentian pegawai. Klik OK untuk melanjutkan proses pemberhentian pegawai. 30
7. Rekap Pemberhentian ASN Rekap pemberhentian ASN digunakan untuk melihat data pegawai yang telah berhenti/pensiun. Klik menu Setting lalu pilih pemberhentian ASN kemudian klik Rekap Pemberhentian. Apabila terjadi kesalahan dalam memberhentikan pegawai, admin SKPD bisa mengembalikan kembali pegawai yang telah diberhentikan dengan mengklik Normalkan pada kolom Aksi. 8. Statistik Statistik pegawai pada SKPD dapat diakses pada menu Statistik yang berada di tengah halaman Home. Pilih data statistik sesuai kebutuhan dengan memilih menu yang berada di samping kiri halaman. 31
9. Prediksi Kepegawaian Klik menu Prediksi yang terdapat di bagian tengah halaman Home. Sebagai contoh, klik KP reguler pada menu di samping kiri untuk melihat prediksi Kenaikan Pangkat Reguler. Pilih tahun, kemudian klik Cari. 10. Kamus Data Kamus data digunakan untuk mengetahui nama-nama Perguruan Tinggi, jabatan fungsional dan jabatan pelaksana. Untuk mengaksesnya, klik Menu Kamus Data yang berada di tengah halaman Home. 32