1 dari 15 PROSEDUR PK.UiTM.CNS.HEA. T/Tangan Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Nama 1. Nor Zakiahanim Zakaria 2. Normala Mamat Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin Ramli Prof Dr Nasrudin Mohammed Jawatan 1.Penolong Pendaftar HEA 2. Pegawai Eksekutif HEA Wakil Pengurusan Rektor Tarikh 16/02/16 16/02/16 16/02/16
2 dari 15 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Pindaan Para surat 05/10/05 01/01 1 Perubahan WP 05/10/05 6.2 10 Rayuan Semak Semula 7.2 15 Carta Alir 03/05/07 02/00 Pindaan Lebih 50% 15/05/07 6 & 7 8 Tangguh Pengajian 09/02/12 03/00 Pindaan melebihi 50% 09/02/12 29/07/13 03/01 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 29/07/13 28/08/13 03/02 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 28/08/13 11/11/14 03/03 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 11/11/14 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 16/02/16 04/03 Universiti Teknologi MARA 16/02/16 Negeri Sembilan kepada UiTM Cawangan Negeri Sembilan 16/2/16 04/03 Proses kerja dan carta alir 16/02/16
3 dari 15 Bil Isi Kandungan Muka Surat 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Definisi 4 4.0 Singkatan 5 5.0 Dokumen Rujukan 5 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6 7.0 Carta Alir 9 8.0 Rekod Kualiti 15 9.0 Lampiran 15
4 dari 15 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan pengurusan rekod pelajar (tangguh pengajian, cuti khas, rayuan meneruskan pengajian dan tarik diri) dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan untuk memastikan pengurusan rekod pelajar (tangguh pengajian, cuti khas, rayuan meneruskan pengajian dan tarik diri) dapat dilaksanakan. 3.0 DEFINISI 3.1 Student Information Management System (SIMS) Sistem yang digunakan untuk menyelenggara dan menyimpan data akademik pelajar berdasarkan peraturan akademik. 3.2 Cuti Khas Cuti khas ialah cuti yang dipohon oleh pelajar untuk menangguhkan pengajian atas sebab-sebab tertentu. 3.3 Tangguh Pengajian Kebenaran menangguhkan pengajian yang diberi kepada pelajar atas persetujuan Universiti berdasarkan sebab-sebab tertentu. 3.4 Rayuan Meneruskan Pengajian Proses permohonan untuk meneruskan semula pengajian sebagai pelajar setelah mendapat status diberhentikan.
5 dari 15 3.5 Tarik Diri Permohonan yang dikemukakan untuk menarik diri sebagai seorang pelajar di UiTM. 4.0 SINGKATAN SIMS - Student Information Management System KPP - Ketua Pusat Pengajian RK - Rektor PP HEA - Penolong Pendaftar HEA TR HEA - Timbalan Rektor HEA PB - Penolong Bendahari UPKNR EO HEA PT PTAR JAN HEA - - - - - - Unit Pengurusan Kolej dan Non Resident Pegawai Eksekutif HEA Pembantu Tadbir Perpustakaan Jawatankuasa Akademik Negeri Bahagian Hal Ehwal Akademik 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Kualiti MK.UiTM.CNS.01
6 dari 15 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN A. Cuti Khas/ Tangguh Pengajian Pelajar 1. Memohon cuti khas / tangguh pengajian dengan mengemukakan dokumen sokongan. EO HEA KPP 2. Terima dan cop permohonan cuti khas/ tangguh pengajian melalui Borang Permohonan Cuti Khas UiTM/CNS/HEA/CK- 2013 untuk ulasan KPP. 4. Catatkan ulasan atas borang permohonan. TR HEA 5. Membuat keputusan terhadap permohonan. EO HEA 6. Jika permohonan ditolak, maklumkan segera kepada pelajar beserta surat. 7. Jika kelulusan diberi, keluarkan surat kelulusan beserta makluman berkenaan urusan pembayaran berkaitan (jika ada). PB 8. Terima pembayaran dari pelajar (jika ada), keluarkan resit rasmi kepada pelajar, dan simpan satu salinan. PP HEA / EO HEA 9. Kemaskini status pelajar dalam SIMS.
7 dari 15 TANGGUNGJAWAB PT TINDAKAN 10. Kemaskini fail peribadi pelajar dengan memasukkan dokumen berkaitan dengan permohonan tangguh pengajian/cuti Khas. B. Rayuan Meneruskan Pengajian Pelajar PP HEA / EO HEA 1. Memohon rayuan meneruskan pengajian secara online melalui student portal dalam tempoh 14 hari selepas keputusan peperiksaan rasmi diumumkan. 2. Semak dan terima permohonan meneruskan pengajian melalui sistem SIMS. 3. Kumpulkan maklumat kelayakan pemohon berdasarkan peraturan yang digariskan dalam Buku Peraturan Akademik pindaan 2015 (bilangan 1). 4. Maklumkan kepada KPP maklumat pelajar yang membuat RMP. 5. Sediakan semua dokumen dan laporan untuk dibawa ke Mesyuarat JAN (Jawatankuasa Akademik Negeri). JAN PP HEA / EO HEA Pelajar 6. Membuat keputusan permohonan di peringkat kampus dalam Mesyuarat JAN. 7. Kemaskini status rayuan pelajar yang berjaya dalam SIMS. 8. Pelajar cetak surat keputusan rasmi yang dikeluarkan di student portal.
8 dari 15 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN C. Tarik Diri Pelajar PP HEA / EO HEA KPP UPKNR, PTAR, PB PP HEA /EO HEA PT 1. Dapatkan borang menarik diri PRPK08/Pind.2011 dari Pejabat HEA. 2. Maklumkan kepada pelajar untuk berurusan dengan KPP dan Bahagian lain (Bendahari, Perpustakaan dan Unit Pengurusan Kolej) untuk melengkapkan Borang Menarik Diri PRPK08/Pind.2011. 3. Sahkan borang permohonan pelajar di dalam ruang yang disediakan. 4. Semak status pelajar untuk memastikan sama ada pelajar masih mempunyai denda tertunggak ataupun tidak. Sekiranya pelajar mempunyai denda, pelajar perlu menjelaskan denda tersebut. 5. Terima permohonan tarik diri melalui borang menarik diri PRPK08/Pind.2011. Kemaskini rekod dalam SIMS dan cop tarikh tindakan pada borang menarik diri. Keluarkan surat pemakluman kepada pelajar. 6. Kemaskini fail peribadi pelajar dengan memasukkan semua dokumen berkaitan dengan permohonan.
9 dari 15 7.0 CARTA ALIR 7.1 Cuti Khas /Tangguh Pengajian TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD MULA Pelajar Memohon cuti khas / tangguh pengajian dengan mengemukakan dokumen sokongan. Borang cuti khas EO HEA Terima dan cop permohonan cuti khas/ tangguh pengajian melalui Borang Permohonan Cuti Khas UiTM/KNS/HEA/CK- 2013 untuk ulasan KPP. Borang cuti khas KPP Catatkan ulasan atas borang permohonan. Borang cuti khas TR HEA Membuat keputusan terhadap permohonan. Borang cuti khas EO HEA A Jika permohonan ditolak, maklumkan segera kepada pelajar beserta surat. Jika kelulusan diberi, keluarkan surat kelulusan beserta makluman berkenaan urusan pembayaran berkaitan (jika ada).
10 dari 15 PB A Terima pembayaran dari pelajar (jika ada), keluarkan resit rasmi kepada pelajar, dan simpan satu salinan. PP HEA /EO HEA Kemaskini status pelajar dalam SIMS. PT Kemaskini fail peribadi pelajar dengan memasukkan dokumen berkaitan dengan permohonan tangguh pengajian/cuti Khas. TAMAT
11 dari 15 7.2 RAYUAN MENERUSKAN PENGAJIAN TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD MULA Pelajar Memohon rayuan meneruskan pengajian (RMP) secara online melalui student portal dalam tempoh 14 hari selepas keputusan peperiksaan rasmi diumumkan. Semak dan terima permohonan meneruskan pengajian melalui sistem SIMS. PP HEA / EO HEA Kumpulkan maklumat kelayakan pemohon berdasarkan peraturan yang digariskan dalam Buku Peraturan Akademik pindaan 2015 (bilangan 1). Maklumkan kepada KPP maklumat pelajar yang membuat RMP. B
12 dari 15 B Sediakan semua dokumen dan laporan untuk dibawa ke Mesyuarat JAN (Jawatankuasa Akademik Negeri). JAN Membuat keputusan permohonan di peringkat kampus dalam Mesyuarat JAN. PP HEA / EO HEA Kemaskini status rayuan pelajar yang berjaya dalam SIMS Pelajar Pelajar cetak surat keputusan rasmi yang dikeluarkan di student portal. TAMAT
13 dari 15 7.3 Tarik Diri TANGGUNG JAWAB Pelajar ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD MULA Dapatkan borang menarik diri PRPK08/Pind.2011 Pejabat HEA. dari Borang menarik diri PP HEA/ EO HEA KPP Maklumkan kepada pelajar untuk berurusan dengan KPP dan Bahagian lain (Bendahari, Perpustakaan dan Unit Pengurusan Kolej) untuk melengkapkan Borang Menarik Diri PRPK08/Pind.2011. Sahkan borang permohonan pelajar di dalam ruang yang disediakan. Borang menarik diri UPKNR, PTAR, PB Jika ada denda C Semak status pelajar untuk memastikan sama ada pelajar masih mempunyai denda tertunggak ataupun tidak. Sekiranya pelajar mempunyai denda, pelajar perlu menjelaskan denda tersebut.
14 dari 15 TANGGUNG JAWAB PP HEA / EO HEA ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD Terima permohonan tarik diri C melalui borang menarik diri PRPK08/Pind.2011. Kemaskini rekod dalam SIMS dan cop tarikh tindakan pada borang menarik diri. Keluarkan surat pemakluman kepada pelajar. PT Kemaskini fail peribadi pelajar dengan memasukkan semua dokumen berkaitan dengan permohonan. TAMAT
15 dari 15 8.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh 1. Fail Peribadi Pelajar Pejabat HEA 5 tahun 9.0 LAMPIRAN Bil Nama Lampiran No. Lampiran 9.1 Contoh Borang Cuti Khas 1 9.2 Contoh Borang Menarik Diri dari UiTM 2