KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSEDUR KERJA KLT-PK-02 Disediakan Oleh: Diluluskan Oleh: SALIZAWATI BINTI KAMARUZZAMAN KOL. BERSEKUTU (PA) HAJI TAJUDDIN BIN ABDUL RASHID Ketua Juruaudit Dalaman Pengarah 19-12-2016 23-12-2016
Mukasurat 2/12 KANDUNGAN 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1... 3 2. SKOP PROSES 4.4.1... 3 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2... 3 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2... 3 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2... 4 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C... 4 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4... 4 8. RISIKO PROSES 6.1... 5 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7... 5 10. DEFINISI... 5 11. SINGKATAN 4.4... 6 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4... 7 13. SIPOC DIAGRAM 4.4... 8 14. PROSES KERJA... 9 Perancangan audit dalam... 9 Latihan dan Perlantikan PAD... 9 Perancangan Audit Dalam... 9 Perlaksanaan Audit Dalam... 10 Tindakan pembetulan... 11 Audit susulan... 11 Analisis dan laporan... 11 15. REKOD 7.5... 12 16. LAMPIRAN 8.5.1... 12 17. PETUNJUK PRESTASI (PI)... 12
Mukasurat 3/12 1. OBJEKTIF PROSES KERJA 4.4.1 Prosedur ini memberi garis panduan bagi mewujudkan satu sistem terkawal yang didokumentasikan untuk mengendalikan semua ketidakpatuhan yang telah berlaku atau ketidakpatuhan yang mungkin akan berlaku di dalam sistem pengurusan kualiti. 2. SKOP PROSES 4.4.1 Prosedur ini digunapakai ke atas sistem kualiti merangkumi sistem, proses dan perkhidmatan pemberian pengajaran dan pembelajaran di PSA. 3. PELANGGAN PROSES 5.1.2 Semua kakitangan PSA 4. PEMILIK PROSES 4.4.1 (e). 5.3 & KOMPETENSI YANG DIPERLUKAN 7.2 PEMILIK PROSES KOMPETENSI MINIMUM YANG DIPERLUKAN 7.2 PENGETAHUAN SKIL ATITUD PENGALAMAN Ketua juruaudit Kursus Mengendalikan Berminat Pernah Juruaudit audit melaksanakan mengendalikan Dalaman Komunikasi audit audit dan Analisis data berkesan pernah diaudit Pengurusan kumpulan Ketua Kursus Audit Berminat Pernah kumpulan Juruaudit Komunikasi melaksanakan mengendalikan juruaudit Dalaman berkesan audit audit Pengurusan kumpulan Juruaudit Kursus Audit Berminat Sekurang- Juruaudit Komunikasi melaksanakan kurangnya Dalaman berkesan audit pernah mengikuti kursus audit
Mukasurat 4/12 5. KEPERLUAN BERKAITAN PERKHIDMATAN 8.2 KEPERLUAN Maklumat yang perlu dirujuk 7.5.3.2 KRITERIA 1. ISO 9001 : 2015 Komunikasi dengan pelanggan 8.2.1 Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Identifikasi dan kemudahkesanan 8.5.2 Pemuliharaan 8.5.4 - Peraturan dan perundangan - 8.2.2 (a) Jadual audit Laporan audit Data-data dan kerahsiaan audit a. Nombor rujukan bilangan audit, tarikh audit Perubahan dan kajian semula 8.2.3.1 (e) - 6. SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN 4.4 (d), 8.1 C JENIS SUMBER KEPERLUAN Sumber manusia a. Ketua juruaudit b. Ketua kumpulan juruaudit c. Juruaudit Peralatan a. Alat tulis b. Senarai semak audit c. Komputer Bahan a. - Keperluan lain a. Peruntukan masa untuk proses audit 7. KAWALAN PROSES KHIDMAT LUAR 8.4 JENIS KHIDMAT LUAR KAEDAH KAWALAN - -
Mukasurat 5/12 8. RISIKO PROSES 6.1 PROSES RISIKO TINDAKAN PENCEGAHAN Audit - Konflik semasa audit - Penerangan tujuan audit TINDAK BALAS JIKA BERLAKU - Juruaudit hentikan audit untuk mengelakan konflik berlarutan - Laporan akhir tidak disediakan dan tidak dilaporkan semasa MKSP - Penyediaan template - Tangguh MKSP jika sesuai 9. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.7 POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Kesilapan Klausa dan penulisan laporan audit TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA BERLAKU Ketua juruaudit perlu betulkan klausa dan penulisan audit TINDAKAN PENCEGAHAN UNTUK ELAK BERLAKU Penggunaan template Konflik semasa audit Hentikan slot audit Penerangan tujuan audit Juruaudit tidak kompeten Juruaudit audit kerja mereka sendiri Juruaudit perlu jadi pemerhati sahaja Tukar juruaudit dan pinda jadual Tidak lantik juruaudit yang tidak mengikuti latihan dengan lengkap Semakan dan pengesahan jadual audit 10. DEFINISI Terminologi & Definisi 1. Wakil Pengurusan Pengarah/Timbalan Pengarah (Akademik) yang dilantik oleh JPP. 2. Pegawai Pengurusan Kualiti Pegawai yang dilantik oleh JPP bagi membantu tugastugas Wakil Pengurusan dan menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan semasa ketiadaan Wakil Pengurusan. 3. Ketua J/B/U Ketua Jabatan/ Bahagian/ Unit 4. MKSP Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 5. Penyelaras Jaminan Kualiti (JBU) Penyelaras Jaminan Kualiti (JBU) yang memastikan proses audit dalaman berjalan dengan lancar seperti yang dirancang.
Mukasurat 6/12 Terminologi & Definisi 6. Ketua Juruaudit a. Mengetuai kumpulan audit dalaman PSA yang ditetapkan oleh Wakil Pengurusan. b. Menyelaraskan serta menjalankan tugas-tugas audit bagi kumpulan berkenaan. c. Menyediakan laporan audit dalaman. 7. Juruaudit Dalaman Menjalankan tugas-tugas audit dalaman. 8. Audit Dalaman Satu kaedah yang sistematik untuk mengumpul bukti objektif kecekapan dan keberkesanan pelaksanaan sistem kualiti PSA yang telah didokumentasikan. 9. Laporan Ketidakpatuhan (NCR) 10. Penyelaras Jaminan Kualiti PSA 11. SINGKATAN 4.4 Laporan ketidakpatuhan hasil daripada proses pengauditan yang dijalankan Merancang serta menguruskan proses audit dalaman peringkat PSA supaya dapat berjalan dengan lancar. Singkatan WP JPP PPK KJD KKJ JD PJK PJD PP MKSP J/B/U Maksud Wakil Pengurusan Jabatan Pendidikan Politeknik Pegawai Pengurusan Kualiti Ketua Juruaudit Dalaman Ketua Kumpulan Juruaudit Dalaman Juruaudit Dalaman Penyelaras Jaminan Kualiti PSA Pasukan Juruaudti Dalaman Pemilik Proses Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Jabatan/ Bahagian/ Unit
Mukasurat 7/12 12. SWIMLANE & PEMETAAN PROSES KERJA 4.4 PENGARAH KETUA JURUAUDIT KETUA KUMPULAN JURUAUDIT JURUAUDIT PEMILIK PROSES RANCANG PROGRAM AUDIT SEMAK DAN LULUSKAN URUS KURSUS JURUAUDIT LANTIK JURUAUDIT SEDIA JADUAL AUDIT DESKTOP AUDIT & SEDIA SENARAI SEMAK PERSEDIAAN DIAUDIT PEMBUKAAN & PERLAKSANAAN PROGRAM AUDIT PENUTUP & BENTANG PENEMUAN TINDAKAN PEMBETULAN URUS AUDIT SUSULAN SEDIA LAPORAN AUDIT BENTANG MKSP
Mukasurat 8/12 13. SIPOC DIAGRAM 4.4 PEMBEKAL INPUT PROSES OUTPUT PELANGGAN JPP Kalendar akademik PERANCANGAN AUDIT Takwim audit KJD KJD Takwim audit Senarai calon juruaudit PENGURUSAN LATIHAN DAN LANTIKAN Rekod latihan Surat lantikan juruaudit PAD KJD Surat lantikan Senarai juruaudit kompeten Takwim audit SEDIA JADUAL AUDIT Surat makluman audit Jadual audit Warga PSA KKJ JD KJD KKJ Surat makluman audit Jadual audit MEMBUAT PERANCANGAN & DESKTOP AUDIT Senarai semak & agihan tugas semasa audit PJD PAD Senarai semak & agihan tugas semasa audit LAKSANA dan LAPORAN PENUTUP AUDIT Penemuan audit Catatan audit Laporan ketakakuran PP PP Penemuan audit Catatan audit Laporan ketakakuran TINDAKAN PEMBETULAN Laporan tindakan pembetulan KJD KJD PAD Laporan tindakan pembetulan AUDIT SUSULAN Verifikasi audit susulan Status audit (ditutup/tidak)
Mukasurat 9/12 14. PROSES KERJA Perancangan audit dalam T.JAWAB BIL TINDAKAN WP 1 Lantik KJD. KJD 2 i. Rancang dan sedia Perancangan Audit Dalaman Tahunan. ii. Kemaskini maklumat dalam perancangan Sistem Pengurusan Kualiti atau kalendar di mana berkaitan Latihan dan Perlantikan PAD T.JAWAB BIL TINDAKAN WP/KJD 3 Kenalpasti calon JD WP 4 Lantik JD KJD 5 Uruskan latihan JD KJD 6 Selenggara rekod latihan dan lantikan Perancangan Audit Dalam T.JAWAB BIL TINDAKAN KJD 7 Tentukan kumpulan audit dan lantik KPJD. Pastikan JD tidak mengaudit kerja mereka sendiri. KJD 8 Rancang program audit dan sedia Jadual Audit Dalaman. KLT-PK-02(L1) WP 9 Semak dan luluskan Jadual Audit Dalaman WP 10 Edar surat makluman dan jadual AD kepada : i. Ketua Jabatan/ Bahagian/ Unit ii. JD KJD 11 Hebah jadual AD KKJ/JD 12 Rancang strategi/ aktiviti kumpulan audit dan sediakan : i. Senarai Semak atau Catatan Audit. KLT-PK-02(L3) ii. iii. Borang Laporan Ketakakuran. KLT-PK-02(L4) Borang Laporan Peluang Penambahbaikan. KLT-PK-02(L5) KKJ/PAD 13 Baca dan fahami: i. MK-01 ii. Standard MS ISO 9001:2015 iii. Prosedur Kualiti dan dokumen sokongan yang berkaitan
Mukasurat 10/12 Perlaksanaan Audit Dalam T.JAWAB BIL TINDAKAN WP 14 Pengerusikan Mesyuarat Pembukaan AD KJD 15 Beri penerangan dalam mesyuarat pembukaan:- i. Nyatakan objektif dan skop audit ii. Perkenalkan ahli kumpulan audit iii. Kenalpasti unit/ bahagian/ jabatan serta auditee yang akan diaudit iv. Terangkan perjalanan dan prosedur audit v. Pastikan hal berkaitan keperluan seperti pengiring audit, ruang berbincang, pengangkutan dan sebagainya vi. Tentukan masa, tarikh dan tempat untuk mesyuarat penutup vii. Dapatkan persetujuan berkaitan jadual audit dan sebagainya KJD 16 Ambil kehadiran Mesyuarat Pembukaan. KLT-PK-02(L2) PAD 17 Laksana AD berdasarkan Senarai Semak yang disediakan menggunakan teknik seperti: i. Temubual ii. Pemerhatian/ pemeriksaan iii. Semakan rekod/ dokumen JD 18 Catat perjalanan audit dalam senarai semak atau catatan audit. KLT-PK-02(L3) (ubah suai template jika perlu) JD 19 Catat dapatan audit: i. Laporan Ketakakuran Audit Dalam, KLT-PK-02(L4) ii. Laporan Peluang Penambahbaikan. KLT-PK-02(L5) KKJ 20 Semak dan selaras penemuan audit dan beri makluman kepada KJD KJD 21 Buat persediaan untuk pembentangan dalam mesyuarat penutup. WP 22 Pengerusikan Mesyuarat Penutup Audit. KJD 23 Bentang penemuan audit: i. Penghargaan terima kasih kerana bekerjasama menjayakan program audit ii. Sahkan semula objektif dan skop audit yang telah dijalankan iii. Disclaimer iaitu penyataan bahawa audit yang dijalankan adalah berdasarkan sampel dan semua penemuan adalah pada masa audit dijalankan iv. Bentang penemuan audit v. Dapatkan maklumbalas/ pengesahan dari auditee vi. Nyatakan tindakan yang perlu diambil vii. Beri makluman tarikh jawapan laporan ketakakuran dan tarikh audit susulan
Mukasurat 11/12 T.JAWAB BIL TINDAKAN KJD 24 Serah Laporan Ketakakuran, KLT-PK-02(L3) dan Laporan Peluang Penambahbaikan, KLT-PK-02(L5) (sekiranya ada) kepada WP WP 25 Kenalpasti pihak auditee yang bertanggungjawab dan serahkan Borang Laporan Ketakakuran (sekiranya ada) untuk diambil tindakan pembetulan. Tindakan pembetulan T.JAWAB BIL TINDAKAN PAD 26 Kenalpasti butir ketakakuran dan ambil tindakan pembetulan. PAD 27 Jawab Borang Laporan Ketakakuran Audit Dalaman (berdasarkan progres terkini tindakan pembetulan). PAD 28 Kembalikan kepada KJD seperti tarikh yang telah ditetapkan dalam Mesyuarat Penutup Audit Audit susulan T.JAWAB BIL TINDAKAN KJD 29 Terima dan semak Borang Laporan Ketakakuran Audit Dalaman. Tentukan PAD untuk membuat Audit Susulan PAD 30 Buat audit susulan: i. Periksa rekod/ bukti tindakan pembetulan ii. Buat catatan ulasan dalam Borang Laporan Ketakakuran Audit Dalaman iii. Tentukan samada audit boleh ditutup atau tidak PAD 31 Serah Borang Laporan Ketakakuran Audit Dalaman kepada KJD Analisis dan laporan T.JAWAB BIL TINDAKAN KJD 32 Analisis penemuan audit. KLT-PK-02(L7) KJD 33 Sediakan Laporan Audit Dalaman kepada WP. KLT-PK-02(L6) WP 34 Semak dan sahkah Laporan Audit Dalaman. KJD 35 Bentang Laporan Audit Dalaman dalam MKSP. KJD 36 Kemaskini semua rekod dalam fail AD.
Mukasurat 12/12 15. REKOD 7.5 BIL NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN TEMPAT SIMPANAN 1 Rekod latihan juruaudit 2 Surat lantikan juruaudit 3 Surat/memo makluman audit 4 Kehadiran Mesyuarat Pembukaan dan Penutupan Audit 2 tahun UJK 2 tahun UJK 2 tahun UJK 2 tahun UJK 16. LAMPIRAN 8.5.1 BIL NAMA LAMPIRAN RUJUKAN 1. Jadual Audit Dalaman KLT-PK-02(L1) 2. Kehadiran Mesyurat Pembukaan dan Penutup KLT-PK-02(L2) 3. Catatan Audit KLT-PK-02(L3) 4. Laporan Ketakakuran KLT-PK-02(L4) 5. Laporan Peluang Penambahbaikan KLT-PK-02(L5) 6. Laporan Audit Dalaman KLT-PK-02(L6) 7. Analisis Audit KLT-PK-02(L7) 17. PETUNJUK PRESTASI (PI) Audit dalaman dilaksanakan sekali dalam tempoh 12 bulan.
POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH JADUAL TARIKH AUDIT: PASUKAN AUDIT: MESYUARAT PEMBUKAAN: TARIKH: BIL PROSES KERJA /LOKASI MASA: TARIKH MASA JAB/UNIT AUDITEE JURUAUDIT CATATAN MESYUARAT PENUTUP: TARIKH: MASA: Disediakan oleh, Disahkah oleh, ----------------------------------------------- (NAMA) Ketua Juruaudit Dalaman Tarikh: ------------------------------------------------ (NAMA) Wakil Pengurusan Tarikh: 1 KLT-PK-02(L1) P:00 01-01-2017
POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH KEHADIRAN MESYUARAT PEMBUKAAN DAN PENUTUP SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 BIL NAMA BHG/UNIT TANDATANGAN PEMBUKAAN PENUTUP KLT-PK-02(L2) P:00 01-01-2017
POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH PROSES LOKASI TARIKH JURUAUDIT CATATAN AUDIT Mukasurat : / BIL BUTIRAN KLAUSA KLT-PK-02(L3) P:00 01-01-2017
POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH LAPORAN KETAKAKURAN BUTIRAN AUDIT Lokasi Wakil Auditee Proses Kerja KATEGORI KETAKAKURAN (/) : Tarikh Audit No Audit No NCR MAJOR MINOR OFI BAHAGIAN 1 : BUTIRAN KETAKAKURAN Butir ketakakuran: a) Kehendak standard/proses kerja: (Diisi oleh Juruaudit) (Diisi oleh Juruaudit) b) Keterangan ketakuran: c) Bukti Penemuan (No rujukan fail dll): Juruaudit: Wakil Auditee: ( ) ( ) BAHAGIAN 2 : PUNCA KETIDAKAKURAN (Diisi oleh Juruaudit) Wakil Auditee: ( ) BAHAGIAN 3 : PEMBETULAN (PELAN TINDAKAN PEMBETULAN DAN TARIKH PERLAKSANAAN) (Diisi oleh Auditee) Wakil Auditee: Juruaudit: ( ) ( ) BAHAGIAN 4 : VERIFIKASI (BUTIRAN AUDIT SUSULAN) (Diisi oleh Juruaudit) Disemak oleh: ( ) Penutupan NCR: Ya Tidak Tarikh: KLT-PK-02(L4) P:00 01-01-2017
POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH LAPORAN PELUANG PENAMBAHBAIKAN Mukasurat : / KLAUSA BUTIRAN KOMEN TERHADAP TINDAKAN YANG TELAH DIAMBIL Juruaudit: ( ) Tarikh: KLT-PK-02(L5) P: 00 01-01-2017
POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH LAPORAN 1. TUJUAN LAPORAN: a. Tujuan laporan ini adalah untuk memaklumkan kepada pihak pengurusan dan warga organisasi berkaitan audit dalam yang telah dijalankan. b. Laporan ini juga mengandungi maklumat yang akan dibentangkan di dalam Measyuarat Kajian Semula Pengurusan 2. LATARBELAKANG AUDIT a. Tarikh audit : b. Rujukan audit : c. Bilangan juruaudit : d. Senarai nama juruaudit : Rujuk Lampiran e. Jadual audit : Rujuk Lampiran f. Kehadiran mesyuarat : Rujuk Lampiran 3. SKOP AUDIT a. Rujukan standard : MS ISO 9001:2015 b. Pengecualian : nyatakan jika ada c. Dasar kualiti : nyatakan dasar kualiti d. Skop persjilan : nyatakan skop seperti dalam persijilan e. Skop lokasi : nyatakan lokasi audit dan pengecualian lokasi (jika ada) KLT-PK-02(L6) P: 00 1-1-2017
4. OBJEKTIF AUDIT a. Menyemak status pematuhan kepada Piawaian Antarabangsa MS ISO 9001:2015 b. Menyemak status pematuhan kepada sistem pengurusan kualiti organisasi. c. Menyemak status pematuhan kepada keperluan perundangan dan peraturang rasmi yang berkaitan d. Menyemak status pematuhan kepada keperluan keperluan berkaitan dengan pelanggan. 5. KAEDAH AUDIT DIJALANKAN. a. Audit dijalankan secara berkumpulan seperti yang dijadualkan dan dimulai dengan mesyuarat pembukaan dan diakhiri dengan mesyuarat penutup. b. Audit dijalankan berdasarkan sampel dan pendekatan yang digunakan adalah: i. Aktiviti Temubual ii. Aktiviti Pemeriksaan dokumen iii. Aktiviti Pemerhatian. c. Penemuan audit adalah berdasarkan bukti objektif yang ditemui semasa audit dikendalikan 6. ANALISIS PENEMUAN AUDIT DALAM- RUJUK LAMPIRAN a. Lampiran 1 : Analisis Audit Dalaman b. Lampiran 2 : Laporan Peluang Penambahbaikan 7. KEKUATAN/INOVASI SISTEM PENGURUSAN KUALITI YANG DITEMUI SEMASA AUDIT (jika ada) Bil Kekuatan/inovasi Lokasi Catatan 1. 2. 8. PERKARA-PERKARA KRITIKAL YANG PERLU DIAMBIL TINDAKAN SEGERA (JIKA ADA) Bil Isu kritikal Kesan negatif yang dijangkakan 1. 2. KLT-PK-02(L6) P: 00 01-01-2017
9. IMPLIKASI DARI PERUBAHAN (JIKA ADA) Bi l 1. 2. Perubahan Kesan 10. PROSES KERJA YANG TIDAK SEMPAT DIAUDIT(JIKA ADA) Bil Proses/Prosedur Catatan 1. 2. 11. PERMASALAHAN YANG TIMBUL DAN TIDAK DAPAT DISELESAIKAN (JIKA ADA) Bil ISU/PERMASALAHAN Catatan 1. 2. 12. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Bil 1. 2. Cadangan penambahbaikan 13. KESIMPULAN DAN PENUTUP Audit telah berjalan dengan berjaya seperti yang telah dirancangkan. Komitmen yang baik dari pihak auditi dan auditor memberikan indikator bahawa Sistem Pengurusan Kualiti berjalan dengan baik. Secara keseluruhan semua ketidakpatuhan dilaporkan dan diberikan perhatian oleh pihak auditi. Disediakan oleh, ----------------------------------------------- (NAMA) Ketua Juruaudit Dalaman Tarikh Disahkah oleh, ------------------------------------------------ (NAMA) Wakil Pengurusan Tarikh KLT-PK-02(L6) P: 00 01-01-2017
POLITEKNIK SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH ANALISIS TARIKH: PROSES KERJA MAJOR MINOR PELUANG PENAMBAHBAIKAN CATATAN KLT-PK-02(L7) P:00 01-01-2017