AUDIT MANAJEMEN ATAS SUMBER DAYA MANUSIA UNTUK MENGEVALUASI TINGKAT EFEKTIVITAS PEREKRUTAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN PADA PT CATALYT Anggiar Novia Fanti, Syafi i, Arief Rahman Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya Anggianggi311@gmail.com ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk menilai efektivitas atas fungsi sumber daya manusia serta memberikan saran dan rekomendasi dari temuan kelemahan yang terdapat pada PT Catalyst. Aktivitas sumber daya manusia yang diteliti meliputi: perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi dan penempatan, pelatihan dan pengembangan karyawan, perencanaan dan pengembangan karir, penilaian kinerja, kompensasi dan balas jasa. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini adalah dokumentasi, observasi, dan wawancara. Metode analisis data yang digunakan adalah analisis kualitatif. Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan, diketahui bahwa aktivitas fungsi sumber daya manusia yang sudah berjalan efektif antara lain proses rekrutmen, pelatihan dan pengembangan karyawan, perencanaan dan pengembangan karir, penilaian kinerja, dan kompensasi dan balas jasa. Sedangkan aktivitas yang belum berjalan efektif antara lain perencanaan SDM dan seleksi dan penempatan karyawan. Kata kunci: Audit Manajemen, Audit SDM, Efektivitas Fungsi SDM ABSTRACT This study aims to assess the effectiveness of the human resource function and to provide advice and recommendations from the findings of weakness on PT Catalyst. Human resources activities studied include: human resource planning, recruitment, selection and placement, training and employee development, career planning and development, performance appraisal, compensation and remuneration. This research is a qualitative descriptive study. Data collection method used in this study is documentation, observation, and interviews. Data analysis method used is qualitative Based on the research that has been conducted, it is known that the activity of human resource functions that have been effective include the recruitment, training and employee development, career planning and development, performance appraisals, and compensation and remuneration. While activity has not been effective include human resource planning and selection and placement of employees. Keywords: Audit Management, HR audit, HR Function Effectiveness 51
PENDAHULUAN Bhayangkara (2008: 17) fungsi sumber daya manusia yang baik adalah yang mampu melihat sumber daya manusia didalam sebuah perusahaan sebagai sebuah asset yang perlu dipertahankan mengingat kontribusinya yang besar terhadap keberhasilan perusahaan. Karena sumber daya manusia (SDM) memainkan peran sebagai pemberi ide, pendorong, pelaksana ide dan juga kegiatan-kegiatan lain dalam perusahaan itu mencapai tujuan perusahaan, fungsi sumber daya manusia perlu memastikan bahwa karyawan yang bekerja adalah karyawan dengan kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan atau sesuai standart perusahaan serta memperhatikan pemberdayaan dan keputusan karyawan yang akan berpengaruh pada kinerja mereka. Fungsi manajemen sumber daya manusia tidak cukup hanya dipandang sebagai fungsi pendukung operasi saja dan lebih rendah dari fungsi utama yang lain (pemasaran, operasional, keuangan) tetapi harus ditempatkan pada posisi yang sejajar. Menurut Bhayangkara (2008:45) dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan tidak hanya dituntut kemajuan bisnis atau penggunaan teknologi yang canggih, tetapi juga perlu diperhatikan dari sumber daya manusianya (SDM), yaitu bagaimana sebuah perusahaan dapat memiliki asset berupa sumber daya manusia (SDM) yang handal dan kompetitif. Dalam menciptakan sumber daya manusia (SDM) yang diinginkan diperlukan suatu perekrutan, dan pengembangan karyawan, yang meliputi usaha usaha yang maksimal dari perusahaan untuk memperolah tenaga kerja yang berkualitas. Perusahaan perlu terus melakukan pelatihan serta pengembangan secara terbuka tanpa pandang bulu terhadap karyawan. Perekrutan yang dimaksud menurut Bhayangkara (2008:75) adalah sebagai upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dan kriteria yang ditentukan dan menyeleksi orang orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan yang ada agar dapat meningkatkan kualitas perusahaan. Ditahap perekrutan ini pihak manajemen harus jeli dan teliti dalam melihat potensi yang ada agar perusahaan bisa mendapatkan karyawan yang berkualitas sehingga dapat menguntungkan perusahaan untuk kedepannya. Sedangkan pengembangan lebih menekankan pada peningkatan kinerja karyawan dimasa yang akan datang. 52
Selain itu perusahaan perlu melakukan penilaian (evaluasi) terhadap pelaksanaan program program SDM yang telah dikembangkan dalam mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan. Penilaian atau evaluasi ini digunakan untuk mengukur apakah karyawan sudah bekerja secara efektif dan apa saja yang kontribusi karyawan dalam perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. PT CATALIST adalah perusahaan periklanan yang memiliki keahlian untuk merancang, mengkoordinasi, mengelola, dan atau memajukan merek, pesan, dan atau komunikasi pemasaran yang membutuhkan sumber daya manusia yang handal dan profesional untuk menunjang semua kegiatanoperasional dan kinerja program perusahaan. Untuk mngevaluasi tingkat efektivitas perekrutan dan pengembangan SDM tersebut perusahaan menggunakan langkah-langkah audit untuk me-review terhadap sistem pengendalian manajemen SDM. Audit Audit adalah evaluasi bukti tentang informasi untuk melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi dan kriteria yang telah ditetapkan. Audit harus dilakukan oleh pihak yang independent terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen. Audit Sumber Daya Manusia Menurut Rivai (2006:550), audit sumber daya manusia adalah : Pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan sumber daya manusia dalam satu departemen, departemen atau perusahaan dalam arti mengevaluasi kegiatan kegiatan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan dalam arti mengevaluasi kegiatan kegiatan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan padapeningkatan atau perbaikan kegiatan. Perencanaan Sumber Daya Manusia Sofyandi (2009:58) mendefinisikan perencanaan sumber daya manusia (human resource planing) merupakn fungsi pertama dalam manejemen sumber daya manusia sebagai bagian dari fungsi perencanaan yang strategis organisasi yang didefinisikan sebagai suatu proses sistematis dan berkesinambungan dalam menentukan kebutuhan SDM di masa depan baik kuantitas maupun kualitas pada waktu yang tepat, melakukan pekerjaan yang tepat dalam jangka panjang guna mengantisipasi perubahan lingkungan 53
dan organisasi serta meminimalisasi biaya dalam rangka pencapaian tujuan individu dan organisasi. Perekrutan Definisi lain mengenai rekrutmen dikemukakan oleh Mangkunegara (2010:33), sebagai berikut : Rekrutmen merupakan penarikan suatu proses atau tindakan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapat tambahan pegawai yang melalui tahapan ynag cukup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber penarikan pegawai, menentukan kebutuhan pegawai yang diperlukan perusahaan, proses seleksi, penempatan dan orientasi pegawai. Pengembangan Pengembangan adalah suatu proses bagaimana manajemen mendapatkan pengalaman, keahlian, dan sikap untuk menjadi atau meraih sukses sebagai pemimpin dalam organisasi/perusahaan mereka. Karena itu kegiatan pengembangan ditujukan membantu karyawan untuk dapat menangani jawabannya dimasa datang. Kegiatan pengembangan memberikan deviden kepada karyawan dan perusahaan, berupa keahlian dan ketrampilan yang selanjutnya akan menjadi aset yang berharga bagi perusahaan, yaitu dalam rangka memenuhi tuntutan para manajer dan departemen SDM. Menurut Bayangkara (2009:88), program perencanaan dan pengembangan karier harus memperhatikan tiga kepentingan pokok agar programini dapat berjalan secara efektif. Ketiga hal tersebut adalah, perencanaan dan pengembangan karier harus terintegrasi dengan perencanaan sumber daya manusia (SDM), perencanaan dan pengembangan karier harus diikuti dengan evaluasi yang memadai, kebutuhan karyawan. METODOLOGI PENELITIAN Pendekatan penelitian yang digunakan penelitian adalah pendekatan kualitatif. Data penelitian ini terdiri atas Data primer dan data sekunder. Batasan dalam penelitian ini menggunakan data yang berupa laporan tentang sumebr daya manusia (SDM) yaitu melakukan penelitian atas tingkat efektifitas perekrutan dan pengembangan karyawan pada PT CATALIST. Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah ssumsi data 54
primer ini bersumber dari laporan bagian sumber daya manusia (SDM) atas tingkat efektivitas perekrutan dan pengembangan karyawan pada PT CATALIST. Unit analisis adalah sumber informasi mengenai variabel yang akan diolah pada tahap analisis data. Unit analisis dapat berupa individu, kelompok, organisasi. Unit analisis dalam penelitian ini adalah otganisasi (PT CATALIST). Pengumpulan data dilakukan dengan cara: Penelitian Lapangan (Field Research) yaitu suatu penelitian yang dilakukan secara langsung pada perusahaan yang menjadi objek penelitian untuk memperoleh data primer. Data primer ini dapat diperoleh melalui kuesioner, wawancara (Inquiry), Observasi (Observation. Studi Kepustakaan (LibraryResearch) penelitian ini dilakukan dengan mempelajari literatur, buku buku bacaan dan bahan bahan lain yang berkaitan dengan masalah yang dibahas, sebagai dasar dalam mengadakan perbandingan, antara teori dengan praktek pada perusahaan. Teknik analisis dalam penelitian ini deskriptif kualitatif dengan cara mencari data pada bagian sumber daya manusia (SDM) yang terdiri dari sejarah perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi perusahan dan job description, bidang usaha perusahaan, visi dan misi perusahaan. Menganalisa terhadap penyelenggara fungsi manajemen sumber daya manusia pada bagian ketenagakerjaan, yakni perekrutan dan pengembangan karyawan. Mengevaluasi proses perekrutan dan pengembangan karyawan dimana untuk efisiensi dan efektivitas perusahaan. Menarik kesimpulan berdasarkan pembahasan dan analisa yang telah dilakukan dan selanjutnya memberikan rekomendasi serta saran kepada perusahaan. HASIL DAN PEMBAHASAN Perencanaan Sumber Daya Manusia Perencanaan SDM di PT CATALIST belum berjalan efektif. Tidak ada standar/peraturan/prosedur/kriteria yang mengatur tentang perencanaan SDM di PT Catalist.Perencanaan SDM cenderung bersifat reaktif terhadap kebutuhan SDM.Berkaitan dengan kualitas SDM, perusahaan memiliki kualifikasi untuk menilai calon tenaga kerja yang hendak bekerja di PT Catalist. Secara kuantitas, perencanaan atas kebutuhan SDM belum terpenuhi secara tepat.perusahaan telah menetapkan proporsi jumlah karyawan untuk tiap departemen, namun pada praktiknya perencanaan proporsi jumlah karyawan kurang 55
tepat. Terdapat perubahan yang mengakibatkan bagian karyawan untuk departemenhuman resources diberikan ke departemenproduksiyang membutuhkan tambahan karyawan.kebutuhan karyawan pada masa hari libur panjang atau pada saat hari raya dimana kondisi permintan tinggi diatasi dengan menambahkan karyawan seasonal hanya untuk saat tersebut sehingga aktivitas perusahaan tetap dapat berjalan dengan baik.namun tidak ada kriteria yang mengatur tentang perencanaan SDM sehingga perencanaan dilakukan sesuai kehendak dari fungsi SDM dengan melihat perkiraan berapa karyawan yang dibutuhkan. Kebijakan perencanaan SDM bersifat reaktif berdasarkan kebutuhan.hal ini mengakibatkan perusahaan tidak dapat merencanakan dengan baik usaha untuk memenuhi kebutuhan SDM secara tepat, baik dalam hal waktu, jumlah maupun kualitas SDM tersebut.perusahaan sebaiknya memiliki kriteria yang jelas dalam perencanaan SDM.Kriteria tersebut dapat menjadi gambaran bagi perusahaan dalam memenuhi kebutuhan SDM-nya. Rekrutmen Proses rekrutmen yang ada di PT Catalist sudah berjalan efektif. Perusahaan telah melakukan proses rekrutmen sesuai ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. PT Catalist membuka lowongan dan diumumkan melalui web, papan pengumuman yang ada di perusahaan, maupun memberitahukan lowongan kepada perusahaan outsourcing. Calon tenaga kerja akan mengirimkan lamaran pekerjaan dengan kualifikasi sesuai syarat yang diberikan oleh perusahaan. Calon tenaga kerja tersebut akan dinilai secara administratif, dan apabila lolos syarat administratif maka akan lanjut ke tahap seleksi. Rekomendasi juga masih terjadi pada proses rekrutmen di PT Catalist. Sejauh ini, rekomendasi yang diterima oleh fungsi SDM hanya sebagai bahan pertimbangan tambahan untuk mempermudah proses rekrutmen. Pada proses rekrutmen, perusahaan tetap mengutamakan kemampuan yang dimiliki oleh calon tenaga kerja. Rekomendasi seperti ini merupakan hal yang wajar terjadi pada proses rekrutmen apabila rekomendasi hanya sebagai bahan pertimbangan tambahan dan perusahaan tetap mengutamakan kemampuan yang dimiliki calon tenaga kerja. Seleksi dan Penempatan Karyawan Proses seleksi yang ada di PT Catalist sudah berjalan efektif. Perusahaan telah melakukan proses seleksi dengan baik sesuai dengan prosedur. Proses seleksi ini dilakukan oleh manajer SDM dan manajer pada departemen yang terkait. Seleksi terdiri atas 56
wawancara dan tes psikologi. Apabila calon karyawan lolos dalam proses seleksi, maka akan melalui masa percobaan selama 3 bulan dan ditempatkan pada posisi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sedangkan untuk penempatan SDM yang ada di PT Catalist belum berjalan efektif.masih terdapat ketidaksesuaian antara standar jumlah karyawan yang ada di tiap departemen dengan praktik yang ada di lapangan.pada penempatan karyawan, perusahaan telah memiliki standar berkaitan dengan jumlah karyawan pada tiap departemen.pada praktiknya terdapat temuan bahwa proporsi jumlah karyawan untuk tiap departemen tidak sesuai dengan standar perusahaan.adanya departemen tertentu yakni creativeyang memiliki jumlah karyawan melebihi standar yang telah ditetapkan, dari yang seharusnya 5 orang menjadi 7 orang. Hal tersebut dikarenakan pada departemenkreatifmerasa kewalahan dalam menjalankan pekerjaannya sehingga membutuhkan tambahan karyawan. Kebutuhan tambahan karyawan ini didapatkan dari karyawan pada departemen lain yakni departemenhuman Resources sejumlah dua orang, sehingga pada departemen lain tersebut kekurangan karyawan. Hal ini menyebabkan proses kerja pada departemen yang diambil kuota karyawannya tersebut yaitu departemenhuman Resources menjadi terganggu. Pada struktur organisasinya, PT Catalist telah memiliki ketentuan berapa jumlah karyawan untuk perusahaannya dan diatur proporsi jumlah karyawan untuk tiap-tiap departemen.ketika menyusun proporsi karyawan tersebut seharusnya sudah dipertimbangkan dengan baik sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi.pada departemencreativedapat ditinjau ulang mengapa dengan standar karyawan 5 orang tidak dapat menyelesaikan tugasnya sehingga membutuhkan tambahan karyawan.selanjutnya perusahaan dapat menjadikan hal tersebut sebagai evaluasi dalam menyusun perencanaan berkaitan dengan penempatan SDM. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan Program pelatihan dan pengembangan SDM yang ada di PT Catalist sudah berjalan efektif.perusahaan telah menjalankan program pelatihan dan pengembangan SDM dengan baik dan berlangsung secara periodik.program pelatihan dan pengembangan SDM di PT Catalist ada yang bersifat wajib bagi semua karyawan seperti customer care, literasi, design,public relationdan lain-lain. Ada juga pelatihan yang hanya untuk karyawan pada departemen tertentu seperti pada departemencreative terdapattraining design grafis dan editing.program ini dilatih oleh trainer yang ahli di bidangnya untuk melatih karyawan di 57
PT Catalist. Program pelatihan dan pengembangan ini dapat membantu karyawan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya terhadap perusahaan. Perencanaan dan Pengembangan Karir Program perencanaan dan pengembangan karir di PT Catalist sudah berjalan efektif.adanya perencanaan dan pengembangan karir bagi karyawan, menunjukkan perusahaan memperhatikan karyawannya yang berprestasi. Terdapat tingkatan posisi pada struktur organisasi di PT Catalist, yakni dari level contract, staff (permanent), senior staff, dan manager. Karyawan staff akan melewati masa kontrak terlebih dahulu selama dua tahun, apabila menunjukkan kinerja yang baik maka akan diangkat menjadi karyawan tetap. Selanjutnya setelah menjadi karyawan tetap maka karyawan dapat naik posisi lagi menjadi senior staff, berdasarkan masa kerja dan prestasi kerja karyawan. Apabila terdapat posisi yang kosong untuk section head atau manager, maka karyawan dengan level di bawahnya dapat dipromosikan untuk menduduki posisi tersebut. Adanya promosi jabatan didasari oleh prestasi dan kemampuan karyawan untuk menduduki posisi tersebut. Sebelum naik jabatan, karyawan akan dipersiapkan dengan melewati masa percobaan selama tiga bulan terlebih dahulu. Apabila karyawan menunjukkan kinerja yang baik, maka karyawan tersebut akan naik jabatan. Perusahaan juga memberikan pelatihan kepemimpinan bagi karyawan yang mendapat kenaikan jabatan.promosi jabatan ini dapat memotivasi karyawan untuk semakin berkembang dalam kariernya. Penilaian Kinerja Karyawan Penilaian kinerja di PT Catalist sudah berjalan efektif.sudah terdapat pedoman dalam melakukan penilaian kinerja.perusahaan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawannya setiap 6 bulan sekali.penilaian kinerja dilakukan oleh manajer pada departemen masing-masing. Selanjutnya manajer departemen tersebut memberikan hasil penilaian kinerja kepada fungsi SDM, yang selanjutnya akan ditindaklanjuti. Apabila kinerja karyawan menurun atau kurang maksimal, perusahaan akan mengadakan pelatihan untuk memperbaiki kinerja karyawan. Sedangkan bila kinerja karyawan semakin meningkat sesuai harapan perusahaan, maka karyawan akan mendapatkan bonus. Pada penilaian kinerja ini, karyawan akan dinilai bagaimana melaksanakan pekerjaannya, sikap terhadap pelanggan, disiplin kerja, serta menjalin kerja sama dengan rekan kerjanya. 58
Kompensasi dan Balas Jasa Program pemberian kompensasi dan balas jasa di PT Catalist sudah berjalan efektif. Perusahaan telah menjalankan prosedur kompensasi dan balas jasa sesuai ketentuan.pada pemberian kompensasi, perusahaan telah mengikuti Peraturan Pemerintah yakni Upah Minimum Kabupaten/Kota (UMK) Kota Surabaya. Besarnya kompensasi juga disesuaikan berdasarkan golongan level dan jabatan karyawan. Kompensasi berupa gaji pokok, bonus dan tunjangan. Kompensasi diberikan melalui rekening bank milik karyawan, dan dikirim dari pusat PT Catalist. Selama ini kompensasi selalu diberikan tepat waktu yakni tanggal 26 di setiap bulannya. Karyawan merasa puas dengan sistem kompensasi yang ada karena kompensasi selalu diberikan tepat waktu dan tidak pernah mengalami keterlambatan. SIMPULAN Proses perencanaan sumber daya manusia yang diterapkan oleh PT Catalist belum berjalan efektif. Proses rekrutmen yang diterapkan oleh PT Catalist sudah berjalan efektif. Proses rekrutmen telah sesuai dengan ketentuan perusahaan. Proses seleksi yang diterapkan oleh PT Catalist sudah berjalan efektif. Perusahaan menjalankan proses seleksi sesuai dengan prosedur. Program pelatihan dan pengembangan karyawan yang diterapkan oleh PT Catalist sudah berjalan efektif. Program perencanaan dan pengembangan karir yang diterapkan oleh PT Catalist sudah berjalan efektif. Perusahaan memperhatikan perencanaan dan pengembangan karir bagi karyawan.oleh karena itu, karyawan dapat mengembangkan potensi yang dimiliki untuk semakin memajukan perusahaan. Proses penilaian kinerja karyawan yang diterapkan oleh PT Catalist sudah berjalan efektif. Penilaian kinerja dilakukan secara periodik setiap 6 bulan.penilaian kinerja ini digunakan untuk melihat bagaimana perkembangan kinerja karyawan. Pemberian kompensasi dan balas jasa yang diterapkan oleh PT Catalist sudah berjalan efektif. Gaji yang diberikan sudah diatas upah minimum yang ditetapkan oleh pemerintah. Gaji juga ditransfer melalui rekening bank dengan tepat waktu. SARAN Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan, maka penulis memberikan saran sebagai berikut: PT Catalist sebaiknya memiliki standar/pedoman/prosedur/kriteria dalam perencanaan SDM, sehingga ada gambaran yang jelas mengenai kebutuhan. 59
Pada penyusunan ketentuan jumlah karyawan tiap departemen sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan SDM tiap departemen secara tepat. PT Catalist perlu melakukan pengawasan khusus bagi karyawan yang tidak mematuhi prosedur keselamatan kerja karyawan. Fungsi SDM pada PT Catalist sebaiknya selalu memperhatikan karyawannya melalui komunikasi yang baik. PT Catalist sebaiknya dapat memahami pentingnya penilaian kepuasan karyawan dan dapat mengadakan program penilaian kepuasan kerja karyawan di perusahaan. DAFTAR PUSTAKA. Bayangkara, IBK. (2008). Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Salemba Empat. Mangkunegara, Anwar Prabu. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Rosda. Rivai, Veithzal H. & Sagala, Ella Jauvani. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia untuk Perusahaan. Edisi Kedua. Jakarta: RajaGrafindo Persada. Sofyandi, Herman. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. terjemahan. Jakarta, PT. Prenhallindo. 60