Petunjuk Operasional Vendor iprocura (eprocurement) HTTPS://EPROC.PELINDO1.CO.ID 2 0 1 7
Daftar Isi 1 Pendahuluan... 3 2 Environment... 7 3 Proses... 8 3.1 Vendor membuka url portal iprocura... 8 Alamat url portal iprocura adalah https://eproc.pelindo1.co.id... 8 3.2 Change Data... 8 Step 1. Vendor melakukan login ke aplikasi web portal iprocura... 8 Step 2. Memilih menu... 8 Step 3. Edit info Umum (jika diperlukan)... 10 Step 4. Input Data Bank... 10 Step 5. Input Data Pemegang Saham / Pemilik... 13 Step 6. Input Data Komisaris... 17 Step 7. Input Data Akta Perusahaan... 20 Step 8. Input Data Dewan Redaksi... 22 Step 9. Input Data Klasifikasi... 26 Step 10. Input Data Dokumen-Dokumen... 30 Step 11. Input Data Laporan Keuangan... 34 Step 12. Input Data Personalia... 36 Step 13. Input Data Laporan Pajak... 38 3.3 Vendor: submit permohonan perubahan data... 39 3.4 Verifikasi Perubahan Data oleh user PT.Pelindo 1... 40 3.5 Vendor menerima notifikasi email... 41 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 2 of 41
1 Pendahuluan Proses pendaftaran untuk menjadi Vendor Database pada PT.Pelindo 1 di aplikasi iprocura (eproc), vendor hanya memasukkan data-data umum terkait vendor, seperti nama perusahaan/instansi, alamat, kontak person. Setelah vendor dapat login pada aplikasi iprocura, yang artinya bahwa permohonan vendor untuk menjadi Vendor Database PT.Pelindo 1 telah disetujui, maka langkah selanjutnya vendor adalah menyampaikan kelengkapan data, seperti data Bank, susunan direksi, laporan keuangan, akta pendirian dstnya. Dimana data-data tersebut akan menjadi data yang tersimpan dalam database vendor PT.Pelindo 1 setelah dilakukan verifikasi oleh pihak PT.Pelindo 1. Apabila proses penyampaian kelengkapan data sudah selesai pada tahap persetujuan, maka selanjutnya vendor dapat melakukan perubahan terhadap data vendor bersangkutan. Akan tetapi untuk Vendor Database, proses perubahan data akan melalui proses persetujuan dari pihak PT.Pelindo 1. Jadi proses perekaman perubahan data tidak otomatis terjadi, akan tetapi melalui proses Persetujuan dari user PT.Pelindo 1. Berikut ini adalah gambaran proses Vendor Management: 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 3 of 41
Gambaran Ringkas Proses : 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 4 of 41
Berikut ini adalah Aliran Proses Bisnis Vendor Management : Vendor Database 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 5 of 41
Dokumen ini merupakan user manual (petunjuk) untuk pengoperasian proses perubahan data (Change Data) vendor pada aplikasi iprocura khususnya Vendor Database. Transaksi ini mengacu pada proses bisnis yang telah didefinisikan dalam Blueprint eprocurement PelindoI, khususnya untuk proses perubahan data vendor Database. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 6 of 41
2 Environment Memanggil iprocura Portal (Vendor): https://eproc.pelindo1.co.id 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 7 of 41
3 Proses 3.1 Vendor membuka url portal iprocura Alamat url portal iprocura adalah https://eproc.pelindo1.co.id 3.2 Change Data Pada kelompok data yang akan diubah, minimal 1 data harus dilakukan perubahan, untuk bisa sukses submit permohonan perubahan data vendor. Step 1. Vendor melakukan login ke aplikasi web portal iprocura Silahkan masukkan user name dan password, menggunakan data user name yang sudah didaftarkan di awal. Step 2. Memilih menu Menu: Vendor Request Change Data 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 8 of 41
Klik pada menu Vendor Request Change Data. Akan muncul tampilan berikut: klik tombol SAVE untuk melanjut proses perubahan data. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 9 of 41
Step 3. Edit info Umum (jika diperlukan) Info umum seperti alamat, nomor telpon, dstnya, sebenarnya sudah dimasukkan pada saat melakukan pendaftaran vendor, tetapi masih dimungkin untuk diubah pada Tab Info. Jika sudah melakukan perubahan, jangan lupa tekam tombol SAVE. Step 4. Input Data Bank Paling sedikit harus memasukkan 1 (satu) account bank pada tab Bank. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 10 of 41
No Nama Field 1. Seq. Number Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan Sequence number merupakan nomor urut yang ter-generate otomatis oleh sistem 2. Currency jenis mata uang yang digunakan pada bank 3. Bank nama bank pada text box, lalu akan muncul pilihan daftar bank 4. City nama kota pada text box, lalu akan muncul pilihan daftar kota 5. Branch Office cabang bank yang dituju Display Klik tombol dropdown.. dari LOV seperti berikut: 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 11 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 6. Account Number 7. Account Holder Masukkan nomor akun bank yang digunakan user Masukkan nama pemegang akun bank 8. IBAN Masukkan Kode Bank Internasional 9. Reference Document 10. Uploaded File Upload dokumen referensi yang dibutuhkan sebagai dokumen pendukung untuk bank detail Menampilkan file reference document yang sudah diupload Display Klik File lalu upload file yang dituju Tambah data - Untuk menambah data baru, pada grid Bank Account List klik tombol Add. - Isikan data akun bank pada grid Bank Detail. - Tekan tombol Save pada grid Bank Detail. Ubah Data - Klik radio button Num pada grid Bank Account List. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 12 of 41
- Ubah data akun bank yang tampil pada grid Bank Detail - Tekan tombol Save pada grid Bank Detail. Hapus Data - Klik radio button Num pada grid Bank Account List. - Tekan tombol Delete pada grid Bank Detail. Step 5. Input Data Pemegang Saham / Pemilik Minimal 1 pemegang saham harus diinput. Total saham (untuk keseluruhan pemegang saham) harus 100%. No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 Overall Display Percentage Total persentase nilai saham atau modal seluruh pemegang saham. 2 Shareholder Nama pemegang name saham 3 Percentage Nila persentase Digunakan untuk melihat kelangkapan data shareholder. Data shareholder sudah lengkap dan benar jika nilainya 100%. Diisi oleh aplikasi dan tidak dapat diubah. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 13 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan saham dari pemegang saham yang dicatatkan 4 Ownership Type Jenis pemegang saham. Pengisian data berikutnya tergantung pada data Ownership Type. dari drop down. Jika Ownership Type yang dipilih adalah Personal, muncul field pengisian berikut: 5 Type of Citizen Jenis kewarganegaraan. dari dropdown list: an jenis kewarganegaraan menentukan field isian berikutnya. Jika Type of Citizen diisi WNI, maka akan muncul field pengisian seperti berikut: 6 Id Number Nomor kartu keterangan identitas (KTP, SIM) 7 Tax Number Nomer Pokok Wajib Pajak 8 Validity Period of Id Card (NPWP) Tanggal akhir berlaku Kartu Keterangan Identitas. dari kalender. 9 Long life Id Checkbox untuk Check/ Jika di-check, maka Validity Period akan 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 14 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan Card? menyatakan Id Card berlaku seumur hidup Uncheck otomatis terisi dengan tanggal 31-12- 9999, seperti gambar di bawah ini. 10 Id Card Scan File File hasil scan dari Kartu Keterangan Identitas File hasil scan NPWP Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. 11 Tax Number Scan File Upload Jika Type of Citizen diisi WNA, maka akan muncul field pengisian seperti berikut:. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. 12 Citizenship Kewarganegaraan. Dipilih dari dropdown list nama-nama kewarganegaraan seperti berikut: 13 Passport Number 14 Validity Period of Passport Nomer passport Tanggal akhir masa berlaku passport. dari kalender. 15 Passport Scan File File hasil scan Passport Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Jika Ownership Type yang dipilih adalah Company, muncul field pengisian berikut: 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 15 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 16 Tax Number Nomer Pokok Wajib Pajak (NPWP) 17 Tax Number Scan File File hasil scan NPWP Perusahaan Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Jika Ownership Type yang dipilih adalah Company, muncul field pengisian berikut: 18 Tax Number Nomer Pokok Wajib Pajak (NPWP) 19 Tax Number Scan File File hasil scan NPWP Perusahaan Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Jika Ownership Type yang dipilih adalah Government, muncul field pengisian berikut: 20 Tax Number Nomer Pokok Wajib Pajak (NPWP) 21 Tax Number Scan File File hasil scan NPWP Perusahaan Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Tambah data - Untuk menambah data baru, pada grid ShareHolder klik tombol Add Shareholder. - Isikan data pemegang saham pada grid Input Vendor Shareholder. - Tekan tombol Save pada grid Input Vendor Shareholder. Ubah Data 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 16 of 41
- Klik salah satu node pemegang saham pada grid Shareholder, sehingga data akan tampil pada grid Input Vendor Share Holder. - Ubah data pemegang saham pada grid Input Vendor Shareholder. - Tekan tombol Save pada grid Input Vendor Shareholder. Hapus Data - Klik salah satu node pemegang saham pada grid Shareholder, sehingga data akan tampil pada grid Input Vendor Share Holder. - Tekan tombol Delete pada grid Input Vendor Shareholder. Step 6. Input Data Komisaris Minimal 1 komisaris harus diinput. No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 Commissioner Nama Komisaris 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 17 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan Name 2 Start Date Tanggal awal menjabat. dari Kalender. 3 End Date Tanggal akhir menjabat. dari Kalender. 4 Type of Citizen Jenis kewarganegaraan. dari dropdown seperti berikut: an jenis kewarganegaraan menentukan field isian berikutnya. Jika Type of Citizen diisi WNI, maka akan muncul field pengisian seperti berikut: 6 Id Number Nomor kartu keterangan identitas (KTP, SIM) 7 Tax Number Nomer Pokok 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 18 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan Wajib Pajak (NPWP) 8 Validity Period of Id Card Tanggal akhir berlaku Kartu Keterangan Identitas. dari kalender. 9 Long life Id Card? Checkbox untuk menyatakan Id Card berlaku seumur hidup Check/ Uncheck Jika di-check, maka Validity Period akan otomatis terisi dengan tanggal 31-12-9999, seperti gambar di bawah ini. 10 Id Card Scan File File hasil scan dari Kartu Keterangan Identitas 11 Tax Number File hasil scan Scan File NPWP Upload Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse.. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Jika Type of Citizen diisi WNA, maka akan muncul field pengisian seperti berikut: 12 Citizenship Kewarganegaraan. Dipilih dari dropdown list nama-nama kewarganegaraan seperti berikut: 13 Passport Number 14 Validity Period of Passport Nomer passport Tanggal akhir masa berlaku passport. dari kalender. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 19 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 15 Passport Scan File File hasil scan Passport Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Tambah data - Untuk menambah data baru, pada grid Commissioner List klik tombol Add. - Isikan data komisaris pada grid Info. - Tekan tombol Save pada grid Info. Ubah Data - Klik radio button Num pada grid Commissioner List. - Ubah data komisaris yang tampil pada grid Info. - Tekan tombol Save pada grid Info. Hapus Data - Klik radio button Num pada grid Commissioner List. - Tekan tombol Delete pada grid Info. Step 7. Input Data Akta Perusahaan Minimal 1 data harus diinput. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 20 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan Type of Jenis sertifikat. dari dropdown list 1. Ceritficate atau akta perusahaan 2. 3. 4. 5. Changes To Notary Name Ceriticate Number Certificate Date Nomer urut perubahan. Nama notaris yang mengeluarkan akta Nomor akta Tanggal penerbitan Akta Display Hanya terisi jika mencatatkan data akta perubahan. Diisi oleh system berdasarkan data akta yang tercatat di iprocura.. dari kalender. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 21 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 6. Upload Certificate of Incorporation Upload file hasil scan akta perusahaan Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Tambah data - Untuk menambah data baru, pada grid Company Certificate Document klik tombol Add. - Isikan data sertifikat pada grid Detail of Company Certificate Document. - Tekan tombol Save pada grid Detail of Company Certificate Document. Ubah Data - Klik radio button Num pada grid Company Certificate Document. - Ubah data sertifikat yang tampil pada grid Detail of Company Certificate Document. - Tekan tombol Save pada grid Detail of Company Certificate Document. Hapus Data - Klik radio button Num pada grid Company Certificate Document. - Tekan tombol Delete pada grid Detail of Company Certificate Document. Step 8. Input Data Dewan Redaksi Minimal 1 data harus diinput. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 22 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1. Full Name Nama lengkap direktur 2. Position Jabatan dalam dewan direksi 3. Start Date Tanggal awal. dari kalender. menjabat 4. End Date Tanggal akhir menjabat dari kalender. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 23 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 5. 6. Type of Citizenship Type of Citizen Tipe kewarganegaraan Jenis kewarganegaraan. dari dropdown seperti berikut: an jenis kewarganegaraan menentukan field isian berikutnya. Jika Type of Citizen diisi WNI, maka akan muncul field pengisian seperti berikut: 7. 8. 9. Id Number Tax Number Validity Period of Id Card Nomor kartu keterangan identitas (KTP, SIM) Nomer Pokok Wajib Pajak (NPWP) Tanggal akhir berlaku Kartu Keterangan Identitas. dari kalender. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 24 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 10. Long life Id Card? Checkbox untuk menyatakan Id Card berlaku seumur hidup Check/ Uncheck Jika di-check, maka Validity Period akan otomatis terisi dengan tanggal 31-12-9999, seperti gambar di bawah ini. 11. Id Card Scan File File hasil scan dari Kartu Keterangan Identitas File hasil scan NPWP Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Tax Number Upload 12. Scan File Jika Type of Citizen diisi WNA, maka akan muncul field pengisian seperti berikut:. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. 13. Citizenship Kewarganegaraan. Dipilih dari dropdown list nama-nama kewarganegaraan seperti berikut: 14. 15. Passport Number Validity Period of Passport Nomer passport Tanggal akhir masa berlaku passport. dari kalender. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 25 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 16. 17. Passport Scan File Signature Speciment File hasil scan Passport Spesimen tandatangan direktur Upload Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse.. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Tambah data - Untuk menambah data baru, pada grid BOD List klik tombol Add. - Isikan data direksi pada grid BOD Detail. - Tekan tombol Save pada grid BOD Detail. Ubah Data - Klik radio button Num pada grid BOD List. - Ubah data direksi yang tampil pada grid BOD Detail. - Tekan tombol Save pada grid BOD Detail. Hapus Data - Klik radio button Num pada grid BOD List. - Tekan tombol Delete pada grid BOD Detail. Step 9. Input Data Klasifikasi 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 26 of 41
Data classification adalah data yang menunjukkan lingkup kompetensi, jenis layanan, atau material yang disediakan dari vendor. Data classification harus didukung oleh data pengalaman sesuai klasifikasi yang dinyatakan oleh vendor. Setiap klasifikasi yang dinyatakan vendor, vendor harus menyertakan pengalaman pekerjaan yang pernah dilakukan sesuai klasifikasi yang dinyatakan. Minimal 1 data harus diinput. No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan Class Level Kode kelas. dari drop down. 1. vendor. 2. Class Name Nama klasifikasi sesuai Class Level yang dpilih di atasnya. dari LOV seperti berikut: 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 27 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 3. 4. Qualification Kualifikasi Project Year Bulan dan Tahun, proyek yang sesuai klasifikasi di atas pernah dikerjakan. dari kalender. 5. 6. 7. Project Owner Project Location Currency Nama perusahaan atau perorangan yang memiliki proyek Nama kota atau area lokasi proyek Nama mata uang yang digunakan untuk membayar proyek. dari dropdown list. 8. 9. Project Value Project Type Nilai proyek yang dikerjakan Jenis perjanjian kerjasama yang digunakan. dari dropdown list: 10. 11. 12. Project Duration Supporting Document Hand Over Document Hanya perlu diisi jika Project Type adalah Contract File hasil scan dokumen pendukung proyek File hasil scan berita acara serah Upload Upload jika Contract.. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse.. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 28 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan terima pekerjaaan atau material pada proyek Tambah data Klasifikasi: - Untuk menambah data Klasifikasi, pada grid Classification klik tombol Add. - klasifikasi yang sesuai pada grid Classification. - Tekan tombol Save pada grid Classification. Pengalaman Pekerjaan: - Untuk menambah data pengalaman pekerjaan sesuai klasifikasi, pilih klasifikasi dgn mengklik pada radio button kolom Class Level pada grid Classification. - Klik tombol Add pada grid Experience. - Input data pengalaman pekerjaan sesuai dengan klasifikasi dipilih, pada grid Experience. - Tekan tombol Save pada grid Experience. Ubah data Klasifikasi: - klik radio button Class Level pada grid Classification. - Ubah klasifikasi, pada grid Classification. - Tekan tombol Save, pada grid Classification. Pengalaman Pekerjaan: - Untuk mengubah data pengalaman pekerjaan sesuai klasifikasi, pilih klasifikasi dgn mengklik pada radio button kolom Class Level pada grid Classification. - klik radio button Project Year pada grid Experience. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 29 of 41
- Ubah data pengalaman pekerjaan, pada grid Experience. - Tekan tombol Save pada grid Experience. Hapus Data Klasifikasi: - klik radio button Class Level pada grid Classification. - Tekan tombol Delete, pada grid Classification. Tetapi untuk menghapus data klasifikasi, harus dipastikan data Pengalaman Pekerjaan yg sesuai dengan klasifikasi dimaksud sudah kosong. Pengalaman Pekerjaan: - Untuk menghapus data pengalaman pekerjaan sesuai klasifikasi, pilih klasifikasi dgn mengklik pada radio button kolom Class Level pada grid Classification. - klik radio button Project Year pada grid Experience. - Tekan tombol Delete pada grid Experience. Step 10. Input Data Dokumen-Dokumen Terdapat 2 (dua) kelompok dokumen yang dapat di-upload melalui iprocura Portal, yaitu Dokuments, atau dokumen-dokumen wajib, dan Supporting Documents, atau dokumen-dokumen pendukung. Untuk mandatory documents, iprocura telah mengatur nama-nama dokumen yang harus disertakan berdasarkan klasifikasi dari vendor yang mendaftar. Pengaturan tersebut dilakukan menggunakan iprocura Back Office. Minimal 1 data harus diinput. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 30 of 41
Dokument Wajib ( Documents): No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 Document Type Jenis dokumen Display Sesuai yang dipilih di tabel di atasnya yang akan dicatatkan datanya 2 Document Nomer dokumen Number yang akan dicatatkan 3 Validity Period Masa berlaku dokumen. Terdiri dari tanggal awal dan tanggal akhir masa berlaku. dari kalender. 4 Document Upload File hasil scan dokumen yang Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 31 of 41
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan dicatatkan Dokumen Pendukung (Support Documents): No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 Document Type Tipe dokumen pendukung yang akan dicatatkan datanya. dari dropdown list 2 Document Number Nomer dokumen pendukung yang akan dicatatkan 3 Validity Period Masa berlaku dokumen. Terdiri dari tanggal awal dan tanggal akhir masa berlaku. dari kalender. 4 Document Upload File hasil scan dokumen yang dicatatkan Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Tambah data Dokumen Wajib: - Untuk menambah data Dokumen Wajib, klik radio button Document pada grid Documents. - Isi data dokumen wajib, pada grid Documents. - Tekan tombol Save pada grid Documents. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 32 of 41
Dokumen Pendukung: - Untuk menambah data dokumen pendukung, pilih dokumen wajib dengan mengklik radio button kolom Document pada grid Documents. - Klik tombol Add, pada grid Support Documents. - Input data dokumen pendukung, pada grid Support Documents. - Tekan tombol Save pada grid Supports Documents. Ubah Data Dokumen Wajib: - Untuk mengubah data Dokumen Wajib, klik radio button Document pada grid Documents. - Ubah dokumen wajib, pada grid Documents. - Tekan tombol Save pada grid Documents. Dokumen Pendukung: - Untuk mengubah data dokumen pendukung, pilih dokumen wajib dengan mengklik radio button kolom Document, pada grid Documents. - Klik radio button kolom Document, pada grid Support Documents. - Ubah data dokumen pendukung, pada grid Support Documents. - Tekan tombol Save pada grid Supports Documents. Hapus Data Dokumen Wajib: - Dokumen Wajib tidak bisa dihapus. Dokumen Pendukung: - Untuk menghapus data dokumen pendukung, pilih dokumen wajib dengan mengklik radio button kolom Document, pada grid Documents. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 33 of 41
- Klik radio button kolom Document, pada grid Support Documents. - Tekan tombol Delete pada grid Supports Documents. Step 11. Input Data Laporan Keuangan Untuk mencatatkan laporan keuangan. Minimal 1 data harus diinput. No. Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1. Fiscal Years Tahun Fiskal laporan akuntansi. dari dropdown list. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 34 of 41
No. Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 2. Month Bulan laporan. dari dropdown list: 3. Currency Mata uang laporan. dari dropdown list: 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. Current Asset Nilai Aset Lancar Land and Nilai asset Building berbentuk Tanah dan Bangunan (asset tak lancer) Total Asset Nilai total asset Liabilities Nilai Kewajiban Equity Modal sendiri Liabilities and Nilai kewajiban Equities ditambah modal Gross Sales Penjualan bruto COGS Harga pokok penjualan Nett Sales Penjualan bersih Gross Profit Laba kotor GA Expenses Beban Net Income Pendapatan Bersih Inventory Persediaan Account Payable Hutang Usaha Main Installment Cicilan. Nilainya harus sama dengan nilai Current Asset ditambah nuilai Land and Building. Seharusnya nilainya sama dengan nilai Total Aset Boleh dikosongkan Boleh dikosongkan Boleh dikosongkan Boleh dikosongkan Boleh dikosongkan Boleh dikosongkan Boleh dikosongkan Boleh dikosongkan 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 35 of 41
No. Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 19. 20. 21. EBITDA Laba sebelum bunga, pajak, depresiasi dan amortisasi Interest Bunga Audited Apakah sudah diaudit? Boleh dikosongkan Boleh dikosongkan. dari dropdown list: 22. 23. Document/ KAP Document Uploaded File/ Uploaded KAP Document File hasil scan Upload. Untuk memilih file melalui komputer lokal, klik tombol Browse. Nama file yang Display Sesuai yang di-upload pada field telah berhasil diupload Document Tambah data - Untuk menambah data laporan keuangan, pada grid Accounting klik tombol Add. - Isikan data laporan keuangan pada grid Detail Accounting. - Tekan tombol Save pada grid Detail Accounting. Ubah Data - Klik radio button Num pada grid Accounting - Ubah data laporan keuangan yang tampil pada grid Detail Accounting. - Tekan tombol Save pada grid Detail Accounting. Hapus Data - Klik radio button Num pada grid Accounting. - Tekan tombol Delete pada grid Detail Accounting. Step 12. Input Data Personalia Untuk mencatatkan laporan personalia. Minimal 1 data harus diinput. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 36 of 41
No. Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Full Name Nama lengkap karyawan Birth Place Tempat lahir Birth Date Tanggal lahir Last Education Pendidikan terakhir Current Position Jjabatan saat ini. Position Status Status Posisi Certificate Degre File scan ijazah Dropdown Optional Tambah data - Untuk menambah data personalia, pada grid Personalia List klik tombol Add. - Isikan data personalia, pada grid Personalia Detail. - Tekan tombol Save pada grid Personalia Detail. Ubah Data 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 37 of 41
- Klik radio button Num pada grid Personalia List. - - Ubah data personalia yang tampil pada grid Personalia Detail. - Tekan tombol Save pada grid Personalia Detail. Hapus Data - Klik radio button Num pada grid Personalia List. - Tekan tombol Delete pada grid Personalia Detail. Step 13. Input Data Laporan Pajak Untuk mencatatkan laporan pajak perusahaan. Minimal 1 data harus diinput. No. Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1. Fiscal year Tahun pajak dropdown 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 38 of 41
No. Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 2. 3. 4. 5. 6. 7. Fiscal Month Masa Pajak SPT Number Nomor SPT SPT Date Tanggal SPT Piloih NPWP Number Nomor NPWP Readonly SPT Type Jenis SPT. Dropdown Tax Account Kode akun pajak. Code 8. 9. 10. Payment Tax Code Kode pembayaran SPT File file scan SPT Upload SSP File file scan SSP. Upload Tambah data - Untuk menambah data laporan pembayaran pajak, pada grid Taxtpayment List klik tombol Add. - Isikan data pembayaran pajak, pada grid Taxpayment Detail. - Tekan tombol Save pada grid Taxpayment Detail. Ubah Data - Klik radio button Num pada grid Taxpayment List. - Ubah data laporan pajak yang tampil pada grid Taxpayment Detail. - Tekan tombol Save pada grid Taxpayment Detail. Hapus Data - Klik radio button Num pada grid Taxpayment List. - Tekan tombol Delete pada grid Taxpayment Detail. 3.3 Vendor: submit permohonan perubahan data 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 39 of 41
Jika isian perubahan data sesuai dengan kelompok yang dipilih sudah selesai, maka kembali ke tab INFO, lalu lakukan submit permohonan kelengkapan data registrasi dengan menekan tombol SUBMIT. Jika submit permohonan Change Data sukses, akan jendela informasi: 3.4 Verifikasi Perubahan Data oleh user PT.Pelindo 1 Pada aplikasi Back Office, user pihak PT.Pelindo 1 akan melakukan Verifikasi Perubahan Data, untuk permohonan perubahan data dari vendor tersebut. Apabila verifikator menyetujui, maka proses perekaman data hasil perubahan baru dilakukan oleh sistem. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 40 of 41
3.5 Vendor menerima notifikasi email Jika permohonan Change Data vendor database sudah di approval User PT.Pelindo 1, maka vendor akan mendapatkan notifikasi email, yg dmenandakan vendor sudah berhasil melakukan perubahan data. 09-Juni-2017 1_3. Help Vendor Management-_v0.1.docx 0.1 41 of 41