Integrated Procure to Pay : Manage Vendor Overview

Transkripsi

1 Integrated Procure to Pay : Manage Vendor Overview

2 Pendahuluan Continue Registration Vendor Auction : Digunakan untuk melanjutkan registrasi, apabila vendor mendaftar melalui lelang umum. Upgrade Vendor : Digunakan untuk melengkapi data oleh vendor yg sudah disapprove registrasinya Upgrade Vendor : Digunakan untuk melengkapi data oleh vendor yg sudah disapprove Re-registrasinya Display Vendor : Digunakan untuk menampilkan data lengkap vendor yang sudah melakukan update / upgrade Page 1 ls 1

3 Continue Registration Vendor Auction 1. Login aplikasi I-P2P [ ] 2. Klik Vendor Management >> Manage Vendor >> Continue Registration Vendor Auction Page 2 ls 2

4 Vendor Bank Detail (cont d) Isi Form detail komisaris dengan keterangan berikut No Field Penjelasan Isi Field 1 Mata uang Pilih mata uang yang digunakan pilihan Info Tambahan mandatory 2 Propinsi Bank Pilih lokasi bank pilihan 3 Bank Pilih bank pilihan 4 Nomor rekening Input no rekening ketik 5 Nama pemilik Input nama pemilik 6 Surat referensi Upload suarat referensi ketik upload Setelah selesai klik next click Page 3 ls 3

5 End User License Agreement Pakta Integritas Ketikkan nama direktur Tick untuk menyetujui Page 4 ls 4

6 End User License Agreement Pakta Integritas Gunakan tombol PRINT untuk mencetak End User License Agreement pada kertas beridentitas/logo perusahaan. Setelah itu, surat ditandatangani pimpinan perusahaan, bermaterai cukup, dan dikirimkan dalam hardcopy ke fungsi Procurement Pertamina Page 5 ls 5

7 End User License Agreement Surat Pernyataan Ketikkan nama direktur Tick untuk menyetujui Page 6 ls 6

8 End User License Agreement Surat Pernyataan Sampai pada tahap ini, vendor sudah berhasil registrasi dan tinggal menunggu notifikasi Gunakan tombol PRINT untuk mencetak End User License Agreement pada kertas beridentitas/logo perusahaan. Setelah itu, surat ditandatangani pimpinan perusahaan, bermaterai cukup, dan dikirimkan dalam hardcopy ke fungsi Procurement Pertamina Page 7 ls 7 7

9 Upgrade / Update Vendor 1. Akses URL I-P2P di alamat 2. Login Aplikasi Page 8 ls 8

10 Login ke Aplikasi I-P2P Ketikkan username dan password Berisi Informasi system (maintenance dll) Page 9 ls 9

11 Menu Update/Upgrade Vendor click Apabila proses registrasi pada tahapan sebelumnya telah berhasil dan diapprove oleh Pertamina, maka akan muncul tombol Upgrade SKT Nomor vendor yang terdaftar di Pertamina click Page 10 ls 10

12 Update/Upgrade Vendor : Tab Info Sistem akan menampilkan tab tab yang harus diisi dan dilampirkan dokumennya Tab info untuk menampilkan data umum vendor. Data yang sudah terisi dimunculkan dari sistem ERP Pertamina, dapat dilakukan perubahan pada field yang diinginkan. Click save untuk menyimpan data / clear untuk mereset data seperti semula Page 11 ls 11

13 Update / upgrade vendor : Tab Bank Klik untuk menambahkan rekening bank baru Tab bank digunakan untuk mengisikan data rekening bank vendor, dapat dilakukan perubahan Pada field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan Page 12 ls 12

14 Upgrade/Upgrade: Tab Bank (cont d) Petunjuk pengisian form Bank No Field Penjelasan Isi Field 1 Mata uang Pilihan jenis mata uang yg digunakan Pilihan 2 Propinsi Bank Pilihan Lokasi bank yg digunakan user Pilihan 3 Bank Piih lokasi bank yang digunakan user Pilihan 4 Nomor Rekening Isi nomor rekening yang di gunakan user Input / Ketik 6 Nama pemilik isi dengan nama pemilik Input / Ketik 7 Iban Isikan IBAN jika ada Input / Ketik 8 Surat Referensi Berupa file (*pdf, *jpeg, *jpg) Keterangan Surat Referensi Upload Page 13 ls 13

15 Update / Upgrade : Tab kepemilikan perusahaan Kepemilikan Perusahaan Pemegang Saham Komisaris Akta Perusahaan Tab kepemilikan perusahaan digunakan untuk mengisikan data kepemilikan perusahaan. Ada 3 sub-tab yang disyaratkan untuk diisi dalam tab kepemilikan perusahaan: Page 14 ls 14

16 Tab Kepemilikan perusahaan : Pemegang Saham Subtab pemegang saham digunakan untuk mengisikan data pemegang saham perusahaan, ubah dan upload field yang dibutuhkan Isi form dengan keterangan berikut No Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 Nama Input Nama pemegang saham pemegang Input Saham 2 Jumlah Menampilkan jumlah persentase Persentase saham secara keseluruhan Input Keseluruhan 3 4 Jenis kepemilikan No Npwp Pilih Jenis kepemilikan perusahaan Input nomor npwp pemegang saham pilihan pilihan 5 Dokumen NPWP Upload dokumen NPWP (pdf, jpg, jpeg) upload Page 15 ls 15

17 Tab Kepemilikan Perusahaan : Komisaris Subtab Komisaris digunakan untuk mengisikan data komisaris, ubah dan upload field yang dibutuhkan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan Page 16 ls 16

18 Kepemilikan Perusahaan > Komisaris (cont d) Isi form dengan keterangan berikut No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan 1 Nama Komisaris Ketikkan nama komisaris Input / ketik mandatory 2 Tanggal Mulai Menjabat Pilih Tanggal Mulai Menjabat Pilih 3 Tanggal Akhir Menjabat Pilih Tanggal Selesai Menjabat Pilih 4 Kewarganegaraan Pilih Jenis Kewarganegaraan 17 Pilih

19 Tab Kepemilikan Perusahaan : Akta Perusahaan Subtab Akta perusahaan digunakan untuk input akta perusahaan. Ubah field dan upload dokumen yang diperlukan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan Isi Form dengan keterangan berikut 1 Jenis Akta Pilih jenis akta Pilihan 2 Nama Notaris Input nama Notaris Input mandatory 3 Nomor Akta Input Nomor akta Input 4 Tanggal Akta Pilih Tanggal Akta Pilih 5 Dokumen Akta Pendirian Upload file (*Jpeg, Jpg, pdf) akta pendirian Upload 18

20 Upgrade / Update : Tab Direksi Tab direksi digunakan untuk mengisikan data pimpinan/direksi perusahaan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan Page 19 ls 19

21 Upgrade / Update : tab Direksi (cont d) Isi form dengan keterangan berikut No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan 1 Nama Lengkap Ketik nama lengkap direksi ketik mandatory 2 Tittle jabatan Pilih posisi jabatan Pilih 3 Mulai menjabat Pilih Tanggal mulai menjabat Pilih 4 Tanggal berakhir jabatan Pilh tanggal selesai jabatan Pilih 5 Jenis Kewarganegaraan Pilih jenis kewarganegaraan Pilih Non- 6 Spesimen Tandatangan Upload specimen tandatangan (*pdf,jpeg,jpg) Pilih Page 20 ls 20

22 21 Upgrade/Upgrade: Tab Sub Bidang Usaha Tab sub bidang usaha digunakan untuk mengisikan data sub bidang usaha Ubah field dan upload dokumen yang dibutuhkan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan

23 Upgrade / update : Tab Sub Bidang Usaha Isi Form pengalaman kerja dengan keterangan berikut No Field Penjelasan Isi Field Info Tambahan 1 Bidang Pilih Bidang usaha pilihan 2 Sub bidang Pilih sub bidang usaha sesuai dengan bidang usaha 3 Tahun pekerjaan Pilih tahun pekerjaan terakhir 4 Pemeberi pekerjaan Input nama pemberi perkerjaan pilihan Input Input mandatory 5 Lokasi Proyek Input lokasi proyek input Page 22 ls 6 Mata uang Pilih mata uang yg digunakan 7 Nilai Proyek Input nilai proyek yg digunakan 8 Dokumen pendukung Upload Dokumen pendukung (*jpeg, *jpg, *pdf) 9 Unggah Bast Upload dokumen (*jpeg, *jpg, *pdf) 22 Pilih input Upload Upload

24 Upgrade /update : Tab Dokumen Pendukung Tab dokumen pendukung digunakan untuk mengisikan data dokumen pendukung perusahaan Ubah field dan upload dokumen yang dibutuhkan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 Nomor Surat Ketik nomor surat input 2 Masa Berlaku 3 Upload Dokumen Pilih tanggal masa berlaku Pilih surat Upload dokumen (*jpeg, *pdf, *jpg) yang di perlukan Pilih Page 23 ls 23

25 24 Upgrade / update : Tab Laporan Keuangan Tab laporan keuangan digunakan untuk menentukan klasifikasi vendor (Besar, Menengah, Kecil) Ubah field yang diinginkan dan upload file yang diperlukan Klik save untuk melanjutkan ke tab berikutnya / Cancel untuk membatalkan

26 Upgrade / Update : Tab Pajak Tab pajak digunakan untuk mengisikan data pajak Isi form pajak dengan keterangan berikut No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan 1 Tahun Fiscal Pilih tahun fiscal input 2 3 Minimal nomor faktur Maksimal nomor faktur Input minimal nomor faktur Ketik Input maksimal nomor faktur ketik 4 Nomor faktur terakhir ketik nomor faktur terakhir Ketik yang digunakan Non-mandatory 5 Dokumen seri faktur pajak upload dokumen seri faktur pajak *pdf,jpg,jpeg Upload mandatory 25

27 26 Upgrade/Upgrade: Tab Pajak (cont d) Tuliskan Note, klik Submit dan Ok Selamat, vendor Sukses Registrasi Selanjutnya, Proses registrasi akan diverifikasi oleh Pertamina dan selama proses verifikasi berlangsung, vendor tidak dapat mengubah data

28 27 Workflow Approval di i-p2p Vendor Approval Regloc Pertamina Approval Finance Approval Legal Approval HSE Approval Procurement All Approval Regloc Approval MDM Dapat melakukan proses-proses di i-p2p (sourcing, invoicing) Vendor

29 1. Login Aplikasi [ Display Vendor 2. Klik Vendor Management >> Manage vendor >> Display vendor Page 28 ls 28

30 Menu Display Vendor click Sistem akan menampilkan tab berisi detail informasi jika vendor sudah berstatus SKT Page 29 ls 29

31 Display Vendor : Tab Info (cont d) Page 30 ls 30

32 Display Vendor : Tab Ownership (cont d) Page 31 ls 31

33 Display Vendor : Tab Director & Business Field (cont d) Page 32 ls 32

34 Display Vendor : Tab Supporting Document (cont d) Page 33 ls 33

35 Display Vendor : Tab Financial Statement (cont d) Page 34 ls 34

36 Display Vendor : Tab Tax (cont d) Page 35 ls 35

37 2012 Corporate Shared Service Pertamina