Halaman: 1 / 7 1.0 TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan proses permohonan pelekat kenderaan UPM dilaksanakan. 2.0 SKOP Skop Arahan Kerja ini merangkumi aktiviti permohonan pelekat kenderaan untuk pelajar, staf dan agensi luar oleh Bahagian Keselamatan UPM. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti - Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (tatatertib) Pelajar-pelajar 2005 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia - Minit Mesyuarat Pengurusan - Pekeliling Bahagian Keselamatan - Arahan Keselamatan Kerajaan Malaysia UPM/OPR/BKU/AT01/SOP Arahan Tetap Operasi (S.O.P) 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : PYM - Pegawai Yang Meluluskan - Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) SPK - Sistem Pelekat PKU - Pusat Kesihatan Universiti Pemohon - Staf / Pelajar / Pelajar kurang upaya / Agensi Luar PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab 5.0 TANGGUNGJAWAB PYM,, PYB dan Pemohon yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan Arahan Kerja Permohonan Pelekat ini dilaksanakan.
Halaman: 2 / 7 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima dan Semak Borang 7.2 Tidak Lengkap? 7.3 Ya Kelulusan 7.4 7.5 Lulus Ya Masukkan data 7.6 Sedia Pelekat 7.7 Semak Pelekat 7.8 Tidak Tidak Lengkap? 7.9 Ya Serah Pelekat 7.10 Failkan Borang 7.11 Tamat 7.12
Halaman: 3 / 7 7.0 PROSES TERPERINCI 7.1 Mula 7.2 Terima Dan Semak Borang. 7.2.1 Butir-butir yang perlu disemak adalah seperti berikut : (a) Pelajar : (i) Kad Matrik (ii) Lesen memandu yang sah (iii) Salinan geran kenderaan (iv) Surat Pengsahan kebenaran menggunakan kenderaan dari tuan punya kenderaan sekiranya kenderaan bukan kepunyaan pelajar berkenaan. (b) Pelajar Tahun Akhir : (i) Kad Matrik (ii) Lesen memandu yang sah (iii) Salinan geran kenderaan (iv) Surat Pengsahan kebenaran menggunakan kenderaan dari tuan punya kenderaan sekiranya kenderaan bukan kepunyaan pelajar berkenaan. (v) Surat pengesahan pengajian tahun akhir. (c) Pelajar kurang upaya (i) Kad Matrik (ii) Lesen memandu yang sah (iii) Salinan geran kenderaan (iv) Surat Pengsahan kebenaran menggunakan kenderaan dari tuan punya kenderaan sekiranya kenderaan bukan kepunyaan pelajar berkenaan. (v) Surat pengesahan dari doktor (Pusat Kesihatan Universiti UPM). (d) Staf / Agensi Luar : (I) Kad Kakitangan atau Kad Kampus (II) Borang permohonan perlu disahkan oleh Ketua Jabatan atau Pegawai Tadbir atau Pengetua atau Pegawai Yang Dipertanggungjawabkan.
Halaman: 4 / 7 7.2.2 Sekiranya pelekat kenderaan hilang pemohon perlu mengisi borang-borang seperti berikut:- (a) Borang Laporan Kehilangan / Kerosakan (OPR/BKU/BR01/HR). Pemohon (b) Borang Permohonan Pelekat Pelajar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT/02) ATAU pelajar kurang upaya / khas (OPR/BKU/BR01/PELEKAT/04) ATAU staf (OPR/BKU/BR01/PELEKAT/01 ATAU Agensi Luar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT/03. (c) Permohonan pelekat tersebut perlu mengemukakan dokumen-dokumen seperti dipara 7.2.1 7.3 Lengkap? 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika tidak, ikut langkah 7.2. 7.4 Kelulusan 7.4.1 PYM akan meluluskan borang permohonan tersebut. 7.5 Lulus? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6 7.5.2. Jika tidak ikut langkah 7.12 7.6 Masukkan Data Dalam SPK 7.6.1 Data pelekat kenderaan dimasukkan ke dalam SPK 7.7 Sedia Pelekat 7.7.1 Catatkan nombor siri pelekat kenderaan di atas borang permohonan yang telah diluluskan dan dicatatkan nombor pendaftaran kenderaan permohonan di atas pelekat kenderaan.
Halaman: 5 / 7 7.8 Semak Pelekat 7.8.1 Semak butir-butir yang tercatat pada pelekat kenderaan tersebut adalah lengkap dan betul seperti nombor siri, nombor pendaftaran kenderaan dan juga jenis pelekat samada motor, kereta atau kenderaan khas (kurang upaya) dan samada staf, pelajar atau Agensi Luar, 7.9 Lengkap? 7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10. 7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.8. 7.10 Serah Pelekat 7.10.1 Serah pelekat kepada pemohon. 7.10.2 Bagi pelajar yang menerima pelekat kenderaan akan diberi kad pemilik kenderaan dan direkod di dalam Senarai Semakan Kad Pemilik (OPR/BKU/SS01/K-KENDERAAN). 7.11 Failkan Borang 7.11.1 Failkan borang dan rekodkan jumlah pengedaran pelekat yang telah diluluskan ke dalam fail Borang Permohonan Pelekat mengikut klasifikasi borang. 7.11.2 Rekodkan jumlah pengedaran pelekat kenderaan ke dalam Log Pengedaran Pelekat. 7.12 Tamat
Halaman: 6 / 7 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1 UPM/PEND/BKU/PELEKAT 01 Pelekat Staf UPM PYB Kaunter Borang Permohonan Pelekat Staf UPM (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 01) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat 2 UPM/PEND/BKU/PELEKAT 02 Pelekat Pelajar UPM Borang Permohonan Pelekat Pelajar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 02) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat Senarai Semakan Kad Pemilik (OPR/BKU/SS01/K-KENDERAAN) 3 UPM/PEND/BKU/PELEKAT 03 Pelekat Agensi Luar PYB Kaunter PYB Kaunter Borang Permohonan Pelekat Agensi Luar (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 03) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat
Halaman: 7 / 7 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4 UPM/PEND/BKU/PELEKAT 04 Pelekat Pelajar Kurang Upaya / Khas Borang Permohonan Pelekat Pelajar Kurang Upaya / Khas (OPR/BKU/BR01/PELEKAT 04) Borang Laporan Kehilangan/ Log Pengedaran Pelekat Senarai Semakan Kad Pemilik (OPR/BKU/SS01/K-KENDERAAN) PYB Kaunter 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 9/2011 02 02 6/2012 02 03 11/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan BKU bil 3/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU bil 4/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU bil 1/2012 Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 08/08/2011 WP 30/01/2012 WP 09/05/2012 02 04 11/2013 MKSP Bil 1/2013 WP 30/04/2013 02 05 6/2014 MKSP Bil 1/2014 WP 18/07/2014