( & INOVASI) 1.0 TUJUAN Garis Panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah pelaksanaan dan pemantauan penyelidikan. 2.0 TANGGUNGJAWAB 2.1 PRMC, Ketua PTJ dan TDP adalah bertanggungjawab menentukan garis panduan ini dipatuhi. 2.2 Sesiapa yang terlibat dengan pelaksanaan dan pemantauan penyelidikan perlu mematuhi garis panduan ini. 3.0 TERMINOLOGI DAN GLOSARI JKP PTJ RMC PRMC TPGP Penaja Geran TDP TNCPI PT PPT PTPO KP : Jawatankuasa Penilai : Pusat Tanggungjawab iaitu Fakulti, Institut, Akademi dan Sekolah : Pusat Pengurusan Penyelidikan : Pengarah RMC : Timbalan Pengarah Bahagian Geran Penyelidikan : Terdiri daripada pihak awam dan swasta : Timbalan Dekan PTJ yang bertanggungjawab di dalam portfolio penyelidikan dan inovasi di PTJ : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) : Pegawai Tadbir : Penolong Pegawai Tadbir : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Ketua Projek / Ketua Program Ahli kumpulan penyelidikan (penyelidik bersama, pelajar Penyelidik : siswazah,pembantu penyelidik, Felo Penyelidik dan Pasca Doktoral) PM : Pegawai Makmal (Pegawai Penyelidik / Pegawai Sains ) TARIKH KUATKUASA : 18/11/2011 1 drp. 6
( & INOVASI) 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Garis Panduan Pelaksanaan Reka Bentuk dan (PU/PY/GP01/REKABENTUK) Pembangunan Penyelidikan - Dokumen Perjanjian Penyelidikan - Garis panduan penaja geran - Polisi Penyelidikan UPM - Pelan Strategi UPM 5.0 PANDUAN PELAKSANAAN 5.1 Laksana penyelidikan sepertimana di dalam Borang Permohonan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR01/MOHONGERAN) / kertas cadangan penyelidikan yang diluluskan dan muktamad atau dokumen perjanjian penyelidikan yang telah ditandatangani. 5.2 Isi Borang Permohonan Keperluan Sumber Penyelidikan (PU/PY/BR11/SUMBER) untuk membuat perolehan aset dan peralatan. 5.3 Rekod kerja-kerja penyelidikan dalam Buku Rekod Aktiviti Penyelidikan (PU/PYBL01/BUKUREKOD) dan lapor secara berkala status penulisan / penyediaan Buku Rekod Penyelidikan bersama-sama penghantaran laporan kemajuan penyelidikan kepada TDP/PIA., Penyelidik 5.4 Isi Borang Penggantian Ketua Program / Ketua Projek (KP) (PU/PY/BR13/KP) jika terdapat pertukaran Ketua Program / Ketua Projek hantar ke RMC untuk mendapat persetujuan penaja. 5.5 Jika berlaku perpindahan Ketua Program / Ketua Projek ke PTJ lain, geran tersebut dikekalkan di PTJ asal. TARIKH KUATKUASA : 18/11/2011 2 drp. 6
( & INOVASI) 5.6 Laksana semakan ke atas penyelidikan dengan menggunakan Borang Laporan Semakan Penyelidikan (PU/PY/BR14/LSP) sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan kelancaran pelaksanaan projek. Rujuk: Garis Panduan Reka Bentuk dan Pembangunan Penyelidikan., Penyelidik 5.7 Isi Borang Permohonan Perlanjutan Tempoh Projek Penyelidikan (PU/PY/BR35/LANJUTAN) jika projek didapati tidak dapat diselesaikan dalam tempoh yang telah diluluskan. 5.8 Perubahan agihan peruntukan boleh dibuat tertakluk kepada syarat dan peraturan penaja geran. i) Isi Borang Permohonan Pemindahan Siri Peruntukan Geran Penyelidikan (PU/PY/BR12/PERUNTUKAN) untuk memohon pertukaran agihan peruntukan. ii) iii) Sahkan permohonan pertukaran agihan peruntukan dan hantar ke Pejabat PRMC. - TDP / PIA Hantar permohonan pertukaran agihan ke penaja geran (jika perlu, mengikut syarat penaja geran) Sekiranya pengagihan ini memerlukan kelulusan penaja geran, PRMC/PICC memajukan permohonan ini untuk kelulusan. - TPGP / PT RMC iv) Maklum keputusan permohonan pertukaran agihan kelulusan pengagihan peruntukan akan dimaklumkan kepada Bendahari UPM untuk Tanggungjawab pelarasan. - TPGP / PT RMC 5.9 Tarik semula dan batalkan kelulusan geran sekiranya peruntukan tidak digunakan setelah enam bulan daripada tarikh kelulusan. TARIKH KUATKUASA : 18/11/2011 3 drp. 6 - PRMC
( & INOVASI) 6.0 PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN 6.1 Sedia laporan kemajuan berkala penyelidikan (setiap enam (6) bulan atau mengikut keperluan penaja) dan hantar ke PTJ untuk semakan TDP/PIA; i) Isi Borang Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/PY/BR09/LKP) dan Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) untuk Skim Geran Universiti Penyelidikan (RUGS) dan geran lain yang tidak mempunyai format khusus laporan dari penaja; ii) Isi borang penaja geran dan Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) bagi geran dari penaja luar yang mempunyai format khusus borang laporan kemajuan. Nota: Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) hanya perlu dikemukakan bersama-sama laporan kemajuan sekiranya terdapat output / hasil penyelidikan yang ingin dilaporkan. 6.2 Sedia laporan akhir penyelidikan (selewat-lewatnya tiga (3) bulan selepas tarikh tamat projek atau mengikut keperluan penaja) dan hantar ke PTJ untuk semakan TDP/PIA; i) Isi Borang Laporan Akhir Penyelidikan (PU/PY/BR10/LAP) dan Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) untuk Skim Geran Universiti Penyelidikan (RUGS) dan geran lain yang tidak mempunyai format khusus laporan dari penaja; ii) Isi borang penaja geran dan Borang Rumusan Output Penyelidikan (PU/PY/BR15/OUTPUT) bagi geran dari penaja luar yang mempunyai format khusus borang laporan akhir penyelidikan. TARIKH KUATKUASA : 18/11/2011 4 drp. 6
( & INOVASI) 6.3 Semak dan pantau laporan kemajuan / laporan akhir penyelidikan. i) Rujuk tarikh penghantaran laporan dalam Senarai Semak Pemantauan Projek Penyelidikan PU/PY/SS02/PANTAUPROJEK dan keluarkan Peringatan secara bertulis kepada KP sebelum tarikh penghantaran laporan ke Pejabat RMC. -TD/PIA ii) Ketua PTJ perlu menghantar surat tunjuk sebab di atas kegagalan KP menghantar laporan dalam tempoh dua (2) minggu selepas tarikh penghantaran laporan tamat beserta laporan kemajuan / laporan akhir penyelidikan. -Ketua PTJ iii) Status kegagalan penghantaran laporan akan dilaporkan dalam JK Penyelidikan Universiti/ Senat. -PRMC 6.4 Nilai laporan kemajuan sekurang-kurangnya sekali pada pertengahan tempoh projek dari segi: i) Pelaksanaan projek yang mengikut jadual; ii) Pencapaian output seperti dicadangkan; iii) Perbelanjaan yang mengikut jadual; iv) Bilangan penerbitan, pembentangan dalam dan luar negara dan sumber manusia yang dihasilkan berdasarkan garis panduan penaja geran; dan v) Isu-isu yang dihadapi dalam pelaksanaan projek. - JKP 6.5 Laksana tindakan pembetulan berdasarkan maklum balas TDP/PIA/JKP. 6.6 Hantar laporan yang telah dinilai ke Pejabat PRMC/PICC. - PT / PTO PTJ TARIKH KUATKUASA : 18/11/2011 5 drp. 6
( & INOVASI) 6.7 Peraku laporan kemajuan / laporan akhir yang diterima dan hantar ke penaja geran. - PRMC, PT / PTO PTJ 7.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan 02 01 PU/PY/01-04/2011 02 02 PU/PY/23/2011 02 03 PU/PY/TNCPI/ 30/2011 Pengurusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)Kali Ke-16 (Bil.3/2011) Minit 16.4.1(3) Pengurusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Secara Edaran bertarikh 09/08/2011 Pengurusan Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Secara Edaran bertarikh 10/11/2011 Disedia/ Disemak Oleh Dilulus/Diluluskan Semula Oleh Tarikh Kuatkuasa TNCPI WP 03/01/2011 TNCPI WP 13/05/2011 TNCPI WP 22/08/2011 TNCPI WP 18/11/2011 TARIKH KUATKUASA : 18/11/2011 6 drp. 6