NATIONAL CONFERENCE ON ACADEMIC LIBRARIES (NCOAL 2015) KE ARAH MEMPERKASAKAN PROFESION PUSTAKAWAN DALAM PENGURUSAN ILMU DIKALANGAN UNIVERSITI PENYELIDIKAN DI MALAYSIA Anuar Talib & Nor Asikin Mohamad Perpustakaan UTM Universiti Teknologi Malaysia
KE ARAH MEMPERKASAKAN PROFESION PUSTAKAWAN DALAM PENGURUSAN ILMU DIKALANGAN UNIVERSITI PENYELIDIKAN DI MALAYSIA Kandungan: Pendahuluan Objektif Cabaran Yang Dihadapi Strategi Bagi Mendepani Cabaran Kesimpulan
PENDAHULUAN Era globalisasi yang kompetitif Negara memerlukan modal insan minda kelas pertama berkemahiran tinggi untuk terus maju. Kerajaan membentuk empat kategori universiti awam negara - Apex, Penyelidikan, Komprehensif dan Berfokus untuk capai matalamat. Keterlibatan Perpustakaan/pustakawan menjayakan halatuju melaksanakan budaya kerja berasaskan prestasi tinggi dan berkualiti dalam penyampaian perkhidmatan. Dalam membantu universiti melahirkan graduat minda kelas pertama, perpustakkan perlu melaksanakan pengurusan ilmu yang berkualiti dan mempunyai pustakawan yang miliki bakat luar biasa dan idea di luar kotak.
OBJEKTIF Pengurusan ilmu menjadi lebih kompleks dan dinamik dengan tertubuhnya Universiti Penyelidikan. Menyarankan pustakawan Universiti Penyelidikan ambil langkah strategik menyelusuri perkembangan aktiviti penyelidikan serta cabaran perlu ditangani serta melaksanakan amalan terbaik dalam pengurusan ilmu Pustakawan berpotensi menjadi kumpulan pustakawan yang berjiwa besar, profesional dan kuat sekiranya dapat; Menangani persekitaran yang sentiasa berubah Membangun sistem penyampaian perkhidmatan yang cekap Mengekalkan perkhidamatan berkualiti Bersedia dengan pengurusan sumber yang cekap Menjangka perkhidmatan terkehadapan yang boleh ditawarkan Melihat terhadap perkhidmatan berpotensi untuk ditambah baik
CABARAN DIHADAPI PUSTAKAWAN UNIVERSITI PENYELIDIKAN PERSEKITARAN YANG BERUBAH PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN SENTIASA BERKEMBANG PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN BERKUALITI PENGURUSAN SUMBER PENAMBAH BAIK PERKHIDMATAN. PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN DAN KEPUASAN PELANGGAN
CABARAN PERSEKITARAN YANG BERUBAH Enabling Technologies - perubahan teknologi yang begitu pantas. Komunikasi dan budaya -universiti dibanjiri dengan pelajar negara asing Kos operasi meningkat - kos bahan, peralatan dan perkhidmatan meningkat Permintaan format digital diluar jangkaan (Tinggi) -bahan retrospektif - keluaran universiti). Perubahan dasar/polisi - dasar/polisi kerajaan, universiti
CABARAN PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN SENTIASA BERKEMBANG Perkhidmatan perpustakaan berkembang mengikut tren pengguna Perkembangan aplikasi teknologi yang pesat dan pantas.
1980an -90an 1970an -80an -1970an
CABARAN PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN Meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. Kemempuan pustakawan menawarankan perkhidmatan yang bertemu titik kepuasan pelanggan Kesefahaman pustakawan terhadap pelanggan sejajar dengan jangkaan pelanggan
CABARAN PERKHIDMATAN BERKUALITI Bermula dari menguruskan semua persepsi hingga kepada jangkaan pelanggan. Perkhidmatan berkualiti - murah dari segi harga tetapi sangat bernilai, cepat dari segi tempoh masa, tepat pada kemahuan pelanggan, mesra pengguna, mudah diakses/dicari dan komunikasi yang berkesan. Pustakawan perlu memahami keperluan dan tingkah laku pengguna dan pengguna dapat berinteraksi dengan perkhidmatan yang diberi. Pustakawan menyampaikan maklumat relevan pada masa yang diperlukan dan perkhidmatan diberi berbeza dari kebiasaan pengguna lalui
CABARAN PENGURUSAN SUMBER Memastikan matlamat organisasi tercapai, kelancaran perjalanan keseluruhan organisasi perpustakaan dapat dilaksanakan sumber digunakan secara berkesan, dapat diselaras dan diagihkan dengan baik serta teratur dan memastikan tiada pembaziran sumber berlaku. Koleksi perpustakaan (bercetak/digital) dibeli memberi impak dengan penghasilan berkualiti. Penggunaan kandungan digital yang dilanggan semakin mendapat sambutan Aspek mengira keberkesanan kos - bagi mengukur sejauh mana ianya relevan dengan keperluan universiti. Perpustakaan bergantung kepada sumber kepakaran luar penyelenggaraan system, sukar menjana juara kendiri (self generate champion)
CABARAN PERKHIDMATAN TERKEHADAPAN YANG DITAWARKAN Pustakawan perlu menyokong pendidikan pengguna terutamanya penyelidik muda. Pustakawan sebagai perunding pengetahuan dan latihan kepada penyelidik muda pemahaman hakcipta, cadangan mendapatkan geran, bagaimana untuk mendapatkan dana dan bagaimana membuat penerbitan dalam jurnal yang terbaik dan berimpak tinggi
CABARAN PENAMBAH BAIK PERKHIDMATAN Bagaimana pustakawan dapat beri nilai tambah kepada organisasi; melakukan inovasi baru dalam menyampai perkhidmatan dan produk
CABARAN PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN DAN KEPUASAN PELANGGAN Bagaimana Pustakwan memberi perkhidmatan berkualiti dan memberi kepuasan kepada pelanggan
STRATEGI MENDEPANI CABARAN SEBAGAI AMALAN BETERUSAN MENANGANI PERSEKITARAN YANG SERING BERUBAH MENANGANI PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN YANG SENTIASA BERKEMBANG MEYEDIAKAN SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN YANG CEKAP MENGEKALKAN PERKHIDAMATAN BERKUALITI SENTIASA BESEDIA DENGAN PENGURUSAN SUMBER YANG CEKAP MELIHAT TERHADAP PERKHIDMATAN BERPOTENSI UNTUK DITAMBAH BAIK MENYAJIKAN PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN BERKUALITI BAGI KEPUASAN PELANGGAN
STRATEGI MENDEPANI CABARAN SEBAGAI AMALAN BETERUSAN MENANGANI PERSEKITARAN YANG SERING BERUBAH Pustakawan perlu beri tumpuan terhadap perubahan baharu serta kaji impaknya kepada perkhidmatan. Latihan intensif diberikan kepada pustakwan yang mempunyai minat ICT. Tingkat skil berkomunikasi pustakawan Pustakwan perlu latihan hubungan pelanggan, gelagat pengguna, perhubungan awam Pustakawan perlu ada kemahiran menjana sumber kewangan sendiri atau entrepreneurial skills Pustakawan perlu sediakan pendidikan pengguna yang komprehensif terhadap pencarian maklumat.
STRATEGI MENDEPANI CABARAN SEBAGAI AMALAN BETERUSAN MENANGANI PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN YANG SENTIASA BERKEMBANG Memahami tren perubahan yang berlaku terhadap keperluan pelanggan. Kualiti perkhidmatan yang diberikan perlu selaras dengan kepuasan pelanggan. Sediakan satu pusat pencarian sehenti bagi Pusat akses data yang pelbagai platform Pustakawan perlu cekap mengendalikan sistem ICT dan Penggunaan sistem terbuka digalakkan bagi menjimatkan kos Storan data yang berskala dan fleksibel bagi menampung perkembangan data -Data yang saiz besar Promosi dan pemasaran perkhidmatan perpustakaan kepada pelanggan lebih kerap mengikut tren Sebagai pembekal perkhidmatan, mereka perlu sentiasa melihat strategi baharu Menyampaikan perkhidmatan berkualiti dari pelbagai dimensi
STRATEGI MENDEPANI CABARAN SEBAGAI AMALAN BETERUSAN MENGEKALKAN PERKHIDAMATAN BERKUALITI Kenal pasti perkhidmatan perlu diperbaiki dari sudut pandangan pengguna. Sediakan perkhidmatan yang sejajar dan lebih dekat dengan jangkaan pengguna Memahami, menghargai dan memberikan respons kepada persepsi pelanggan terhadap kualiti perkhidamatan serta produk yang dihidangkan. Pemerhatian dan penilaian berterusan serta memperbaiki tahap prestasi perkhidmatan Berkongsi pengalaman amalan perkhidmatan yang baik perpustakaan lain (dalam atau di luar negara). Perpustakaan sangat bergantung kepada kandungan, teknologi baharu, kemudahan yang lengkap dan sempurna serta perkhidmatan yang cekap mesti sediakan Memerlukan staf yang berpengetahuan luas dengan ICT perpustakkan, kandungan digital, celik teknologi maklumat dan komited dengan peranan yang diberikan. Pustakawan kanan/berpengalaman wujudkan Mentor/Mentee dengan pustakawan muda - inovasi dalam perkhidmatan. Pustakawan faham maksud penyampaian perkhidmatan berkualiti perpustakaan kepada pelanggan.
STRATEGI MENDEPANI CABARAN SEBAGAI AMALAN BETERUSAN MEYEDIAKAN SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN YANG CEKAP Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan selaras dengan perkembangan universiti/negara; Meningkatkan pelaksanaan sistem penyampaian perkhidmatan dengan bantuan kemudahan ICT terkini; Tingkatkan keupayaan perpustakaan dalam menyediakan perkhidmatan selaras dengan keperluan pelanggan terutama dalam bidang penyelidikan. Mewujudkan masa hadapan perpustakaan yang positif serta suasana yang amat memuaskan pelanggan. Menyajikan produk yang melampaui jangkaan pelanggan (pakej maklumat khusus - Research Alliances) Membangunkan pendidikan dan kemahiran staf dalam memberikan perkhidamatan kepada pelanggan. Mewujudkan suasana/persekitaran perpustakaan yang kondusif, selamat dan sejahtera
STRATEGI MENDEPANI CABARAN SEBAGAI AMALAN BETERUSAN SENTIASA BESEDIA DENGAN PENGURUSAN SUMBER YANG CEKAP Dalam era digital, perpustakaan memiliki koleksi digital yang matang dan bersaiz yang besar, kebimbangan yang mungkin dihadapi oleh pustakawan adalah bagaimana untuk menyediakan satu perancangan jangka panjang bagi pemeliharaan koleksi digital; Data curation Data stewardship Digital curation
STRATEGI MENDEPANI CABARAN SEBAGAI AMALAN BETERUSAN SENTIASA BESEDIA DENGAN PENGURUSAN SUMBER YANG CEKAP (samb.) Data curation pengurusan data yang aktif dan berterusan - melalui kitaran hayatnya dan kepentingan kepada pengguna. Data curation membolehkan penemuan dan dapatan semula data, mengekalkan kualiti, menambah nilai, dan bagi penggunaan semula data dari masa ke masa Data stewardship Pengurusan dan pengawasan aset data organisasi untuk membantu menyediakan pengguna dengan data berkualiti tinggi yang mudah diakses dan konsisten. Kualiti Data Pembersihan Data Profil Data Kebersihan Data
STRATEGI MENDEPANI CABARAN SEBAGAI AMALAN BETERUSAN SENTIASA BESEDIA DENGAN PENGURUSAN SUMBER YANG CEKAP Data stewardship (samb) Kualiti Data Ketepatan - Kesempurnaan - Status Kemaskini - Relevan - Konsistensi Seluruh Sumber Data - Kebolehpercayaan - Persembahan Yang Sesuai - Kebolehcapaian Pembersihan Data Proses meminda atau menghapuskan data yang tidak betul, tidak lengkap, tidak betul diformat, atau diulang di dalam pangkalan data Profil Data Proses memeriksa data yang ada dalam sumber data sedia ada Kebersihan Data Proses kolektif dijalankan untuk memastikan kebersihan data, beberapa faktor termasuk rekod pendua, data yang tidak lengkap atau ketinggalan zaman, dsb Digital curation pemilihan, pemeliharaan, penyelenggaraan, koleksi dan arkib aset digital.
STRATEGI MENDEPANI CABARAN SEBAGAI AMALAN BETERUSAN MELIHAT PERKHIDMATAN BERPOTENSI UNTUK DITAMBAH BAIK Menonjolkan nilai mereka kepada stake-holder Tambah baik dan melakukan inovasi cara sampaikan perkhidmatan dan produk. Perlu memiliki kemahiran baharu - keusahawanan dan pemasaran. (proaktif, daya inovasi, berani mengambil risiko, bijak memanfaatkan sumber, mewujudkan nilai tambah kepada perkhidmatan dan produk yang ditawarkan) Pemasaran dalam kontek perpustakaan - penjenamaan semula organisasi, meningkatkan kepuasan pengguna, customer outreached
KESIMPULAN Pustakawan adalah inovator dalam bidang pengurusan ilmu dan maklumat - dengan pendekatan TQM dan Lean Six Sigma utk meningkatkan kualiti produk dan proses. Kualiti bekerja perlu gandingan kesungguhan dan kebersihan hati sebagai tunggak kualiti diri. Kualiti hakiki akan terhasil apabila ianya mencapai keredaan Tuhan. Kualiti itu perlu diterapkan pada setiap masa Pustakawan perlu memiliki pemikiran yang kritis dan bersedia menghadapi perubahan kritikal. Kecemerlangan pustakawan terletak kepada beberapa faktor diantaranya melalui keberkesanan berkomunikasi, mahir dalam pemasaran, pengurusan jenama, perhubungan pelanggan, tingkah laku pengguna atau gelagat pengguna, pengiklanan, perhubungan awam, komunikasi korporat, penglibatan masyarakat, pengurusan reputasi, komunikasi interpersonal, komunikasi dalaman, komunikasi dalam talian.