Contoh Lampiran 49 PERSIT KARTIKA CHANDRA KIRANA... LEMBAR DISPOSISI Diterima Tgl : Agenda No : Dari : Pengirim No Surat : Catatan : 1. Mohon tidak memisahkan lembar disposisi ini dari suratnya 2. Pengisian nomor agenda lembar disposisi dan penerusan surat ini dilaksanakan oleh Sekretaris Umum/ sekretaris. 3. Setelah penanganan surat ini mohon dikembalikan ke Sekretaris Umum/ sekretaris. Tgl Surat : Isi ringkasan : Ditujukan kepada Yth. Isi Disposisi Wakil Ketua Umum Ketua Seksi Organisasi Ketua Seksi Ekonomi Ketua Seksi Kebudayaan Ketua Seksi Sosial Sekretaris Umum Bendahara Catatan dan paraf sekretaris Umum/ Sekretaris (yang meneruskan surat). Dalam prosedur pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan yang dilakukan oleh pencatat surat atau agendaris, yang memanfaatkan lembar disposisi. Penggunaan lembar disposisi ini dilakukan ketika proses menyampaikan surat. Dalam penyampaian surat, maka hendaknya disertai dengan lembar disposisi kepada pengarah surat. Yang dimaksud dengan lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh pencatat/ agendaris yang dipergunakan untuk membubuhkan disposisi pimpinan.
Ada beberapa langkah serta ketentuan yang perlu diketahui dalam pengisian lembar disposisi tersebut. Untuk mengetahuinya, dapat diamati dari contoh lembar disposisi berikut ini: Petunjuk Pengisian Lembar Disposisi ( Yang mengisi adalah pimpinan ) 1. Tanggal terima : Tanggal kapan surat diterima 2. Agenda no : No Urut surat diterima (harus sesuai dengan no urut Kartu Kendali masuk dan buku Agenda surat masuk) 3. Kotak dicentang sesuai dengan kategori surat. 4. Tanggal surat : Isikan sesuai dengan tanggal yang tertera pada surat. 5. No surat : Isikan sesuai dengan nomor surat. 6. Hal (Code) : Isikan hal surat dan beri kode sesuai dengan daftar klasifikasi 7. ( Yang mengisi adalah pimpinan ) Lingkari nomor nomor yang sesuai dengan kelanjutan dari surat masuk boleh lebih dari satu nomor. Misal : mohon pendapat dan mohon diproses. (lingkari nomor 1dan 26) 8. Tanggal : Diisi tanggal waktu mengisi lembar disposisi
Kepada : Isikan kepada siapa surat tersebut diteruskan No. Disposisi : Isikan no sesuai dengan yang dilingkari misal 1 dan 26 Dari : Isikan dari siapa pertama kali surat tersebut yang memberikan tanggapan, misal : Dari pimpinan. Paraf : Yang mengisi paraf adalah paraf yang tertera pada kolom dari Mengagendakan surat masuk Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut sebagai Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugas yang mengagendakan surat dinamakan agendaris (mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk. Fungsi buku agenda, meliputi: 1. Sebagai alat bukti keluar masuknya surat 2. Untuk mengetahui jumlah surat masuk maupun keluar dalam kurun waktu tertentu. 3. Untuk mengetahui penomoran surat keluar. 4. Untuk membantu dalam melakukan pencarian surat. Macam-macam buku agenda yaitu: 1. Buku agenda tunggal Buku agenda tunggal digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada tiap halaman untuk satu halaman. Format Buku Agenda Tunggal No. Tgl Terima/Kirim Tgl dan No. Surat M/ K Dari/Kepada Perih al Lamp Ke t 2. Buku Agenda Berpasangan Buku agenda berpasangan, terdiri dari buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar yang kolomnya dibuat secara terpisah serta terpisah juga penomorannya. Format Buku Agenda Surat Masuk o. Tgl Terima Terima Dari Tgl dan No. Surat Perihal Lamp Diteruska n Kepada Ket. Kode Arsip
Format Buku Agenda Surat Keluar No. Nomor Surat Tanggal Surat Dari Dikirim Kepada Perihal Lamp Ket. File contoh : contoh buku agenda surat keluar contoh buku agenda surat masuk PENGARAHAN SURAT MASUK
Dalam proses pengurusan surat masuk, ada salah satu tahapan ketika surat sampai pada Pengarah Surat. Pada tahapan, ini pengarah surat melakukan distribusi surat yang telah disertai lembar disposisi dari pencatat surat. Dalam tahapan pengarahan surat masuk ini terdapat hal-hal yang harus diperhatikan terkait hal dan sifat surat masuk yang hendak disampaikan. Pegarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam yaitu : 1. Pengarahan surat masuk penting 2. Pengarahan surat masuk biasa 3. Pengarahan surat masuk rahasia Berikut adalah keterangan mengenai masing-masing tipe pengarahan surat masuk yang ada. 1. Pengarahan surat masuk penting Surat masuk yang dikategorikan ke dalam surat masuk penting adalah golongan surat yang perlu untuk segera disampaikan. Dalam pengarahan surat masuk penting, dapat dilakukan melalui sebuah proses khusus. Berikut ini digambarkan skema proses pengarahan surat masuk penting: Gambar 1 : Proses jalan surat masuk penting
a = amplop berisi surat b = surat c1 = Kartu I berwarna putih c2 = Kartu Kendali II berwarna kuning c3 = Kartu Kendali III berwarna merah Keterangan : 1. Surat diterima oleh penerima surat. 2. Surat yang telah digolongkan ke dalam surat penting oleh pencatat, lalu dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga. Semua kolom diisi oleh pencatat kecuali kolom kepada 3. Surat beserta dengan kartu kendali, disampaikan kepada pengarah surat. 4. Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian kolomkolom tersebut sudah benar. 5. Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom kepada, dengan cara menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat tersebut.
6. Surat beserta kartu kendali C2 dan C3 (warna kuning dan merah) oleh pejabat, lalu diserahkan kepada pejabat pengolah surat melalui pengantar surat. Kartu kendali C1 (Warna putih) tetap berada ditangan pengarah surat untuk diarsip sebagai alat control. 7. Kartu kendali C2 dan C3 (warna kuning dan merah) oleh pengarah diparaf sebagai bukti surat sudah diterima. Kartu kendali C2 (warna kuning) diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam proses). 2. Pengarahan surat masuk biasa (Rutin) Surat masuk biasa atau rutin terdiri dari surat- surat yang tidak tergolong, bukan surat rahasia dan bukan surat pribadi. Surat tersebut kegunaannya relatif singkat dan tidak perlu disimpan terlalu lama. Yang digolongkan ke dalam surat biasa, antara lain surat undangan dan juga surat pengumuman. Berikut ini digambarkan skema proses jalan surat masuk biasa sebagai berikut: Gambar 2 : roses jalan surat masuk biasa P Keterangan :
1. Semua surat masuk (surat rutin/ biasa) diterima oleh unit penerima surat. 2. Unit penerima meneruskan surat rutin/ biasa kepada unit penyortir beserta surat-surat yang lain. 4. Unit penyortir meneruskan surat rutin/ surat biasa kepada unit pencatat. 5. Unit pencatat membuka surat biasa/ rutin kemudian mencatatnya pada lembar pengantar surat rutin/ biasa. 6. Unit pengarah meneruskan surat rutin/ biasa yang sudah terbuka kepada unit pengolah, dan unit pengolah menandatangani lembar pengantar dan mengembalikannya kepada unit pengarah. 7. Unit pengolah memproses surat rutin/ biasa tersebut. 3. Pengarahan Surat Masuk Rahasia Surat yang digolongkan dalam surat masuk rahasia adalah jenis surat yang harus disampaikan kepada pimpinan (yang bersangkutan) dengan kondisi masih dalam keadaan tertutup, Surat semacam ini biasanya ditangani oleh pejabat atau petugas yang telah ditunjuk untuk menerima/ mencatat dan neneruskannya dalam keadaan tetap tertutup kepada pejabat atau pimpinan instansi yang berwenang menerimanya, sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat atau hanya boleh dibuka oleh orang yang bersangkutan yang dituju oleh surat tersebut. Berikut ini digambarkan skema proses pengarahan surat masuk rahasia sebagai berikut:
Gambar 3 : Keterangan : 1. Semua surat masuk (surat rahasia) diterima oleh unit penerima surat. 2. Unit penerima meneruskan surat rahasia kepada unit penyortir beserta surat-surat yang lain. 3. Unit penyortir meneruskan surat rahasia kepada unit pencatat. 4. Unit pencatat membuka surat rahasia kemudian mencatatnya pada lembar pengantar surat rahasia 5. Unit pengarah meneruskan surat rahasia yang sudah terbuka kepada unit pengolah, dan unit pengolah menandatangani lembar pengantar dan mengembalikannya kepada unit pengarah. 6. Unit pengolah membuka, membaca kemudian memproses surat rahasia tersebut sampai selesai. 4. Pengarahan surat masuk Pribadi. Surat Pribadi adalah surat-surat yang ditulis atau dibuat oleh seseorang dan isinya menyangkut kepentingan pribadi atau masalah-masalah dan persoalan-persolan pribadi. Surat pribadi tidak diproses seperti surat-surat lain (rahasia, penting, biasa) tetapi dapat langsung disampaikan kepada pribadi penerima surat sesuai dengan alamat dan tujuan surat Memahami Proses/ Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah- langkah yang tepat yang bisa memudahkan surat diakses kembali bila sewaktu-waktu diperlukan. Langkah-langkah atau prosedur pengelolaan surat yang baik dapat berpedoman pada beberapa hal berikut: a. Penerimaan Tugas penerima surat dilakukan dengan cara : Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk Meneliti ketepatan alamat pengirim Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya Menandatangani surat telah diterima b. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor/instansi lain kedalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan. Dalam penyortiran, setiap surat harus dipisahkan sesuai dengan bagian masing-masing, yaitu sebagai berikut : Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris, dan karyawan. Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia. Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi, dan lain-lain. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu. c. Pembukaan Surat Pembukaan surat yaitu kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari sampul dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan apakah surat-surat yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan apakah surat-surat boleh dibuka. Setelah membuka surat, kemudian memeriksa alamat surat, nama pengirim, tanggal surat, isi surat dan lampiran bila ada. d. Pencatatan Dapat dilakukan dengan mempergunakan buku catatan harian atauagenda dan kartu tertentu seperti misalnya kartu kendali.
e. Pengarahan Surat yang telah selesai diagendakan perlu diproses lebih lanjut, petugas mengarahkan dan meneruskan surat tersebut kepada pejabat berwenang. Pengarahan surat, ditulis dalam lembar disposisi. Disposisi adalah catatan, saran, atau tanggapan setelah surat tersebut dibaca oleh pimpinan. Ada dua macam disposisi yang digunakan yaitu : Disposisi langsung, yaitu disposisi yang langsung ditulis pada lembaran surat Disposisi tidak langsung, yaitu disposisi yang ditulis pada lembar disposisi sendiri. f. Pencatatan di Buku Ekspedisi Intern Buku ekspedisi intern merupakan bukti dalam penyampaian surat antar unit dalam suatu kantor. Dalam buku ini, pejabat harus memberi paraf pada kolom yang telah disediakan. g. Pendistribusian Surat Setelah ada disposisi surat dari pimpinan/atasan untuk mengedarkan surat, surat tersebut harussegera diberikan kepada orang yang ditunjuk, dengan dicopy terlebih dahulu dan dicatat di buku ekspedisi intern. Jika orang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, surat tersebut harus diperbanyak sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka pihak yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi intern. h. Pemrosesan Surat Setelah ada disposisi surat dari pimpinan atau atasan untuk membalas surat, surat tersebut harus segera dibalas kepada orang atau perusahaan yang dimaksud. i. Penyimpanan Surat Setelah surat selesai diproses, surat asli dikembalikan oleh staf administrasi kantor atau sekretaris ke unit tata usaha/ sekretariat untuk disimpan atau diarsipkan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, antara lain sistem subyek, sistem abjad, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.