BAB IV PENUTUP. A. Kesimpulan. Dalam Laporan Tugas Akhir yang berjdul Pengelolaan Arsip Dinamis

Transkripsi

1 51 BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Dalam Laporan Tugas Akhir yang berjdul Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Sekretariat Desa Pemerintah Desa Caturtunggal, Kecamatan Depok, Kabupaten Sleman, Provinsi Yogyakarta dapat disimpulkan beberapa hal yaitu yang pertama adalah kondisi arsip yang ada di Sekretariat Desa belum tertata dengan baik sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar. Secara garis besar arsip yang ada di Sekretariat yaitu arsip surat masuk dan surat keluar baik undangan maupun non undangan, Arsip Personal file Perangkat Desa, Arsip produk hukum diantaranya adalah Peraturan Desa, Surat Keputusan Kepala Desa, Peraturan Bupati. Arsip-arsip tersebut belum diolah secara maksimal oleh petugas arsip di Bagian Sekretariat, hal tersebut menjadikan arsip yang dikelolanya tidak tertata rapi sehingga dalam penemuan kembalinyapun memakan waktu banyak. Kedua Pelaksanaan pengurusan dan pengendalian Surat dilakukan oleh Bagian Sekretariat artinya Semua surat masuk dan surat keluar terpusat di bagian Sekretariat (Sentralisasi). Prosedur yang digunakan dalam pengurusan surat adalah prosedur buku agenda yaitu surat masuk dan surat keluar di catat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar. Untuk pencatatan surat masuk dan surat keluar terbagi menjadi 2 yaitu dicatat dalam buku agenda undangan dan non undangan. Semua surat masuk baik undangan maupun non undangan ditambahkan lembar disposisi rangkap 2 yaitu kuning dan putih untuk dimintakan disposisi

2 52 kepada Kepala Desa kemudian kembali lagi di Bagian Sekretariat untuk didistribusikan ke bagian-bagian untuk ditindaklanjuti. Untuk surat keluar dari unit pengolah (bagian) terlebih memberi nomor kode klasifikasi surat di bagian Sekretariat. Untuk pengurusan surat masuk dan Keluar di Bagian Sekretariat sudah berjalan dengan baik sesuai Petunjuk teknis dari Kantor Arsip daerah kabupaten Sleman. Ketiga, Menurut Peraturan Desa Caturtunggal nomor 05/PERDES/2007 tahun 2007 tentang susunan organisasi dan tata kerja Pemerintah Desa Caturtunggal bahwa salah satu ketugasan Sekretaris Desa adalah melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan dan dan perpustakaan. Pelaksanaan pengurusan surat menyurat di Pemerintah Desa Caturtunggal menganut asas Sentralisasi dimana surat masuk terpusat di Bagian Sekretariat. Untuk Penyimpanan arsip Pemerintah Desa Caturtunggal menganut asas Desentralisasi dimana arsip inaktif tersimpan di tiap-tiap bagian unit pengolah yang mempunyai keterkaitan dengan arsipnya. Keempat, Penyimpanan arsip dinamis aktif, bagian Sekretariat menggunakan sistem kronologis, dimana dalam pemberkasan arsip surat, arsip produk hukum seperti Surat Keputusan Kepala Desa dan Peraturan Desa Caturtunggal menggunakan urutan tanggal bulan dan tahun. Sistem pemberkasan dengan sistem kronologis ini dianggap lebih efisien karena setiap kali pencarian arsip petugas kearsipan lebih mudah dalam penemuan kembali walaupun banyak kendala misalnya apabila tidak ada arsip yang menunjukan bulan akan sulit dikenali dan apabila peminjam arsip lupa akan tanggal, bulan, tahun akan

3 53 menyulitkan pencarian. Untuk penyimpanan arsip pegawai menggunakan sistem abjad nama, dimana urutan berkas disesuaikan dengan nama perangkat Desa. Dengan sistem pemberkasan dengan abjad nama maka akan memudahkan dalam pencarian kembali dan akan mengendalikan arsip pegawai yang dipinjam agar terhindar dari kehilangan arsip. Kelima, Untuk menunjang penyimpanan arsip dapat terlaksana dengan baik Bagian Sekretariat mempunyai sarana kearsipan dan prasarana yang dibutuhkan. Namun untuk kebutuhan sarana kearsipan yang digunakan kurang memadai, hal tersebut karena dalam penyimpanan arsip tidak memperhatikan tempat penyimpanan melainkan hanya di simpan pada kardus yang ditempatkan di lantai. Untuk Prasarana kearsipan seperti pegawai khusus arsip sendiri tidak ada dan merangkap dengan Sekretaris Desa beserta staf Sekretaris Desa. Dengan demikian dalam penanganan arsip tidak maksimal sehingga banyak kendala dalam pengelolaan arsip karena kurangnya Sumber Daya Manusia. Keenam, Kurangnya Sumber Daya Alam dalam bidang kearsipan banyak kendala yang dihadapi di bagian Sekretariat salahsatunya adalah kurangnya kesadaran dalam penataan arsip sehingga arsip banyak yang terbengkelai serta banyak yang hilang. Hilangnya arsip di Bagian Sekretariat diakibatkan karena dalam peminjaman arsip tidak ada kendali seperti lembar peminjam arsip yang tujuannya agar arsip yang dipinjam tetap terkendali karena ada bukti tertulis di lembar peminjam arsip. Sehingga hal-hal yang tidak diinginkan seperti kehilangan arsip tidak terjadi.

4 54 B. Saran Sebagai peningkatan tata laksana kearsipan yang baik di Pemerintah Desa Caturtunggal ada beberapa saran / masukan diantaranya adalah dalam Prosedur Buku agenda yang digunakan dalam sistem pengurusan surat dan Pengendalian surat kurang efektif dalam hal pencarian arsip. Untuk itu berdasarkan sistem keasipan pola baru, dalam pengurusan dan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendali, sehingga dalam pencarian arsip akan lebih mudah, efektif dan efisien. Dalam pengurusan surat untuk penerimaan surat rahasia perlu adanya pencatatan dalam lembar pengantar surat rahasia, tujuannya agar surat yang diterima oleh Kepala Desa akan segera ditindaklanjuti. Pemerintah Desa Caturtunggal khususnya Bagian Sekretariat perlu adanya kedisiplinan petugas dalam pencatatan peminjaman dan pengembalian arsip melalui buku peminjaman dan penulisan di lembar kartu peminjaman arsip sehingga akan memudahkan dalam pelacakan arsip juga sebagai pengendali arsip yang dipinjam agar tidak terjadi kehilangan terhadap arsip. Sarana dan prasarana untuk tempat penyimpanan arsip belum semua di manfaatkan, untuk itu perlu adanya pemanfaatan tempat penyimpananan arsip seperti filing cabinet dan kotak disposisi secara maksimal. Dengan demikian arsip-arsip yang masih aktif serta lembar disposisi yang masih sering digunakan akan tertata rapi serta berpengaruh terhadap pencarian arsip. Pencarian arsip aktifpun nantinya akan lebih mudah dan cepat. Penggunaan sistem pemberkasan di Sekretariat Desa seharusnya sesuai dengan prosedur kearsipan yang benar. Semestinya arsip tidak hanya ditata di

5 55 dalam map-map yang semakin hari akan menumpuk keberadaannya, sehingga dalam pencarian arsip dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Untuk mengurangi penumpukan arsip yang bertambah banyak seharusnya dilakukan penyusutan arsip dengan cara pemindahan maupun pemusnahan sehingga arsip yang ada hanya arsip yang bernilai guna. Untuk mengetahui arsip yang bernilaiguna seharusnya mempunyai JRA (Jadwal Retensi Arsip) yang menginduk JRA dari instansi atsanya seperti Kecamatan.