STANDARD OPERATING PROCEDURES (S.O.P) PENGELOLAAN SURAT MASUK SUB BAGIAN UMUM PENGADILAN TINGGI AGAMA BANDUNG

Transkripsi

1 MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA PENGADILAN TINGGI AGAMA BANDUNG JL. SOEKARNO HATTA NO.714 TELP. (022) / FAX. (022) KODE POS homepage : / surat@pta-bandung.go.id / pta-bandung@badilag.net B A N D U N G Nomor SOP : W10-A/0001/OT.01.3/UM-001/I/2011 Tanggal Pembuatan : 1 Januari 2011 Tanggal Revisi : - Tanggal Efektif : 1 Februari 2011 Disahkan Oleh : Ketua Pengadilan Tinggi Agama Bandung Drs. H. Zainal Imamah, SH. MH. STANDARD OPERATING PROCEDURES (S.O.P) PENGELOLAAN SURAT MASUK SUB BAGIAN UMUM PENGADILAN TINGGI AGAMA BANDUNG A. DASAR HUKUM 1. Undang Undang Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman 2. Undang Undang Nomor 3 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 14 Tahun 1984 tentang Mahkamah Agung RI 3. Undang Undang Nomor 50 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 7 tahun 1989 tentang Peradilan Agama 4. Undang Undang Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara 5. Peraturan Presiden RI Nomor 13 Tahun 2005 tentang Sekretariat Mahkamah Agung Republik Indonesia 6. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : KMA/039/SK/X/1994 tentang Buku III - Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pada Mahkamah Agung RI 7. Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor : 143/KMA/SK/VIII/2007 tentang Buku I Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pada Mahkamah Agung RI 8. Keputusan Mahkamah Agung Nomor : MA/SEK/07/SK/111/2006 Tentang Organisasi dan tata kerja Mahkamah Agung RI B. URAIAN KEGIATAN NO KEGIATAN URAIAN KEGIATAN 1 Penerimaan /Dokumen 1. Menerima surat (via Pos, Kurir, e- mail, Faximile) dan meneliti kebenaran alamat surat, dengan ketentuan sebagai berikut : a. Alamat Salah 1) Serahkan surat kepada Pengantar untuk dikirmkan ke alamat Pengirim 2) /Pengantar menyampaikan/mengembali kan surat yang salah alamat ke alamat alamat Pengirim b. Alamat Benar Lanjut dengan membubuhkan paraf, jam dan tanggal saat surat diterima pada Lembar Pengantar atau tanda terima yang ada sebagai tanda bukti penerimaan surat Penerima Alamat Benar Salah

2 2. Mensortir dan memisahkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi a. Pribadi 1) Serahkan surat kepada /Pengantar untuk dikirmkan ke Ybs 2) /Pengantar menyampaikan surat pribadi kepada Ybs b. Dinas Lanjut pada kegiatan Mengatur/ menyusun surat kedalam setiap kelompok berdasarkan penanganan masing-masing 3. Menyampaikan semua surat yang telah disortir kepada Pengarah (Kepala Sub Bagian Umum) 2 Pengarahan /Dokumen 1. Membuka, membaca dan meneliti kelengkapan surat serta sekaligus menentukan kualifikasinya (Biasa/ /RHS/Pengaduan), dengan ketentuan sebagai berikut : Dinas Pribadi Kasubag Umum 60 menit 20 menit a. Rahasia dan Pengaduan 1) Mencatat ringkasan surat yang meliputi Nomor Urut, Nomor, Tanggal, Tanggal Terima, Pengirim dan Isi Ringkas, pada : a) Lembar Pengantar (Bertindas dua : Putih dan Kuning) b) Agenda Masuk Rahasia/Pengaduan 2) Menyerahkan surat yang telah dicatat pada Lembar Pengantar Rahasia dan Agenda Masuk kepada : a) Rahasia Sekpri/Ajudan untuk disampaikan ke Pimpinan, setelah dicatat Buku Agenda RHS /Biasa RHS/Aduan Pengaduan Rahasia Sekpri Ketua 1

3 b) Pengaduan Operator Pengaduan untuk diadministrasi sebagaimana ketentuan penanganan Pengaduan b. dan Biasa Menentukan dan mencantumkan kode masalah serta pengarahannya kemana surat tersebut disampaikan pada sudut kanan atas dengan pensil 2. Menyerahkan surat-surat yang telah ditentukan kode dan pengarahan nya kepada Pencatat untuk diadministrasi secara manual dan elektonik (e-arsip) 3 Pencatatan 1. Memberikan Nomor Urut surat masuk ( dan Biasa) dengan menggunakan Numerator 2. Memindai (scan) dan Biasa menjadi e-document dalam bentuk PDF yang telah diberi identitas/nama file (Sifat Indeks No. Urut Tahun) 3. Mencatat ringkasan surat yang meliputi Nomor Urut, Nomor, Tanggal, Tanggal Terima, Pengirim dan Isi Ringkas, dengan ketentuan sebagai berikut : a. Biasa, pada : 1) Lembar Pengantar (Bertindasan dua: Putih dan Kuning) Pencatat Pengaduan 6 1 Lama waktu sesuai Sifat 2) Agenda Masuk Biasa 3) Buku Monitor 4) Aplikasi e-letter (SIAP) b., pada : 1) Kartu Kendali (Bertindas tiga: Putih, Kuning dan Merah) /Biasa Pengaduan 2) Lembar Disposisi (LD, bertin das dua : Putih dan Kuning) 3) Agenda Masuk 4) Buku Monitor 5) Aplikasi e-letter (SIAP)

4 4. Memisahkan Kartu Kendali (Putih) untuk selanjutnya diserahkan pada Penata Arsip untuk dikelola sebagai arsip sebagaimana ketentuan Tata kerasipan 5. Menyerahkan surat-surat yang telah selesai dicatat dalam kartu kendali maupun lembar pengantarnya kepada Pengantar / 4 Penyampaian Masuk Menyampaikan surat yang telah diberi Kartu Kendali (Merah dan Kuning) atau diberi lembar Pengantar dan diberi Lembar Disposisi (LD) kepada Kepala Sub Bagian Umum untuk diarahkan 5 Pengarahan dan Pemberian Disposisi /Dokumen 1. Menentukan dan mencantumkan arah penyampaian surat yang telah diberi Kartu Kendali (Merah dan Kuning) atau diberi lembar Pengantar dan diberi Lembar Disposisi (LD), dengan ketentuan : a. Seluruhnya disampaikan kepada Pimpinan melalui Pansek dan Wasek/Wapan 1) Langsung diarahkan kepada Wapan untuk dilanjutkan ke Pimpinan melalui / dengan mencantumkan arah surat ke Wapan pada LD 2) Kesekretariatan Langsung diarahkan kepada Wasek untuk dilanjutkan ke Pimpinan melalui Pansek dengan mencantumkan arah surat ke Wasek pada Lembar Disposisi (LD) b. Biasa Diarahkan pada Sektor Pengolah dengan dengan mencantumkan arah surat pada Lembar Pengantar, yaitu : Kendali Non-Putih dan nya Putih Kasubag Umum Penata Arsip 6 1

5 1) kepada 2) Kesekretariatan kepada 2. Menyerahkan surat (/Biasa) yang telah diarahkan pada Lembar Disposisi/Lembar Pengantar kepada Pengantar / untuk diteruskan ke Pimpinan/Unit Pengolah/Unit Pengolah Teknis 6 Penyampaian Masuk 1. Memilah surat yang telah diarahkan pada Lembar Disposisi/Lembar Pengantar yang dikelompokan berdasarkan sifat surat (/ Biasa) 2. Menyampaikan surat yang ber- Kartu Kendali (Merah dan Kuning) atau diberi Lembar Pengantar dan diberi Lembar Disposisi (LD) sesuai arah surat, dengan ketentuan : a. Biasa 1) Kesekretariatan Disampaikan kepada, kemudian : a) Dipelajari dan diarahkan sesuai isi surat ke Unit (Umum/ Keuangan/Kepegawaian) b) Menerima dan menindak lanjuti arahan Wasek, Unit Pengolah Teknis () pada Sub Bagian masing-masing c) menerima surat, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar untuk melaksanakan arahan Kasubag sesuai perihal surat masuk kemudian menyerahkan Kartu Kendali (Kuning) dan Lembar Pengantar (Kuning) ke Penata Unit Teknis Sub Bagian () Kasubag Umum Kepala Sub Bagian Sifat Biasa Sektor Sekretariat 20 menit 2 1 6

6 2) Kepaaniteraan Disampaikan kepada, kemudian : a) Dipelajari dan diarahkan sesuai isi surat ke Unit (Panmud Banding/Panmud Hukum) b) Menerima dan menindak lanjuti arahan Wasek, pada Muda masing-masing c) menerima surat, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar untuk melaksanakan arahan Muda sesuai perihal surat masuk kemudian menyerahkan Kartu Kendali (Kuning) dan Lembar Pengantar (Kuning) ke Penata b. 1) Kesekretariatan DISPOSISI NAIK a) Disampaikan kepada kemudian diarahkan disposisi ke Pansek b) Disampaikan kepada Pansek kemudian diarahkan disposisi ke Pimpinan (Ketua/ Ketua) c) Dipelajari dan member kan kebijakan/perintah atas surat masuk kemudian diarahkan disposisi ke Pansek DISPOSISI TURUN d) Menerima dan menindak lanjuti disposisi Pimpinan, Unit Teknis Sub Kepanitera an () Muda Sektor Biasa Sekretariat / / Ketua menit

7 e) Menerima dan menindak lanjuti disposisi Pansek, Unit Pengolah (Kasubag Umum/Kepegawaian/ Keuangan) f) Menerima dan menindak lanjuti disposisi, kemudian diarahkan ke Unit Pengolah Teknis () pada Sub Bagian masingmasing g) menerima surat, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar untuk melaksanakan arahan Kepala Sub Bagian sesuai perihal surat masuk kemudian menyerahkan Kartu Kendali (Kuning) dan Lembar Pengantar (Kuning) ke Penata 2) DISPOSISI NAIK a) Disampaikan kepada kemudian diarahkan disposisi ke Pansek b) Disampaikan kepada / kemudian diarahkan disposisi ke Pimpinan (Ketua/ Ketua) c) Dipelajari dan member kan kebijakan/perintah atas surat masuk kemudian diarahkan disposisi ke / DISPOSISI TURUN d) Menerima dan menindak lanjuti disposisi Pimpinan, Unit Teknis Sub Bagian () Kepala Sub Bagian Sekretariat / / Ketua menit

8 e) Menerima dan menindak lanjuti disposisi Pansek, Unit Pengolah (Panmud Banding/Panmud Hukum) f) Menerima dan menindak lanjuti disposisi, kemudian diarahkan ke Unit Pengolah Teknis () pada Sub masing-masing g) Unit Pengolah Teknis () menerima surat, Kartu Kendali dan Lembar Pengantar untuk melaksanakan arahan Muda sesuai perihal surat masuk kemudian menyerahkan Kartu Kendali (Kuning) dan Lembar Pengantar (Kuning) ke Penata Unit Teknis Sub Kepanitera an () TOTAL SELURUH PEKERJAAN Muda 75 12,67 Jam 1,69 Hari Kerja Bandung, Ketua Drs. H. M. ZAINAL IMAMAH, SH. MH. NIP