PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : DANIA DINI NUR FAUZI D1513013 PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2016 i
PENGESAHAN PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR Disusun Oleh : DANIA DINI NUR FAUZI D1513013 Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Tanggal : Tim Penguji Nama Tanda tangan 1. Penguji 1 Endang Martini S.Pd.,M.Si. NIP. 1973101120130201 2. Penguji 2 Drs. Sakur, M.S....... NIP. 19490205 198012 1 001 Mengetahui, Dekan, Kepala Program Studi, Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si Drs. Ali, M.Si NIP. 196108251986012001 NIP. 195408301985031002 ii
PERNYATAAN Nama NIM : DANIA DINI NUR FAU ZI : D1513013 Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA adalah betul-betul karya sendiri hal-hal yang bukan karya saya, dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut. Surakarta, Juni 2016 yang membuat pernyataan, DANIA DINI NUR.F. iii
HALAMAN PERSEMBAHAN Kupersembahkan karya Ini untuk : Ayah, Mama, Kakak dan Adik Adikku Seluruh Keluarga besarku Sahabat dan Orang-orang yang selalu memberi dukungan dan motivasi Teman teman D3 Manajemen Administrasi 2016 Almamaterku kebanggaanku Universitas Sebelas Maret Surakarta iv
HALAMAN MOTTO Awali segala sesuatu dengan Bismillah, niat bersih dan kesugguhan tanpa menyepelekan setiap hal kecil serta berpegang teguh pada pepatah jawa : Sopo nandur bakale ngunduh (Penulis) Jatuh dan bangun dalam kehidupan adalah fitrah dari perjuangan. Di saat hati kita terlena, ingatlah Allah setiap saat (The Fikr) Sesungguhnya sesudah kesulitan itu kemudahan. Maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh sungguh (urusan) yang lain dan hanya kepada Tuhanmu hendaknya kamu berharap (Qs. Al Insyiroh) Musuh yang paling bebahaya di atas dunia ini adalah penakut dan bimbang. Teman yang paling setia, hanyalah keberanian dan keyakinan yang teguh (Andrew Jackson) Ku olah kata, ku baca makna, ku ikat dalam alinea, kubingkai dalam bab sejumlah lima, jadilah mahakarya, gelar Ahlimadya kuterima, orang tua, saudara, pacar, dan orang orang yang menyayangiku pun ikut bahagia (Penulis) v
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... PENGESAHAN... PERNYATAAN... HALAMAN PERSEMBAHAN... HALAMAN MOTTO... DAFTAR ISI... i ii iii iv v vi DAFTAR TABEL... viii DAFTAR GAMBAR... DAFTAR BAGAN... DAFTAR LAMPIRAN... ix x xi KATA PENGANTAR... xii ABSTRAK... xiv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 6 A. TINJAUAN PUSTAKA... 6 1. Pengertian Administrasi... 6 2. Pengertian Pengadaan... 9 3. Pengertian Bahan Baku Produksi (Benang)... 14 4. Pengertian Administrasi Pengadaan... 17 B. METODE PENGAMATAN... 23 1. Lokasi Pengamatan commit... to user 23 vi
2. Jenis Pengamatan... 23 3. Sumber Data... 24 4. Teknik Pengumpulan Data... 26 5. Teknik Analisis Data... 27 BAB III DESKRIPSI INSTANSI... 30 A. Sejarah PT. Kusumahadi Santosa... 30 B. Visi dan Misi PT. Kusumahadi Santosa... 32 C. Lokasi PT. Kusumahadi Santosa... 33 D. Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa... 35 E. Diskripsi Jabatan PT. Kusumahadi Santosa... 38 F. Ketenagakerjaan PT. Kusumahadi Santosa... 41 G. Sarana dan Prasarana PT. Kusumahadi Santosa... 46 A. Produksi PT. Kusumahadi Santosa... 47 B. Pemasaran PT. Kusumahadi Santosa... 49 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN... 51 A. Perencanaan Pembelian Bahan Baku... 52 B. Pelaksanaan Perencanaan Permintaan Pembelian Bahan Baku Produksi... 56 C. Pelaksanaan Pencarian Informasi Harga Bahan Baku dan Supplier... 58 D. Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku (Benang)... 61 E. Administrasi Penerimaan Bahan Baku... 65 F. Masalah-masalah yang dihadapi Administrasi Pengadaan Bahan Baku Produksi... 72 BAB V PENUTUP... 74 A. Kesimpulan... 74 B. Saran... 75 DAFTAR PUSTAKA... 77 vii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.3 Daftar Karyawan PT. Kusumahadi Santosa Per Januari 2012... 42 Tabel 3.4 Jam Kerja Kantor PT. Kusumahadi Santosa... 44 Tabel 3.5 Jam Kerja Bagian Produksi PT. Kusumahadi Santosa... 45 Tabel 3.6 Jam Kerja Bagian Gudang PT. Kusumahadi Santosa... 45 Tabel 3.7 Kapasitas Produksi Perbulan Tahun 2014... 48 Tabel 3.8 Volume Penjualan Ekspor Tahun 2014... 50 viii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 3.1 Denah Lokasi PT. Kusumahadi Santosa... 36 Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa... 37 ix
DAFTAR BAGAN Halaman Bagan 2.1 Unsur-Unsur Administrasi... 8 Bagan 2.2 Metode Analisis Interaktif... 29 Bagan 4.1 Alur Perencanaan Pembelian Bahan Baku... 55 Bagan 4.2 Alur Perencanaan Permintaan Pembelian Bahan Baku Produksi... 57 Bahan 4.3 Alur Pelaksanaan Pencarian Informasi Harga dari Supplier... 60 Bagan 4.4 Alur Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku (Benang)... 64 Bagan 4.5 Alur Administrasi Penerimaan Bahan Baku (Benang)... 68 x
DAFTAR LAMPIRAN 1. Pedoman Wawancara 2. Surat Balasan Proposal Magang PT. Kusumahadi Santosa 3. Surat Keterangan PT. Kusumahadi Santosa 4. Form Monitoring Magang 5. Form Penilaian Magang 6. Surat Tugas 7. Pesanan Pembelian 8. Rekap Mutasi Harian Barang 9. Mutasi Harian Barang 10. Tanda Terima Barang 11. Laporan Penerimaan Barang 12. Kontrak Penjualan 13. Delivery Order/DO 14. Surat Pengiriman Barang xi
KATA PENGANTAR Assalammua alaikum Wr. Wb. Alhamdulilah, segala puji syukur atas kehadirat Tuhan YME, karena atas ridho dan hidayah-nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan judul Pelaksanaan Administrasi Pengadaan Bahan Baku Produksi pada PT. Kusumahadi Santosa. Penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan profesional Ahli Madya pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Selama penulisan ini, penulis telah menerima bantuan, bimbingan dan petunjuk yang sangat besar manfaatnya yang berasal dari berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada : 1. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan izin untuk magang sebagai syarat dalam pembuatan Tugas Akhir ini. 2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. 3. Bapak Drs. H. Sakur, MS. Selaku Pembimbing Akademik atas bimbingan dan pengarahan dalam menyelesaikan studi selama ini 4. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si. selaku penguji Tugas Akhir atas bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini. 5. Seluruh dosen pengajar Program Studi Diploma III Manajamen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik dan para staff yang telah memberikan waktu, tenaga dan ilmunya kepada penulis. 6. Bapak Widyo Sugiyanto selaku Manajer Logistik serta Bapak Arif Sudarta selaku Kasie Gudang Logistik yang telah mengizinkan penulis untuk melakukan Kuliah Kerja Magang di perusahaan tersebut. xii
7. Bapak Sutomo, Bapak Heri, Mas Waris, Mas Febri, Mas Warno dan segenap staff Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa atas bantuan dalam pengumpulan data dan pemberian informasi kepada penulis. 8. Ayahku terhebat M. Fauzi Rossy dan Mamahku tercinta Nurul Hasanah yang selalu menyayangiku, mendo akanku, memberikan dukungan baik moral dan materil yang sangat membantu dalam memberikan semangat dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. 9. Semua pihak yang telah membantu kelancaran penulisan Tugas Akhir yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat bagi semua pihak. Meskipun penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan pengalaman yang penulis miliki. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca yang budiman. Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan bapak, ibu dan rekan-rekan yang dengan ikhlas telah membantu penulis. Terima kasih Wassalamu alaikum Wr. Wb. Surakarta, Juni 2016 Penulis xiii
ABSTRAK DANIA DINI NUR FAUZI. D1513013. PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun 2016. 92 Halaman. PT. Kusumahadi Santosa adalah perusahaan industri tekstil yang kegiatan utamanya adalah mengolah bahan baku mentah menjadi barang setengah jadi yaitu kain (kain grey). Persediaan bahan baku dalam suatu perusahaan harus dapat dikendalikan dengan sebaik-baiknya, baik itu persiapan penyelenggaraan bahan baku maupun pelaksanaannya. Agar pengadaan bahan baku dapat berjalan dengan efektif dan efisien maka diperlukan adanya administrasi yang baik dan benar. Untuk melakukan pengadaan bahan baku benang memerlukan pelaksanaan administrasi pembelian yang tepat bagi perusahaan untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan pada harga yang pantas. Karena sistem pengadaan bahan baku dengan administrasi yang tepat dapat menjamin kelancaran kegiatan dan perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang. Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah Pengamatan deskriptif kualitatif yaitu yang bertujuan untuk mengetahui secara nyata pelaksanaan administrasi pengadaan bahan baku benang di PT. Kusumahadi Santosa. Metodologi analisis kualitatif digunakan sebagai metode pengamatan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Gambaran berkaitan segala sesuatu yang terkait dalam administrasi pengadaan bahan baku benang pada PT. Kusumahadi Santosa. Sumber data yang digunakan yaitu narasumber (informan) dari staff pengadaan, tempat (lokasi) pengamatan yaitu PT. Kusumahadi Santosa dan dokumen/arsipyang digunakan. Teknik pengumpulan data dilaksanakan melalui wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen/arsip tentang pengadaan bahan baku. Teknik analisis data menggunakan model analisis kualitatif yang memiliki komponen yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi. Hasil yang diperoleh dari pengamatan yang penulis lakukan adalah Pelaksanaan administrasi pengadaan bahan baku produksi (benang) dimulai dari permintaan/perencanaan yang dilakukan oleh bagian produksi/kadiv produksi. Kemudian Manager Logistik menerima permintaan harga dan kualitas benang dari Kepala Divisi Rendal, kemudian diteruskan kebagian Pengadaan 1 untuk melakuakan Pembelian dan Penyimpanan dan Pendistribusian barang yang dilakukan di Gudang Logistik. Penerapan Alur pelaksanaan yang dilakukan PT. Kusumahadi Santosa dalam menerapkan Administrasi Pembelian bahan baku berupa benang sudah cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dengan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan. Kata Kunci : Administrasi, Pengadaan, commit to Bahan user Baku Produksi (Benang) xiv