Belajar PivotTable & PowerPivot Step by Step
Belajar PivotTable & PowerPivot Step by Step Christopher Lee PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO
Belajar PivotTable & PowerPivot Step by Step Christopher Lee 2016, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2016 716051611 ISBN: 978-602-02-9330-1 [eep] Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit. Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan
KATA PENGANTAR Buku Belajar PivotTables & PowerPivot Step-by-Step ditulis untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana menggunakan tabel pivot untuk menganalisis data dengan cara yang lebih fleksibel dan tentunya lebih cepat dan mudah. Buku ini penuh dengan berbagai contoh berguna dan merupakan satu referensi terlengkap tentang tabel pivot di Microsoft Excel. Buku ini menjelaskan bagaimana Anda mendapatkan manfaat secara maksimal dari tabel pivot, bagaimana membuat dan mengubah tabel pivot serta bagaimana menggunakan fitur canggih yang tersedia. Buku ini juga mengulas bagaimana Anda menginstal PowerPivot dan menggunakannya untuk menganalisis data Anda dengan lebih canggih. Saya ingin berterima kasih kepada Bapak Vincent S. Hardojo, Manajer Redaksi atas kepercayaan Beliau dan kepada redaksi Elex Media Komputindo atas penerbitan buku ini sehingga buku ini dapat dinikmati pembacanya. Saya juga mengucapkan terima kasih kepada Editor saya, Ibu Elizabeth Aribawa dan Ibu Anindita Pinangesti yang selalu memberikan dukungan, pengertian dan kesabaran untuk saya sehingga buku ini dapat diselesaikan dan disajikan kepada pembaca dengan baik. Terima kasih juga saya ucapkan untuk Ibu Mary Augustine yang selalu meluangkan banyak waktu untuk membaca dan memberi banyak masukkan tambahan yang sangat berharga untuk buku ini. v
Dan yang terakhir - Anda! Anda yang selalu saya anggap spesial. Saya pun, akan berterima kasih kepada kalian semua yang telah membeli dan membaca buku ini. Semoga buku ini akan mendapat tempat di hati Anda dan akan memberi banyak manfaat untuk Anda. "ANOTHER MEANINGFUL BOOK FOR YOU" vi
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... V DAFTAR ISI...VII BAB 1 MENGENAL TABEL PIVOT...1 Apa Itu Tabel Pivot...2 Mengapa Menggunakan Tabel Pivot...3 Anatomi Sebuah Tabel Pivot...3 Values Area...4 Row Area...5 Column Area...6 Report Filter Area...6 Bagaimana Tabel Pivot Bekerja...7 Normalisasi Data untuk Pelaporan Tabel Pivot...8 Siapkan Data dalam Bentuk Kolom (Tabular)...8 Hindari Menggabungkan (Merge Cells) Beberapa Sel...8 Hindari Menggunakan Format Matrix...9 Hindari Tipe Format yang Tidak Tepat...10 Hindari Adanya Kolom, Baris, dan Sel Kosong...10 Ulasan. Normalisasi Data untuk Tabel Pivot...12 BAB 2 MEMBUAT TABEL PIVOT DENGAN MUDAH...15 Membuat Tabel Pivot...16 Me-refresh Data Tabel Pivot...20 Mengatur Style Laporan Tabel Pivot...22 Mengubah Tampilan PivotTable Field List...24 Ulasan. Membuat Tabel Pivot...26 BAB 3 MENGKUSTOMISASI TABEL PIVOT...29 Mengubah Tampilan Laporan Tabel Pivot...30 vii
Mengubah Layout Tabel Pivot...30 Mengkustomisasi Nama Field...31 Menerapkan Format Numerik untuk Data Field...32 Mengubah Perhitungan Summary...33 Menyembunyikan Nilai Subtotal...34 Menyembunyikan Nilai Subtotal untuk Field Tertentu...36 Menyembunyikan Nilai Grand Total...37 Menampilkan & Menyembunyikan Data Item...39 Menyembunyikan & Menampilkan Item Tanpa Data...41 Mengganti Sel Kosong dengan Nilai Nol...43 Ulasan. Mengkustomisasi Tabel Pivot...45 BAB 4 MAHIR MENGATUR PIVOT DATA...47 Mengelompokkan Pivot Fields...48 Pengelompokan Berdasarkan Bulan...48 Pengelompokan Berdasarkan Triwulan & Tahunan...50 Menyertakan Tahun Pengelompokan Berdasarkan Bulan...51 Pengelompokan Berdasarkan Minggu...53 Pengelompokan Dua Date Fields...54 Pengelompokan Berdasarkan Teks...55 Ungrouping...57 Menyortir Tabel Pivot...58 Menyortir Secara Manual...61 Menyaring Tabel Pivot...63 Menyaring Data Abjad...63 Menampilkan & Menyembunyikan Item dari Satu Filter...65 Menyaring Data Tanggal & Waktu...66 Memilih Beberapa Filter Secara Bersamaan...69 Report Filtering...70 Membuat Report Filter...72 Ulasan. Mahir Mengatur Pivot Data...75 BAB 5 MEMBUAT PERHITUNGAN DALAM TABEL PIVOT...79 Mengelola Rumus dalam Tabel Pivot...80 Membuat Calculated Field...80 Menampilkan Rumus dalam Tabel Pivot...82 Mengedit Calculated Field...83 Menghapus Calculated Field...85 Membuat Calculated Item...86 Keterbatasan Perhitungan dalam Tabel Pivot...90 Perhatikan Operator Mana yang Didahulukan...90 Menggunakan Referensi Sel dan Nama Rentang...91 viii
Mengacu pada Total...91 Menggunakan Konstanta...91 Aturan yang Terkait dengan Calculated Fields...92 Aturan yang Terkait dengan Calculated Items...93 Ulasan. Perhitungan dalam Tabel Pivot...94 BAB 6 PIVOTCHARTS, SLICERS, & VISUALISASI LAIN...97 Dasar-Dasar PivotChart...98 Membuat PivotChart...98 Keterbatasan dalam Memformat PivotChart...104 Menggunakan Slicers...104 Memvisualisasikan Tabel Pivot dengan Grafis...107 Menggunakan Color Scales...107 Menggunakan Data Bar...109 Menggunakan Icon Set...111 Ulasan. Menggunakan PivotCharts...113 BAB 7 TABEL PIVOT DENGAN SUMBER DATA BERLAINAN...115 Bekerja dengan Sumber Data yang Berlainan...116 Mengaktifkan PivotTable & PivotChart Wizard...116 Membuat Tabel Pivot dari Kisaran Sel yang Terpisah...117 Anatomi Laporan Tabel Pivot dari Kisaran Sel yang Terpisah...124 Row Field...125 Column Field...125 Value Field...126 Page Fields...127 Menggunakan Page Fields...127 Membuat Tabel Pivot dari Sumber Data Eksternal...128 BAB 8 MENGANALISA DATA DENGAN POWERPIVOT...133 Mengunduh & Menginstal PowerPivot...134 Persyaratan Sistem...134 32 Bit atau 64 Bit?...134 Cara Mengunduh & Menginstal PowerPivot...136 Cara Nonaktifkan & Menghapus PowerPivot...138 Kelebihan & Kekurangan PowerPivot...139 Kelebihan PowerPivot...139 Kekurangan PowerPivot...140 Perbedaan Antara PowerPivot dan Excel...143 Mengenal Tab PowerPivot...143 Mengenal Fungsi Tab di Jendela Aplikasi PowerPivot...144 Membuat Laporan Tabel Pivot PowerPivot...145 Mengimpor Data dari Text File...145 ix
Menggunakan Copy & Paste untuk Menambah Data...148 Membuat Link untuk Menambah Data...149 Menetapkan Hubungan (Relationship) Antara Tabel...152 Me-refresh Data dan Melihat Hubungan Antara Tabel...155 Menambahkan Calculated Column Dengan DAX...156 Membuat Laporan Tabel Pivot PowerPivot...159 Membuat Slicers untuk Tabel Pivot PowerPivot...160 BAB 9 TEKNIK MAHIR UNTUK MENGELOLA TABEL PIVOT...163 Memperkecil Ukuran Laporan Tabel Pivot...164 Hindari Membuat Tabel Pivot Baru dari Awal...164 Menghapus Sumber Data Anda...164 Melihat Kembali Sumber Data dari Tabel Pivot...165 Refresh Tabel Pivot Secara Otomatis...167 Refresh Semua Tabel Pivot Secara Bersamaan...169 Mengubah Tabel Pivot Menjadi Data Set...169 Memperluas Rentang Data Secara Otomatis...171 Memfilter Tabel Pivot Secara Otomatis...173 Memisahkan Tabel Pivot ke Data Set dalam Tabs yang Berbeda...176 BAB 10 OTOMASI LAPORAN TABEL PIVOT DENGAN VBA...179 Aktifkan VBA dengan Lokasi Terpercaya...180 Aktifkan VBA di Luar Lokasi Terpercaya...181 Memahami Berbagai Format File Excel...182 Menggunakan VBE (Visual Basic Editor)...183 Membuat Tabel Pivot dengan VBA...184 Menambah Fields dalam Data Area...187 Memformat Tabel Pivot...188 Mengisi Sel Kosong di Data Area...191 Mengisi Sel Kosong di Row Area...191 Menggunakan Pernyataan With & End With...191 BAB 11 BERBAGI TABEL PIVOT DENGAN USER LAIN...193 Masalah Kompatibilitas Antar Versi Excel...194 Repeat All Item Labels Tidak Tersedia di Excel 2007...195 Membuka Tabel Pivot Excel 2003 & Versi Sebelumnya...195 Excel 2007 Compatibility Mode...196 Tidak Tersedia Downgrade untuk Tabel Pivot Versi 12...197 Tips untuk Berbagi Tabel Pivot...197 Menandai Laporan Tabel Pivot Sebagai Final...197 Enkripsi Laporan Tabel Pivot Anda...199 Menghapus Informasi Pribadi dan Data Tersembunyi...200 Membatasi Akses ke Laporan Tabel Pivot...201 x
Menandai Laporan Tabel Pivot dengan Digital Signature...204 Memastikan Kompatibilitas Laporan Tabel Pivot Anda...209 TENTANG PENULIS...211 xi
MENGENAL TABEL PIVOT Dalam bab ini Anda akan belajar: Apa Itu Tabel Pivot Mengapa Menggunakan Tabel Pivot Anatomi Sebuah Tabel Pivot Bagaimana Tabel Pivot Bekerja Normalisasi Data Untuk Pelaporan Tabel Pivot Latihan file yang digunakan dalam bab in: Memanage PivotTable.xlsx Bekerja dengan PivotTable.xlsx Hindari Sumber Data Berikut.xlsx Latihan01-1.xlsx Latihan01-2.xlsx Latihan01-3.xlsx 1
Apa Itu Tabel Pivot Meskipun data yang digunakan tetap sama, namun ketika Anda melihat data melalui tabel pivot, tampilan data Anda akan terlihat lebih detail daripada tampilan data sebelumnya. Tabel pivot memungkinkan Anda untuk menampilkan laporan data yang lebih interaktif, yang di sebut laporan tabel pivot. Dengan laporan tabel pivot, Anda dapat dengan cepat dan mudah mengelompokkan data, meringkas sejumlah besar data menjadi informasi yang bermanfaat dan melakukan berbagai macam perhitungan dengan cepat. Manfaat utama dari sebuah laporan tabel pivot di antaranya Anda dapat secara interaktif melakukan drag dan drop field tertentu dalam laporan Anda, mengubah sudut pandang Anda secara dinamis dan menghitung ulang jumlah total dengan cepat. Namun tidak semua data cocok untuk tabel pivot. Agar dapat bekerja dengan baik, data Anda harus memenuhi kriteria berikut. Memiliki Nilai duplikat. Tabel Anda harus ada beberapa records yang memiliki nilai yang sama (duplikat) dalam kolom yang 2
sama (misalnya, kolom CustomerNo). Sehingga Anda dapat membuat kelompok yang terpisah berdasarkan produk yang dipesan untuk masing-masing CustomerNo. Memiliki Informasi Numerik. Data harus mencakup beberapa informasi numerik yang dapat Anda gunakan untuk menghasilkan hitungan sederhana, seperti subtotal, jumlah total, rata-rata, maksimum, minimum, standar deviasi, dll. Mengapa Menggunakan Tabel Pivot Dengan menggunakan tabel pivot, Anda dapat mengurangi jumlah tindakan yang diperlukan untuk menghitung jumlah data yang besar dalam tabel dan juga mengurangi kemungkinan kesalahan ketika menjalankan sejumlah tindakan tersebut. Misalkan, Anda dapat menggunakan tabel pivot untuk melakukan transpos secara langsung (mengubah urutan) jumlah data yang besar secara vertikal maupun horizontal. Anda juga dapat menggunakan tabel pivot untuk menemukan dan menghitung nilai-nilai unik dalam data Anda dengan cepat seperti mencari hubungan dan mengelompokkan data Anda, mencari daftar nilai unik untuk satu field tertentu, mencari data tren untuk berbagai periode waktu dan mengantisipasi sering terjadinya perubahan pada analisis data. Anatomi Sebuah Tabel Pivot Sebuah tabel pivot terdiri dari empat bagian yaitu values area, row area, column area dan filter area. Sumber data (data source) biasanya berupa kisaran sel dimana data itu berada dan sumber nilai-nilai (value source) adalah kolom yang Anda pilih untuk dianalisa. Misalnya sumber data satu tabel pivot bisa berupa kisaran sel dari A3:E17 sedangkan sumber nilai-nilai bisa berupa kolom B (Kelamin), C (Jabatan) dan kolom D (Divisi) yang akan digunakan untuk menghasilkan tabel pivot. 3
Values Area Area ini biasanya mencakup jumlah dari satu atau lebih field numerik. Area nilai (values area) berupa persegi di bagian bawah sebelah kanan judul. Dalam gambar di bawah ini, Anda dapat melihat area nilai berisi jumlah dari field Honor. Area nilai adalah area yang melibatkan perhitungan. Area nilai harus memiliki sedikitnya satu field dan satu perhitungan field. Satu field mungkin dapat berada dalam area nilai lebih dari satu kali, tetapi dengan perhitungan yang berbeda. Misalnya, suatu Jabatan (values area) tertentu mungkin ingin menampilkan minimum dari field Honor, maksimum dari field Honor atau rata-rata dari field Honor. 4
TENTANG PENULIS Christopher Lee WK, BSc memiliki lebih dari 20 tahun pengalaman di Informasi Teknologi khususnya di bidang pelatihan. Sebagai Certified System Trainer untuk Singapore National Computer Board dan Singapore National Productivity Board, ia telah banyak memberikan pelatihan komputer di perusahan-perusahan, baik di Singapore, Malaysia, maupun di Indonesia di bidang Manajemen Komputer, Sistem Analisis, Desain, dan Office Productivity. Ia juga telah menulis buku-buku pelatihan komputer seperti Microsoft Office, Programming dan Desain Grafis untuk perusahaan seperti Informatics Computer School (Singapore), Hewlett Packard (Singapore), Singapore National Computer Board, Microsoft (Indonesia), dan untuk penerbit buku seperti Elex Media Komputindo (Indonesia), Mediakita (Indonesia), Andi Publishing (Indonesia), Synergi Media (Malaysia), Leeds Publication (Malaysia), dan McGraw Hill (Singapore). Saat ini, Christopher bertanggung jawab untuk mengembangkan produk pelatihan baru untuk CustomGuide (www.customguide.com) yang menyediakan pelatihan komputer bagi perusahaan. Sebagai Associate Partner dengan Digital System Semesta (www.digitalsistemsemesta.com), ia juga bertanggung jawab untuk mengembangkan sistem manajemen informasi untuk diterapkan di instansi pemerintah di berbagai kota di Indonesia. "ANOTHER MEANINGFUL BOOK FOR YOU" 211