Microsoft Excel. I. Pendahuluan

Transkripsi

1 Microsoft Excel I. Pendahuluan Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang bekerja dibawah Sistem Operasi Windows. Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung angka-angka, bekerja dengan daftar data, dan menganalisa data-data serta mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram. a. Menjalankan Microsoft Exel Untuk menjalankan aplikasi Microsoft Excel untuk sistem operasi XP dan Vista sedikit memiliki perbedaan tampilan, adapun langkah langkahnya antara lain: Windows Vista Klik Lambang Windows ÿ, uall Programs, lalu Microsoft Office umicrosoft Exel, seperti terlihat pada tampilan pada gambar berikut ini: Gambar 1. Tampilan Windows Vista dalam menjalankan Microsoft Exel 1

2 Windows XP Klik Menu Start u Programs u Microsoft Office u Microsoft Exel seperti terlihat seperti di bawah ini: Gambar 2. Tampilan Langkah langkah menjalankan aplikasi Microsoft Exel dengan system operasi Windows XP Tunggu beberapa saat, selanjutnya pada layer computer akan ditampilkan lembar kerja Microsoft Exel dimana Anda akan mengolah data seperti yang telah di jelaskan sebelumnya. 2

3 II. Membuka dan menutup lembar kerja pada Exel 3

4 5. MENYIMPAN BUKU KERJA Buku kerja (workbook) yang telah dibuat, dapat Anda simpan ke harddisk atau disket dengan cara sebagai berikut: 1) Pilih, menu File, Save atau tekan Ctrl+S. Penyimpanan buku kerja untuk pertama kali, akan ditampilkan kotak dialog seperti pada Gambar ) Excel akan menawarkan nama file book1.xls sebagai nama file defaultnya. Untuk memberi nama sesuai keinginan, cukup ketikkan nama file pada kotak isian File Name lalu tekan Enter. Misalnya ketikkan buku kerja yang telah dibuat dengan nama Latihan, Excel akan memberikan extension xls secara otomatis. 3) Selanjutnya tentukan nama drive dan direktori, tempat file tersebut disimpan. Misalnya pilih d:\tugas. Pada kotak daftar pilihan Drives, pilihlah nama drive D. Pada kotak daftar pilihan Directories, klik dua kali nama direktori tugas. Gambar 3. Kotak dialog Save 4

5 III. Menggunakan Microsoft Exel Untuk menggunakan aplikasi microsoft exel pengenalan lember kerja (worksheet) sangat dibutuhkan sehingga lebih mudah dalam tahap pengolahan data nantinya. Adapun hal hal yang perlu di pelajari antara lain: a. Pengenalan Layar Kerja MS Excel Contol Menu Title Bar Formula Bar Menu Bar Toolbar Name Box Pointer Tabulasi Status Bar Lembar Kerja Scroll Bar MS Excel Gambar 3. Tampilan area kerja MS Excel Catatan : Formula Bar adalah : tempat dimana kita menuliskan rumus formula, tapi harus diingat bahwa penulisan rumus formula bukan berupa angka melainkan alamat cell / cell addressnya. Setiap kali menuliskan formula yang diperlukan harus selalu diawali dengan tanda sama dengan (= ) atau tanda tambah (+ ). Name Box adalah : tempat yang menunjukkan alamat dari cell / address 5

6 cell yang ditunjuk oleh pointer. Name box mencatat alamat cell pointer dengan diawali pencatatan nama kolom (A-IV) selanjutnya nomor baris ( ), sebagai contoh : cell B5 dibaca kolom ke-2 ( yakni kolom B) baris ke-5. b. Mengatur Gerak Cell Pointer Enter Shift Enter Tab Shift Tab Page Up Page down : memindahkan cell pointer dari atas ke bawah : memindahkan cell pointer dari bawah ke atas : memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri : 1 layar ke atas : 1 layar ke bawah : ke kiri, kanan, atas, dan bawah Ctrl + / : ke batas data yang paling kiri atau kanan Ctrl + / Ctrl + End : ke batas data yang paling atas atau bawah : menuju ke data yang paling akhir Ctrl + Home : menuju ke awal cell (A1) Home F5 : kembali ke kolom A pada baris yang sama : menuju ke cell tertentu do Worksheet c. Jenis Data pada Cell 1. Konstanta, terdiri dari 4 jenis type data yakni : Character : semua huruf dan angka yang tidak dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9 Numeric: angka yang dapat digunakan dalam melakukan perhitungan yakni 6

7 0-9 Date Time : data tanggal : data waktu 2. Formula seperti rumus yang selalu diawali dengan tanda sama dengan (= ) atau tanda tambah (+ ). Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. d. Bentuk Kursor (mouse pointer) Bentuk bentuk tampilan kursor dalam exel memiliki arti dan ke fungsian tertentu khususnya dalam proses pengolahan data. Berikut ini adalah tampilan kursor pada lembar kerja exel antara lain: Gambar 4. tampilan kursor mouse padal lembar kerja Microsoft Exel 7

8 IV. Mengolah Data dengan Microsoft Exel a. Menyalin isi cell Untuk menyalin isi suatu cell ke cell-cell yang terletak pada bagian bawahnya dapat dilakukan dengan prosedur berikut ini : Pilih blok yang akan disalin lalu letakkan kursor pada sebelah kanan bawah cell yang akan di-copy lalu ke daerah yang masih belum ada rumus formulanya. b. Membuat judul di tengah tabel Untuk membuat judul di tengah tabel maka dilakukan langkah sebagai berikut ini : Ketik terlebih dahulu kata yang menjadi judul pada kolom yang paling pertama (A...). Blok kolom sampai ke kolom paling akhir tabel. Gunakan toolbar merge and Lalu gunakan toolbar merge and center Merge and Center Borders Gambar 2. Tombol Merge and Center pada Toolbar Pengeditan dan Pemformatan 8

9 Worksheet c. Pengeditan Worksheet Pengeditan dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu : 1. Tekan F2 di keyboard pada cell yang akan diedit 2. Double klik pada cell yang mau diedit 3. Mengedit pada Formula Bar 4. Menyalin lembar kerja (worksheet) Catatan: 1. Nama File dimana lembar kerja (worksheet) berada 2. Sheet yang akan di pindahkan atau di gandakan 3. Opsi di buat baru atau di gandakan. d. Perintah untuk Pengeditan Gambar 3. Menu Bar " Edit" 9

10 Fill: menyalin data ke lokasi worksheet yang berdekatan erintah fill terdiri dari empat pilihan : 1. Up : isi data pada cell dari bawah ke atas 2. Down : isi data pada cell dari atas ke bawah 3. Left : isi data pada cell dari kanan ke kiri 4. Right : isi data pada cell dari kiri ke kanan Delete : untuk menghapus cell beserta dengan isinya. 1. Tombol Delete: menghapus isi cell terpilih tanpa memindahkan pilihan dari worksheet 2. Shift Cell Left : menggeser cell ke kiri 3. Shift Cell Up : menggeser cell ke atas 4. Entire Row : menghapus 1 baris 5. Entire Column : menghapus 1 kolom e. Perintah untuk Pemformatan Worksheet Untuk melakukan pemformatan data pada lembar exe dapat dilakukan dengan menggunakan short-cut command (Ctrl + 1) atau melalui menu Format u Cells Ctrl+1 terlihat pada gambar berikut: Gambar 7. Menu Format Cells : mengatur format dari komponen yang berhubungan dari cell. Adapun komponen-komponen yang dapat diformat yakni : number (format type data) alignment (format tampilan vertikal, horizontal, dan derajat kemiringan) font (format tulisan) border (format garis) 10

11 patterns(format warna pada cell) protection (mengunci ataupun menyembunyikan cell) Gambar 6. Dialog Format Cell Row : mengatur format dari baris a. Height : mengatur panjang dari suatu baris b. Autofit : mengembalikan ke ukuran baris yang standart c. Hide : menyembunyikan baris yang ditunjuk d. Unhide : mengembalikan baris yang baru saja dilakukan hide (baris yang tersembunyi) V. Menulis Rumus dengan Pada Bukur Kerja a. Menggunakan Angka Tetap (Konstanta) untuk perkalian Untuk lebih memahami penulisan rumus ikutilah langkah berikut ini: 1. Bukalah lembar kerja kosong. 2. Ketik isi sel B2 dengan Unit dan isi sel C2 dengan jumlah unit penjualan. Sebesar

12 3. Ketik isi sel B3 dengan Harga dan isi sel C3 dengan harga satuan barang sebesar (rupiah). 4. Isi sel C5 dengan pendapatan hasil penjualan yang diperoleh dari hasil perkalian jumlah unit kali harga satuan. Menulis Rumus dengan menggunakan angka tetap/konstanta dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Pilih sel C5. 2. Ketik rumus =25* Tekan Enter untuk memasukkan rumus yang diketik. Catatan: Penulisan rumus harus selalu diawali dengan lambang sama dengan (=). Penulisan rumus tidak boleh ada spasi. Menulis rumus dengan menggunakan angka tetap/kontanta relatif tidak efisien karena bila angka yang dihitung mengalami perubahan maka rumus yang dibuat harus diubah pula. 12

13 b. Menulis Rumus dengan Menggunakan Referensi Sel Sebagai alternatif, dapat pula menulis rumus dengan menggunakan referensi sel dengan langkah berikut: 1. Pilih sel C5. 2. Ketik rumus = C2*C3 3. (huruf kecil atau huruf besar tidak dibedakan). 4. Tekan Enter untuk memasukkan rumus yang diketik. Catatan: Menulis rumus dengan referensi sel lebih efisien, karena bila angka yang dihitung mengalami perubahan maka rumus yang mengacu ke sel-sel tempat angka tersbut berada akan secara otomatis menghitung kembali atau hasil perhitungan otomatis berubah sesuai dengan angka yang dimasukkan. c. Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk Rumus yang dibuat sebenarnya dapat pula dituliskan dengan cara menunjuk. Cara menunjuk lebih dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik. Penunjukkan dapat dilakukan dengan menggunakan keyboard dan dapat pula dengan mouse. Untuk menulis rumus dengan cara menunjuk, lakukan langkah berikut ini: 1. Pilih sel D2 kemudian ketik = 2. Pilih sel B2 kemudian ketik * 3. Pilih sel C2. 4. Tekan Enter atau pilih tombol Confirm untuk memasukkan rumus yang diketik. 5. Isikan sebarang angka di sel B2 dan sel C2. 6. Tekan Enter atau pilih tombol Confirm untuk melihat hasil perhitungan. 13

14 Gambar 8. Menulis Rumus dengan menunjuk sel Rumus Array Excel 2000 menambahkan fasilitas untuk melakukan perhitungan terhadap sekelompok nilai sekaligus dengan cara memasukkan Array. Array merupakan sekelompok data yang sudah dimasukkan. Rumus array bekerja pada dua kumpulan nilai atau lebih yang disebut argument array untuk menghasilkan sekelompok nilai keluaran. Argumen adalah sel atau range input yang digunakan pada fungsi dan dapat berupa label, nilai, alamat sel, nama sel, rumus atau fungsi lain yang diawali dan diakhiri oleh tanda kurung dengan pemisah tanda koma. Misalkan terdapat lembar kerja seperti Gambar 2-3 yang terdiri dari dua kolom. Kolom D menunjukkan perkalian volume dan harga. Untuk mengisikan kolom D dapat dilakukan dengan menggunakan rumus array sebagai berikut: 1. Sorot range D4:D Ketik tanda = 3. Sorot range B4:B10, lalu ketik tanda * 4. Sorot range C4:C10 5. Tekan tombol Shift+Ctrl+Enter 6. Excel akan memasukkan rumus {=B4:B10*C4:C10} ke masing-masing sel pada D4:D10. Rumus array akan menempatkan hasil perhitungan B4*C4 ke sel D4 dan seterusnya. 14

15 Gambar 8. Contoh Array 15

16 VI. OPERASI RANGE a. Menghapus Data di Suatu Sel atau Range Menghapus data di suatu sel atau range dapat dilakukan dengan menekan tombol Delete. Caranya adalah tempatkan penunjuk sel di sel atau pilihlah range yang akan dihapus tersebut lalu tekanlah tombol Delete. b. Membatalkan Perintah Terakhir Bila kita membuat kesalahan suatu perintah, maka hanya perintah terakhir yang dapat dibatalkan. Karenanya perintah pembatalan ini harus dengan segera dilakukan sebelum diberikan perintah lain. Misalnya bila salah menghapus suatu sel atau range, maka penghapusan dapat dibatalkan dengan memilih menu Edit, Undo atau tekan Ctrl+Z. Catatan: Dalam beberapa hal, perintah Undo tidak dapat digunakan. Misalnya bila baru saja menyimpan buku kerja. Menggunakan toolbar standar: Klik tombol icon Undo untuk membatalkan perintah terakhir. c. Menyalin (COPY) Data Menyalin data berarti meletakkan data pada tempat lain, tetapi data asli/sumber masih berada di tempat semula. Cara menyalin data dapat dilakukan dengan berbagai cara di bawah ini. Menggunakan Toolbar Standar 1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan disalin 2.. Klik tombol icon copy untuk menyalin data yang diblok ke Clipboard 3. Pindahkan penunjuk sel ke posis i baru yang diinginkan. 4. Klik tombol icon Paste untuk mengambil data yang ada di Clipboard dan menempatkannya di posisi penunjuk sel yang berada sekarang. Seperti terihat pada Gambar 9. 16

17 Gambar 9. Menyalin Data d. Memindahkan Data Memindahkan data sama saja dengan menghapus data pada tempat sekarang dan menempatkannya di tempat lain. Dalam Excel, terdapat beberapa cara untuk memindahkan data. Memindahkan Data Melalui Clipboard Memindahkan data pada suatu sel atau range ke tempat lain dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan dipindahkan. 2. Pilih menu Edit, Cut atau tekan Ctrl+X. Cara lainnya adalah biarkan penunjuk mouse pada posisi sel atau range yang diblok, kemudian 3. klik sebelah kanan satu kali, lalu pilih Cut. Data yang dipilih tadi akan dipindahkan ke Clipboard. 4. Pilih menu Edit, Paste atau tekan Ctrl+V. Cara lainnya adalah klik sebelah kanan satu kali, lalu pilih Paste (akan lebih cepat lagi bila hanya menekan tombol Enter). 17

18 Menggunakan Toolbar Standar Pilihlah sel atau range yang akan dipindahkan. 1. Klik icon Cut untuk memindahkan data yang diblok ke Clipboard. 2. Pindahkan penunjuk sel ke posisi baru yang diinginkan. 3. Klik tombol icon Paste Gambar 10. Memindahka n Data Memindahkan data dengan menggeser mouse Bila posisi data yang akan disalin di daerah yang terlihat di layar, maka agar lebih cepat dapat dilakukan dengan cara menggeser mouse (drag & drop), dengan langkah berikut: 1. Pilihlah sel atau range yang datanya akan dipindahkan. 2. Pindahkan posisi penunjuk mouse di tepi (border) sel atau range hingga penunjuk mouse berubah bentuk menjadi gambar tanda panah. 3. Sambil menekan tombol mouse, geserkan (drag) mouse ke posisi baru yang dinginkan. Pada saat mouse digeser (drag), batas tepi (border) sel atau range yang dipindahkan terlihat ikut bergeser. 4. Setelah sel atau range tersebut berada di tempat tujuan, lepaskanlah tombol mouse. 18

19 Mengatur Lebar Kolom Untuk data yang panjang atau ukuran font yang besar, mungkin Excel tidak cukup untuk menampung dalam kolom standar. Agar data yang panjang dapat ditampung, lebar kolom perlu diatur atau diubah dengan berbagai cara di bawah ini. Mengubah Lebar Kolom dengan Ukuran Tertentu Mengubah lebar kolom dengan ukuran tertentu dilakukan dengan cara : 1. Tempatkan penunjuk sel di kolom yang akan diubah lebarnya. Bila lebih dari satu kolom, pilihlah/bloklah range yang mewakili kolom -kolom tersebut. 2. Pilih menu Format, Column, Width. Kotak dialog Column Width akan ditampilkan seperti pada Gambar Pada kotak isian Column Width, ketikkan lebar kolom yang diinginkan 4. Pilih OK. Gambar 10. Kotak Dialog Column Width 19