MICROSOFT EXCEL INTRODUCTION

Transkripsi

1 MICROSOFT EXCEL INTRODUCTION

2 Subject Tampilan/Interface Workbook Worksheet Pengoperasian File

3 INTERFACE & FUNCTION EXPLANATION

4 Microsoft Excel 2007 Interface Pada Windows Ms. Excel 2007 yang muncul, terdapat beberapa tampilan sebagai berikut (tunjukkan dengan mouse anda masing-masing komponen berikut) : Office Button Quick Access Tool bar Menu bar, dll

5

6

7 Interface Explanation Office Button : Terdiri atas perintah New Document, Open, Convert, Save, Save as, Print, Prepare, Send, Publish dan Close. Quick Access Toolbar : terdiri dari tombol yang dapat mempercepat kerja pemakai. Isinya hamper sama dengan perintah-perintah di Office Button. Menu Bar : terdiri dari perintah menu utama Microsoft Excel 2007, yaitu Home, Insert, Page, Layout, Formulas, Data, Review, View. Title Bar : Berisi nama file dan program aplikasi yang sedang aktif.

8 Interface Explanation Tool Bar : tombol-tombol bergambar yang memiliki fungsi tertentu dan digunakan untuk menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah Tombol Ukuran : digunakan untuk mengatur ukuran jendela kerja. Name Box : Nama sel yang sedang aktif akan ditampilkan pada Name Box Formula Bar : Pemakan bisa mengedit data pada sebuah sel Sel Aktif : tempat menuliskan atau mengedit data dan dikelilingi oleh garis batas yang lebih tebal

9 Interface Explanation Column : Setiap kolom memiliki nama berdasarkan Abjad, dari kolom A hingga Z, dilanjut AA hingga XFD Baris : untuk setiap baris memiliki nama berdasarkan Angka. Dari Tab worksheet : Perintah dimana pemakai bisa berpindah ke kertas kerja lain dengan mudah. Insert Worksheet : Dengan menekan Insert Worksheet pemakai bisa membuat Worksheet baru yang letaknya berurutan dengan Worksheet sebelumnya

10 Interface Explanation Status Bar : Status lembar kerja pemakai Document Area : Lembar kerja yang aktif Horizontal Scroll Bar : perintah untuk menggeser layar ke kiri atau ke kanan. Vertical Scroll Bar : Perintah untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah Tampilan Layar : Terdiri dari eprintah untuk merubah tampilan layar. Terdiri dari Tampilan Normal, Tampilan Page Layout dan Tampilan Page Break Preview Zoom : perintah untuk memperbesar & memperkecil tampilan pada lembar kerja pemakai.

11 Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 Mengaktifkan Menu Home, bisa klik tab Menu Home atau tekan Alt + H, perhatikan ribbon menu yang tampil.

12 Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 Mengaktifkan Menu Insert, bisa klik tab Menu Insert atau tekan Alt + N, perhatikan ribbon menu yang tampil.

13 Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 Mengaktifkan Menu Page Layout, bisa klik tab Menu Page Layout atau tekan Alt + P, perhatikan ribbon menu yang tampil.

14 Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 Mengaktifkan Menu Formulas, bisa klik tab Menu Formulas atau tekan Alt + M, perhatikan ribbon menu yang tampil.

15 Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 Mengaktifkan Menu Data, bisa klik tab Menu Data atau tekan Alt + A, perhatikan ribbon menu yang tampil.

16 Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 Mengaktifkan Menu Review, bisa klik tab Menu Review atau tekan Alt + R, perhatikan ribbon menu yang tampil.

17 Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 Mengaktifkan Menu View, bisa klik tab Menu View atau tekan Alt + W, perhatikan ribbon menu yang tampil.

18 Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 Mengaktifkan Office Button, bisa klik tab Menu Office Button atau tekan Alt + F, perhatikan ribbon menu yang tampil.

19 Mengaktifkan Menu Pada Ms. Excel 2007 Mengaktifkan Office Button, bisa klik tab Menu Office Button atau tekan Alt + F, perhatikan ribbon menu yang tampil. Note : Jika mouse terdapat tombol scroll Maka dapat berpindah satu menu Ke menu lainnya dengan menggeser Tombol scroll yang ada pada mouse

20 New Document Excel Klik Office Button -> New Pilih Blank Document -> Create

21 Save Document Excel Klik Office Button Pilih Save atau Save As Excel Document Pilih folder Document File name Save

22 Tugas 1 Ketikkan dokumen berikut dan setelah selesai simpan dengan nama Tugas1ku.

23 WOORKBOOK & WOORKSHEET

24 Woorkbook & Woorksheet Woorkbook adalah buku kerja atau file kerja excel yang di dalamnya terdapat sheets yang terdiri dari kumpulan cell, biasanya berekstensi xls atau xlsx. Woorksheet adalah lembaran kerja dalam Micrososft Excel yang terdiri dari kolom dan baris atau biasa yang disebut dengan cell.

25 Woorkbook Saat pemakai memulai bekerja dengan Excel 2007, aplikasi ini akan mulai dengan workbook yang kosong dengan tiga bagian worksheet yang bisa terlihat di bagian kiri bawah dari workbook. Pemakai bisa menghapus, menambah, mengubah, menyembunyikan worksheet di dalam workbook tanpa harus menghapusnya secara bebas. Pemakai juga bisa meng-copy worksheet tersebut ke dalam workbook baru, atau memindahkan worksheet tersebut ke dalam workbook baru tanpa meninggalkan bekas.

26

27 Membuat Worksheet baru Klik Tombol Insert Worksheet pada tab Worksheet

28 Menambah Worksheet Baru Mendapatkan worksheet baru dibelakang Worksheet yang telah ada.

29 Mengubah Nama Worksheet Klik Kanan pada worksheet yang ingin diganti nama-nya Pada menu pop-up yang muncul klik Rename Masukkan nama worksheet yang baru lalu Enter

30 Menghapus Worsheet Klik kanan pada worksheet yang ingin dihapus. Pada menu pop-up yang mncul klik Delete Maka worksheet akan terhapus

31 Proteksi pada Worksheet Proteksi seluruh worksheet Sorot seluruh cell pada worksheet atau dengan menekan tombol Select All pada bagian kiri atas worksheet

32 Proteksi pada Worksheet Pada tab Home kategori Cells, pilih Format lalu nonaktifkan Lock Cell Pada table Home kategori Cells, pilih Format lalu klik Protect Sheet sehingga akan muncul kotak dialog Protect Sheet.

33 Proteksi pada Worksheet Pada kotak dialog Protect Sheet, Pemakai diminta memasukkan password yang nantinya berfungsi untuk membuka proteksi dan mengatur pengecualian terhadap proteksi worksheet yang pemakai buat. Jika sudah tekan OK. Excel akan meminta pemakai memasukkan password satu kali lagi pada kotak dialog (Confirm Password)

34 Proteksi pada Worksheet Seluruh Worksheet Anda kini telah diproteksi dan tidak dapat melakukan eprubahan pada worksheet tersebut. Untuk membuka proteksinya, pada tab Home kategori Cells, pilih Format lalu klik Unprotect Sheet dan Anda diminta memasukkan password.

35 Mengenal & Membuat Range Langkah langkah membuat range : Letakkan kursor pada sel awal range yang di inginkan Klik dan tahan tombol kiri mouse Bawa kursor ke sel akhir range Lepaskan tombol kiri mouse

36 Proteksi pada Cell/range tertentu Sorot seluruh cell pada worksheet atau dengan menekan tombol Select All pada bagian kiri atas worksheet

37 Proteksi pada Cell/range tertentu Pada tab Home kategori Cells, pilih Format lalu pastikan toogle button Lock Cell tidak sedang dalam keadaan tidak aktif.

38 Proteksi pada Cell/range tertentu Tentukan range yang akan di proteksi

39 Proteksi pada Cell/range tertentu Pada tab Home kategori Cells, pilih Format, klik Lock Cell.

40 Proteksi pada Cell/range tertentu Pada table Home kategori Cells, pilih Format lalu klik Protect Sheet sehingga akan muncul kotak dialog Protect Sheet.

41 Proteksi pada Cell/range tertentu Pada kotak dialog Protect Sheet, diminta memasukkan password yang nantinya berfungsi untuk membuka proteksi dan mengatur pengecalian terhadap proteksi worksheet yang dibuat. Dalam hal ini biarkan Ceklist pada Select Unmlocked Celss dan hilangkan Ceklist pada Select Locked Cells, jika sudah tekan OK. Excel akan meminta pemakai memasukkan password sekali lagi untuk CONFIRM PASSWORD.

42 Proteksi pada Cell/range tertentu Bagian worksheet yang dipilih pada contoh ini yaitu Range B5:D10 telah diproteksi dan Anda tidak dapat melakukan perubahan pada worksheet tersebut.

43 Proteksi pada Cell/range tertentu Untuk membuka proteksinya, pada tab Home kategori Cells, pilih Format lalu klik Unprotect Sheet dan Masukkan password sebelumnya.

44 Fasilitas Autofill Masukkan dua data pertama pada sel. Buat range pada kedua kotak data pertama tersebut. Klik dan tahan kotak kecil yang terletak pada sudut kanan bawah range. Kotak yang menampilkan isi sel akan muncul. Lepaskan tombol mouse kiri. Maka, seluruh sel pada range tersebut akan terisi secara otomotis dengan data yang berurutan.

45

46 Fasilitas Autofill Memasukkan variasi data yang berupa angka dan teks. Masukkan dua data pertama pada sel. Buat range pada kedua kotak data pertama tersebut. Klik dan tahan kotak kecil yang terletak pada sudut kanan bawah range. Kotak yang menampilkan isi sel akan muncul. Lepaskan tombol mouse kiri. Maka, seluruh sel pada range tersebut akan terisi data angka dan teks secara berurutan

47

48 Maka, seluruh sel pada range tersebut akan terisi data tanggal bulan dan tahun secara berurutan. Fasilitas Autofill Memasukkan data hari, bulan serta tanggal. Masukkan dua data pertama pada sel. Buat range pada kedua kotak data pertama tersebut. Klik dan tahan kotak kecil yang terletak pada sudut kanan bawah range. Geser mouse untuk memperbesar area range sesuai dengan keinginanmu. Kotak yang menampilkan isi sel akan muncul. Lepaskan tombol mouse kiri.

49

50 Jenis Kursor Pada Excel Pada Excel terdapat beberapa macam jenis atau tipe kursor. Dan setiap kursor tersebut memiliki fungsi masing. Berikut perbedaan dari Excel. Ketikkan di lembar kerja Excel.

51 Jenis Kursor Pada Excel Kursor Seleksi

52 Jenis Kursor Pada Excel Kursor Tampilan Blok

53 Jenis Kursor Pada Excel Kursor Untuk Memindahkan

54 Proteksi Pada Workbook Excel memberikan proteksi pada workbook Anda dengan tingkat yang berlapis, workbook Anda pun dapat diproteksi untuk menambah tingkat keamanan. Caranya adalah sebagai berikut : Pada tab Review kategori Changes, pilih Protect Workbook lalu klik Protect Structure and Windows sehingga muncul kotak dialog Protect Structure and Windows.

55 Proteksi Pada Workbook

56 Proteksi Pada Workbook Pada kotak dialog ini, ada 2 pilihan yang diberikan Excel. Structure, berfungsi untuk memberikan proteksi terhadap struktur workbook Anda, seperti menambah sheet baru, menghapus, memindahkan, mengubah nama dan menyembunyikan sheet. Windows, berfungsi untuk memberikan proteksi terhadap ukuran dan posisi workbook Anda ketika workbook dibuka.

57 Proteksi Pada Workbook Pilih proteksi yang Anda ingin untuk workbook Anda dan isikan password. Klik OK. Excel akan meminta Anda memasukkan password satu kali lagi pada kotak dialog Confirm password, hal ini dilakukan untuk memastikan Anda tidak melakukan kesalahan dalam pengisian password. Lalu klik OK.

58 Proteksi Pada Workbook

59 Proteksi Pada Workbook Workbook Anda telah diproteksi, kini Anda tidak dapat melakukan perubahan pada workbook Anda. Untuk membuka proteksinya, pada tab Review kategori Changes, pilih Protect Workbook lalu klik Protect Structure and Windows. Anda akan diminta memasukkan password.

60 Proteksi Pada Workbook

61 Security Option Seperti halnya aplikasi Office yang lain, Excel juga mempunyai fasilitas Security Option yang berfungsi untuk membatasi pengguna lain dalam pemakaian workbook Anda. Fasilitas ini dapat Anda lakukan ketika anda menyimpan workbook anda. Caranya adalah sebagai berikut : Klik Office Button lalu pilih Save As sehingga muncul kotak dialog Save As.

62 Security Option

63 Security Option Pada kotak dialog Save As, klik Tools > General Options sehingga muncul kotak dialog General Options.

64 Security Option Pada kotak dialog General Options ada 2 jenis Password yang ditawarkan Excel, Open untuk membuka workbook dan Modify untuk mengubah isi workbook. Isikan password pada jenis password yang Anda inginkan. Excel akan meminta Anda memasukkan password satu kali lagi pada kotak dialog Confirm password, hal ini dilakukan untuk memastikan Anda tidak melakukan kesalahan dalam pengisian password. Lalu klik OK.

65 Security Option

66 Security Option Sekarang jika Anda membuka workbook Anda, Anda harus memasukkan password terlebih dahulu, jika salah workbook Anda tidak akan terbuka. Untuk membuka proteksinya, lakukan hal yang sama ketika mebuat proteksi hanya saja kosongkan isian pada password.

67 Manajemen Worksheet dan Workbook Mengisi Data Secara Otomatis ke Dalam Cell Jika Anda sering menuliskan kata atau kalimat panjang berulang-ulang setiap waktu seperti nama perusahaan atau nama barang, Excel memberikan kemudahan bagi Anda untuk mempercepat menuliskan kata atau kalimat tersebut sehingga Anda tak perlu lagi menuliskannya begitu panjang. Caranya adalah sebagai berikut : Klik Office Button lalu pilih Excel Options sehingga muncul kotak dialog Excel Options. Pada tab Proofing, klik AutoCorrect Options sehingga muncul kotak dialog AutoCorrect.

68 Manajemen Worksheet dan Workbook

69 Manajemen Worksheet dan Workbook

70 Manajemen Worksheet dan Workbook Pada kotak dialog AutoCorrect tab AutoCorrect, isikan inisial atau singkatan yang akan Anda pakai ketika menulis di Cell pada kotak isian Replace, dan isikan kata atau kalimat yang ingin dimunculkan ketika Anda menulis inisial atau singkatan tadi pada kotak isian With. Contohnya, untuk mempercepat penulisan PT ValueStream International Anda cukup tuliskan singkatan `vsi pada cell. Klik Add, lakukan hal serupa untuk singkatan selanjutnya. Jika sudah tekan OK. Sekarang coba tuliskan `vsi pada salah satu cell, ketika Anda menekan Enter singkatan `vsi tadi berubah menjadi PT ValueStream International.

71 Manajemen Worksheet dan Workbook Untuk meneruskan kembali penulisan, tempatkan kursor di B6, lalu tekan F2 pada keyboard.

72 Menggabungkan Worksheet Jika Anda sering bekerja dengan workbook yang memiliki format worksheet yang sama, adakalanya worksheet tersebut Anda modifikasi sesuai dengan kebutuhan. Namun untuk perubahan yang sedikit akan dirasa begitu banyak jika worksheet Anda berjumlah belasan atau bahkan puluhan. untuk mengatasinya, Excel menyediakan fasilitas Grouping Sheet yang memudahkan Anda memodifikasi beberapa sheet sekali dalam satu waktu. Caranya adalah seperti berikut :

73 Menggabungkan Worksheet Pilih Sheet mana saja yang akan Anda modifikasi, caranya dengan klik sheet tersebut sambil menekan tombol Ctrl pada keyboard. Jika seluruh sheet yang akan Anda modifikasi, cukup klik kanan pada salah satu sheet lalu pilih Select all sheets.

74 Menggabungkan Worksheet Pada title bar akan muncul kata [Group] pada akhir nama Workbook. Ini menunjukkan seluruh atau beberapa sheet sedang dipilih.

75 Menggabungkan Worksheet Setelah itu Anda dapat melakukan modifikasi, seperti mengganti isi cell, shading, edit formula, insert atau delete baris dan kolom dan yang lainnya. Sebagai contoh, lakukan modifikasi berikut : Ganti kata Daily Transaction menjadi Transaksi Harian. Ganti warna font judul kolom (A4:G4) menjadi warna putih. Pada cell B5 tambahkan kata Saldo Awal. Sisipkan Kolom Referensi antara kolom F (Keluar) dengan Kolom G (Jumlah). Sehingga tampilannya menjadi seperti

76 Menggabungkan Worksheet

77 Menggabungkan Worksheet Sekarang perhatikan pada tiap sheet, perubahan yang tadi Anda buat juga terjadi pada seluruh sheet. Tapi pada mode grouping ini, fitur Conditional Formatting dan Format as Table dan seluruh fitur di tab Data dan Insert (kecuali Header&Footer) tidak dapat digunakan. Untuk mengakhiri mode grouping ini, klik di salah satu nama sheet dan pastikan kata [Group] telah hilang dari title bar.

78 Menambahkan Header dan Footer Anda dapat memberikan keterangan tambahan pada workbook Anda dengan menggunakan Header dan Footer seperti tanggal dan waktu, halaman, lokasi penyimpanan workbook, nama workbook dan gambar. Cara membuatnya yaitu : Pada tab Page Layout, kategori Page Setup klik icon panah di sebelah kanan bawah.

79 Menambahkan Header dan Footer

80 Menambahkan Header dan Footer Ketika muncul kotak dialog Page Setup, pilih tab Header/Footer, lalu klik button Custom Header atau Costum Footer sesuai keinginan Anda sehingga akan muncul kotak dialog Header atau Footer.

81 Menambahkan Header dan Footer Keterangan yang dapat ditambahkan yaitu nomor halaman, jumlah halaman, tanggal, waktu, lokasi penyimpanan, nama file, nama sheet dan gambar. Ada beberapa section yang ditawarkan, Anda dapat memilih tambahan informasi tersebut ingin ditempatkan di sebelah kiri, tengah atau kanan. Sebagai contoh, pada header tambahkan nama workbook di left section, nama sheet di center section dan tanggal di right section, klik OK. Sehingga tampilan pada kotak dialog Header dan workbook akan menjadi seperti ini :

82 Menambahkan Header dan Footer

83 Menambahkan Header dan Footer

84 Menyimpan WorkBook dalam Format PDF/XPS Excel dapat menyimpan workbook Anda menjadi format PDF atau XPS yang memudahkan Anda untuk medistribusikannya secara elektronik. Caranya adalah seperti berikut ini : Tentukan workbook mana yang akan Anda simpan dengan format PDF/XPS Pada Office Button pilih Save As > PDF or XPS sehingga akan muncul kotak dialog Save As. Sebagai contoh simpan workbook Anda dengan format PDF.

85 Menyimpan WorkBook dalam Format PDF/XPS

86 Menyimpan WorkBook dalam Format PDF/XPS Tentukan dimana Anda akan menyimpannya, dan klik button Options

87 Menyimpan WorkBook dalam Format PDF/XPS Pada kotak dialog Options tentukan pada area mana Anda akan menyimpan menjadi format PDF, lalu klik OK dan Publish.

88 Menyimpan WorkBook dalam Format PDF/XPS Setelah proses Publishing, dokumen dengan format PDF akan terbuka secara otomatis dan tampilannya akan seperti berikut ini :

89 Menyimpan WorkBook dalam Format PDF/XPS

90 END OF FILE Thank You Merci. Arigato.