UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO Jl. Mojopahit 666B Sidoarjo Telp 031-8945444 Fax 031-8949333 DOKUMEN VISI MISI, SASARAN MUTU, STRUKTUR ORGANISASI DAN TUPOKSI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK Tahun 2017
VISI MISI, SASARAN MUTU, STRUKTUR ORGANISASI, TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI) BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO A. VISI DAN MISI Visi: Menjadi pusat pelayanan bidang administrasi akademik yang profesional, unggul dan akuntabel untuk mendukung Universitas Muhammadiyah Sidoarjo menjadi perguruan tinggi bermutu tingkat nasional tahun 2020 Misi: 1) Menyelenggarakan administrasi akademik sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku 2) Menyediakan data dan informasi yang akurat dan komprehensif dalam bidang akademik 3) Mengembangkan sistem informasi akademik yang terintegrasi dengan berbasis teknologi informasi 4) Memberikan pelayanan teknis dan administratif yang cepat, tepat dan akurat dalam rangka mendukung kegiatan operasional perguruan tinggi B. SASARAN MUTU 1) Meningkatkan ketepatan pelaporan data mahasiswa ke Forlap PDDIKTI menjadi 100% 2) Meningkatkan ketepatan waktu penerimaan ijazah, transkrip dan SKPI dari 1 bulan menjadi 2 minggu setelah wisuda 3) Meningkatkan ketepatan waktu kegiatan Herregistrasi dan KRS Online 4) Mengembangkan proses digitalisasi dokumen untuk efisiensi database akademik 5) Menyempurnakan Sistem Informasi dan statistik akademik C. MOTTO DAN JANJI PELAYANAN Motto BAA : PRIMA (Profesional, Ramah, Ikhlas, Mudah, Amanah) Profesional dalam bekerja, Ramah dalam pelayanan Ikhlas dalam mengabdi Mudah dalam proses dan prosedur Amanah dalam tanggung jawab Janji Pelayanan : 1) Akan memberikan pelayanan administrasi akademik terbaik dan sepenuh hati kepada dosen, mahasiswa, alumni 2) Akan memberikan pelayanan administrasi akademik secara cepat, tepat dan akurat dalam rangka mendukung kegiatan operasional perguruan tinggi 3) Akan membantu dengan ikhlas kesulitan dan hambatan yang dihadapi dosen, mahasiswa dan alumni terkait administrasi akademik
D. STRUKTUR ORGANISASI Wakil Rektor 1 Dr. Akhtim Wahyuni, M.Ag Kepala BAA Evi Rinata, S.ST, M.Keb Kasie Administrasi Roni Pambudi, S.Kom Staf Administrasi Bagian Dokumen BAA & Statitistik Staf Administrasi Bagian Administrasi Umum & Front Office Ammy Yoga Prajati, S.Kom Dra. Sulistinganah
E. TUGAS POKOK DAN FUNGSI (TUPOKSI) Biro Administrasi merupakan unsur pembantu Pimpinan di bidang administrasi akademik yang secara fungsional berada di bawah Wakil Rektor 1. Tugas pokok Biro Administrasi membantu pimpinan universitas dalam menyelenggarakan administrasi akademik di tingkat universitas No Jabatan Uraian Tugas 1 Ka Biro Administrasi Tugas : 1. Menyusun perencanaan program kerja dan RAB tahunan serta laporan kinerja setiap semester 2. Membuat progress report setiap semester terkait kegiatan akademik dan persoalan administrasi akademik 3. Mengkoordinasi pelaporan ke Forlap PDDIKTI dan SIMKOPTA serta EMIS ke Kopertais IV 4. Menyusun konsep rumusan kebijakan dan peraturan di bidang administrasi akademik 5. Mengkoordinasikan pelaksanaan layanan administrasi akademik 6. Mengkoordinasikan persiapan perkuliahan setiap awal semester (plotting jadwal kuliah, dosen, mahasiswa, cetak presensi kuliah, rapat akademik) 7. Mengkoordinasikan pelaksanaan evaluasi akademik (UTS & UAS) 8. Melakukan koordinasi dengan unit kerja lain untuk mendukung kelancaran tugas-tugas Biro Administrasi 9. Membagi tugas, menggerakkan, mengarahkan dan membimbing pelaksanaan tugas bagian 10. Melakukan validasi kinerja staf yang menjadi bawahannya secara obyektif 1. Berwenang mengambil kebijakan terhadap semua tugas yang terkait bidang administrasi akademik di lingkungan BAA 2. Berwenang menyusun kalender akademik 3. Berwenang untuk memutuskan calon mahasiswa pindahan, alih jenjang, Re-NIM dapat diterima atau tidak di Universitas Muhamamdiyah Sidoarjo 4. Mengecek dan memberikan paraf semua surat keluar yang harus ditanda tangani oleh Rektor/Wakil Rektor 1 1. Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di BAA, baik yang bersifat perencanaan maupun teknis administratif 2. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala BAA bertanggung 2 Kasie Administrasi jawab kepada Rektor dan Wakil Rektor 1 Tugas : 1. Menyusun perencanaan dan kompilasi data untuk pelaporan Forlap PDDIKTI, perubahan data akademik dan mahasiswa di Forlap PDDIKTI 2. Melakukan koreksi dan pencetakan ijazah, transkrip dan SKPI bagi mahasiswa yang telah dinyatakan lulus 3. Mengembangkan Sistem Informasi yang terintegrasi 4. Membuatkan Surat keterangan Pengganti/Ralat Ijazah yang Hilang/Rusak/Terdapat Kesalahan 5. Menerbitkan surat : a. Keterangan Pindah Kuliah b. Keterangan Keluar/Mengundurkan Diri c. Keterangan Drop Out d. Keterangan Penetapan Wisudawan e. Keterangan Penetapan Wisudan Terbaik dan Berprestasi 6. Melaksanakan administrasi akademik dan bertanggung jawab atas keamanan semua data nilai akademik 7. Melakukan verifikasi data mahasiswa pindahan, alih jenjang, Re-NIM dan memproses secara administratif 8. Membantu penyusunan perencanaan program kerja tahunan dan laporan kinerja setiap semester
3 Staf Administrasi [Bagian Dokumen dan Statistik ] 1. Berwenang untuk melakukan perubahan data akademik pada Forlap PDDIKTI dengan sepengetahuan Ka BAA 2. Berwenang untuk melakukan koordinasi dengan Pusdasim terkait validitas data akademik dan menu di Sistem Informasi 3. Mengikuti rapat koordinasi dengan atasan dan pihak terkait 4. Melaksanakan tugas dari Ka BAA sesuai arahan/disposisi 5. Bekerjasama dengan staf akademik dan staf unit kerja / bagian lain di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 6. Mengecek dan memberikan paraf semua surat keluar yang harus ditanda tangani oleh Ka BAA 1. Bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi akademik di BAA, baik yang bersifat perencanaan maupun teknis administratif 2. Dalam melaksanakan tugasnya, Kasie Administrasi bertanggung jawab kepada Ka BAA Tugas : 1. Melakukan registrasi dan pengarsipan seluruh dokumen terkait akademik : Nilai mata kuliah per prodi/fakultas, dokumen cuti akademik, pindah kuliah, pindah kelas, pindah prodi, mahasiswa pindahan/alih jenjang, hasil konversi, buku induk mahasiswa, salinan ijazah, transkrip dan SKPI, buku wisuda, buku pedoman akademik dll 2. Melakukan proses digitalisasi dokumen akademik (salinan ijazah, transkrip, SKPI, buku induk) 3. Menyusun perencanaan dan kompilasi data untuk pelaporan SIMKOPTA Kopertais IV, perubahan data akademik dan mahasiswa di SIMKOPTA Kopertais IV 4. Menyusun statistik akademik untuk kebutuhan pelaporan rutin, akreditasi prodi dan institusi maupun Bindalwas Kopertis : a. Mahasiswa Baru b. Mahasiswa Aktif/Student Body c. Mahasiswa Non Aktif d. Mahasiswa Cuti Studi e. Mahasiswa Transfer (Pindahan/Alih Jenjang) f. Mahasiswa Mutasi Kuliah (Pindah/Keluar) g. Mahasiswa Asing h. Mahasiswa Lulus i. Pengambilan Ijazah,Transkrip, SKPI j. Nilai IPK, Masa Studi, Kelulusan Tepat Waktu k. Distribusi/sebaran jenis kelamin dan asal mahasiswa berdasarkan provinsi 5. Memproses pengurusan KTM yang rusak/hilang 6. Melakukan pembaharuan isi (content update) website BAA 7. Mendesain infografis akademik 8. Melakukan proses pengusulan dan realisasi RAB BAA dengan sepengetahuan Ka BAA 1. Berwenang untuk melakukan perubahan data akademik pada SIMKOPTA Kopertais dengan sepengetahuan Ka BAA 2. Berwenang untuk melakukan koordinasi dengan Pusdasim terkait validitas data akademik 3. Bekerjasama dengan staf akademik dan staf unit kerja / bagian lain di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 4. Melaksanakan tugas dari Ka BAA sesuai arahan/disposisi 1. Bertanggung jawab terhadap kegiatan administrasi dan statistik akademik 2. Dalam melaksanakan tugasnya, Staf Administrasi [Bagian Dokumen dan Statistik ] bertanggung jawab kepada Ka BAA
4 Staf Administrasi [Bagian Administrasi Umum & Front Office] Tugas : 1. Melaksanakan tugas pelayanan administrasi akademik yang ditetapkan Ka BAA meliputi : a. Herregistrasi dan KRS Online b. Mencetak presensi kuliah, presensi UTS & UAS dan distribusi ke Fakultas c. Mencetak KHS dan distribusi ke Fakultas d. Melakukan perubahan data di SIA terkait permohonan revisi nilai, e. Mencetak transkrip sementara f. Mengecek nilai hasil ujian apabila ada komplain dari mahasiswa g. Memproses dan melakukan perubahan data di SIA bagi mahasiswa yang mengajukan cuti akademik, pindah kelas, pindah prodi 2. Menerima dan mendokumenkan nilai mata kuliah dari dosen pengampu dari semua prodi/fakultas 3. Melayani pengambilan ijazah, transkrip dan SKPI 4. Membantu mahasiswa dalam mengakses SIM Mahasiswa 5. Melakukan proses penginputan nilai hasil konversi mahasiswa pindahan dan alih jenjang 6. Membantu kelancaran semua pelaksanaan tugas yang berkaitan dengan kegiatan administasi akademik di lingkungan BAA 1. Berwenang untuk melakukan perubahan data akademik pada Sistem Informasi / SIA dengan sepengetahuan Ka BAA 2. Berwenang untuk melakukan koordinasi dengan Pusdasim terkait data akademik mahasiswa 3. Bekerjasama dengan staf akademik dan staf unit kerja / bagian lain di lingkungan Universitas Muhammadiyah Sidoarjo 1. Bertanggung jawab terhadap layanan administrasi akademik 2. Dalam melaksanakan tugasnya, Staf Administrasi [Bagian Administrasi Umum & Front Office] bertanggung jawab kepada Ka BAA Sidoarjo, 3 Oktober 2017 Wakil Rektor 1 Kepala BAA Dr. Akhtim Wahyuni, M.Ag. Evi Rinata, S.ST, M. Keb.