UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMPUTER UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI

Transkripsi

1 UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMPUTER UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI PROSEDUR OPERASIONAL BAKU SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN AKADEMIK NO. POB/PTIK/01 Legalisasi Disiapkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Dean Pratiwi, S.Pi Tim Penyusun Diperiksa oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Azmi Sanjaya Putra, S.os Pejabat Pengawas Disahkan oleh: Tanda Tangan: Tanggal: Martaleli Bettiza, S.Si, M.Sc Kepala Status Dokumen Nomor Salinan/ Distribusi

2 UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI UNIT PELAKSANA TEKNIK PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMPUTER PROSEDUR OPERASIONAL BAKU SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN AKADEMIK Kode : POB/PTIK/01 Tanggal berlaku : 2018 Nomor Revisi : SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan 2

3 UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI UNIT PELAKSANA TEKNIK PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMPUTER PROSEDUR OPERASIONAL BAKU SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN AKADEMIK Kode : POB/PTIK/01 Tanggal berlaku : 2018 Nomor Revisi : A. Tujuan Memberikan informasi nilai dan informasi perkuliahan, sistem informasi akademik dapat berisi mengenai jadwal kuliah,pengisian LIRS online,pendaftaran wisuda,bahan ajar. B. Ruang Lingkup C. Pengertian/Definisi (1) Program studi adalah kesatuan rencana belajar sebagai pedoman penyelenggaraan pendidikan akademik dan/atau profesional yang diselenggarakan atas dasar suatu kurikulum serta ditujukan agar dapat menguasai pengetahuan, keterampilan, dan sikap sesuai dengan sasaran kurikulum. (2) Kurikulum merupakan seperangkat rencana dan pengaturan mengenai isi, bahan kajian, maupun bahan pelajaran serta cara penyampaiannya, dan penilaian yang digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pembelajaran, memonitor dan mengevaluasi seluruh kegiatannya untuk mencapai tujuan program studi. (3) Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan dengan tugas utama mentransformasikan, mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. (4) Mahasiswa adalah orang yang belajar di perguruan tinggi dan institut. (5) Bahan ajar adalah seperangkat sarana atau alat pembelajaran yang berisikan materi pembelajaran, metode, batasan - batasan, dan cara mengevaluasi yang didesain secara sistematis dan menarik dalam rangka mencapai tujuan yang diharapkan, yaitu mencapai kompetensi atau subkompetensi dengan segala kompleksitasnya (6) Jurnal perkuliahan dokumen yang berisi mengenai deskripsi dan refleksi materi perkuliahan pada setiap pertemuan, yang berfungsi untuk mengontrol dan mengevaluasi hasil dari proses pembelajaran. (7) Lembar Isian Rencana Studi adalah kartu yang berisi daftar mata kuliah yang akan diikuti oleh setiap dalam satu semester. Dalam LIRS tercantum data (NIM, Nama, Kelas, Fakultas, Jurusan, Jumlah Semester dan Tahun Akademik yang diikuti), Kode Mata Kuliah, Mata Kuliah, SKS dan Kelas yang diikuti. (8) Lembar Isian Hasil Studi adalah lembar daftar nilai mata kuliah yang telah ditempuh dalam satu semester, Indeks Prestasi, Indek Prestasi 3

4 UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI UNIT PELAKSANA TEKNIK PUSAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMPUTER PROSEDUR OPERASIONAL BAKU SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN AKADEMIK Kode : POB/PTIK/01 Tanggal berlaku : 2018 Nomor Revisi : Kumulatif dan beban SKS maksimal yang ditempuh pada semester berikutnya. (9) Evaluasi Pembelajaran adalah proses untuk memperoleh informasi yang menyeluruh dan kesinambungan tentang suatu proses dan hasil pembelajaran sehingga bisa dijadikan sebagai dasar dalam penentuan perlakuan lanjut. (10) Mata kuliah adalah disiplin akademik/bidang studi dari suatu cabang pengetahuan di dalam kurikulum mayor minor program sarjana UMRAH. Mata kuliah meliputi mata kuliah umum, mata kuliah mayor, mata kuliah interprodi, mata kuliah minor, dan mata kuliah penunjang (supporting course) D. Referensi (1) E. Ketentuan Umum (1) 4

5 F. Prosedur (1) Diagram Prosedur Pembuatan Jadwal Kuliah Bagan Alur Pembuatan Jadwal Kuliah Admin TIK BAKK Ketua Prodi/Jurusan Kepegawaian PDPT Mahasiswa Dosen Pengampu Memasukkan kalender akademik di SIPA yang telah di terbitkan BAKK Perubahan kurikulum? Tidak Menyusun jadwal perkuliahan Kelengkapan data dosen? Tidak Melengkapi data dosen pada SIMPEG Melihat jadwal perkuliahan yang dapat di ambil di SIPA Melihat jadwal mengajar di SIPA Ya Sipa2016.umrah.ac.id Ya Perubahan kurikulum Memasukkan jadwal perkuliahan di SIPA Memasukkan jadwal perkuliahan di SIPA

6 (2) Rincian prosedur: Kegiatan 1 Admin TIK memasukkan kalender akademik ke SIPA yang telah di terbitkan oleh BAKK. Kegiatan 2 Jika terjadi perubahan kurikulum dapat melaporkan langsung ke Bakk. Kegiatan 3 Ketua jurusan melakukan penyusunan jadwal perkuliahan dan memasukkan jadwal perkuliahan. Kegiatan 4 Kepegawaian melengkapi data dosen pada SIMPEG. Kegiatan 5 Tim PDPT memasukkan jadwal perkuliahan. Kegiatan 6 Mahasiswa dapat melihat jadwal perkuliahan yang telah di susun oleh ketua jurusan Kegiatan 7 Dosen pengampu dapat melihat jadwal mengajar di SIPA.

7 (3) Diagram Prosedur Pengisian Rencana Studi Bagan Alur Pengisian Rencana Studi Bendahara Penerimaan Mahasiswa Dosen PA PDPT Ketua Jurusan/Prodi BAKK Pimpinan Aktivasi akun SIPA berdasarkan data pembayaran Menyetujui? Mengisi LIRS di SIPA Tidak Ya Sipa2016.umrah.ac.id Melihat LIRS bersangkutan Melihat LIRS sesuai PA Melihat LIRS sesuai jurusan Melihat LIRS sesuai jurusan Melihat LIRS Melihat LIRS

8 (4) Rincian prosedur : Kegiatan 1 Bendahara penerimaan melakukan aktivasi pada akun SIPA sesuai dengan data pembayaran. Kegiatan 2 Mahasiswa melakukan pengisian LIRS pada SIPA dan dapat melihat LIRS setelah di setujui oleh dosen penasehat akademik. Kegiatan 3 Dosen penasehat akademik menyetujui mata kuliah yang sudah di ambil di LIRS dan dosen penasehat akademik dapat melihat seluruh yang menjadi perwaliannya. Kegiatan 4 PDPT dapat melihat LIRS mahasiwa yang sudah di setujui oleh dosen penasehat akademik. Kegiatan 5 Ketua jurusan dapat melihat LIRS mahasiwa yang sudah di setujui oleh dosen penasehat akademik. Kegiatan 6 Bakk dapat melihat LIRS mahasiwa yang sudah di setujui oleh dosen penasehat akademik. Kegiatan 7 Pimpinan dapat melihat LIRS mahasiwa yang sudah di setujui oleh dosen penasehat akademik.

9 (5) Diagram Prosedur Cetak Bukti Perkuliahan Bagan Alur Cetak Bukti Perkuliahan Sistem Mahasiswa Ketua Jurusan/Prodi PDPT Dosen Pengampu Database SIPA Mencari data LIRS di SIPA Mencari data LIRS di SIPA Data ada? Ya Data ada? Mencari data LIRS di SIPA Ya Cetak LIRS Data ada? Cetak LIRS Cetak jadwal kuliah Melihat data LIRS di SIPA Ya Cetak jadwal kuliah Cetak presensi Data ada? Cetak LIRS Cetak presensi Cetak berita acara ujian Sipa2016.umrah.ac.id Tidak Mahasiswa tidak aktif Ya Cetak LIRS Cetak jadwal kuliah Cetak berita acara ujian

10 (6) Rincian Prosedur : Kegiatan 1 Sistem merupakan database SIPA. Kegiatan 2 Mahasiswa dapat melihat LIRS dan mencetak LIRS yang bersangkutan. Kegiatan 3 Ketua Jurusan dapat mencetak LIRS dan jadwal perkuliahan sesuai jurusan. Kegiatan 4 PDPT dapat mencetak LIRS, mencetak jadwal perkuliahan, mencetak presensi dan mencetak berita acara ujian sesuai jurusan. Kegiatan 5 Dosen pengampu dapat mencetak LIRS, mencetak jadwal perkuliahan, mencetak presensi dan mencetak berita acara ujian sesuai jurusan.

11 (7) Diagram Prosedur Isian dan Cetak EDOM Bagan Alur Isian dan Cetak EDOM Mahasiswa Dosen Ketua Jurusan/Prodi Mengisi kuisioner evaluasi pembelajaran mata kuliah yang di ambil pada semester aktif Melihat kuisioner evaluasi pembelajaran mata kuliah yang di ampu Melihat kuisioner evaluasi pembelajaran semua dosen jurusan Sipa2016.umrah.ac.id Cetak kuisioner evaluasi pembelajaran mata kuliah yang di ampu Cetak kuisioner evaluasi pembelajaran semua dosen jurusan

12 (8) Rincian Prosedur : Kegiatan 1 Mahasiswa mengisi kuisioner evaluasi pembelajaran mata kuliah yang di ambil pada semester berjalan. Kegiatan 2 Dosen dapat melihat hasil evaluasi pembelajaran oleh dan dapat mencetak hasil evaluasi pembelajaran mata kuliah yang di ampuh. Kegiatan 3 Ketua jurusan dapat melihat hasil evaluasi pembelajaran semua dosen jurusan oleh dan dapat mencetak hasil evaluasi pembelajaran mata kuliah sesuai dengan jurusan.

13 (9) Diagram Prosedur Memasukkan dan Mencetak Jurnal Bagan Alur Memasukkan dan Cetak Jurnal Perkuliahan Dosen PDPT Memasukkan topik pembahasan perkuliahan, daftar hadir dan waktu perkuliahan di SIPA Cetak jurnal perkuliahan Cetak jurnal perkuliahan Sipa2016.umrah.ac.id

14 (10) Rincian Prosedur : Kegiatan 1 Dosen memasukkan topik pembahasan perkuliahan, daftar hadir selama perkuliahan berlangsung. Kegiatan 2 PDPT mencetak jurnal perkuliahan

15 (11) Diagram Prosedur Memasukkan dan Mencetak Nilai Mahasiswa Bagan Alur Memasukkan dan Cetak Nilai Mahasiswa Dosen Mahasiswa PDPT Ketua Jurusan/Prodi BAKK Memasukkan nilai akhir perkuliahan dalam bentuk huruf dan angka (bilangan bulat) ke SIPA Melihat daftar nilai perkuliahan Melihat nilai akhir semester dalam bentuk angka dan huruf Cetak hasil studi Cetak hasil studi Cetak hasil studi Sipa2016.umrah.ac.id Cetak hasil studi Cetak hasil studi

16 (12) Rincian Prosedur : Kegiatan 1 Dosen memasukkan nilai akhir perkuliahan dalam bentuk huruf dan angka (bilangan bulat) ke SIPA, dosen juga dapat melihat daftar nilai perkuliahan dan mencetak hasil studi. Kegiatan 2 Mahasiswa melihat nilai akhir semester dalam bentuk angka dan huruf. Kegiatan 3 PDPT melakukan cetak hasil studi. Kegiatan 4 Ketua jurusan melakukan cetak hasil studi. Kegiatan 5 Bakk Melakukan cetak hasil studi.

17 (13) Diagram Prosedur English Test Program Bagan Alur English Test Program (ETP) Admin ETP Mahasiswa Pengisian jadwal ETP Melakukan Registrasi ETP Mencatak Jadwal ETP Pengisian nilai hasil ujian ETP Melihat nilai hasil ujian ETP Sipa2016.umrah.ac.id Cetak sertifikat lulus ETP

18 (14) Rincian Prosedur : Kegiatan 1 Admin ETP melakukan penginputan jadwal tes ETP. Kegiatan 2 Mahasiswa melakukan registrasi ETP. Kegiatan 3 Admin ETP melakukan cetak jadwal tes ETP dan memasukkan skor hasil ujian ETP. Kegiatan 4 Mahasiswa dapat melihat hasil ujian ETP di SIPA. Kegiatan 5 Admin ETP melakukan cetak sertifikat bagi yang sudah dinyatakan lulus ujian ETP.

19 (15) Diagram Prosedur Cetak Ijazah Mahasiswa Bagan Alur Cetak Ijazah Mahasiswa BAKK PDPT Dosen Ketua Jurusan/Prodi Admin TIK Mengisi nomor ijazah dan tanggal ijazah Perubahan gelar akademik dan SK akreditasi Ya Verifikasi biodata Verifikasi biodata Perubahan gelar akademik dan SK akreditasi? Tidak Sipa2016.umrah.ac.id Cetak ijazah Cetak draf ijazah Lihat ijazah Lihat ijazah

20 (16) Rincian Prosedur : Kegiatan 1 Bakk memasukkan nomor ijazah dan tanggal cetak ijazah serta verifikasi data calon wisudawan/wisudawati. Kegiatan 2 Admin TIK melakukan perubahan gelar akademik dan SK Akreditasi (Jika ada). Kegiatan 3 PDPT melakukan verifikasi data calon wisudawan/wisudawati dan mencetak draf ijazah calon wisudawan/wisudawati. Kegiatan 4 Dosen dapat melihat draf ijazah calon wisudawan/wisudawati. Kegiatan 5 Ketua Jurusan dapat melihat draf ijazah calon wisudawan/wisudawati. Kegiatan 6 Bakk melalukan cetak ijazah.

21 (17) Diagram Prosedur Pendaftaran Wisuda Online Bagan Alur Pendaftaran Wisuda PDPT Admin TIK Mahasiswa Mengisi status lulus Mengisi periode registrasi wisuda Registasi wisuda Sipa2016.umrah.ac.id Cetak formulir wisuda

22 (18) Rincian Prosedur Kegiatan 1 PDPT mengisi status lulus bagi yang telah dinyatakan lulus. Kegiatan 2 Admin TIK memasukkan periode registrasi wisuda online. Kegiatan 3 Mahasiswa melakukan registrasi wisuda online dan mencetak formulir wisuda.

23 (19) Diagram Prosedur Pengisian Biodata Mahasiswa Bagan Alur Pengisian Biodata Mahasiswa Admin TIK BAKK Mahasiswa Pimpinan Mengisi biodata dari data kelulusan penerimaan perguruan tinggi Update dan verifikasi data Data valid? Ya Tidak Edit data Edit data Lihat data Sipa2016.umrah.ac.id Lihat data Lihat data Lihat data

24 (20) Rincian Prosedur : Kegiatan 1 Admin TIK mengisi biodata dari data kelulusan penerimaan perguruan tinggi. Kegiatan 2 Mahasiswa melakukan verifikasi data diri. Kegiatan 3 Admin TIK dan Bakk dapat melakukan perubahan biodata. Kegiatan 4 Pimpinan dapat melihat data secara keseluruhan.

25 (21) Diagram Prosedur Validasi dan Cetak Transkip Nilai Mahasiswa Bagan Alur Validasi dan Cetak Transkrip Nilai Mahasiswa PDPT BAKK Dosen Ketua Jurusan/Prodi Mahasiswa Validasi transkrip nilai akademik Validasi transkrip nilai akademik Mengisi status dan tanggal lulus Mengisi status dan tanggal lulus Mengisi judul skripsi Sipa2016.umrah.ac.id Cetak draf transkrip nilai Cetak transkrip nilai Lihat transkrip nilai Lihat transkrip nilai

26 (22) Rincian Prosedur : Kegiatan 1 PDPT melakukan validasi transkip nilai akademik dan Mengisi status dan tanggal lulus. Kegiatan 2 Bakk melakukan validasi transkip nilai akademik dan Mengisi status dan tanggal lulus. Kegiatan 3 Mahasiswa mengisi judul skripsi yang telah di setujui oleh dosen pembimbing. Kegiatan 4 PDPT mencetak draf transkip nilai akademik. Kegiatan 5 Dosen dan ketua jurusan dapat melihat transkip nilai akademik. Kegiatan 6 Bakk melakukan cetak transkip nilai akademik.