No.PR.21.3-V7. BAAKPK DIR Prosedur Pengelolaan Adm Akademik: Pelayanan Administrasi Akademik & 25 Agustus 2017

Transkripsi

1 1/27 1. Tujuan Memastikan penanganan dan pelaksanaan layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan terpadu dapat terlaksana dengan baik dan mudah. 2. Ruang Lingkup Seluruh jenis layanan administrasi akademik dan kemahasiswaan program perkuliahan kelas reguler yang ditangani layanannya secara terpadu yaitu: Pengelolaan surat keterangan mahasiswa, surat keterangan pengganti ijazah, cuti akademik, pengunduran diri, pindah program studi, pindah kelas pada program studi yang sama, legalisasi ijazah atau transkrip akademik, salinan transkrip akademik, pendaftaran wisuda, surat keterangan lulus, pergantian KTM, permintaan KSM, pendaftaran mahasiswa baru, daftar ulang mahasiswa baru, pengajuan proposal dan laporan organisasi kemahasiswaan, klaim asuransi, permohonan penyewaan asrama, permintaan laporan kemajuan akademik. Sedangkan untuk program perkuliahan kelas karyawan tetap ditangani oleh TU masing-masing. 3. Istilah/Singkatan/Definisi DIR : Direktur : Pembantu Direktur Bidang Akademik BAAKPK : Bagian Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Kerja sama SBAK : Sub Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan : Urusan Layanan Admnistrasi Akademik UK : Urusan Keuangan : Pelayanan Adm Akademik & Kemahasiswaan Terpadu SKM : Surat Keterangan Mahasiswa Aktif SKBK : Surat Keterangan Biaya Kuliah SKSP : Surat Keterangan Status Pembayaran Biaya Kuliah SKL : Surat Keterangan Lulus Sementara LKA : Laporan Kemajuan Akademik KSM : Kartu Studi Mahasiswa SPKB : Surat Pengantar pengurusan KTM ke Bank SLL : Surat Lain-lain UPT SI : Unit Pelaksana Teknis Sistem Informasi KTM : Kartu Tanda Mahasiswa TU : Tata Usaha WA : Wali Akademik 4. Referensi a. UU No 20 Tentang Sistem Pendidikan Nasional Tahun 2003 b. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa d. Keputusan Dirjen Dikti N0 08/DIKTI/Kep/2002 tentang Petunjuk teknis Kepmendiknas No 184/U/2001 tentang Pedoman Pengawasan, Pengendalian dan Pembinaan Program Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana di Perguruan Tinggi e. Keputusan Mendiknas No 178/U/2011 tentang Gelar dan Lulusan Perguruan Tinggi f. Peraturan Akademik Politeknik Negeri Batam 5. Lampiran Instruksi : No. IN Instruksi Kerja - Penanganan Layanan Adm Terpadu

2 2/27 Borang : No.BO Borang - Penerbitan Surat Keterangan No.BO Borang - Permohonan Cuti, Pindah & Pengunduran Diri No.-V4 Borang - Persetujuan Cuti, Pindah & Pengunduran Diri No.BO Borang - Legalisir Dokumen Akademik No.BO Borang - Penggantian Ijazah & Transkrip No.BO Borang - Pelayanan Asrama Mahasiswa No.BO Borang - Pengajuan Klaim Asuransi Mahasiswa No.BO Borang - Pelayanan Organisasi Mahasiswa 6. Sub-Prosedur a Sub Prosedur Penerbitan Surat Keterangan b Sub Prosedur Pengajuan Cuti c Sub Prosedur Pengajuan Pindah Kelas dalam prodi yang Sama d Sub Prosedur Pengajuan Pindah Prodi e Sub Prosedur Pengunduran Diri f Sub Prosedur Legalisir Dokumen Akademik g Sub Prosedur Penggantian Dokumen dan Atribut Akademik h Sub Prosedur Pelayanan Administrasi Asrama Mahasiswa i Sub Prosedur Klaim Asuransi Mahasiswa j Sub Prosedur Pelayanan Organisasi Mahasiswa

3 3/27 7. Uraian Prosedur a Sub Prosedur Penerbitan Surat Keterangan 1. Mengisi 2. Memilih jenis surat 1. Mengisi. yang belum 2. Memilih jenis surat keterangan yang diperlukan. yang telah Jenis surat yang dibutuhkan 3. Mencetak surat 3. Mencetak surat sesuai pilihan. Jenis surat yang dibutuhkan Surat yang sudah dicetak 4. Memverifikasi surat 4. Memverifikasi surat yang sudah dicetak dan memberikan nomor surat. Petugas Surat yang sudah dicetak Surat yang sudah diverifikasi & diberi nomor 5. Menandatangani surat 6. Memberi stempel 7.Menyerahkan surat 5. Menandatangani surat yang sudah diverifikasi. 6. Memberi stempel pada surat ni. Petugas Surat yang sudah diverifikasi & diberi nomor Surat yang sudah ditanda tangani Surat yang sudah ditanda tangani Surat yang sudah ni & distempel 8.Mengisi tanggal diambil 7. Menyerahkan surat sesuai pengajuan kepada. Petugas Surat yang sudah ditandatan gani & distempel Surat yang sudah ni & distempel 8. Mengisi tanggal diambil pada aplikasi. Petugas Surat yang sudah ditandatan gani & distempel yang sudah tanggal pengambilan

4 4/27 b Sub Prosedur Pengajuan Cuti 1. Mengisi. yang belum yang telah 1.Mengisi 2. Menyerahkan borang persetujuan & minta tanda tangan 3. Mengajukan borang persetujuan cuti melalui TU 4. Menginformasikan Biaya Cuti 2. Menyerahkan borang persetujuan cuti ke untuk dilengkapi dan meminta untuk menandatangani borang persetujuan. 3. Mengajukan borang persetujuan cuti melalui TU untuk ni Wali Akademik, KPS &. Jika wali akademik tidak ditempat, konfirmasi dapat dilakukan melalui SMS/telp. Jika KPS berhalangan, dapat diwakili dosen yang ditunjuk oleh KPS. - belum ani - IN ni sudah ni ni WA, KPS, 5. Melakukan update status cuti A 4. Menginformasikan biaya & status cuti kepada serta mengarahkan untuk secara transfer. Jika pengambilan cuti dilakukan setelah, kelebihan biaya tidak dapat ditarik kembali. Jika kekurangan biaya, maka jumlah kekurangan harus diinformasikan ke mahasiswa untuk segera dibayarkan. 5. Melakukan Update Status Cuti mahasiswa di SIA. Informasi biaya cuti - ani, paraf wali dan disetujui KPS dan - SIA Informasi biaya cuti dan ketentuan disampaikan ke dan telah tanggal Update Status Cuti Mahasiswa SIA

5 5/27 6. Melakukan biaya Informasi cuti sesuai dengan ketentuan biaya cuti dan menyerahkan bukti transfer ke untuk divalidasi. A 6. Melakukan cuti 7. Verifikasi & Validasi serta update data Pembayaran cuti selambatlambatnya dilakukan pada saat pengaktifan status semester. 7. Melakukan verifikasi dan validasi biaya cuti mahasiswa serta melakukan update data mahasiswa tsb ke SIA. dan ketentuan disampaikan ke Bukti transfer dari bank Bukti transfer dari bank Validasi Data cuti di SIA terupdate 8. Membuat salinan (fotocopy) 8. Membuat salinan (Fotocopy) borang persetujuan cuti dan mengisi tanggal proses. telah tanggal Salinan (Copy) telah tanggal 9. Menerima Salinan Borang 9. Menerima salinan borang persetujuan dan melakukan paraf penyelesaian dan pengambilan. yang telah tanggal oleh petugas Salinan (Copy) diterima yang telah tanggal

6 6/27 c Sub Prosedur Persetujuan Pindah Kelas dalam Program Studi yang Sama 1. Mengisi 1. Mengisi. yang belum yang telah 2.Mengisi borang persetujuan 3.Mengajukan borang persetujuan pindah ke Wali, KPS 2. Mengisi borang isian persetujuan pindah kelas dan menandatangani borang tersebut. - telah - BO ni 4. TU mengajukan borang persetujuan ke KPS untuk tanda tangan 3. Mengajukan borang persetujuan pindah kelas ke Wali akademik dan KPS melalui TU. ani ni di TU 5. KPS menandatangani & menetapkan Wali Baru 6. KPS menyerahkan borang ke melalui TU 4. Mengajukan borang persetujuan ni wali akademik ke KPS. TU ani Wali di tandatangani Wali & nilai diverifikasi wali A 5. Menandatangani Persetujuan Pindah Kelas dan menetapkan wali akademik untuk kelas tujuan. KPS BO ni KPS & Wali baru ditetapkan

7 7/27 A 7. Update pindah kelas di SIA 8. Menyampaikan Biaya Kuliah 6. Menyerahkan borang persetujuan ni ke melalui TU. Jika tidak mendapat persetujuan pindah kelas, maka permohonan ni dan dikembalikan ke untuk disampaikan ke Pemohon. KPS ani KPS & Wali baru ditetapkan BO ni KPS & Wali asal 9. Melakukan Pembayaran 10.Melakukan validasi 11. Mengisi status penyelesaian borang 7. Melakukan update pindah kelas mahasiswa di SIA termasuk biaya kuliah. NIM (Nomor Induk Mahasiswa) tidak berubah. 8. Menyampaikan biaya kuliah yang harus dibayar oleh dan mengarahkan untuk secara transfer dan segera melakukan verifikasi. Jika pindah kelas dilaksanakan setelah masa, maka kelebihan biaya tidak dapat ditarik kembali.. Sedangkan jika terjadi kekurangan biaya, maka jumlah kekurangan harus diinformasikan ke mahasiswa. NIM di kelas lama Data lama di SIA NIM di kelas lama Wali di kelas baru Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayara n Data lama yang dipindahkan dengan NIM lama di SIA (biaya kuliah) NIM di kelas lama Wali di kelas baru Info Biaya Kuliah dan ketentuan diketahui oleh BO & telah tanggal

8 8/27 9. Melakukan biaya kuliah sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan bukti transfer ke untuk divalidasi Info Biaya Kuliah diketahui oleh Bukti transfer dari bank 10. Melakukan validasi biaya kuliah di kelas tujuan mahasiswa dan melakukan update data mahasiswa tersebut ke SIA. Bukti transfer pembayara n dari bank bukti transfer valid Data mahasiswa di SIA terupdate 11. Mengisi status penyelesaian pada /*borang. *Borang hanya digunakan pada saat aplikasi bermasalah. tanggal oleh petugas yang telah tanggal dan diparaf oleh *

9 9/27 d Sub Prosedur Persetujuan Pindah Program Studi 1. Mengisi 1. Mengisi. yang belum yang telah 2.Mengisi borang persetujuan 3.Mengajukan borang persetujuan pindah ke Wali, KPS 2. Mengisi borang isian persetujuan pindah prodi dan menandatangani borang tersebut. telah ni 4. Mendiskusikan rencana pindah prodi dengan wali dan KPS tujuan 5. Wali memverifikasi nilai di SIA & menandatangani persetujuan 6. Mengajukan borang persetujuan ke KPS melalui TU 7. KPS menandatangani borang persetujuan 8. Melanjutkan borang persetujuan ke KPS tujuan untuk ni 9. KPS tujuan menandatangani borang persetujuan 10. Menyerahkan borang persetujuan ke melalui TU A 3. Mengajukan borang persetujuan pindah prodi ke Wali akademik dan KPS Asal melalui TU. 4. Mendiskusikan rencana pindah prodi dengan KPS tujuan dan Wali asal. Jika disetujui maka lanjut ke langkah 5. Jika tidak mendapat persetujuan pindah prodi, maka permohonan ni dan dikembalikan ke untuk disampaikan ke Pemohon * Persetujuan pindah prodi harus ikut ujian ulang sesuai peraturan akademik pasal Wali melakukan verifikasi nilai di SIA dan menandatangani borang persetujuan. Setelah wali menyerahkan borang tersebut ke TU. KPS Asal WA ani ani di TU Hasil Diskusi Final rencana pindah prodi dari mahasiswa ni di TU Hasil Diskusi Final rencana pindah prodi dari mahasiswa ni di TU ni wali & hasil verifikasi nilai di SIA ani di TU

10 10/27 6. Mengajukan borang TU persetujuan ditanda tangani wali ke KPS Asal. ani wali & hasil verifikasi nilai di SIA ni wali 7. Menandatangani persetujuan pindah prodi dan melampirkan daftar makul diambil di prodi asal (BO ), kemudian menyerahkan ke TU untuk dikembalikan ke. KPS asal ani wali BO dan ni 8. Melanjutkan borang persetujuan ke KPS tujuan untuk ni. ani wali BO dan ni 9. Menandatangani Persetujuan Pindah Prodi dan memetakan mata kuliah yang akan diambil di prodi tujuan kemudian menetapkan wali akademik. KPS tujua n. ani wali dan KPS BO ani KPS asal. ni wali, KPS asal dan tujuan BO ni KPS asal dan KPS tujuan 10. Menyerahkan borang persetujuan dan pemetaan mata kuliah ni ke melalui TU. KPS tujua n. ani wali, KPS asal dan tujuan. ni wali, KPS asal dan tujuan BO ani KPS asal dan KPS tujuan BO ni KPS asal dan KPS tujuan

11 11/27 A 11. Mengajukan borang.. persetujuan ke untuk ni. 11. Mengajukan borang ke ani KPS wali, asal ni wali, KPS asal, tujuan dan tujuan dan 12. Memberikan NIM baru 13.Update pindah prodi mahasiswa pindah di SIA BO ani KPS asal dan KPS tujuan BO ni KPS asal dan KPS tujuan 14. Menyampaikan NIM baru & biaya kuliah ke 15. Melakukan biaya kuliah 16. Validasi biaya kuliah 17. Membuat salinan borang persetujuan 18. Mengisi Status Penyelesaian pada aplikasi 19. Persetujuan perubahan makul di SIA 20. Melakukan back up data pengambilan makul 12. Memberikan NIM baru dan update SIA untuk mahasiswa pindah prodi. 13. Melakukan update pindah prodi mahasiswa di SIA, biaya kuliah & pemberian NIM baru (memindahkan data akademik a.n mahasiswa tersebut untuk NIM baru).. ani wali, KPS asal, tujuan dan BO ani KPS asal dan KPS tujuan NIM di kelas baru Data di SIA lama NIM di prodi baru Info Biaya Kuliah (lebih/kurang bayar) dan ketentuan Data lama yang dipindahkan dengan NIM baru di SIA

12 12/ Menyampaikan NIM baru dan biaya kuliah yang harus dibayar NIM di kelas baru oleh dan mengarahkan untuk secara transfer dan segera melakukan verifikasi. Jika pindah prodi dilaksanakan setelah masa, maka kelebihan biaya tidak dapat ditarik kembali.. Sedangkan jika terjadi kekurangan biaya, maka jumlah kekurangan harus diinformasikan ke mahasiswa. Wali di kelas baru Info Biaya Kuliah dan ketentuan pembayara n NIM di kelas baru Wali di kelas baru Info Biaya Kuliah dan ketentuan diketahui oleh BO telah tanggal 15. Melakukan biaya kuliah sesuai dengan ketentuan dan menyerahkan bukti transfer ke untuk divalidasi. Bukti transfer pembayara n dari bank Bukti transfer valid Data mahasiswa di SIA terupdate 16. Melakukan validasi biaya kuliah di prodi tujuan mahasiswa dan melakukan update data mahasiswa tsb ke SIA. Bukti transfer pembayara n dari bank Bukti transfer valid Data mahasiswa di SIA terupdate 17. Membuat salinan (fotocopy) borang persetujuan pindah prodi dan menyerahkan salinan ke. Data pembayara n di SIA terupdate tanggal Salinan (copy) tanggal

13 13/ Mengisi status penyelesaian pada aplikasi. Salinan (Copy) diterima Salinan (Copy) diterima yang sudah tanggal oleh petugas 19. Melakukan persetujuan perubahan (setuju/drop) mata kuliah di SIA dan update mata kuliah untuk mahasiswa pindah. WA Rencana Makul yang diambil di SIA berdasarka n hasil diskusi dengan Wali Daftar Makul yang disetujui wali melalui SIA 20. Melakukan back up data pengambilan mata kuliah mahasiswa pindah kelas di SIA dan menyimpannya dalam format file PDF. File ini nantinya digabung dengan backup data mahasiswa lain yang aktif pada semester tersebut. TU Hasil verifikasi dan perubahan makul di SIA File Pengambilan Makul oleh mahasiswa dalam bentuk PDF

14 14/27 e Sub Prosedur Persetujuan Pengunduran Diri 1. Mengisi. yang belum yang telah 1.Mengisi aplikasi 2.Mengisi borang isian persetujuan pengunduran diri 3.Borang persetujuan pengunduran diri diparaf wali 2. Mengisi borang isian persetujuan pengunduran diri dan menandatangani borang tersebut. 3. Mengajukan Borang persetujuan pengunduran diri untuk diparaf wali sebelum diajukan ke KPS. TU telah ni di TU ni ni dan diparaf wali 4. Borang persetujuan pengunduran diri diajukan ke KPS 5.KPS menandatangani persetujuan pengunduran diri 6. Mengajukan borang persetujuan pengunduran diri Ke Pudir 1 7. Borang persetujuan ni Pudir 1 4. Mengajukan borang persetujuan pengunduran diri ke KPS melalui TU. Bersamaan dengan itu, melalui /media lainnya, menginformasikan ke urusan keuangan dan perpustakaan mengenai pengunduran diri untuk mendapatkan konfirmasi bebas masalah. 5. Menandatangani Persetujuan pengunduran diri. Persetujuan ini dilakukan setelah mendapat informasi bebas masalah di tingkat prodi. Setelah menyerahkan ke melalui TU. KPS ni ni dan diparaf wali ni di TU ni, paraf wali dan disetujui KPS 8. Menyiapkan Surat Pindah A 6. Mengajukan Borang Pengunduran Diri untuk persetujuan ni, paraf wali dan disetujui KPS ni, paraf wali dan disetujui KPS

15 15/27 7. Menandatangani Borang persetujuan pengunduran. ni, ni paraf wali dan disetujui A KPS 9.Update status pengunduran diri di SIA 10. mengajukan Verifikasi bebas masalah 8. Setelah ditandangani, mengambil Borang dan menyiapkan surat pindah jika diperlukan. melakukakan komunikasi dengan DIR ni, paraf wali dan disetujui KPS dan Surat Pindah 11. Membuat copy borang, surat ket asli, transkrip 12. mengisi status penyelesaian 9. Melakukan Up date Status pengunduran diri mahasiswa di SIA. 10. Melakukan verifikasi bebas masalah administrasi keuangan dan perpustakaan via menu di SIA. Jika masih terhambat dengan masalah administrasi, hubungi untuk segera menyelesaikan masalah. Apabila data bebas masalah belum ditemukan, dapat menghubungi UK dan PUS untuk verifikasi secara langsung atau via . ni DIR SIA Status Mahasiswa Mengundurk an Diri terupdate di SIA Status Mahasiswa Mengundurka n Diri terupdate di SIA telah tanggal / Permohonan pengecekan ke UK & Pustaka

16 16/ Membuat salinan (hardcopy/ Hasil Salinan softcopy) borang persetujuan verifikasi (Copy) pengunduran diri, surat masalah keterangan pindah/ pengunduran diri jika diperlukan dan kemudian menyerahkan salinan borang persetujuan dan surat keterangan asli ke berupa surat keterangan pindah, dilengkapi dengan transkrip sampai semester terakhir. telah tanggal Surat Keterangan Pindah/meng undurkan diri asli jika diperlukan Transkrip Akademik 12. Mengisi status penyelesaian & pengambilan pada aplikasi. Salinan (Copy), Salinan (Copy), Surat Keterangan Pindah/meng undurkan diri asli jika diperlukan, Transkrip Akademik disiapkan Surat Keterangan Pindah/meng undurkan diri asli jika diperlukan dan Transkrip Akademik telah diterima telah status penyelesaian & pengambilan

17 17/27 f Sub Prosedur Legalisir Dokumen Akademik 1.Mengajukan permohonan legalisir 1. Mengajukan permohonan pengurusan legalisir yang disediakan dengan mengisi. Pem ohon yang belum yang telah 2.Memeriksa permintaan 3.Menyiapkan 4. Menandatangani 5. melakukan 6. Menyerahkan hasil legalisir 7. Mengambil berkas 2. Memeriksa permintaan di. 3. Menyiapkan akademik sesuai kebutuhan, memberikan cap legalisir & mengajukan ke untuk ni. 4. Menandatangani Legalisir Ijazah, Transkrip dan Dokumen akademik lainnya. 5. Melakukan ke bank. Pem ohon Hasil pengecekan Fotocopy Ijazah, transkrip dan akademik sejumlah yang diminta telah dicap legalisir Informasi Jenis Berkas yang diminta, dan jumlah yang diperlukan Hasil pengecekan Dokumen yang akan ni Fotocopy Ijazah, transkrip dan akademik telah ni Biaya yang dibayarkan

18 18/27 6. Menyerahkan hasil legalisir transkrip/ ijazah/ lainnya kepada sesuai dengan waktu yang dijanjikan dan mengisi status diambil pada aplikasi Paket/Borang* Ket: *Borang jika aplikasi mengalami gangguan. Fotocopy Ijazah, transkrip dan akademik telah ani Ijazah, transkrip dan akademik telah ni telah diserahkan ke *BO telah tgl 7. Mengambil berkas/ hasil legalisir ke dengan menunjukkan bukti. Bukti Pembayaran biaya legalisir Ijazah, transkrip dan akademik telah ni

19 19/27 g Sub Prosedur Penggantian Dokumen atau Atribut Akademik 1.Mengajukan permohonan pengganti 1. Mengajukan permohonan penggantian ijazah, transkrip, KTM, dll yang disediakan melalui dan menyerahkan syarat pengajuan. yang belum yang telah 2. Memeriksa jenis permintaan 3.Mengkonfirmasi jenis, jumlah & biaya 4. Melakukan Pembayaran 2. Memeriksa jenis permintaan & kelengkapan berkas persyaratan berupa yang rusak atau surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Jika tidak lengkap, meminta melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya. Dokumen yang diminta Kelengkapan berkas 5. Memproses 6. Membuat salinan asli 3. Mengkonfirmasi jenis permintaan, menginformasikan biaya yang harus dibayarkan dan mengarahkan untuk melakukan biaya penggantian sesuai jumlah ke UK. Dokumen yang diminta Kelengkapa n berkas Jenis yang diminta Informasi biaya layanan 7. Menandatangani Salinan 8. Menerima hasil salinan 4. Melakukan biaya penggantian sesuai informasi dari. Jenis yang diminta Informasi biaya layanan Biaya yang dibayarkan A 5. Memproses sesuai permohonan. Jika permohonan Salinan Transkrip Asli /Surat Salinan Pengganti Ijazah, lanjut ke langkah 9. Biaya yang dibayarkan Jenis yang diminta Jika melayani penggantian KTM, lanjut ke langkah 13.

20 20/27 6. Membuat Salinan Transkrip Jenis A Asli/ Salinan Pengganti Ijazah dengan mengacu kepada no yang diminta arsip ijazah/transkrip asli untuk ni. 9.Melakukan backup salinan 10.Menyerahkan 11. Mahasiswa mengambil Untuk mempermudah, dapat berkoodinasi Ses pudir untuk penandatanganan apabila sedang tidak berada di tempat. 7. Menandatangani Salinan Transkrip asli/salinan Pengganti Ijazah Asli. Setelah Dokumen akan diambil staf BAAKPK. 8. Menerima hasil pembuatan salinan transkrip asli/salinan ijazah asli/ktm baru. Draft Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ni Draft Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ni KTM tercetak sesuai permintaan/ Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ni diserahkan ke 9. Melakukan back up salinan transkrip asli dan salinan ijazah asli dalam bentuk softcopy, salinan ijazah asli, salinan transkrip asli. Setelah Dokumen akan diserahkan ke. Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ni File Salinan Transkrip Asli /Surat Pengganti Ijazah dalam bentuk PDF

21 21/ Menyerahkan hasil KTM KTM tercetak pembuatan salinan transkrip/ tercetak sesuai ijazah/ lainnya sesuai permintaan/ kepada mengisi permintaan/ Salinan status diambil pada borang. Salinan Transkrip Transkrip Asli /Surat Asli /Surat Pengganti Ijazah yang ni diserahkan ke Pengganti Ijazah yang ni diserahkan ke 11. Mengambil berkas/ yang diminta ke dengan menunjukkan bukti. Bukti Pembayaran Dokumen lengkap

22 22/27 h Sub Prosedur Pelayanan Administrasi Asrama Mahasiswa 1.Menginformasikan persyaratan 2.Mengajukan permohonan layanan adm asrama 3.Memeriksa Kelengkapan persyaratan 4. Mengisi borang pendaftaran 5. Menyerahkan borang isian sesuai layanan yg dipilih 6. Mengisi borang isian sesuai dengan pilihan layanan 7. memeriksa kelengkapan borang isian & menyerahkan ke PR ULM 8. Mengisi status penyelesaian 1. Menyampaikan persyaratan dan mekanisme pelayanan adminstrasi asrama. 2. Mengajukan permohonan layanan administrasi asrama yang disediakan. 3. Memeriksa kelengkapan berkas persyaratan berupa KTM. Jika tidak lengkap, meminta melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya. 4. Mengisi borang pendaftaran permintaan layanan administrasi asrama di. 5. Menyerahkan borang isian sesuai layanan yang dipilih. 6. Mengisi Borang isian sesuai dengan pilihan layanan secara lengkap. 7. Memeriksa kelengkapan borang isian dan memberikan keterangan untuk langkah selanjutnya. kemudian menyerahkan kel ULM proses penyelesaian sesuai PR tentang asrama mahasiswa. IN Pengumuma n/ /Langs ung Pengumuma n/ / Langsung tatap muka Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n Hasil pengecekan BO BO BO BO BO BO BO Hasil pemeriksaan kelengkapan Berkas Borang ke ULM untuk diproses

23 23/27 8. Mengisi status penyelesaian Hasil BO pendaftaran. pemeriksaan tgl kelengkapan nya Khusus untuk layanan dan diparaf pengajuan sebagai penghuni asrama, akan dihubungi oleh untuk status persetujuannya sesuai PR

24 24/27 i Sub Prosedur Pengajuan Klaim Asuransi Mahasiswa 1.Menginformasikan persyaratan 2. Mengajukan permohonan pendaftaran klaim 3.Memeriksa Kelengkapan persyaratan 4. Mengisi borang pendaftaran klaim asuransi 5. Menyerahkan borang isian klaim asuransi 6. Mengisi borang isian dan menyerahkan bukti 7. memeriksa kelengkapan borang isian & menyerahkan ke PR ULM 8. Mengisi status penyelesaian 1. Menyampaikan informasi persyaratan dan mekanisme pendaftaran pengajuan klaim. 2. Mengajukan permohonan pendaftaran klaim asuransi dengan menunjukkan kartu polis asuransi dan KTM serta menyerahkan bukti rawat inap/rawat jalan akibat kecelakaan sesuai perjanjian asuransi. 3. Memeriksa kelengkapan berkas persyaratan berupa KTM dan kartu polis. Jika tidak lengkap, meminta melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya. 4. Mengisi borang pendaftaran klaim asuransi di. Pengisian pendaftaran untuk mendapatkan Nomor Registrasi Borang. 5. Menyerahkan borang isian klaim ke dan mengarahkan untuk mengisi borang tersebut. 6. Mengisi Borang isian klaim secara lengkap dan ni serta menyerahkan bukti rawat inap/rawat jalan akibat kecelakaan. IN Pengumuma n/ /Langsu ng Pengumuma n/ / Langsung tatap muka Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n Hasil pengecekan BO BO BO BO BO BO Kelengkapan syarat (bukti kuitansi rawat kecelakaan) yang diserahkan ke

25 25/27 7. Memeriksa kelengkapan BO Hasil borang isian dan memberikan pemeriksaan keterangan untuk langkah Kelengkapa kelengkapan selanjutnya. n syarat kemudian menyerahkan ke ULM proses penyelesaian sesuai PR.22.2 tentang asuransi mahasiswa. (bukti kuitansi rawat kecelakaan) yang diserahkan ke Berkas Borang ke ULM untuk diproses 8. Mengisi status penyelesaian pendaftaran pengajuan klaim. Pengambilan Klaim akan iinformasikan oleh sesuai PR Jangka waktu pencairan klaim sesuai dengan Service Level Aggrement dari pihak asuransi adalah maksimal selama 14 hari kerja sejak persyaratan dinyatakan lengkap. Hasil pemeriksaa n kelengkapan BO tanggal nya dan diparaf

26 26/27 j Sub Prosedur Pelayanan Administrasi Organisasi Mahasiswa 1.Menginformasikan persyaratan 2. Mengajukan permohonan 3.Memeriksa Kelengkapan persyaratan 4. Mengisi borang pendaftaran layanan adm OM 5. Mengisi Checklist dan menyerahkan ke PR ULM 6. Mengisi status penyelesaian 1. Menyampaikan persyaratan dan mekanisme pelayanan adminstrasi kegiatan Organisasi Mahasiswa. 2. Mengajukan permohonan pengajuan program kerja /proposal/ laporan pertanggung-jawaban melalui. 3. Memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pengajuan layanan. Jika tidak lengkap, meminta melengkapi persyaratan terlebih dahulu. Jika lengkap lanjut ke langkah berikutnya. 4. Mengisi Borang pendaftaran pelayanan adm kegiatan organisasi mahasiswa dan menyerahkan lengkap. IN Pengumuma n/ / Langsung Pengumuma n/ / Langsung tatap muka Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n CH , atau CH , atau CH Jenis Persyaratan sesuai Pengumuma n Hasil pengecekan berdasarkan salah satu checklist berikut: CH atau CH atau CH BO BO Mengisi chekclist sesuai yang diajukan dan menyerahkan ke ULM untuk proses persetujuan. Proses penyelesaian sesuai PR dan PR tentang organisasi mahasiswa. ULM akan melakukan pembahasan dengan OM mengenai yang diajukan. BO Hasil pengecekan berdasarkan CH , atau CH , atau CH CH , atau CH , atau CH

27 27/27 6. Mengisi status penyelesaian CH BO pendaftaran., atau tanggal CH nya Khusus untuk layanan, atau dan diparaf pengajuan program kerja dan proposal kegiatan, akan dihubungi oleh untuk status persetujuannya CH sesuai PR dan PR Penyimpanan Dokumen dan Rekaman No Dokumen/Rekaman Lokasi Penyimpanan Masa Penyimpanan 1 Rekaman Daftar Penerbitan Surat Keterangan 2 tahun 2 Rekaman Permohonan Cuti, Pindah & 5 tahun Pengunduran Diri 3 Rekaman Daftar Legalisir Ijazah & Transkrip SBAK 5 tahun 4 Rekaman Penggantian Ijazah, Transkrip & KTM SBAK 5 tahun 5 Rekaman Rekap Data Pelayanan Adm Asrama SBAK 2 tahun 6 Rekaman Rekap Pengajuan Klaim Asuransi SBAK 2 tahun 7 Rekaman Rekap Jenis Pelayanan Organisasi SBAK 2 tahun Mahasiswa