User Guide Flow (Project) Project Management & Resources Delivery System Telkomsigma PRouDS 18 Januari 2017
User Guide Login - Untuk Login User Internal Sigma Login menggunakan Alamat Email dan Password Email (sama seperti login portal). - Untuk User Eksternal/Vendor Login dengan ID yang sudah diregistrasikan.
Flow Invite Member to Bussines Unit Invite member Login as Admin Select BU Name Input Member Send Invitation Notification by Email Admin BU Note : - Semua proses invite member dilakukan oleh admin BU terkait atau admin PMO - Role/ Bussines Workspace untuk admin BU atau admin PMO adalah space administrator - Data member diambil dari data karyawan yang dimiliki oleh HR (link dengan data karyawan) - Role user untuk setiap member akan dipetakan berdasarkan posisi/level karyawan - Secara default, role user adalah team member, dan dapat diubah dari menu update user yang dapat dilakukan oleh Admin BU atau admin PMO dengan persetujuan dari atasan
User Guide Invite Member to BU - Klik menu Business - Klik nama BU
User Guide Invite Member to BU - Klik pada Choose Member - Pilih member yang akan di Invite - Klik tombol merah untuk melakukan Submit
Create Project Create Project Select Business Unit Project Task OR Input Detail Project Manager / Project Manager Non Project Task Note : - Untuk nomor IWO diambil dari data IWO yang dimiliki oleh MIS (link dengan data IWO dari MIS) - Nomor IWO boleh kosong (--No IWO--) yang nantinya dapat diupdate lagi saat nomor IWO sudah release
User Guide Create Project - Klik menu Business - Klik nama BU
User Guide Create Project - Klik tombol Add Project
User Guide Create Project - Isi semua field pada Step 1 - Klik Next
User Guide Create Project - Isi semua field pada Step 2 - Klik Next
User Guide Create Project - Isi semua field pada Step 3 - Klik Finish
Create Work Plan Select Project Create Workplan Create Task in UI OR Assign Member to Project Assign Member to Task Project Manager Upload file Set Baseline Note : - Untuk membuat workplan dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu : 1. Create task langsung dari UI yang disediakan 2. Upload MPP file : dari file ms project yang di-save as kedalam bentuk XLS
User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Sebelum melakukan upload, lakukan proses export file dari Ms. Project ke XLS : - Buka file Ms. Project yang sudah selesai dibuat Workplan nya
User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Sebelum melakukan upload, lakukan proses export file dari Ms. Project ke XLS : - Di dalam file.mpp klik menu File -> Options -> Trust Center -> Trust Center Settings -> Legacy Format(choose Allow Loading ) -> Save As (Save with Type File.xls)
User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Setelah melakukan save as, akan muncul Text Dialog seperti ini: - Pilih Next -> Selected Data -> Use Existing Map -> Default Task Information
User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Setelah melakukan save as, akan muncul Text Dialog seperti ini: - Default Task Information -> Check Task and Export Include Headers - Ubah kolom ID di Microsoft Project Field menjadi WBS -> Finish
User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Setelah Finish buka kembali file.mpp yang sudah di export ke.xls -> Save. File workplan.xls siap di upload ke aplikasi PRouDS
User Guide Create Work Plan Upload file Workplan Apabila file.xls sudah siap, maka masuk pada tab Upload Workplan. - Klik Choose File -> pilih file workplan.xls yang akan di upload -> Open -> Upload
User Guide Create Work Plan Create Workplan Secara Manual - Klik menu Project - Klik nama Project
User Guide Create Work Plan Create Workplan Secara Manual - Klik tab Workplan - Klik tombol Add Task
User Guide Create Workplan Create Workplan Secara Manual - Isi semua field yang tersedia - Klik Submit
Invite Member to Project Select Project Invite member Input Member Send Invitation Notification by Email Project Manager Note : - Proses invite member ke dalam Project dilakukan oleh user level Project Manager - Role/ Bussines Workspace untuk user level Project Manager adalah PM / PM Lead
User Guide Invite Member to Project - Klik tab Member Directory - Klik tab Invite Member - Pilih BU pada dropdown - Centang pada nama Member yang akan di assign dalam Project - Klik Submit
Assign Member to Task Select Project Invite member Input Member Send Invitation Notification by Email Project Manager Note : - Proses invite member ke dalam Project dilakukan oleh user level Project Manager - Role/ Bussines Workspace untuk user level Project Manager adalah space administrator
User Guide Assign Member to Task - Isi semua field yang tersedia - Klik Submit
User Guide Assign Member to Task - Isi semua field yang tersedia - Klik Submit
User Guide Assign Member to Task - Isi semua field yang tersedia - Klik Submit
Create Baseline (as Project Manager) Sebelum melakukan Baseline pastikan task, resource yang di assign dan properties lainnya sudah benar - Pada Project Detail, masuk tab Workplan - Klik Baseline - Maka Status project setelah di Baseline berubah dari Not Started menjadi In Progress
Re-baselining Select Project Pilih Menu Re- Baseline Set Tanggal yang akan dirubah (start end) Submit Project Manager Note : - Bukan untuk penyesuaian nilai project performance - Perubahan scope yang signifikan - Perubahan target delivery karena :??? - Perubahan dari On Hold ke In Process
Create Re-Baseline(as Project Manager) Langkah langkah untuk melakukan Rebaseline : - Klik Rebaseline - Pada form yang pop up, isi field yang tersedia, upload file, kemudian klik Submit - PMO akan melakukan approval pada Rebaselining project tersebut
Create Re-Baseline(as Project Manager) Setelah klik Rebaseline inputkan filed-field yang ada pada tampilan, seperti gambar dibawah. Choose File lalu Upload dan klik Submit.
Create Re-Baseline(as Project Manager) Project yang sudah di Rebaseline maka Project Status akan berubah dari In Progress ke On Hold. Menunggu Approval dari PM Lead. Setelah proses re-baseline di submit maka fungsi fungsi untuk edit task, assign member akan muncul ke tampilan workplan
Thank You!