MINIT MESYUARAT MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ) JABATAN PERHUBUNGAN PERUSAHAAN BILANGAN 1 TAHUN 2012 Tarikh : 22.3.2012 Masa : 9.00 Pagi Tempat : Bilik Mesyuarat Utama JPPM Pengerusi : Encik Fong Khei Por A.M.K Ketua Pengarah JPPM Kehadiran : Seperti Di Lampiran A 1. PERUTUSAN PENGERUSI 1.1 Perutusan Pengerusi Pegawai 1.1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli MBJ yang hadir pada mesyuarat kali ini. 1.1.2 Pengerusi meminta semua warga Jabatan untuk sama-sama bekerja untuk meneruskan kecemerlangan Jabatan dan membawa JPPM ke landasan yang lebih tinggi sehingga mendapat pengiktirafan sewajarnya dalam masyarakat. 1.1.3 Pengerusi mengambil kesempatan untuk mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai yang dinaikkan pangkat iaitu Encik Asri bin Abdul Wahab (Gred S54), Encik Nasir bin Hj. Kassim (Gred S52), Pn. Nohasila Binti Habib (Gred S48) dan Encik Md. Marzuki bin Ismail (Gred S48). 1.1.4 Pengerusi turut memaklumkan di samping pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) pada tahun ini, sijil-sijil
penghargaan akan diberi kepada pegawai dan kakitangan berprestasi tinggi. 1.1.5 Pengerusi berharap pejabat Selangor dan Wilayah Persekutuan akan mengekalkan prestasi pengendalian dan penyelesaian kes yang tinggi. Sekiranya kedua-dua pejabat ini tidak menunjukkan prestasi yang diharapkan, ia akan menjejaskan prestasi keseluruhan JPPM. 1.2 Perutusan Pengerusi Pekerja 1.2.1 Pengerusi Pekerja mengucapkan tahniah kepada Tuan Pengerusi yang dinaikkan pangkat ke JUSA C (Memangku) seterusnya dilantik menjadi Ketua Pengarah Perhubungan Perusahaan. Beliau turut mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai lain yang turut menerima kenaikan pangkat. 1.2.2 Pengerusi Pekerja berharap MBJ ini dapat menjadi satu forum perbincangan dan bertukar-tukar fikiran dalam menyelesaikan masalah di antara pihak pengurusan dan pihak pekerja. Beliau turut berharap supaya isu-isu sensitif dapat dibincangkan secara lebih berhemah. 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1 Minit Mesyuarat bilangan 3 tahun 2011 dicadangkan untuk disahkan oleh Encik Nasir bin Hj. Kassim (dengan pindaan jika ada) dan disokong oleh Encik Zun bin Rawi. 3. PINDAAN MINIT MESYUARAT BIL. 4/2011 3.1 Minit mesyuarat perenggan 4.3.1 dipindah ke: 4.2 Bekalan Komputer/Interet/Telefon/Aset Jabatan.
4. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 4.1 Mempertingkatkan Komunikasi dan Perkongsian Maklumat Mengenai Isu-Isu Perhubungan Perusahaan 4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan Info JPPM untuk sesi Jun-Dis 2011 dijangka akan diterbitkan pada April 2012. Tindakan: Bah. Keharmonian Perusahaan & Penyelidikan 4.1.2 Mesyuarat bersetuju supaya jawatankuasa kecil perhubungan dan hal ehwal pegawai & kakitangan diwujudkan dan dianggotai oleh En. Zun bin Rawi, En. Jeffrey Douglas dan En. Mohd Ramdan bin Muhamad Rais. Jawatankuasa ini akan melaporkan rangka kerja dan aktiviti yang dirancang pada mesyuarat akan datang. Tindakan: En. Zun, En. Jeffrey dan En. Mohd Ramdan 4.2 Bekalan Komputer / Internet / Telefon / Aset Jabatan 4.2.1 Mengenai cadangan penambahan talian telefon untuk pejabat negeri, Bahagian Khidmat memaklumkan kesemua 9 buah negeri berkenaan telah mendapat talian telefon tambahan. 4.2.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa hanya pegawai dan kakitangan JPPM sahaja yang boleh menghantar dan menerima email melalui email group JPPM. 4.2.3 Mesyuarat turut dimaklumkan pembekalan rak besi telah dibuat sebagaimana ditempah. Tindakan: Makluman
4.3 Perjawatan 4.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Bahagian Sumber Manusia KSM akan mengadakan kursus induksi bagi pegawai pada bulan April ini. Bagi kakitangan sokongan kumpulan I, kursus telah diadakan pada bulan Mac. Mesyuarat bersetuju supaya Bahagian Khidmat membuat semakan pegawai dan kakitangan yang belum mengikuti kursus induksi supaya tindakan lanjut boleh diambil dengan Bahagian Sumber Manusia KSM. 4.3.2 Mesyuarat bersetuju supaya cadangan pengambilan pemandu sambilan / kontrak dibincangkan dengan KSM. 4.3.3 Mesyuarat turut dimaklumkan bahawa pemandu JPP Wilayah Persekutuan pada masa ini perlu menjalani dialisis sebanyak 3 kali seminggu dan tidak dapat menjalankan tugas sepenuhnya. Bahagian Khidmat diminta untuk meneliti perkara ini dan mengambil tindakan sewajarnya. 4.3.4 Mesyuarat dimaklumkan oleh Timbalan Ketua Pengarah bahawa Mesyuarat Laluan Kerjaya Pegawai Skim Perhubungan Perusahaan KSM telah diadakan bagi menambahbaik perkhidmatan skim ini. Kertas kerja berkaitan juga telah disedia dan dikemukakan kepada pihak KSM.
5. HAL-HAL LAIN 5.1 Kursus / Latihan 5.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa kursus Team Building bagi kakitangan akan dilaksanakan pada bulan Mei, manakala untuk pegawai pula pada bulan Julai. 5.1.2 Mesyuarat dimaklumkan kursus kewangan akan diadakan pada April ini. 5.1.3 Mesyuarat juga bersetuju supaya cadangan tambahan jawatan Pembantu Tadbir W17 akan dimasukkan dalam kertas penyusunan semula Jabatan. 5.2 Perkhidmatan Kaunter Jabatan 5.2.1 Mesyuarat bersetuju supaya satu sistem diwujudkan untuk mempastikan perkhidmatan kaunter dapat dilaksanakan secara efektif melalui kerjasama antara pegawai bertugas dan petugas kaunter 5.3 Kebersihan dan Keceriaan Pejabat 5.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa masalah kerosakan di tandas lelaki telah dapat diatasi.
5.3.2 Bahagian Khidmat diminta untuk mengemas dan mengalihkan semua barang yang terdapat di ruang rehat pegawai dalam tempoh satu bulan 5.3.3 Pengerusi meminta supaya pejabat-pejabat negeri yang memerlukan perpindahan atau ubahsuai pejabat supaya mengemukakan kertas kerja berkenaan dengan kadar segera kepada Bahagian Khidmat. Tindakan: Semua Pengarah Negeri 5.4 Disiplin 5.4.1 Mesyuarat bersetuju supaya satu taklimat eksekutif mengenai etika berpakaian dan berketrampilan diri diadakan pada tahun ini. 5.4.2 Pengerusi mencadangkan supaya sekiranya berlaku masalah disiplin termasuk yang berkaitan dengan tugas hakiki, perkara tersebut diselesaikan secara dalaman terlebih dahulu. Sekiranya masalah berkenaan serius, makluman perlu dikemukakan kepada pihak Ibu Pejabat yang akan mengambil tindakan sewajarnya seperti mendapatkan bantuan kaunselor sebelum tindakan disiplin diambil jika tiada perubahan. Pengerusi juga meminta pekeliling berkaitan disiplin diedarkan kepada semua pegawai dan kakitangan.
5.5 Aktiviti Kebajikan dan Sosial 5.5.1 Mesyuarat bersetuju supaya pegawai dan kakitangan yang berminat untuk menyertai perarakan Maulidur Rasul supaya mengemukakan nama terus kepada Bahagian Khidmat memandangkan surat jemputan dari Jakim biasanya diterima pada saat-saat akhir.