KOMUNIKASI BISNIS Modul ke: Fakultas Ekonomi dan Bisnis PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN DAN PEREVISIAN PESAN BISNIS Dosen : Fitria Nursanti SE., MPd. Program Studi S1 Akuntansi www.mercubuana.ac.id
MATERI PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN DAN PEREVISIAN PESAN BISNIS 1.PENYUSUNAN PESAN BISNIS 2.PERENCANAAN PESAN BISNIS 3.PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS 4.PEREVISIAN PESAN BISNIS
1. PENYUSUNAN PESAN BISNIS Pesan bisnis yang dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas. Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesanpesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi Berikut ini akan di bahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audiens, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis.
2. PERENCANAAN PESAN BISNIS Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi: 1. Penentuan tujuan 2. Analisis audiens 3. Penentuan ide pokok 4. Pemilihan saluran dan media
1. PENENTUAN TUJUAN Ada tiga tujuan umum komunikasi, yaitu (1) memberi informasi (informming); (2) membujuk atau persuasi (persuading); dan (3) melakukan kerjasama atau kolaborasi (collaborating). TUJUAN KHUSUS Menyajikan penjualan bulan lalu kepada manajer pemasaran Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengagkat beberapa karyawan baru bagian penjualan Membantu unit personalia (sdm) mengembangkan program pelatihan bagi beberapa karyawan baru.
2. ANALISIS AUDIENS/PENERIMA PESAN analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan. Audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda beda atas pesan yang mereka terima. a. Mengembangkan Profil Audiens Meliputi: 1) Menentukan jumlah dan komposisi audiens 2) Pengenalan siapa audiensnya 3) Antisipasi reaksi audiens 4) Tingkat pemahaman audiens 5) Hubungan komunikator dengan audiens
b. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima. Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan imformasi audiens, yaitu : 1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens. 2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan. 3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens 4. Pastikan bahwa Informasi yang diberikan akurat. 5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens. C. Memuaskan Kebutuhan Emosional dan Praktis Audiens
3.PENENTUAN TEMA POKOK. /PENENTUAN IDE POKOK Setiap pesan memiliki tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan (topic) beserta tujuan yang ingin di capai melalui topic tersebut. Dan pada akhirnya, tahap pemilihan (seleksi) saluran komunikasi dan alat komunikasi
4. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA Pemilihan saluran dan media sangat penting dilakukan dalam perencanaan pesan bisnis yang berpusat pada penerima. Pilihan saluran dan media komunikasi sangat tergantung pada sifat pesan, waktu, formalitas, dan harapan penerima. Saluran komunikasi terdiri atas saluran komunikasi lisan (oral communication) dan tertulis (written communication). Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media. Media yang dimaksud disini adalah alat atau sarana yang digunakan untuk memindahkan pesan dari pengirim kepada penerima. A. Saluran Komunikasi Lisan B. Saluran Komunikasi Tertulis
Saluran lisan dapat digunakan apabila: Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti Tidak memerlukan catatan permanen Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan Saluran komunikasi tertulis tepat dipergunakan bila: Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima Pesan terinci dan kompleks Memerlukan perencanaan yang seksama Memerlukan catatan permanen Penerima dalam jumlah banyak Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis Ingin meminimalkan peluang distorsi
Media pada saluran lisan: Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi) Telepon, voice mail Radio, televise, computer Pita audio dan video Teleconference Video conference Media pada saluran tertulis: Surat, memo, laporan, proposal Electronic mail (e-mail) Telepon (SMS) Faks Telegram Pos biasa dan khusus
3. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi komunikator. Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik sebagai berikut : 1. Subjek dan tujuan harus jelas. 2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. 3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis. 4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup. Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu bagi audiens terutama dalam hal-hal berikut ini : 1. Memahami pesan yang disampaikan 2. Membantu audiens menerima pesan 3. Menghemat waktu audiens 4. Mempermudah pekerjaan komunikator.
Mengapa pesan perlu di organisasikan? Berikut hal-hal yang menyebabkan pesanpesan bisa tidak di organisir dengan baik : a. Berbelit-belit b. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan c. Menyajikan ide-ide yang tidak logis d. Informasi penting kadangkala tidak tercakup dalam pembahasan Pengorganisasian yang balk: Subjek dan tujuan harus jelas. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis Apa sebenarnya manfaat pengorganisasian yang baik? 1. Membantu audience memahami suatu pesan 2. Membantu audience menerima suatu pesan Menghemat waktu : apabila pesan tidak terorganisir dengan baik. Penyampaiannya akan menghabiskan waktu audence Mempermudah pekerjaan komunikator pengorganisasian pesan-pesan yang baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sehingga dapat selesai lebih cepat dan hemat waktu
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara : 1). Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide / pokok pikiran Keberadaan outline sangat penting bagi kita terutama outline akan membantu kita menvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain : a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya. b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok. c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
2). Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu : a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif, dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini. b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan.
PEREVISIAN PESAN BISNIS Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah: 1. Menyunting pesan 2. Menulis ulang 3. Memproduksi pesan 4. Mencetak pesan / Mengoreksi Hasil Akhir
1. Menyunting pesan / Edit pesan Evaluasi isi dan Organisasi Pesan Mengevaluasi gaya bahasa dan keterbacaan Pemilihan Kata Yang Tepat 2. Menulis ulang Membuat kalimat Efektif : kalimat sederhana, kalimat majemuk dan kalimat kompleks Menyusun Paragraf yang koherens 3. Memproduksi pesan Mendesain elemen Mendesain keputusan 4. Mencetak pesan / Mengoreksi Hasil Akhir Ejaan Tata bahasa Tanda Baca Nama orang dan bilangan Format
DAFTAR PUSTAKA 1. Bovee. Courtland L; Thill, John V. Business Communication Today. Ed. 6,Edisi Internasional. Upper Saddle River. New Jersey, Prentice Hall International, 2000. 2. Purwanto, Djoko., (2010), Komunikasi Bisnis, Edisi 4, Jakarta: Erlangga 3. Burhanudin, SE., SE., M.Si., Komunikasi Bisnis.Ed. 1., Jakarta: Pustaka Pelajar 4. Guffey, M.E., Rhodes, K & Rogin, P., (2006), Komunikasi Bisnis: Proses dan Produk, Buku I, Edisi 4, Terj. Jakarta: Salemba 4 5. Alder, Ronal B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at work: Principles and Practices for Business and Professions. Fithh Edition. New York: McGraw-Hill. 6. Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Terima Kasih Dosen : Fitria Nursanti SE., MPd