Penyusunan pesan-pesan bisnis diumpamakan sebagai proses penciptaan lagu. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yakni :

Transkripsi

1 Penyusunan pesan-pesan bisnis diumpamakan sebagai proses penciptaan lagu. Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yakni : 1. Perencanaan 2. organisasi dan komposisi 3. Revisi

2 Dalam tahap ini dipikirkan hal-hal sebagai berikut : maksud/tujuan komunikasi audiens yang akan menerima pesan ide pokok pesan yang akan disampaikan media yang digunakan untuk menyalurkan pesan

3 Bagaimana mengorganisasikan ide-ide dan selanjutnya dituangkan dalam draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran yang dimulai dari merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi yg diperlukan utk mendukung ide pokok tsb.

4 Menelaah kembali pesan-pesan yang ingin disampaikan : gaya penulisan struktur kalimat yg digunakan dan bagaimana tingkat pemahamannya.

5 Mengapa tujuan harus jelas? Membantu proses pengambilan keputusan untuk meneruskan pesan Membantu proses pengambilan keputusan untuk menanggapai pesan Membantu proses pengambilan keputusan untuk memusatkan isi pesan Membantu proses pengambilan keputusan untuk menetapkan media yg akan digunakan Tujuan Komunikasi bisnis Memberi informasi Memberi persuasi Melakukan kolaborasi

6 Apakah tujuan tersebut realistis Artimya ide yg disampaikan sesuai dengan kemampuan finansial, manajeria;, sumber daya dan teknis operasional Apakah Waktunya tepat Dalam menyampaikan ide/gagasan hendaknya ketepatan waktu perlu dipertimbangkan. Contoh :penjualan produk sedang menurun tidak mungkin kita mengusulkan ekspansi Apakah orang yang mengirim pesan sudah tepat Pean yg disampaikan oleh seseorang yg memiliki kedudukan tinggi cenderung lebih diterima ketimbang yg rendah. apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan Dalam menyampiakan pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan tujuan ofganisasi

7 Memperhatikan audiens yg akan dihadapi : siapa mereka? bagaimana pengetahuan mereka? Latar belakang usia? pendidikan? jenis kelamin Minat mereka? apa yg mereka ingin ketahui?

8 Menentukan ukuran dan komposisi audiens Siapa audiensnya Reaksi audiens Tingkat pemahaman audiens Hubungan Komunikator dengan audiens

9 Audien jumlah besar menunjukkan perilaku yang berbeda dengan audiens yg berjumlah kecil maka perlu teknik komunikasi yg berbeda Bentuk dan format penulisan materi juga disesuaikan dengan jumlah audiens. Pabila jumlahnya kecil dikemas dalam laporan sederhana Sebaliknya dibuat dalam gaya penulisan yg lebih formal

10 1. TEKNIK BRAINSTORMING memberikan kelleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens dan fakta yang ada. beberapa teknik yg digunakan : Storyteller s tour Random list CFR (conclusion, finding dan recomendation Jurnalistic approach Que stion and answer chain

11 Storyteller s tour Fokuskan alasan berkomunikasi, point utama nada, rasionalista dan implikasi bagi si penerima. Random List Menulis segala sesuatu yg ada dalam pikiran Anda dalam kertas kosong, selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan dgn yang lain temukan pint yang penting dan mana yg tidak penting

12 CFR (Conclusions, Findings and Recomendation Misal merosotnya penjualan disebabkan oleh masalah kebijakan harga. Oleh karena itu rekomendasi kepada para pihak manajemen berisi anjran utk menurunkan harga produk Journalistic Approach Jawaban terhadap pertanyaan : Who, What, When, Where, How akan dapat menjelaskan ide pokok.

13 Quiestion and Answer Chain Barangkali pendekatan yg paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. apa pertanyaan pokok Audiens? Apa yg diinginkan audiens? Periksa jawabannya atas pertanyaan 2 tsb, pertanyaaan tambahan apa yg mungkiin akan muncul Sehingga ide pokoknya dapat ditemukan

14 Teknik Pengumpulan Data 2. Pembuatan Cakupan Penyajian informasi rutin kepada audiens yang sudah dikenal sebelumnya dengan menggunakan kata-kata singkat. Ide pokok dari pesan-pesan disesuaikan dengan waktu yg tersedia Ide pokok yg disampaiak haruslah dimengerti dan diterima oleh audiens.

15 Komunikasi Lisan keunggulan :kemampuan memberikan umpan balik dengan segera digunakan bila pesan yg disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen dan audien dibuat lebih nyaman. kelbihan lainnya: ekonomis bentuk: melalui telephon, wawancara langsung, diskusi kelompok, seminar, workshop, pelatihan, pidato formal, presentasi dll

16 Komunikasi tertulis bentuk ; surat, memo, proposal, laporan. keunggulan : penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. diperlukan jika : informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permannen, Jumlah audien besar Jumlah adiens menyebar

17 Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis Menginginkan umpan balik segera Pesan relatif sederhana dan mudah dipahami Tidak memerlukan catatan permanen Dapat mengumpulkan audien lebih mudah dan ekonomis Mengininkan interaksi dalam memecahkan masalah Tidak memerlukan umpan balik segera Peannya kompleks dan memerlukan perencanaan yg hati-hati Memerlukan catatan permanen Ingin mencapai audiensyg luas Meminimilaisir distorsi penyampaian pesan

18 Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis Percakapan langsung, misal : pidato, rapat. Telephon dan surat suara ( voicer mail) VOIP (voice Over Internet Protocols) Audiotape dan videotape Surat-surat, memo, laporan, proposal Surat reguler dan khusus faxsimile Teleconference dan video conference