Pengertian Komunikasi

Transkripsi

1 Materi ke-7

2 Pengertian Komunikasi Komunikasi merupakan salah satu elemen penting dalam kehidupan organisasi. Fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan sampai dengan pengawasan semuanya melibatkan komunikasi. Komunikasi yang efektif juga membantu organisasi dalam mencapai sasaran atau tujuannya.

3 Komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu communis yang artinya bersama. Komunikasi/communication dapat didefinisikan sebagai transisi/transition informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol bersama dari suatu pihak atau kelompok kepada pihak lain. Simbolsimbol tersebut dapat verbal maupun non verbal (Ivancevich,et.al., 2007) Secara umum komunikasi adalan proses dimana individu, kelompok/group atau organisasi mengirimkan berbagai bentuk informasi atau pesan kepada individu, kelompok/group.

4 Secara umum proses komunikasi adalah sebagai berikut: KOMUNIKA SI PESAN MEDIA PENERIMA PESAN UMPAN BALIK

5 ELEMEN DASAR YANG MEMBENTUK KOMUNIKASI 1. Komunikator : individu, kelompok atau organisasi yang memiliki ide, niat, informasi dan tujuan untuk berkomunikasi. 2. Pengkodean/encoding: suatu bentuk dimana setiap ide dan makna dapat diekspresikan menjadi suatu pesan. 3. Pesan/message:segala sesuatu yang ingin disampaikan oleh setiap individu kepada orang lain dan bentuk pesan tergantung pada media yang digunakan untuk menyampaikan pesan tersebut. 4. Media perantara: media untuk menyampaikan pesan. Contohnya rapat pengumuman, tatap muka dll. 5. Pengurai-penerima pesan/decoding receiver: agar proses komunikasi berjalan efektif, maka pesan yang disampaikan diterjemahkan kembali oleh penerima. 6. Umpan balik/feed back:respon dari penerima pesan. 7. Gangguan/Noise.

6 ARAH ALIRAN KOMUNIKASI Komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi empat arah aliran yang berbeda, yaitu: 1. Komunikasi kebawah/downward communication 2. Komunikasi ke atas/upward communication 3. Komunikasi horizontal/ horizontal comunication 4. Komunikasi lintas saluran

7 Komunikasi ke bawah/ downward comunication Adalah komunikasi yang mengalir dari level tinggi ke level yang rendah. Komunikasi ini digunakan oleh manajer kepada karyawannya ketika menyampaikan intruksi, menginformasikan kebijakan dan prosedur, menunujukkan masalah-masalah yang membutuhkan perhatian dan memberikan umpan balik mengenai kinerja.

8 Komunikasi ke atas/ upward communication Adalah komunikasi yang mengalir dari individu yang berada pada level yang lebih rendah (bawahan) ke level yang lebih tinggi (atasan). Contohnya : - laporan kerja - kotak saran - survei sikap karyawan - pencapaian keluaran

9 Komunikasi horizontal/ horizontal communication Adalah komunikasi yang terjadi di antara rekan-rekan sejawat dalam unit kerja. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk mengkoordinasikan penugasan kerja, berbagai informasi mengenai rencana dan kegiatan, untuk memecahkan suatu masalah, untuk memperoleh pemahaman bersama untuk menyelesaikan konflik dan untuk menumbuhkan dukungan bersama. Contohnya: komunikasi antara dosen-dosen satu jurusan.

10 Komunikasi lintas saluran Adalah komunikasi yang terjadi melewati batas-batas fungsional dengan individu yang tidak menduduki posisi atasan atau bawahan mereka. Misalnya bagian pelatihan dan pengembangan berhubungan dengan bagian, produksi, penjualan, relasi industri, pembelian, penelitian, teknik dan pelanggan, untuk pelatihan pelanggan.

11 Komunisasi Formal Jaringan komunikasi informal dalam organisasi ini disebut sebagai desas-desus (grapevine). Informasi yang mengalir melalui desas-desus merupakan sumber informasi yang penting dan akurat. Desas-desus memiliki 3 karakteristik penting, yaitu: 1. Tidak dapat dikontrol oleh manajemen 2. Dilakukan oleh sebagian besar karyawan, karena dianggap lebih dapat dipercaya dan diandalkan daripada komunikasi formal. 3. Desas-desus biasanya digunakan untuk memuaskan kepentingan pribadi orang-orang di dalamnya.

12 Komunikasi Interpersonal Merupakan komunikasi antar individu dengan individu lainnya mulai dari bentuk tatap muka dan dalam susunan kelompok sampai ke bentuk pesan instan dan konferensi video. Adapun tujuan dari komunikasi interpersonal adalah: 1. Menyampaikan informasi kepada orang lain 2. Berbagi pengalaman kepada orang lain 3. Menumbuhkan simpati 4. Melakukan kerjasama 5. Membangkitkan motivasi

13 Komunikasi Non Verbal Komunikasi tidak hanya menyampaikan pesan atau informasi verbal, tetapi juga non verbal. Komunikasi non verbal merupakan komunikasi tanpa menggunakan kata-kata. Dalam komunikasi non verbal pesan-pesan disampaikan melalui sikap tubuh, ekspresi wajah, gerakan kepala dan mata. Pesan-pesan non verbal ini dipengaruhi oleh banyak faktor antara lain gender dari komunikator itu sendiri.

14 Pengaruh Teknologi Terhadap Komunikasi Komunikasi di dalam organisasi dewasa ini diperkuat dan didukung dengan berbagai teknologi berbasis komputer. Teknologi tersebut antara lain: 1. Internet : jaringan kerja global yang beroperasi secara independent tetapi tetap berhubungan dengan komputer lain. 2. Intranet : sistem komunikasi privat yang terproteksi dalam suatu organisasi, yang memungkinkan penggunanya untuk mengakses informasi internal organisasi. 3. Ekstranet : bentuk intranet yang diperluas sehingga dapat menghubungkan karyawan internal dengan individu di luar perusahaan 4. Konferensi video : sistem ini memungkinkan para karyawan dalam suatu organisasi mengadakan pertemuan dengaan orang-orang yang berada dilokasi yang berbeda. 5. Electronic mail/ suatu bentuk pengiriman surat, informasi atau pesan yang dilakukan secara elektronik tanpa kertas dan tanpa jasa pengirim. 6. Pesan instan (IM/Instant Masesaging.

15 Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi Yang Efektif Adapun faktor- faktor yang menghambat adalah sbb: 1. Penyaringan 2. Persepsi selektif 3. Kelebihan informasi 4. Emosi 5. Bahasa 6. Kesulitan komunikasi

16 Meningkatkan Komunikasi dalam Organisasi Cara-cara umum yang digunakan oleh manager untuk memperbaiki komunikasi antara lain: 1. Melakukan tindak lanjut 2. Mengatur alur informasi 3. Memanfaatkan umpan balik 4. Empati 5. Repetisi/pengulangan 6. Mendorong rasa saling percaya 7. Pengaturan waktu yang efektif