Halaman: 1/6 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Tujuan prosedur ini ialah untuk menerangkan proses menganjur dan melaksanakan aktiviti/program yang melibatkan alumni/pelajar di Pusat Alumni. Prosedur ini merangkumi penganjuran dan pelaksanaan aktiviti/ program berfokuskan alumni/pelajar seperti Syarahan Awam (Distinguished Alumni Lecture Series), Majlis Makan Malam (Homecoming), aktiviti Chapter Alumni, Putra Ambassador dan Alumni Mentorship. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Takwim Tahunan Pusat Alumni 4.0 SINGKATAN DAN DEFINISI - Minit Mesyuarat Pengurusan Pusat Alumni yang berkaitan - Minit Mesyuarat Pusat Alumni yang berkaitan PA : Pusat Alumni Pengurusan : Pengurusan Pusat Alumni PPA : Pengarah Pusat Alumni PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab UPM : Universiti Putra Malaysia PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) 5.0 TANGGUNGJAWAB Pengarah Pusat Alumni bertanggungjawab memastikan prosedur penganjuran dan pelaksanaan aktiviti/program alumni/pelajar dipatuhi. Pihak yang terlibat bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.
Halaman: 2/6 6.0 CARTA ALIR 7.1 Mula 7.2 Kenalpasti Aktiviti/ Program 7.3 Kenalpasti Pegawai yang Bertanggungjawab 7.4 Lantik Jawatankuasa 7.5 Buat Persediaan 7.6 Adakan Mesyuarat 7.7 Laksana Aktiviti/Program 7.8 Nilai semula dan Tambahbaik Pelaksanaan Aktiviti/ Program 7.9 Tamat
7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 3/6 Tanggungjawab 7.2 Kenal Pasti Aktiviti/Program PYB (i) Sediakan Cadangan Takwim aktiviti/program Alumni/Pelajar dan dapatkan kelulusan Mesyuarat Pengurusan Pusat Alumni selewatlewatnya pada akhir Disember tahun sebelum pelaksanaan aktiviti/program Alumni/Pelajar dengan mengambil kira : (a) Cuti Umum (b) Kalendar Akademik UPM Sesi Pengajian Semasa (c) Laporan Pencapaian Penganjuran Aktiviti/Program Alumni/Pelajar oleh Pusat Alumni 7.3 Kenal Pasti Pegawai Yang Bertanggungjawab Pengurusan (i) Kenal pasti Pegawai PA bagi melaksanakan aktiviti/program yang melibatkan alumni/pelajar. 7.4 Lantik Jawatankuasa PPA (i) Lantik Pegawai Pemantau bagi perlaksanaan aktiviti/program yang melibatkan alumni/pelajar yang telah dikenal pasti. (ii) Lantik jawatankuasa yang berkenaan dalam kalangan staf PA, staf UPM dan alumni UPM yang bersesuaian. (iii) Sediakan dan hantar surat lantikan untuk Pegawai Pemantau dan ahli jawatankuasa. 7.5 Buat Persediaan PYB (i) Buat persediaan untuk aktiviti/program yang telah dirancangkan dalam Takwim Alumni/Pelajar (ii) Buat persiapan Majlis (rujuk senarai semak persediaan dan perlaksanaan aktiviti/program Pusat Alumni) 7.6 Adakan mesyuarat PYB (i) Uruskan persediaan dan perjalanan Mesyuarat Jawatankuasa sekurang-kurangnya dua (2) kali sebelum aktiviti berlangsung. (ii) Uruskan persediaan dan perjalanan Mesyuarat Jawatankuasa.
Halaman: 4/6 7.7 Laksana Aktiviti/Program PYB Laksanakan aktiviti/program yang telah dirancang: i) Aktiviti/program berfokuskan alumni a) Syarahan Awam (Distinguished Alumni Lecture Series) dengan menjemput tokoh-tokoh ternamauntuk berkongsi pengalaman dan pengetahuan. b) Majlis Makan Malam (Homecoming) yang bertujuan mengeratkan pertalian alumni dan Alma Mater UPM. c) Aktiviti Jalinan Alumni melalui Chapter Alumni. ii) Aktiviti/Program berfokuskan pelajar a) Putra Ambassador - program ini memberi pendedahan kepada para pelajar berhubung kepentingan serta tanggungjawab apabila bergelar alumni. b) Alumni Mentorship - perkongsian pengalaman dan kepakaran dalam kalangan alumni/pelajar. 7.8 Nilai semula dan Tambah baik Pelaksanaan Aktiviti/Program PYB 7.9 Tamat (i) Sediakan Laporan Pencapaian Penganjuran aktiviti Alumni- Pelajar oleh Pusat Alumni selepas perlaksanaan aktiviti/program alumni/pelajar. (ii) Adakan sesi penilaian pencapaian aktiviti/program alumni/pelajar bagi tujuan cadangan penambahbaikan. (iii) Hasil keputusan sesi penilaian pencapaian dan cadangan penambahbaikan dikemukakan di dalam Mesyuarat Pengurusan Pusat Alumni untuk disahkan dan buat tindakan penambahbaikan pada aktiviti tahun hadapan.
Halaman: 5/6 8.0 REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai UPM/HEPA/PA/001/(kod Reko aktiviti/program) Fail Aktiviti/Program Pusat Alumni: (kod aktiviti/ program) Lokasi Bilik Jaminan Kualiti PA Tempoh Penyenggara Simpanan PT (P/O) Minimum 1 tahun setelah aktiviti/program tamat Kuasa Melupus PPA Takwim Pusat Alumni Senarai semak persediaan dan pelaksanaan aktiviti/program Pusat Alumni Surat kelulusan Surat lantikan Pegawai Pemantau Surat lantikan kepada Ahli Jawatankuasa aktiviti/program Surat Panggilan Mesyuarat Aktiviti/Program Petikan Minit Mesyuarat Pengurusan Pusat Alumni Yang berkaitan Petikan Minit Mesyuarat JPU (jika berkaitan) Minit Mesyuarat aktiviti/program yang berkaitan Laporan Pencapaian aktiviti/program. Laporan Pemantauan. Surat-surat yang berkaitan
Halaman: 6/6 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan 02 00 No.CPD 02 01 OPR (HEPA): 10/2012 02 02 OPR (HEPA): 21/2012 02 03 OPR: (HEPA- 2/2014 - Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA) Bil.4 (2/2012) Mesyuarat Semakan keberkesanan proses Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni Bilangan kali ke 4 2/2012 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Pejabat Timbalan Naib Canselor (HEPA) Bil. 11 (2/2014) Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNC(HEPA) WP 03/01/2011 TWP(PP) WP 09/05/2012 TWP(PP) WP 30/11/2012 TWP (PP) WP 30/05/2014