Polisi dan Prosedur Nama Polisi: Nombor Polisi: Diluluskan Oleh: Tarikh Kuat kuasa: Semakan Terakhir: Polisi Dan Prosedur Penubuhan, Atribut dan Pembubaran Entiti Akademik UTM P.A.0.3 Senat UTM Bil.12/2010/2011 : 8 Ogos 2011 Sesi Akademik 2011/2012 8 Ogos 2011 SEKSYEN 1 PENGENALAN 2 TUJUAN 2 SKOP 2 DEFINISI 2 KONTEKS PERUNDANGAN 2 SEKSYEN 2 POLISI 3 PRINSIP 3 POLISI 3 SEKSYEN 3 PROSEDUR 4 PROSEDUR 4 DOKUMEN SOKONGAN 4 SEKSYEN 4 GOVERNANS 14 TANGGUNGJAWAB 14 KAWALAN VERSI DAN KRONOLOGI PERUBAHAN 14 Halaman 1 daripada 14
SEKSYEN 1 PENGENALAN TUJUAN Polisi ini bertujuan menyeragamkan penamaan entiti akademik di Universiti Teknologi Malaysia. Penubuhan entiti akademik hendaklah jelas dan melambangkan bidang pekerjaan dan bidang ilmu yang berkaitan. Pelbagai kaedah penamaan menyebabkan kekeliruan bukan sahaja pada masyarakat dan juga pada warga Universiti. SKOP Polisi dan prosedur ini terpakai untuk penubuhan dan pembubaran entiti akademik yang berkaitan dengan pengajaran dan pembelajaran di UniversitiTeknologi Malaysia. DEFINISI Perkataan/Istilah Entiti Akademik MQA Prasiswazah Pascasiswazah Definisi Adalah merujuk kepada Fakulti, Sekolah, Akademi, Institut dan Pusat Badan rujukan kriteria dan standard kelayakan kebangsaan dalam bagi jaminan kualiti pengajian tinggi. Program pengajian peringkat diploma dan ijazah sarjana muda Program pengajian peringkat sarjana dan ijazah doktor falsafah KONTEKS PERUNDANGAN Nama Perlembagaan Universiti Teknologi Malaysia (2010) Bahagian/ Rujukan Subseksyen 24(1) Statut Universiti Teknologi Malaysia (Fakulti, Sekolah,Pusat, Akademik atau Institut) 2011 Bahagian II, Perkara 2,3,4,5 Statut Universiti Teknologi Malaysia (Takrif dan Makna) 2011 Bahagian II, Perkara 2 Halaman 2 daripada 14
SEKSYEN 2 - POLISI PRINSIP Universiti komited dalam memastikan entiti akademik yang ditubuhkan adalah secara telus dan konsisten dari segi penamaannya. Setiap entiti akademik mempunyai ciri-ciri khas yang perlu diambilkira dalam setiap penubuhannya. POLISI 1.1 Penamaan entiti akademik adalah dimulakan dengan kategori dan diikuti dengan bidang pekerjaan atau bidang disiplin ilmu. 1.2 Kategori entiti akademik adalah berasaskan peringkat pengajian yang dikendalikan. 1.3 Atribut Entiti Akademik meliputi Struktur Organisasi, Struktur Perjawatan Bidang Kuasa Akademik, Sumber, Pelajar, Program Akademik dan Kewangan 1.4 Sebuah entiti akademik boleh ditubuhkan bermula dari sebuah entiti yang kecil atau berasaskan keperluan universiti. 1.5 Entiti akademik sedia ada boleh dibubarkan sekiranya atribut yang ditetapkan tidak lagi dipatuhi. Halaman 3 daripada 14
SEKSYEN 3 - PROSEDUR PENUBUHAN, ATRIBUT DAN PEMBUBARAN DAN ENTITI AKADEMIK 1. Entiti Akademik - Fakulti 1.1 Fakulti merupakan satu bahagian di dalam Universiti yang menawarkan program akademik di peringkat prasiswazah dan pasca siswazah dan dianggotai oleh sekurang-kurangnya dua puluh(20) orang pensyarah Universiti dengan komposisi sekurang-kurangnya 75% berkelulusan Ph.D. 1.2 Nomenklatur bagi Fakulti dimulakan dengan perkataan Fakulti dan diikuti dengan nama bidang pekerjaan (tunggal atau gabungan) atau bidang ilmu (generic but representative) tanpa kurungan. 1.3 Atribut Fakulti 1.3.1 Fakulti terdiri daripada seorang Dekan, sekurang-kurangnya seorang Timbalan Dekan, seorang Ketua Jabatan dan seorang Timbalan Pendaftar. Jawatankuasa pemilih pentadbir akademik universiti bagi jawatan dekan & timbalan dekan seperti di Lampiran 1. 1.3.2 Struktur organisasi Fakulti adalah seperti di Lampiran 2. 1.3.3 Fakulti berperanan dan bertanggungjawab kepada program akademik prasiswazah dan pasca siswazah yang ditawarkan dari aspek pembentukan kertas kerja program baru, penawaran dan pengendalian kursus dan program pengajian, mengawal kualiti akademik serta menguruskan program yang bakal ditangguh atau dijumudkan. 1.3.4 Bidang Kuasa Akademik Fakulti meliputi pengambilan pelajar (unjuran dan syarat kemasukan), pengurusan dan perakuan keputusan peperiksaan dan melaksana dan menguatkuasa Peraturan Akademik serta peraturan-peraturan berkaitan. 1.3.5 Staf di peringkat Fakulti boleh terdiri daripada staf tetap dan kontrak. Walau bagaimanapun, bagi staf akademik, sekurang-kurangnya 75% merupakan staf berjawatan tetap. 1.3.6 Pecahan staf minimum di sebuah fakulti adalah seperti berikut :- i. Staf Akademik dua puluh (20) orang ii. Staf Pengurusan seorang (1) iii. Staf Sokongan Am - lima (5) orang Halaman 4 daripada 14
iv. Staf Teknikal - dua (2) orang 1.3.7 Beberapa jawatankuasa perlu dibentuk bagi membantu Fakulti melaksanakan fungsinya. Minimum jawatankuasa yang perlu ada iaitu Jawatankuasa Akademik, Jawatankuasa Pengajian Siswazah, Jawatankuasa Pengurusan, Jawatankuasa Kualiti, Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerja, dan Jawatankuasa Kebajikan Staf. 1.3.8 Pelajar Fakulti terdiri daripada pelajar prasiswazah dan pelajar pasca siswazah. Bilangan pelajar prasiswazah bagi setiap seksyen adalah seramai 30 pelajar dan minimum enrolmen adalah 200 pelajar. Bagi pelajar pasca siswazah, sesebuah fakulti seharusnya mempunyai minimum enrolmen 100 pelajar yang mengikuti pengajian secara sepenuh masa dan/atau separuh masa. 1.3.9 Fakulti perlu mengendalikan program akademik peringkat prasiswazah dan pasca siswazah. Bilangan minimum program akademik yang dikendalikan pada sesuatu kitaran adalah satu program. Program akademik perlu mematuhi keperluan Agensi Kelayakan Malaysia (MQA), mendapat kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia dan pengiktirafan Badan-Badan Profesional jika berkaitan. 1.3.10 Fakulti bertanggungjawab menguruskan kewangan secara efektif menggunakan sistem dan peraturan kewangan sedia ada. 1.3.11 Tugas dan tanggungjawab fakulti adalah seperti pada Lampiran 3. 2. Entiti Akademik Sekolah 2.1 Sekolah merupakan satu bahagian di dalam Universiti yang menawarkan program pasca siswazah dan dianggotai oleh sekurang-kurangnya 20 orang staf akademik siswazah dengan komposisi sekurang-kurangnya 75% berkelulusan Ph.D. 2.2 Nomenklatur bagi Sekolah dimulakan dengan perkataan Sekolah dan diikuti dengan nama bidang pekerjaan (tunggal atau gabungan) atau bidang ilmu (generic but representative) tanpa kurungan. 2.3 Atribut Sekolah 2.3.1 Sekolah terdiri daripada seorang Dekan, sekurang-kurangnya seorang Timbalan Dekan, seorang Ketua Jabatan dan seorang Timbalan Pendaftar. Jawatankuasa pemilih pentadbir akademik universiti bagi jawatan Dekan & Timbalan Dekan seperti di Lampiran 1. Halaman 5 daripada 14
2.3.2 Struktur organisasi Sekolah adalah seperti di Lampiran 4. 2.3.3 Sekolah berperanan dan bertanggungjawab kepada program akademik pasca siswazah yang ditawarkan dari aspek pembentukan kertas kerja program baru, penawaran dan pengendalian kursus dan program pengajian, mengawal kualiti akademik serta menguruskan program yang bakal ditangguh atau dijumudkan. 2.3.4 Bidang Kuasa Akademik Sekolah meliputi pengambilan pelajar (unjuran dan syarat kemasukan), pengurusan dan perakuan keputusan peperiksaan dan melaksana dan menguatkuasa Peraturan Akademik serta peraturan-peraturan berkaitan. 2.3.5 Staf di peringkat Sekolah boleh terdiri daripada staf tetap dan kontrak dan bagi staf akademik hendaklah sekurang-kurangnya 75% terdiri daripada staf tetap. Pecahan staf adalah seperti berikut :- i) Staf Akademik dua puluh (20) orang. ii) Staf Pengurusan - seorang (1). iii) Staf Sokongan Am - lima (5) orang. iv) Staf Teknikal - dua (2) orang. 2.3.6 Beberapa jawatankuasa perlu dibentuk bagi membantu Sekolah melaksanakan fungsi. Minimum jawatankuasa yang perlu ada iaitu Jawatankuasa Pengajian Siswazah, Jawatankuasa Pengurusan, Jawatankuasa Kualiti, Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerja, dan Jawatankuasa Kebajikan Staf. 2.3.7 Pelajar Sekolah terdiri daripada pelajar pasca siswazah. Bilangan minimum enrolmen pelajar pasca siswazah adalah 100 yang mengikuti pengajian secara sepenuh masa dan/atau separuh masa. 2.3.8 Sekolah mengendalikan program akademik peringkat pasca siswazah. Oleh yang demikian, program akademik perlu mematuhi keperluan Agensi Kelayakan Malaysia (MQA), mendapat kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia dan pengiktirafan Badan-Badan Profesional jika berkaitan. 2.3.9 Sekolah bertanggungjawab menguruskan kewangan secara efektif menggunakan sistem dan peraturan kewangan sedia ada. 2.3.10 Tugas dan tanggungjawab sekolah adalah seperti pada Lampiran 5. Halaman 6 daripada 14
3. Entiti Akademik Akademi 3.1 Akademi merupakan satu bahagian di dalam Universiti yang menawarkan dan mengendalikan kursus perkhidmatan kepada Fakulti dan Sekolah. Bilangan staf adalah tertakluk kepada kursus yang ditawarkan serta bilangan pelajar yang mendaftar kursus tersebut. 3.2 Nomenklatur bagi Akademi dimulakan perkataan Akademi dan diikuti dengan nama bidang pekerjaan (tunggal atau gabungan) atau bidang ilmu (generic but representative) tanpa kurungan. 3.3 Atribut Akademi 3.3.1 Akademi terdiri daripada seorang Pengarah, sekurang-kurangnya seorang Timbalan Pengarah, seorang Penyelaras dan seorang Penolong Pendaftar. Jawatankuasa pemilih pentadbir akademik universiti bagi jawatan pengarah & timbalan pengarah seperti di Lampiran 6. 3.3.2 Struktur organisasi Akademi adalah seperti di Lampiran 7. 3.3.3 Akademi berperanan dan bertanggungjawab membentuk kursus baru, menawarkan dan mengendalikan kursus servis, menguruskan kursus yang telah ditangguh atau dijumudkan. 3.3.4 Bidang Kuasa Akademik Akademi menawarkan kursus servis kepada Fakulti dan Sekolah dan pengurusan pengesahan keputusan peperiksaan kursus servis. 3.3.5 Akademi bertanggungjawab menguruskan kewangan secara efektif menggunakan sistem dan peraturan kewangan sedia ada. 3.3.6 Tugas dan tanggungjawab akademi adalah seperti pada Lampiran 8. 4. Entiti Akademik Institut 4.1 Institut merupakan satu bahagian (semi-autonomous) di dalam Universiti yang mengendalikan/menawarkan program akademik di peringkat prasiswazah dan pascasiswazah bagi pihak fakulti/sekolah dan dianggotai oleh sekurang-kurangnya dua puluh (20) orang pensyarah Universiti dengan komposisi sekurang-kurangnya 75% berkelulusan Ph.D. Halaman 7 daripada 14
4.2 Nomenklatur bagi Institut dimulakan dengan perkataan Institut dan diikuti dengan nama bidang pekerjaan (tunggal atau gabungan) atau bidang ilmu (generic but representative) tanpa kurungan. 4.3 Atribut Institut 4.3.1 Institut terdiri daripada seorang Dekan, sekurang-kurangnya seorang Timbalan Dekan, seorang Ketua Jabatan dan seorang Timbalan Pendaftar. Jawatankuasa pemilih pentadbir akademik universiti bagi jawatan dekan & timbalan dekan seperti di Lampiran 1. 4.3.2 Institut mempunyai lembaga yang dianggotai bersama oleh entiti tertentu dari dalam atau/dan luar Negara. 4.3.3 Struktur organisasi Institut adalah seperti di Lampiran 9. 4.3.4 Institut berperanan dan bertanggungjawab kepada program akademik prasiswazah dan pasca siswazah yang ditawarkan dari aspek pembentukan kertas kerja program baru, penawaran dan pengendalian kursus dan program pengajian, mengawal kualiti akademik serta menguruskan program yang bakal ditangguh atau dijumudkan. 4.3.5 Bidang Kuasa Akademik Institut meliputi pengambilan pelajar (unjuran dan syarat kemasukan), pengurusan dan perakuan keputusan peperiksaan dan melaksana dan menguatkuasa Peraturan Akademik serta peraturan-peraturan berkaitan. 4.3.6 Staf di peringkat Institut boleh terdiri daripada staf tetap dan kontrak. Walau bagaimanapun, bagi staf akademik, sekurang-kurangnya 75% merupakan staf berjawatan tetap. 4.3.7 Pecahan staf minimum di sebuah Institut adalah seperti berikut:- i. Staf Akademik dua puluh (20) orang ii. Staf Pengurusan seorang (1) iii. Staf Sokongan Am - lima (5) orang iv. Staf Teknikal - dua (2) orang 4.3.8 Beberapa jawatankuasa perlu dibentuk bagi membantu Institut melaksanakan fungsinya. Minimum jawatankuasa yang perlu ada iaitu Jawatankuasa Akademik, Jawatankuasa Pengajian Siswazah, Jawatankuasa Pengurusan, Jawatankuasa Kualiti, Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerja, dan Jawatankuasa Kebajikan Staf. Halaman 8 daripada 14
4.3.9 Pelajar Institut terdiri daripada pelajar prasiswazah dan pelajar pasca siswazah. Bilangan pelajar prasiswazah bagi setiap seksyen adalah seramai 30 pelajar dan minimum enrolmen adalah 200 pelajar. Bagi pelajar pasca siswazah, sesebuah fakulti seharusnya mempunyai minimum enrolmen 100 pelajar yang mengikuti pengajian secara sepenuh masa dan/atau separuh masa. 4.3.10 Institut perlu mengendalikan program akademik peringkat prasiswazah dan pasca siswazah. Bilangan minimum program akademik yang dikendalikan pada sesuatu kitaran adalah satu program. Program akademik perlu mematuhi keperluan Agensi Kelayakan Malaysia (MQA), mendapat kelulusan Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia dan pengiktirafan Badan-Badan Profesional jika berkaitan. 4.3.11 Institut bertanggungjawab menguruskan kewangan secara efektif menggunakan sistem dan peraturan kewangan sedia ada. 4.3.12 Tugas dan tanggungjawab institut adalah seperti pada Lampiran 10. 5. Entiti Akademik Pusat 5.1 Pusat merupakan satu bahagian di dalam Universiti yang menawarkan kursus servis pelbagai disiplin atau mengendalikan program akademik bagi pihak Fakulti dan Sekolah. 5.2 Nomenklatur bagi Pusat dimulakan perkataan Pusat dan diikuti dengan bidang pengkhususan. 5.3 Atribut Pusat 5.3.1 Pusat sekurang-kurangnya terdiri daripada seorang Pengarah, seorang Timbalan Pengarah dan seorang Penolong Pendaftar. Jawatankuasa pemilih pentadbir akademik universiti bagi jawatan pengarah & timbalan pengarah seperti di Lampiran 6. 5.3.2 Struktur organisasi Pusat adalah seperti di Lampiran 11. 5.3.3 Pusat berperanan dan bertanggungjawab menawar dan mengendalikan kursus servis, mengawal kualiti akademik dan menguruskan kursus yang telah ditangguh atau dijumudkan. 5.3.4 Tugas dan tanggungjawab Pusat adalah seperti pada Lampiran 12. Halaman 9 daripada 14
5.3.5 Bidang Kuasa Akademik Pusat ialah menawarkan kursus servis kepada Fakulti dan Sekolah serta mengendalikan pengurusan pengesahan keputusan peperiksaan kursus servis. 5.3.6 Pusat bertanggungjawab menguruskan kewangan secara efektif menggunakan sistem dan peraturan kewangan sedia ada. 6. Tanggungjawab Kepada 6.1 Fakulti Dekan Fakulti bertanggungjawab kepada Naib Canselor Universiti. 6.2 Sekolah Dekan Sekolah bertanggungjawab kepada Naib Canselor Universiti. 6.3 Akademi Pengarah Akademi bertanggungjawab kepada Naib Canselor Universiti. 6.4 Institut Pengarah Institut bertanggungjawab kepada Naib Canselor Universiti. 6.5 Pusat Pengarah Pusat bertanggungjawab kepada Naib Canselor Universiti 7. Kaedah Penubuhan 7.1 Fakulti 7.1.1 Sesebuah Fakulti boleh ditubuhkan bermula dari sebuah jabatan dan berdasarkan keperluan. Selain itu, penubuhan Fakulti boleh berdasarkan gabungan dua Fakulti berasaskan keperluan atau penggabungan bidang yang hampir sama. 7.1.2 Cadangan penubuhan Fakulti dilaksanakan oleh sebuah Jawatankuasa Protem yang dilantik. Kertas kerja cadangan penubuhan Fakulti perlu mengikut standard format yang ditetapkan di Lampiran 13. 7.1.3 Carta alir proses penubuhan Fakulti seperti di Lampiran 14. Halaman 10 daripada 14
7.2 Sekolah 7.2.1 Sesebuah Sekolah boleh ditubuhkan bermula dari sebuah Akademi, Fakulti atau mengikut keperluan. 7.2.2 Cadangan penubuhan Sekolah dilaksanakan oleh sebuah Jawatankuasa Protem yang dilantik. Kertas kerja cadangan perlu mengikut standard format yang ditetapkan di Lampiran 13. 7.2.3 Carta alir penubuhan Sekolah seperti di Lampiran 14. 7.3 Akademi 7.3.1 Cadangan penubuhan Akademi dilaksanakan oleh sebuah Jawatankuasa Protem yang dilantik. Kertas kerja cadangan perlu mengikut standard format yang ditetapkan di Lampiran 13. 7.3.2 Carta alir penubuhan Akademi seperti di Lampiran 14. 7.4 Institut 7.4.1 Cadangan penubuhan Institut dilaksanakan oleh sebuah Jawatankuasa Protem yang dilantik. Kertas kerja cadangan perlu mengikut standard format seperti di Lampiran 13. 7.4.2 Carta alir penubuhan Institut seperti di Lampiran 14 7.5 Pusat 7.5.1 Cadangan penubuhan Pusat dilaksanakan oleh sebuah Jawatankuasa Protem yang dilantik. Kertas kerja cadangan perlu mengikut standard format seperti di Lampiran 13. 7.5.2 Carta alir penubuhan Pusat seperti di Lampiran 14. 8. Kaedah Pembubaran Entiti akademik sedia ada boleh dibubarkan sekiranya atribut yang ditetapkan tidak lagi dipatuhi dan berdasarkan keperluan atau rasionalisasi yang diluluskan oleh Senat. Proses penutupan perlu dibuat mengikut carta alir aktiviti yang ditetapkan seperti di Lampiran 15. Halaman 11 daripada 14
9. Pertukaran Nama Entiti akademik sedia ada diberi masa secukupnya bagi mengambilkira atribut yang relevan untuk menukar nama yang telah diluluskan. Ini membolehkan entiti akademik melaksanakan aktiviti yang memberi impak yang berkesan. Proses pertukaran nama perlu dibuat mengikut carta alir aktiviti yang ditetapkan seperti di Lampiran 15. 10. Pengecualian Pengecualian pemakaian prosedur ini diberi kepada entiti akademik sedia ada di UTM atas faktor sejarah penubuhannya dan hal-hal yang berkaitan dengan norma yang diterima pakai sebelum ini dikekalkan. LAMPIRAN LAMPIRAN 1 LAMPIRAN 2 LAMPIRAN 3 LAMPIRAN 4 LAMPIRAN 5 LAMPIRAN 6 LAMPIRAN 7 LAMPIRAN 8 LAMPIRAN 9 LAMPIRAN 10 LAMPIRAN 11 LAMPIRAN 12 LAMPIRAN 13 LAMPIRAN 14 LAMPIRAN 15 LAMPIRAN 16 LAMPIRAN 17 LAMPIRAN 18 LAMPIRAN 19 LAMPIRAN 20 JK Pemilih Pentadbir Akademik Jawatan Dekan & Timbalan Dekan Struktur Organisasi Fakulti Tugas Dan Tanggungjawab Fakulti Struktur Organisasi Sekolah Tugas Dan Tanggungjawab Sekolah JK Pemilih Pentadbir Akademik Jawatan Pengarah & Timbalan Pengarah Struktur Organisasi Akademi Tugas Dan Tanggungjawab Akademi Struktur Organisasi Institut Tugas Dan Tanggungjawab Institut Struktur Organisasi Pusat Tugas Dan Tanggungjawab Pusat Format KK Penubuhan Fakulti/Sekolah/Akademi/Institut/Pusat Carta Alir Proses Penubuhan Fakulti/Sekolah/Akademi/Institut/Pusat Carta Alir Proses Pembubaran/Pertukaran Nama Entiti Akademik Kelayakan Seorang Dekan/Pengarah Kelayakan Seorang Timbalan Dekan/Timbalan Pengarah Terma Rujukan Pentadbir Akademik Terma Rujukan Pentadbir Bukan Akademik Ahli Jawatankuasa Task Force Kriteria Penubuhan Fakulti dan Penawaran Program di UTM Halaman 12 daripada 14
DOKUMEN SOKONGAN Borang dan Pengurusan Rekod Borang Format Kertas Kerja Penubuhan Fakulti/Sekolah/Akademi/Institut/Pusat Lokasi Bahagian Pengurusan Akademik Pematuhan Kaedah dan Prosedur Standard sedia ada Kementerian Pengajian Tinggi, Jabatan Perkhidmatan Awam, Perintah Am Kerajaan Buku Panduan Akademik Fakulti/Sekolah/Bahagian Pengurusan Akademik Statut Universiti Teknologi Malaysia (Takrif dan Makna) 2011 Bahagian Hal Ehwal Perundangan Perlembagaan UTM 2010 Bahagian Hal Ehwal Perundangan Halaman 13 daripada 14
SEKSYEN 4 TADBIR URUS TANGGUNGJAWAB Pemilik Polisi Pengurus Polisi Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Urus setia Senat (Bahagian Pengurusan Akademik) KAWALAN VERSI DAN KRONOLOGI PERUBAHAN Nombor Versi Tarikh Diluluskan Diluluskan Oleh Pindaan 01 8 Ogos 2011 Senat - Halaman 14 daripada 14