Nordazarina Daud Bah.Gaji dan Kewangan Staf Pejabat Bendahari
Definisi Aktiviti Pungutan Hasil : a) Sebelum menerima wang b) Semasa menerima wang c) Selepas menerima wang Tindakan pemantauan
Definisi Mengutip, menerima dan mengakaun wang hasil yang diterima dalam bentuk tunai, wang pos, bank deraf, cek, kad kredit,kad debit, dan EFT. Hasil Universiti terdiri daripada pemberian kerajaan, yuran pelajar, faedah dan perolehan pelaburan, sumbangan/hadiah, hasil jualan, sewaan ruang/kemudahan/peralatan/royalti, harta intelek dan terimaan-terimaan lain yang diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan dan Lembaga Pengarah Universiti.
Aktiviti Pungutan Hasil a) Sebelum Menerima Wang Perkara Asas : - Mengadakan kemudahan asas untuk pelanggan - Pemberitahuan kepada orang awam : = meminta resit bagi semua wang yang dibayar = Waktu operasi urusniaga = Jenis-jenis perkhidmatan yang disediakan = Perbezaan di antara resit manual dan resit auto = No pendaftaran GST UiTM
Perkara Wajib : i) Kebenaran bertulis untuk menerima wang Seseorang pegawai Universiti tidak boleh menerima wang dalam apa jua bentuk terimaan, kecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Bendahari atau pegawai yang diberi kuasa untuk berbuat demikian. AP 69
Jenis-jenis kebenaran bertulis : 1. Kebenaran menerima wang bagi pihak UiTM 2. Kebenaran mengendalikan urusan bank bagi pihak UiTM 3. Kebenaran menghantar wang dalam transit 4. Kebenaran membatalkan resit rasmi UiTM
Perkara Wajib : ii) Kawalan Borang / Dokumen Hasil -Pemungut bertanggungjawab menyimpan selamat dan menggunakan dengan selamat sepatutnya semua resit (resit auto dan resit manual). -Satu daftar borang / dokumen hasil hendaklah diselenggarakan. Contoh : Daftar Terimaan Buku Resit Manual, Daftar Keluar / Masuk Buku Resit Manual -Perlu diperakui kedudukan simpanan borang / dokumen hasil apabila berlaku pertukaran pemungut.
Contoh Daftar Terimaan Buku Resit Manual
Contoh Daftar Keluar / Masuk Buku Resit Manual
Perkara Wajib : iii) Ketentuan kadar dan kenaan bayaran perlu mendapat kelulusan JKP. Contoh : Pelekat kenderaan dan Saman 70% - K/W Pendapatan UiTM 30% - Tabung AA Polis Bantuan UiTM (Ruj:Kelulusan JKP 199 berkuatkuasa 1/7/2016)
Aktiviti Pungutan Hasil b) Semasa Menerima Wang - Prosedur Terimaan dan Pengeluaran resit
Cara-Cara Pungutan Melalui Kaunter Terimaan Melalui Pos Melalui EFT (Pindahan Wang Secara Elektronik) Melalui Kad Kredit
Resit rasmi secara manual atau elektronik mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar (AP 60) Meminda resit adalah dilarang (AP62) Jika Resit Rasmi rosak dan tidak boleh dikeluarkan, ianya hendaklah dibatalkan serta di cop BATAL dan disimpan dengan salinannya untuk tujuan auditan. Dalam persekitaran elektronik, Resit Rasmi batal dan laporan Resit Rasmi batal (menu fais : ACB) perlu dikemukan untuk diaudit.
Bayaran melalui kaunter Terima : Wang tunai / cek / bank draft / kiriman wang / wang pos Proses Kerja : Resit rasmi disediakan semasa urusan dibuat Karbon dua muka digunakan Ditandatangani oleh Pegawai yang menerima wang dan ditulis oleh seorang pegawai lain,
Kecuali :- Resit dari sekim bermesin; Bayaran tetap tercetak pada resit; Pungutan luar pegawai bekerja seorang diri; Seorang pegawai lain tidak ada kebenaran khusus.
Bayaran melalui pos Terima : Cek / bank draft / kiriman wang / wang pos Proses kerja : Terimaan didaftarkan di dalam daftar mel Bagi kiriman wang dan wang pos, perlu didaftarkan di dalam Daftar Penerimaan Kiriman Wang dan Wang Pos dan hendaklah dimasukkan dalam Rekod Kualiti Masuk (RKM) - Rujuk Pekeliling Bendahari Bil.1 Tahun 2016 (Peraturan Penerimaan Kiriman Wang dan Wang Pos UiTM) Resit dikeluarkan dan diposkan pada hari yang sama. Dicatat nombor resit dalam daftar.
Melalui EFT (Pindahan Wang Secara Elektronik IBG, Deposit Tunai, Deposit Cek) - Bayaran dibuat terus ke akaun bank UiTM. - Bukti pembayaran diserahkan : a) Di kaunter Pejabat Bendahari b) Surat masuk /Faks /Scanned copy melalui email Proses Kerja : - Kerani kaunter hendaklah membuat semakan dengan : i) Penyata akaun bank yang boleh dimuat turun dari portal bank bagi memastikan kewujudan terimaan tersebut. ii) Laporan Transaksi Belum Selaras (menu C-7-2 di FAIS) bagi memastikan deposit tersebut masih belum diresitkan. - Resit rasmi disediakan semasa urusan dibuat
Aktiviti Pungutan Hasil c) Selepas Menerima Wang o Kutipan yang diterima pada hari tersebut akan diimbangkan dengan laporan Ringkasan Kutipan Mengikut Mod Bayaran (menu AC3) yang dicetak oleh kerani kaunter. o Setelah kutipan pada hari tersebut diimbangkan, kerani kaunter perlu mengisi Slip Wang Masuk mengikut mod bayaran dan kumpulan wang. o Pegawai akan membuat semakan dan pengesahan ke atas laporan AC3, slip bank dan fizikal terimaan pada hari tersebut sebelum didepositkan ke bank.
Sambungan Urusan dengan bank : Deposit terimaan ke dalam akaun bank : Hari yang sama terima tunai atau selewat-lewatnya pada hari bekerja berikutnya - (Pekeliling Bendahari Bil.7/2006). Deposit terimaan ke dalam akaun bank KHAS BAGI LOKASI BANK YANG JAUH DAN UNTUK JUMLAH TERKUMPUL (Pek.Bend.Bil. 2/2013) : = Tunai tidak melebihi RM500 selewat-lewatnya hari bekerja terakhir setiap bulan = Gabungan tunai, cek, dan MOPO tidak melebihi RM2,000 adalah selewat-lewatnya pada hari bekerja terakhir setiap bulan. = Cek / MOPO hendaklah dimasukkan ke akaun bank tidak lewat dari satu (1) minggu dari tarikh diterima.
Sambungan o Setelah terimaan didepositkan ke bank, Pegawai perlu menyemak kembali Slip Wang Masuk tersebut. Pastikan cetakan komputer bank adalah betul dengan apa yang ditulis dan seterusnya menginput nombor Slip Wang Masuk ke dalam Sistem Terimaan melalui menu Kemasukan Buku Tunai (A46). o Kerani kaunter akan menyediakan Laporan Kutipan Harian (Daily Cash Report ) menu : AC3, AC4, AC5 dan ACB) yang dicetak melalui sistem berserta dengan Resit Rasmi dan Slip Wang Masuk untuk semakan Pegawai dan kelulusan Ketua Bahagian.
Tindakan Pemantauan Pemeriksaan mengejut peti wang tunai dan peti besi hendaklah dilakukan tidak kurang sekali dalam 6 bulan (AP309). Pek.Ben. Bil 7/2006 - Kaedah Tindakan Pencegahan ke atas Keselamatan Peti Besi. Perkara-perkara yang perlu diperiksa: a. Surat Kuasa Perlantikan Pegawai yang bertanggungjawab terhadap proses Terimaan Kaunter. b. Surat Kuasa Pemegang Kunci Peti Besi dan Pemegang Kombinasi Peti Besi c. Kaunter Terimaan Pemakluman kepada orang awam d. Ciri-ciri keselamatan - Kaunter, Buku Resit Manual, Stok Cek, Buku Log Serahan Terimaan, Peti Besi, Anak Kunci dll.