UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA SOKONGAN KEWANGAN GARIS PANDUAN PEROLEHAN KERJA BAGI JUMLAH SEHINGGA RM100,000.00 Kod Dokumen : SOK/KEW/GP010/BUY No. Semakan : 00 No. Isu : 02 Tarikh Kuat kuasa : 03/01/2011 Disediakan Oleh : Disemak Oleh: Tandatangan : Tandatangan :. Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Disahkan Oleh : Tandatangan :... Nama : Jawatan : Tarikh :
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT PENDAHARI Kod Dokumen: SOK/KEW/GP010/BUY GARIS PANDUAN PEROLEHAN KERJA BAGI JUMLAH SEHINGGA RM100,000.00 TINDAKAN Garis panduan ini adalah untuk menerangkan tatacara perolehan kerja bagi jumlah sehingga RM100,000.00 dan digunakan untuk kerja-kerja seperti berikut :- (a) (b) (c) Kerja-kerja yang diuruskan secara undian; Kerja-kerja segera atau darurat; dan Kerja-kerja kecil yang bernilai sehingga RM5,000.00 Kerja-kerja Yang Diuruskan Secara Undian 1. Perolehan kerja secara undian adalah digunakan bagi kerja-kerja yang berjumlah melebihi RM5,000 sehingga RM100,000.00 2. Terbuka kepada semua kontraktor dalam daerah/daerah terdekat, berdaftar dengan UPM dan mempunyai sijil Kelas F untuk kerja-kerja awam/ mekanikal/telekomunikasi dan sijil kelas III atau IV untuk kerja-kerja elektrik yang berdaftar dengan PKK/CIDB di bawah kepala dan subkepala yang berkaitan (rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 16 Tahun 1993). 3. Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset () dikehendaki menyediakan spesifikasi kerja, harga kerja, dan kelayakan kelas kontraktor serta kepala dan sub kepala yang berkaitan serta tempoh siap kerja. 4. Cadangan kerja-kerja mesti di kemukakan kepada Jawatankuasa Spesifikasi dan Harga yang dianggotai oleh Ketua Bahagian Penyelenggaraan, Jurukur Bahan dan Bendahari atau wakil-wakil untuk kelulusan. TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 2 drp. 5
5. Semua permohonan kerja (RO) yang telah diluluskan oleh Ketua PTJ atau wakil yang diberikuasa hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Kewangan Pembangunan selewat-lewatnya 2 hari sebelum tarikh undian untuk disenaraikan dan dilekatkan pada papan-papan kenyataan serta di laman web Pejabat Bendahari (www.bursar.upm.edu.my). Proses undian akan dijalankan setiap 2 minggu sekali. 6. Pada hari undian, proses pendaftaran akan bermula pada pukul 9.00 pagi hingga 10.00 pagi bagi kontraktor yang ingin mengambil bahagian dalam undian tersebut. Penama dalam sijil PKK/CIDB bagi syarikat berkenaan sahaja yang layak menyertai kerja secara undian. Pihak syarikat adalah diminta untuk mengemaskini tempoh sah laku baharu sekiranya sijil-sijil PKK/CIDB yang didaftarkan telah tamat tempoh sebelum dibenarkan untuk mengambil bahagian di dalam undian pada hari berkenaan. /Seksyen Kewangan Pembangunan Seksyen Kewangan Pembangunan 7. Undian akan dilakukan selepas tamat masa pendaftaran dan wakil-wakil, Bendahari dan kontraktor akan diminta membuat cabutan mengikut jenis kerja yang ditetapkan. 8. Kontraktor yang berjaya akan dibawa melawat tapak oleh wakil. 9. Bagi kerja-kerja awam, setiap kontraktor adalah dibenarkan untuk mendapat 2 kerja sahaja dan setelah itu mereka akan dikenakan tempoh sekatan selama 6 bulan. Manakala bagi kerjakerja elektrikal dan mekanikal, setiap kontraktor adalah dibenarkan untuk mendapat 2 kerja sahaja dan setelah itu mereka akan dikenakan tempoh sekatan selama 2 bulan. 10. Sekiranya kontraktor menolak tawaran kerja setelah berjaya dalam undian tersebut, kerja berkenaan akan dibawa ke minggu yang lain untuk undian semula. 11. Kontraktor yang berjaya dalam undian tersebut akan diminta menandatangani surat persetujuan untuk melaksanakan kerja dengan mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan sebagai dokumen sokongan kepada pesanan belian. Sekysen Kewangan Pembangunan/ Kontraktor TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 3 drp. 5
12. Bagi kerja-kerja yang melebihi RM50,000.00 hingga RM100,000.00 kontraktor perlu menyediakan kontrak kerja dengan mematuhi syarat-syarat yang ditetapkan dan mengemukakan dokumen-dokumen berikut :- Kontraktor (a) Bon pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga kerja (b) Polisi insurans tanggungan awam (iaitu insuran terhadap bencana kepada orang dan kerosakan harta benda) (c) Tempoh tanggungan kecacatan bagi kerja yang bernilai lebih RM20,000.00 adalah selama (6) enam bulan dari tarikh kerja diperakukan siap. 13. Pihak akan membuat pengesahan kerja-kerja siap beserta kenyataan tempoh tanggungan kecacatan untuk tujuan pembayaran. Kerja-kerja Segera Atau Darurat 14. Bagi kerja-kerja yang perlu dilaksanakan dengan segera bagi membaiki kerosakan dan boleh membahayakan nyawa, mengganggu kelancaran pentadbiran atau menyebabkan kerugian besar kepada universiti seperti berikut:- (a) (b) (c) (d) (e) (f) Bencana alam Gangguan pada bekalan air Gangguan pada sistem elektrik Gangguan pada sistem Telekomunikasi dan ICT Gangguan pada sistem kumbahan Gangguan pada sistem mekanikal Bagi kerja-kerja segera di atas, pihak boleh melantik manamana kontraktor yang berkelayakan dengan harga yang munasabah untuk melaksanakan kerja-kerja tersebut. TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 4 drp. 5
Kerja-kerja Kecil Yang Bernilai Kurang Daripada RM5,000.00 16. Bagi kerja-kerja kecil dan pembaikan yang tidak mengubah struktur asal yang berjumlah kurang daripada RM5,000.00 ianya akan diuruskan oleh dengan melantik kontraktor yang berkelayakan secara pusingan atau giliran. TARIKH KUATKUASA : 03/01/2011 5 drp. 5