Pengenalan (Modul Wajaran KPI)

1

2

Pengenalan (Modul Wajaran KPI) 1. Modul Wajaran KPI Pentadbir adalah terdiri daripada 5 fungsi utama yang dipertanggungjawabkan kepada Pegawai yang Dinilai (PYD) bagi memudahkan proses menginput, memilih KPI dan wajaran serta memuatnaik dokumen sokongan bagi tujuan proses penilaian secara online. Berikut adalah 5 fungsi yang berkaitan: i. Pengesahan profail pegawai ii. Pengesahan ringkasan wajaran iii. Penetapan wajaran SKT Fungsian Utama iv. Penetapan wajaran SKT Transformasi Pengurusan v. Muatnaik Dokumen Sokongan 3

Pengenalan (Modul Wajaran KPI) 2. Bagi dua(2) komponen utama iaitu Fungsian Utama dan Transformasi Pengurusan, ianya mempunyai julat wajaran yang telah ditetapkan dan ianya juga berbeza mengikut skim perkhidmatan dan jawatan. 3. Tanpa boleh diubah, secara default wajaran bagi komponen daya usaha telah ditetapkan oleh sistem berjumlah 20. 4. Nilai julat bagi setiap komponen ini akan dikawal selia oleh Pejabat Pendaftar dan nilai julat ini juga boleh diubah sekiranya terdapat perubahan dari segi polisi dan sebagainya. 4

Login ke Sistem Taipkan url http://reg.upm.edu.my/elpptna dan tekan ENTER Anda akan mendapat paparan Sistem e-lppt Akademik seperti disebelah Taipkan Id Putra anda pada ruang Id Putra Taipkan Katalaluan pada ruang Katalaluan Tekan butang Log Masuk 5

Login ke Sistem Keterangan: 1. Akses masuk ke sistem ini dan seterusnya paparan modul yang berkaitan adalah bergantung kepada tahap akses setiap peranan pengguna yang telah ditentukan iaitu terdiri daripada: i. Peranan Urusetia (Pejabat Pendaftar) ii. Peranan Pentadbir PTJ iii. Peranan Pegawai Yang Dinilai (PYD) iv. Peranan Pegawai Penilai Pertama (PPP) v. Peranan Pegawai Penilai kedua (PPK) 2. Akses ke sistem ini memerlukan setiap pengguna perlu mempunyai ID Putra. 6

Pengesahan : Profail Pegawai Klik pada pautan Profail Pegawai Anda akan mendapat paparan Profail Pegawai seperti disebelah Tarikh tutup Sesi dipaparkan seperti berikut untuk rujukan Pilihan kluster bergantung kepada ID,. Terdapat beberapa kluster seperti Akademik, Bahagian, Institut, Pejabat, Pusat, Kolej dan Sekolah Tanda (/) jika hanya seorang penilai sahaja yang terlibat. Secara default nama penilai akan dipaparkan secara automatik berdasarkan penilai pada sistem elatihan. Sekiranya ada pembetulan @ pengemaskinian hendak dilakukan sila buat pilihan pada droplist tersebut. Sekiranya penilai tidak mempunyai pegawai penilai kedua (PPK) sila abaikan medan tersebut. 7

Pengesahan : Profail Pegawai Sekiranya mempunyai pegawai penilai kedua (PPK) sila pilih medan tersebut. Mesej Maklumat telah berjaya disimpan akan dipaparkan selepas butang Klik Untuk Kemaskini ditekan. Seterusnya automatik sistem akan memaparkan menu penetapan wajaran SKT seperti disebelah. Note: Sebarang perubahan kesilapan pada nama penilai selepas butang pengesahan diklik, perubahan hanya boleh dibuat oleh urusetia Pejabat Pendaftar sahaja. 8

Penetapan Wajaran SKT : Daya Usaha Klik pada pautan Daya Usaha. Paparan menunjukan komponen Daya Usaha dengan wajran yang ditetapkan. 9

Penetapan Wajaran SKT : Fungsian Utama Klik pada menu Fungsian Utama untuk memilih KPI dan menginput peratusan wajaran setiap KPI bagi komponen Fungsian Utama. Selepas menu diklik sistem akan memaparkan skrin penetapan Sub Komponen dan Wajaran KPI dengan julat yang telah ditetapkan. Sila buat pilihan pada checkbox KPI yang dikehendaki dan setelah selesai memilih klik pada butang Simpan. Sistem akan memaparkan mesej Pilihan KPI telah berjaya disimpan. Selepas paparan mesej dipaparkan klik butang OK. Secara automatik sistem akan memaparkan skrin seperti dibawah. Kemudian sila pilih peratus wajaran yang dikehendaki bagi KPI yang telah dipilih. Droplist peratusan wajaran akan memaparkan peratusan mengikut julat yang telah ditentukan sahaja. Klik butang Simpan setelah memilih sasaran peratusan wajaran yang sesuai. Mesej Penetapan wajaran bagi KPI yang telah dipilih berjaya disimpan akan dipaaprkan. Jumlah wajaran yang telah dipilih akan dipaparkan pada ruangan jumlah wajaran. Sekiranya ia melebihi jumlah julat yang ditetapkan, mesej Jumlah wajaran KPI adalah melebihi julat akan dipaparkan. 10

Penetapan Wajaran SKT : Fungsian Utama Keterangan: 1. Senarai KPI yang dipaparkan adalah berdasarkan input yang telah dilakukan daripada Pejabat Pendaftar. Sekiranya ada penambahan KPI yang hendak dilakukan sila berhubung dengan Urusetia di Seksyen Saraan, Prestasi dan Elaun, Pejabat Pendaftar. 11

Penetapan Wajaran SKT : Transformasi Pengurusan Klik pada menu Transformasi Pengurusan untuk memilih KPI dan menginput peratusan wajaran setiap KPI bagi komponen Fungsian Utama. Selepas menu diklik sistem akan memaparkan skrin penetapan Sub Komponen dan Wajaran KPI dengan julat yang telah ditetapkan. Sila buat pilihan pada checkbox KPI yang dikehendaki dan setelah selesai memilih klik pada butang Simpan. Sistem akan memaparkan mesej Pilihan KPI telah berjaya disimpan. Selepas paparan mesej dipaparkan klik butang OK. Secara automatik sistem akan memaparkan skrin seperti dibawah. Kemudian sila pilih peratus wajaran yang dikehendaki bagi KPI yang telah dipilih. Droplist peratusan wajaran akan memaparkan peratusan mengikut julat yang telah ditentukan sahaja. Klik butang Simpan setelah memilih sasaran peratusan wajaran yang sesuai. Mesej Penetapan wajaran bagi KPI yang telah dipilih berjaya disimpan akan dipaaprkan. Jumlah wajaran yang telah dipilih akan dipaparkan pada ruangan jumlah wajaran. Sekiranya ia melebihi jumlah julat yang ditetapkan, mesej Jumlah wajaran KPI adalah melebihi julat akan dipaparkan. 12

Penetapan Wajaran SKT : Transformasi Pengurusan Keterangan: 1. Senarai KPI yang dipaparkan adalah berdasarkan input yang telah dilakukan daripada Pejabat Pendaftar. Sekiranya ada penambahan KPI yang hendak dilakukan sila berhubung dengan Urusetia di Seksyen Saraan, Prestasi dan Elaun, Pejabat Pendaftar. 13

Penetapan Wajaran SKT : Transformasi Pengurusan Klik pada menu KPI Tambahan di bawah Transformasi Pengurusan. Masukkan maklumat KPI yang dikehendaki. Pilih Jenis Pengukuran yang disediakan. Klik Semak Sekala Pengukuran untuk mendapat senarai data pengukuran. Pilih Nama Pengukuran. Nama Pengukuran bergantung pemilihan Jenis Pengukuran. Pilih Wajaran yang disediakan. Wajaran bergantung kepada Nama Pengukuran. Klik Simpan dan data akan dipaparkan pada Senarai Maklumat KPI Tambahan. Paparan Senarai Maklumat KPI Tambahan. 14

Input Komponen Wajaran : Penyeliaan Klik pada menu Dokumen Sokongan untuk memuatnaik sebarang dokumen sokongan dalam pelbagai format. Cth: pdf, jpeg, msword, msexcell dan lain-lain. Seterusnya sistem akan memaparkan skrin sperti disebelah. Masukkan nama dokumen pada ruangan nama dokumen. Klik jenis komponen bagi dokumen yang ingin dimuatnaik Klik pada butang Choose File bagi memilih fail yang hendak dimuatnaik. Klik butang Muatnaik Dokumen dan seterusnya fail yang telah dimuatnaik akan dipaparkan secara automatik pada ruangan dokumen sokongan yang telah dimuatnaik Klik pada pautan papar atau hapus untuk memaparkan atau menghapus dokumen yang telah dimuatnaik. Mesej Maklumat telah berjaya dihapus sekiranya pautan hapus diklik. Dan sekiranya pautan papar diklik, sistem akan memaparkan dokumen yang telah dimuatnaik. Senarai dokumen yang dimuatnaik akan dipaparkan. 15

Input Komponen Wajaran : Penyeliaan Keterangan: 1. Modul ini bertujuan bagi memudahkan PYD untuk memuatnaik sebarang dokumen sokongan bagi memudahkan PPP membuat penilaian bagi membuat penilaian pada komponen daya usaha. 16

Pengesahan Peratus Wajaran Klik pada menu Ringkasan Wajaran dengan peratusan wajaran mengikut KPI yang telah dipilih akan dipaparkan. Secara default selagi pilihan KPI tidak dibuat, skrin hanya akan memaparkan peratusan wajaran komponen daya usaha=20. Klik pada butang Klik Untuk Pengesahan untuk mengesahkan peratus wajaran dan KPI yang telah dipilih. Mesej Sila pastikan jumlah keseluruhan wajaran adalah 100:20 akan dipaparkan sekiranya peratus wajaran keseluruhan tidak mencapai atau lebih 100%. Mesej Pengesahan berjaya dihantar akan dipaparkan sekiranya peratus wajaran keseluruhan mencapai 100%. Selepas paparan mesej dipaparkan, klik pada butang OK. Tarikh pengesahan PYD akan dipaparkan seperti di skrin. 17

Pengesahan Peratus Wajaran Keterangan: 1. Skrin akan memaparkan 2 jenis pautan (link) iaitu pautan wajaran PYD dan pautan wajaran PPP hanya selepas PPP mengesahkan pilihan wajaran yang telah dipilih oleh PYD. Modul ini adalah bertujuan supaya PYD dapat menyemak wajaran yang telah diinput oleh pihak Pegawai Penilai Pertama (PPP). 18

Penetapan Wajaran SKT : Ringkasan Wajaran Default tahun adalah tahun semasa penilaian dibuat. Namun begitu penilai boleh melihat tahun sebelumnya bagi melihat ringkasan wajaran. Terdapat menu Wajaran PYD dan menu Wajaran PPP. Penilai boleh melihat ringkasan wajaran yang dibuat sendiri dan juga yang dibuat oleh PPP (Pegawai Penilai Pertama) Ringkasan wajaran dipaparkan bersama komponen dan keterangan KPI yang terlibat. 19

20