MUKA SURAT 1 dari 22 PROSEDUR PEPERIKSAAN PK.UiTM.CNS(O).15 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama 1. Azlina Baha 2. Amariah Hanum Hussin Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin Ramli Prof Dr Nasrudin Mohammed Jawatan Pensyarah Wakil Pengurusan Rektor Tarikh
MUKA SURAT 2 dari 22 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Ringkasan Pindaan Diluluskan 12/02/12 01/00 Semua Pindaan melebihi 50% dan menggabungkan 3 prosedur lama (15,16,17) 12/02/12 29/07/13 01/01 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 29/07/13 28/08/13 01/02 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 28/08/13 11/11/14 01/03 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 11/11/14 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa
MUKA SURAT 3 dari 22 Muka depan Semua 5 5 6 Perubahan Rektor Perubahan tarikh kuatkuasa 2.0 Skop 3.0 Definisi 01/04 6 7, 9, 10, 11, 13 4.0 Singkatan 6.0 Tanggungjawab dan tindakan 14, 15, 16, 17, 18, 19 7. 0 Carta alir 22 8.0 Rekod Kualiti
MUKA SURAT 4 dari 22 Bil Isi Kandungan Muka Surat 1.0 Objektif 5 2.0 Skop 5 3.0 Definisi 5 4.0 Singkatan 6 5.0 Dokumen Rujukan 7 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7 7.0 Carta Alir 14-21 8.0 Rekod Kualiti 21-22
MUKA SURAT 5 dari 22 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan memberi garis panduan bagi merancang serta melaksanakan proses penilaian peperiksaan akhir dengan lebih berkesan. Memastikan pengurusan markah pelajar dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti pengurusan UiTM Cawangan Negeri Sembilan. 2.0 SKOP Prosedur ini diterimapakai oleh Jawatankusasa Akademik Negeri dan staf akademik di UiTM Cawangan Negeri Sembilan semasa proses penilaian peperiksaan akhir. 3.0 DEFINISI Pemeriksa / Pemeriksa Pertama Pemeriksa Kedua Pensyarah yang dikenalpasti oleh KPP/ KK. Pensyarah yang dikenalpasti oleh KPP/KK untuk memeriksa kali kedua. Pensyarah Pensyarah yang bertanggungjawab untuk koordinasi Sumber sesuatu kursus di seluruh Malaysia. Pensyarah Pensyarah yang bertanggungjawab untuk koordinasi Bertanggungj sesuatu kursus di kampus. awab Result Entry Senarai markah pelajar yang terperinci (kerja kursus dan
MUKA SURAT 6 dari 22 System peperiksaan akhir atau keseluruhan kursus) untuk sesuatu kursus. LE 15 Senarai markah akhir dan gred pelajar untuk sesuatu kursus yang telah divalidasi oleh pensyarah. LE 13 Keputusan peperiksaan mengikut program untuk divalidasi oleh ketua program. Sistem SIMS Sistem Maklumat Pelajar UiTM yang mengendalikan semua data akademik pelajar UiTM Validasi Proses menyemak semula kesahihan data yang telah dimasukkan ke dalam sistem SIMS. 4.0 SINGKATAN PEM Pemeriksa PEM 1 Pemeriksa Pertama PEM 2 Pemeriksa Kedua RP Pensyarah Sumber RK Rektor TR HEA Timbalan Rektor Hal Ehwal Akademik PPK Penolong Pendaftar Kanan PP HEA Penolong Pendaftar HEA EO HEA Pegawai Eksekutif HEA KPP Ketua Pusat Pengajian KK Koordinator Kursus LIC Pensyarah bertanggungjawab terhadap kod di kampus P Pensyarah
MUKA SURAT 7 dari 22 PTFT Pensyarah Sambilan Sepenuh Masa PS Pensyarah Sambilan JAN Jawatankuasa Akademik Negeri 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti Bilik Kualiti MK.UiTM.KNS.01 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan A. Penilian peperiksaan akhir 1. Selepas peperiksaan bagi kod kursus berkaitan selesai Pemeriksa perlu menyelesaikan perkara berikut dalam tempoh 7 hari (termasuk hari cuti) PEM 1/ PEM 2/ LIC 1.1 Ambil soalan, skrip jawapan pelajar dan skema jawapan di bilik gerakan peperiksaan. Rekodkan pengambilan dokumen-dokumen tersebut di Buku Rekod Penyerahan dan Pemulangan Skrip Jawapan. Perekodan mestilah mempunyai tarikh ambil, bilangan skrip jawapan dan ditandatangani oleh pensyarah yang mengambil script tersebut. 1.2 Mengisi borang kebenaran membawa keluar script peperiksaan sekiranya perlu. 1.3 Semak skema jawapan. Lakukan perubahan (jika ada) setelah berbincang dengan LIC. 1.4 Periksa skrip jawapan pelajar dan jumlahkan
MUKA SURAT 8 dari 22 Tanggungjawab Tindakan markah. Tandatangan skrip jawapan pelajar. 1.5 Serahkan sebanyak 5 atau 10% dari jumlah skrip jawapan untuk disemak oleh pemeriksa kedua. 1.6 Jika ada perbezaan melebihi 5 markah antara pemeriksa pertama dan pemeriksa kedua, skrip perlu disemak semula oleh pemeriksa pertama. 1.7 Masukkan markah melalui sistem RES. Semak markah yang telah dimasukkan. Pastikan peratus penilaian kursus mengikut silibus. 1.8 Cetakkan rawscore dan LE15 yang telah disemak dan divalidasi. 1.9 Turunkan tandatangan di rawscore dan LE15 yang telah dicetak sebagai pengesahan. 1.10 Dapatkan juga tandatangan pengesahan dari LIC dan KPP/KK. 1.11 Hantar salinan rawscore dan LE15 (yang telah disahkan), skrip jawapan dan softcopy templat kemasukan markah yang telah dinamakan mengikut format HEA kepada bilik gerakan peperiksaan. 1.12 Tandatangan Buku Rekod Penyerahan dan Pemulangan Skrip Jawapan. 2. Pemeriksa kedua semak beberapa skrip jawapan dan tandatangan skrip jawapan pelajar. 3. LIC menghantar salinan skema jawapan yang telah dibetulkan (jika ada) ke bilik gerakan peperiksaan.
MUKA SURAT 9 dari 22 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN B. 1) Pengurusan Markah PEM 1 KPP 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Serah salinan rawscore dan LE15 (yang telah disahkan), skrip jawapan dan softcopy templat kemasukan markah yang telah dinamakan mengikut format HEA kepada bilik gerakan peperiksaan. Menghadiri mesyuarat peringkat program. Mengisi Borang Perubahan Markah (jika ada) dan serahkan borang tersebut kepada PP (HEA) / EO (HEA) untuk buat pembetulan. Terima salinan rawscore, LE15 (yang telah disahkan) dan LE13 daripada bilik gerakan peperiksaan. Menganalisa markah peperiksaan akhir dan sediakan laporan untuk dibentangkan di mesyuarat program. Mengendali mesyuarat peringkat program. Terima dan semak LE13 terkini (setelah dibetulkan selepas mesyuarat di peringkat program) daripada bilik gerakan peperiksaan. Menganalisa LE13 terkini dan sediakan laporan untuk dibentangkan di mesyuarat JAN. PP HEA / EO HEA 9. Terima salinan raw score dan LE15 (yang telah disahkan), skrip jawapan dan softcopy templat kemasukan markah yang telah dinamakan mengikut format HEA daripada pensyarah dan failkan mengikut program.
MUKA SURAT 10 dari 22 10. 11. 12. 13. Cetak LE13 dan serahkan kepada KPP untuk dibawa ke mesyuarat program. Terima Borang Perubahan Markah (jika ada) selepas mesyurat program dan membuat pembetulan mengikut keterangan di borang berkenaan (bergantung kepada akses RES kelompok). Cetak LE13 kali kedua (setelah dibetulkan selepas mesyurat di peringkat program) dan serahkan kepada KPP untuk dianalisa dan dibentangkan di mesyuarat JAN. Buat pembetulan (jika ada) selepas mesyuarat JAN.
MUKA SURAT 11 dari 22 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN B. 2) Rayuan Semak Semula Keputusan PP HEA 1. 2. 3. 4. Sediakan Borang Rayuan Penyemakan Semula Keputusan HEA/RA/PP-2000-7 untuk pelajar membuat permohonan. Terima permohonan pelajar untuk semak semula. Sedia dan serahkan skrip jawapan, soalan, skema jawapan, Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) untuk diserahkan kepada pemeriksa untuk semak semula skrip jawapan peperiksaan. Terima skrip jawapan yang telah disemak semula, soalan, skema jawapan dan Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) daripada pemeriksa dan sediakan laporan rayuan semak semula untuk dibawa ke mesyuarat JAN. KPP / KK 5. Kenalpasti pemeriksa semak semula skrip jawapan peperiksaan. Pemeriksa 6. 7. 8. Terima skrip jawapan, soalan, skema jawapan, Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) dan rekodkan pengambilan dokumen-dokumen tersebut dalam Buku Rekod Rayuan Penyemakan Semula Keputusan daripada PP HEA. Semak skrip jawapan berpandu kepada skema yang diberi dalam tempoh yang telah ditetapkan dan jumlahkan markah. Lengkapkan Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1).
MUKA SURAT 12 dari 22 9. Serahkan kembali semua dokumen-dokumen tersebut kepada PP HEA serta rekodkan penyerahan dalam Buku Rekod Rayuan Penyemakan Semula Keputusan.
MUKA SURAT 13 dari 22 TANGGUNGJAWAB TINDAKAN C. Pengurusan Keputusan P 1. Proses kerja pemarkahan oleh pensyarah. PPHEA 2. Jana Laporan Keputusan dalam sistem SIMS (Lampiran 1) dan serahkan LE13 kepada Ketua Pusat Pengajian. 3. Kemaskini (jika ada) dan jana keputusan peperiksaan selepas mesyuarat program dan sediakan analisa untuk diserahkan kepada Ketua Pusat Pengajian. 4. Kemaskini (jika ada) dan jana keputusan peperiksaan selepas mesyuarat JAN. KPP 5. Buat Analisa Laporan Keputusan untuk dibentangkan di mesyuarat program. (Lampiran 2). 6. Semak dan bentangkan Laporan Keputusan dalam mesyuarat JAN. JAN 7. Sahkan Laporan Keputusan.
MUKA SURAT 14 dari 22 7.0 CARTA ALIR TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD A. Penilaian peperiksaan akhir PEM 1 MULA Ambil soalan, skrip jawapan pelajar dan skema jawapan di bilik gerakan peperiksaan. Rekodkan pengambilan dokumen-dokumen tersebut. Mengisi borang kebenaran membawa keluar skrip jawapan sekiranya perlu. Buku Rekod Pengambilan dan Pemulangan Skrip Jawapan PEM 1 / LIC PEM 1 PEM 1 semak skema jawapan. Lakukan perubahan jika ada setelah berbincang dengan LIC. LIC menghantar salinan skema jawapan yang telah dibetulkan (jika ada) ke bilik gerakan peperiksaan. Periksa skrip jawapan pelajar dan jumlahkan markah. Tandatangan ke atas skrip tersebut. PEM 1 /PEM 2 PEM 1 serahkan sebanyak 5 atau 10% jumlah skrip jawapan dan skema kepada Pemeriksa Kedua untuk disemak. A PEM 2 semak dan tandatangan skrip jawapan pelajar tersebut.
MUKA SURAT 15 dari 22 A PEM 1 Jika terdapat perbezaan melebihi 5 markah antara PEM 1 dan PEM 2, skrip perlu disemak semula oleh PEM 1. Masukkan markah melalui sistem RES. Semak markah yang telah dimasukkan. Pastikan peratus penilaian kursus mengikut silibus. PEM 1 Cetak dan tandatangan rawscore dan LE15 yang telah disemak dan divalidasi. Tidak Dapatkan tandatangan pengesahan daripada LIC dan juga KPP/KK. PEM 1 Ya Hantar salinan rawscore dan LE15 (yang telah disahkan), skrip jawapan dan softcopy templat kemasukan markah yang telah dinamakan mengikut format HEA kepada bilik gerakan peperiksaan. PEM 1 Tandatangan buku rekod penyerahan dan pemulangan skrip jawapan. Buku Rekod Penyerahan dan Pemulangan Skrip Jawapan TAMAT
MUKA SURAT 16 dari 22 TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD B. 1)Pengurusan Markah MULA PP HEA Terima daripada pemeriksa salinan raw score dan LE15 (yang telah disahkan). Cetak LE13 dan serahkan LE13 beserta salinan raw score dan LE15 (yang telah disahkan) kepada KPP untuk dianalisa dan dibawa ke mesyuarat program. KPP Terima salinan rawscore dan LE15 (yang telah disahkan) dan LE13 daripada bilik gerakan peperiksaan. Tidak Menganalisa markah peperiksaan akhir dan sediakan laporan untuk dibentangkan di mesyuarat program. Ya Mengendali mesyuarat peringkat program. PEM / PP HEA / EO HEA Pemeriksa dan PP HEA / EO HEA menghadiri mesyuarat peringkat program. Pemeriksa mengisi Borang Perubahan Markah (jika ada) dan serahkan borang tersebut kepada PP HEA / EO HEA. Borang Perubahan Markah A
MUKA SURAT 17 dari 22 A PP HEA Terima Borang Perubahan Markah (jika ada) selepas mesyurat program dan membuat pembetulan mengikut keterangan di borang berkenaan. Cetak LE13 kali kedua (setelah dibetulkan selepas mesyurat di peringkat program) dan serahkan kepada KPP. KPP Terima dan semak LE13 terkini (setelah dibetulkan selepas mesyurat di peringkat program) daripada bilik gerakan peperiksaan. Menganalisa LE13 terkini dan sediakan laporan untuk dibentangkan di mesyuarat JAN. PP HEA Buat pembetulan (jika ada) selepas mesyuarat JAN. TAMAT
MUKA SURAT 18 dari 22 TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD B. 2) Rayuan Semak Semula Keputusan PP HEA MULA Sediakan Borang Rayuan Penyemakan Semula Keputusan HEA/RA/PP-2000-7 untuk pelajar membuat permohonan. Terima permohonan pelajar untuk semak semula. Borang Rayuan Penyemakan Semula Keputusan HEA/RA/PP- 2000-7 KPP Kenalpasti pemeriksa semak semula skrip jawapan peperiksaan. PP HEA Sediakan skrip jawapan, soalan, skema jawapan, Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) untuk diserahkan kepada pemeriksa untuk semak semula skrip jawapan peperiksaan. Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) A
MUKA SURAT 19 dari 22 A PEM Terima skrip jawapan, soalan, skema jawapan, Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) dan rekodkan pengambilan dokumendokumen tersebut dalam Buku Rekod Rayuan Penyemakan Semula Keputusan daripada PP HEA. Semak skrip jawapan berpandu kepada skema yang diberi dalam tempoh yang telah ditetapkan dan jumlahkan markah. Lengkapkan Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1). Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) Buku Rekod Rayuan Penyemakan Semula Keputusan PEM Tidak Serahkan kembali semua dokumendokumen tersebut kepada PP HEA serta rekodkan penyerahan dalam Buku Rekod Rayuan Penyemakan Semula Keputusan. Buku Rekod Rayuan Penyemakan Semula Keputusan PP HEA Ya Terima skrip jawapan yang telah disemak semula, soalan, skema jawapan dan Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) daripada pemeriksa dan sediakan laporan rayuan semak semula untuk dibawa ke mesyuarat JAN. Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) TAMAT
MUKA SURAT 20 dari 22 Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod C) Pengurusan Keputusan MULA P Proses pemarkahan oleh pensyarah. PP HEA Jana Laporan Keputusan dalam sistem SIMS dan serahkan LE13 kepada Ketua Pusat Pengajian. LE 13 Analisa KPP Buat Analisa Keputusan. LE 13 Analisa KPP Bentangkan Laporan Keputusan ke Mesyuarat Peringkat Program. LE 13 Analisa PP HEA Tidak Kemaskini dan jana keputusan peperiksaan selepas mesyuarat dan sediakan laporan untuk diserahkan kepada KPP. LE 13 Analisa KPP Ya Semak dan bentangkan Laporan Keputusan dalam Mesyuarat JAN. LE 13 Analisa A
MUKA SURAT 21 dari 22 A PP HEA Kemaskini Laporan Keputusan. LE 13 Analisa RK Sahkan Laporan Keputusan. LE 13 Analisa TAMAT 8.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 8.1 Buku Rekod Penyerahan dan Bilik kebal HEA 5 tahun Penghantaran Skrip Jawapan 8.2 Borang kebenaran membawa skrip Bilik kebal HEA 1 tahun jawapan keluar 8.3 Skrip jawapan peperiksaan akhir Bilik kebal HEA 1 tahun 8.4 Fail Keputusan Pejabat HEA 3-5 Tahun
MUKA SURAT 22 dari 22 Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 8.5 LE15 Bilik Gerakan 5 Tahun 8.6 LE13 Bilik Gerakan 5 Tahun 8.7 Laporan Keputusan Bilik Gerakan 5 Tahun 8.8 Analisa Keputusan Bilik Gerakan 5 Tahun 8.9 Borang Perubahan Markah Bilik Gerakan 5 Tahun 8.10 Borang Rayuan Penyemakan Semula Bilik Gerakan 5 Tahun Keputusan HEA/RA/PP- 2000-7 8.11 Borang Penyemakan Semula Keputusan UP89-3(1) Bilik Gerakan 5 Tahun 8.12 Buku Rekod Rayuan Penyemakan Semula Keputusan Bilik Gerakan 5 Tahun