MUKA SURAT : 1 dari 14 PK.UiTM.CNS.HEA (O).04 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Nurul Aityqah Yaacob Prof. Madya Dr. Abdul Halim bin Ramli Prof Dr Nasrudin Mohammed Jawatan Pengerusi Jawatankuasa Jadual Waktu Wakil Pengurusan Rektor Tarikh 16/02/16 16/02/16 16/02/16
MUKA SURAT : 2 dari 14 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Ringkasan Pindaan Diluluskan 05/10/05 01/00 05/10/05 03/10/08 02/00 Pindaan melebihi 50% 03/10/08 11/02/12 03/00 Pindaan melebihi 50% 11/02/12 23/10/13 03/01 6 dan 8 Lampiran Pindaan kurang dari 50% Pindaan Borang Perubahan JW 23/10/12 29/07/13 03/02 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 29/07/13 28/08/13 03/03 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 28/08/13
MUKA SURAT : 3 dari 14 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Pindaan No. Para Muka Surat Ringkasan Pindaan Diluluskan 11/11/14 03/04 Muka hadapan Perubahan Wakil Pengurusan dan Rektor Kampus 11/11/14 Semua Perubahan tarikh kuatkuasa 16/02/16 03/05 Muka hadapan Lampiran Perubahan Pengerusi Jawatankuasa Jadual Waktu Borang Perubahan Jadual Waktu Terkini 16/02/16
MUKA SURAT : 4 dari 14 Bil Isi Kandungan Muka Surat 1.0 Objektif 5 2.0 Skop 5 3.0 Definisi 5 4.0 Singkatan 6 5.0 Dokumen Rujukan 7 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 7 7.0 Carta Alir 10 8.0 Rekod Kualiti 14 9.0 Lampiran 14
MUKA SURAT : 5 dari 14 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk memastikan urusan penyediaan jadual waktu dapat dilaksanakan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem kualiti UiTM Cawangan Negeri Sembilan. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Jadual Waktu UiTM Cawangan Negeri Sembilan untuk memastikan pengendalian dan pemantauan kuliah dapat dilaksanakan oleh staf di UiTM Cawangan Negeri Sembilan. 3.0 DEFINISI 3.1 Jawatankuasa Jadual Waktu 3.2 Kuliah Kumpulan yang dipertanggungjawabkan ke atas penyediaan jadual waktu pensyarah, bilik kuliah/makmal dan pelajar. Proses pengajaran yang berkaitan kursus yang ditugaskan dalam bentuk teori di bilik kuliah. 3.3 Pensyarah Pensyarah tetap, kontrak, sambilan sepenuh masa dan sambilan UiTM Cawangan Negeri Sembilan. 3.3 Jadual Waktu Jadual waktu pensyarah, pelajar, bilik kuliah dan makmal.
MUKA SURAT : 6 dari 14 4.0 SINGKATAN UiTMCNS - Universiti Teknologi MARA Cawangan Negeri Sembilan RK - Rektor TR HEA - Timbalan Rektor Hal Ehwal Akademik KPP - Ketua Pusat Pengajian KK - Koordinator Kursus JW - Jadual Waktu PJJW - Pengerusi Jawatankuasa Jadual Waktu AJK JW - Ahli Jawatankuasa Jadual Waktu PP HEA - Penolong Pendaftar Hal Ehwal Akademik ATS - Amanah Tugas Syarahan HEA - Hal Ehwal Akademik ICReSS - Integrated Course Registration and Scheduling System
MUKA SURAT : 7 dari 14 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Manual Kualiti Pengendalian Kuliah Perancangan bagi Penzahiran Produk Kawalan Proses Bilik Kualiti MK.UiTM.CNS.01 Seksyen 3.3.3 Seksyen 7.1 Seksyen 7.5.1 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan TR HEA 1. Memberikan taklimat awal kepada KPP dan KK mengenai agihan kumpulan pelajar bagi setiap program untuk semester akan datang dalam satu mesyuarat. 2. Mengarahkan KPP dan KK menyediakan ATS pensyarah berdasarkan agihan kumpulan pelajar yang dipersetujui. 3. Mengarahkan KPP/KK menetapkan penamaan kumpulan wujud untuk semua program. 4. Memaklumkan kepada semua KPP/KK senarai kumpulan wujud untuk semua program. KPP, KK 5. Menyediakan ATS pensyarah mengikut agihan kumpulan pelajar yang ditetapkan dan menyerahkannya kepadatr HEA. TR HEA 6. Mengarahkan PJJW menyediakan JW berdasarkan ATS yang diberi oleh KPP dan KK.
MUKA SURAT : 8 dari 14 Tanggungjawab Tindakan PJJW 7. Memaklumkan kepada AJK JW, KPP dan KK dalam satu taklimat tentang syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA. 8. Menetapkan dan memaklumkan tarikh pelaksanaan bengkel penyediaan JW kepada semua AJK JW. AJK JW 9. Menyediakan JW mengikut ATS yang disediakan dengan menggunakan sistem ICReSS semasa bengkel penyediaan JW. 10. Memastikan tidak ada pertindihan JW di antara pensyarah, pelajar dan bilik kuliah/makmal. 11. Memastikan JW yang disediakan adalah mengikut syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh HEA. PJJW 12. Menyemak pertindihan bilik kuliah/ makmal. 13. Menyemak syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh HEA dipatuhi. AJK JW 14. Memberikan nama pensyarah, kumpulan dan makmal unit masing-masing untuk cetakan JW. PJJW 15. Memberikan senarai nama pensyarah dan kumpulan untuk dicetak oleh PP HEA. PP HEA 16. Mencetak JW yang telah disediakan oleh AJK JW. 17. Menyerahkan JW kepada TR HEA untuk ditandatangani.
MUKA SURAT : 9 dari 14 Tanggungjawab Tindakan TR HEA 18. Mengesahkan JW yang telah dicetak dan memaklumkan kepada pensyarah bahawa JW boleh disemak di dalam sistem ICReSS. PP HEA 19. Mengedarkan salinan JW yang telah disahkan dengan tarikh terkini kepada pensyarah dan memaparkan JW pelajar dan bilik kuliah/makmal di papan kenyataan dan bilik kuliah/makmal. Pensyarah 20. Mengisi borang permohonan perubahan JW. TR HEA 21. Mempertimbangkan dan meluluskan perubahan JW pensyarah berdasarkan sebab-sebab yang munasabah. 22. Memberikan borang perubahan JW yang telah ditandatangani kepada PJJW untuk tindakan. PJJW 23. Memaklumkan AJKJW untuk membuat perubahan JW di ICRESS. 24. Memaklumkan PP HEA untuk mencetak JW baru untuk pensyarah, bilik kuliah dan kumpulan terlibat. PP HEA 25. Mencetak JW baru. 26. Menyerahkan JW baru kepada TRHEA untuk ditandatangani. 27. Mengedarkan JW baru kepada pensyarah, 28. Memaklumkan JW baru kepada pelajar. 29. Memfailkan JW baru.
MUKA SURAT : 10 dari 14 7.0 CARTA ALIR Tanggung Jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod MULA TR HEA Berikan taklimat awal kepada KPP dan KK mengenai agihan kumpulan pelajar bagi setiap program dalam satu mesyuarat. Surat/memo/email Arahkan KPP dan KK sediakan ATS pensyarah berdasarkan agihan kumpulan pelajar. Arahkan KPP/KK menetapkan penamaan kumpulan wujud untuk semua program. Maklumkan KPP/KK kumpulan wujud untuk semua program. KPP, KK Sediakan ATS pensyarah mengikut agihan kumpulan pelajar yang ditetapkan dan serahkan kepada TR HEA. Surat/ memo/email TR HEA A Arahkan PJJW untuk menyediakan JW berdasarkan ATS yang diberi oleh KPP dan KK. Surat/memo/email
MUKA SURAT : 11 dari 14 Tanggung Jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod PJJW A Maklumkan kepada AJK JW, KPP dan KK dalam satu taklimat tentang syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA. Surat/memo/email Tetapkan dan maklumkan tarikh pelaksanaan bengkel penyediaan JW kepada semua AJK JW. AJK JW Sediakan JW mengikut ATS yang disediakan dengan menggunakan sistem ICReSS semasa bengkel penyediaan JW. JW pensyarah, JW pelajar, JW bilik kuliah/ makmal Pastikan tidak ada pertindihan JW di antara pensyarah, pelajar dan bilik kuliah/makmal. Pastikan JW yang disediakan mengikut syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA. Membuat perubahan jika terdapat pertindihan JW di antara pensyarah, pelajar dan bilik kuliah/makmal dan mengikut syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA. PJJW Tidak Semak pertindihan bilik kuliah/ makmal dan syarat-syarat penyediaan jadual waktu yang telah ditetapkan oleh HEA. JW pensyarah, JW pelajar, JW bilik kuliah/ makmal Ya B
MUKA SURAT : 12 dari 14 Tanggung Jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod AJK JW B Beri nama pensyarah, kumpulan dan makmal unit masing-masing untuk cetakan JW. JW pensyarah, JW pelajar, JW makmal PP HEA Cetak JW dan serahkan JW kepadatr HEA untuk ditandatangani. TR HEA Sahkan JW yang telah dicetak dan maklumkan kepada pensyarah bahawa JW boleh disemak di dalam sistem ICReSS. Surat/memo/email PP HEA Edarkan salinan JW yang telah disahkan dengan tarikh terkini kepada pensyarah dan paparkan JW pelajar dan bilik kuliah/makmal di papan kenyataan dan bilik kuliah/makmal. JW pensyarah, JW pelajar, JW bilik kuliah/ makmal Pensyarah Isi borang permohonan perubahan JW. Borang perubahan JW C
MUKA SURAT : 13 dari 14 Tanggung Jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod TR HEA C Pertimbangkan dan luluskan perubahan JW pensyarah berdasarkan sebab-sebab yang munasabah. JW pensyarah, JW pelajar, JW bilik kuliah/ makmal Berikan borang perubahan JW yang telah ditandatangani kepada PJJW. PJJW Maklumkan AJKJW untuk membuat perubahan JW di ICReSS. Maklumkan PP HEA untuk cetak JW baru pensyarah, bilik kuliah dan kumpulan. JW pensyarah, JW pelajar, JW bilik kuliah/ makmal PP HEA Cetak JW baru. Serah JW baru kepadatr HEA untuk ditandatangani. Edar JW baru kepada pensyarah dengan tarikh terkini. JW pensyarah, JW pelajar, JW bilik kuliah/ makmal Maklumkan JW baru kepada pelajar. Failkan JW baru. TAMAT
MUKA SURAT : 14 dari 14 8.0 REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Simpanan 8.1 Fail Jadual Waktu Sesi Nov 2011- Mac 2012 Unjuran Memo Senarai kursus ATS JW pensyarah JW pelajar JW bilik kuliah/makmal Pejabat HEA 1 tahun 9.0 LAMPIRAN Bil Nama Lampiran No Lampiran 9.1 Contoh maklumat ATS yang lengkap 1 9.2 Contoh JW pensyarah, JW pelajar dan JW bilik kuliah/makmal 2 9.3 Contoh borang perubahan JW 3