Bab 4 EVALUASI INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI PT. GEMA INSANI

56 Bab 4 EVALUASI INVESTASI TEKNOLOGI INFORMASI PT. GEMA INSANI 4.1 Cost / Biaya 4.1.1 Komponen Procurement Cost Komponen biaya investasi terdiri dari seluruh biaya yang timbul dari pengadaan hardware dan software untuk mendeveloped sistem SIGI pada PT. Gema Insani : No Keterangan Jumlah Harga (Rupiah) Total (Rupiah) 1 Server 2 16.000.000 32.000.000 2 PC 15 2.500.000 37.500.000 3 Motherboard 4 Memory 10 575.000 5.750.000 5 Hardisk 2 650.000 1.300.000 6 Processor 7 Software 15 gratis 0 8 Printer 4 1.500.000 6.000.000 4.1 Table biaya investasi awal tahun 2007 TOTAL 82.550.000

57 4.1.2 Startup Cost Pembelian perangkat Networking seharga Rp. 5.000.000, yang terdiri dari kabel, modem, router. 4.1.3 Project Related Cost Pembiayaan outsourcing IT dari PT. Vertex untuk pembuatan software SIGI serta instalasi jaringannya seharga Rp. 120.000.000.

58 4.1.2 Komponen Biaya Maintenance Keterangan 2008 2009 2010 (dalam ribuan Rp.) Qty Harga Total Qty Harga Total Qty Harga Total Server PC 3 3.500 10.500 5 3.000 15.000 6 3.000 18.000 Motherboard 5 475 2.375 3 575 1.725 Memory 10 575 5.750 5 375 1.875 7 375 2.625 Hardisk 3 700 2.100 Processor Software 3 1.500 4.500 Printer 1 1.500 1.500 2 1.750 3.500 Network 1 3,500 3.500 1 2.000 2.000 TOTAL 20.125 TOTAL 26.975 TOTAL 27.850 4.2 Tabel biaya Maintenance 4.2 Benefit 4.2.1 Tangible 4.2.1.1 Pengurangan Jam Kerja Lembur Sebelum pengimplementasian sistem SIGI pada PT.Gema Insani waktu kerja lembur mempunyai pengeluaran yang sangat besar. Pada awalnya

59 ratarata jam kerja lembur setiap karyawan per bulan adalah 48 jam (asumsi 2 jam lembur per hari kerja dengan 24 hari kerja per bulan), ditambah 48 jam (asumsi lembur pada hari sabtu/minggu/libur 6 jam per hari per bulan). Dengan ratarata jumlah karyawan yang lembur pada hari kerja mencapai 20 karyawan per bulan dan ratarata jumlah karyawan yang lembur pada hari sabtu/minggu/libur mencapai 10 karyawan. Tarif kerja lembur pada PT. Gema Insani adalah Rp. 5.000/jam. Sehingga didapat beban gaji lembur per tahun : 12 a. Jumlah jam kerja lembur pada hari kerja 48 jam x 20 karyawan x 12 bulan = 11.520 jam kerja lembur /tahun b. Jumlah jam kerja lembur pada hari Sabtu/Minggu/libur 48 jam x 10 karyawan x 12 bulan = 5.760 jam kerja lembur/tahun c. Total beban gaji lembur karyawan per tahun (11.520 jam + 5.760 jam) x Rp. 5000 = Rp. 86.400.000 Setelah pengimplementasian sistem SIGI waktu kerja lembur berkurang secara drastis. Tidak diperlukan lagi kerja lembur pada hari kerja. Ratarata jam kerja lembur per bulan menjadi 24 jam (asumsi lembur pada hari

60 Sabtu 6 jam di kali 4 minggu). Dengan ratarata jumlah karyawan yang lembur sebanyak 20 orang per bulan. Sehingga didapat beban gaji kerja lembur per tahun : 24 jam x 20 karyawan x 12 bulan = 5.760 jam kerja lembur/tahun 5.760 jam x Rp. 5000 = Rp. 28.800.000 Sehingga selisih Beban Kerja Lembur sebelum dengan sesudah pengimplementasian sistem SIGI adalah Rp. 57.600.000 / tahun. 4.2.1.2 Efisiensi Kertas Efisiensi kertas yang dilakukan oleh PT.Gema Insani, disebabkan oleh antara lain : a. Tidak ada lagi printout slip gaji karyawan, karena setiap karyawan dapat melihatnya sendiri dengan cara membuka sistem SIGI secara online. b. Laporan laporan keuangan dapat dilihat langsung melalui sistem SIGI secara online. c. Surat surat penawaran dikirim melalui email. Konsumsi kertas sebelum penggunaan sistem SIGI mencapai 30 Rim (terdiri dari dua ukuran yaitu A4 dan quarto) yang habis dipakai setiap 2 bulan untuk keperluan printout dan fotocopy. Dengan harga masing

61 masing, Rp.27.000 untuk A4 dan Rp.26.000 untuk ukuran quarto. Sehingga konsumsi kertas per tahun mencapai : a. 15 Rim x 6 order x Rp. 27.000 = Rp. 2.430.000 (ukuran A4) b. 15 Rim x 6 order x Rp. 26.000 = Rp. 2.340.000 (ukuran quarto) c. Total pengeluaran kertas per tahun = Rp. 4.770.000 Setelah pengimplementasian sistem SIGI penggunaan kertas mengalami penurunan, dimana sebelumnya 30 Rim habis terpakai selama 2 bulan menjadi habis terpakai selama 4 bulan. Sehingga konsumsi kertas per tahun menjadi : a. 15 Rim x 3 order x Rp. 27.000 = Rp. 1.215.000 b. 15 Rim x 3 order x Rp. 26.000 = Rp. 1.170.000 c. Total pengeluaran kertas per tahun = Rp. 2.385.000 Penghematan kertas yang terjadi setelah PT. Gema Insani mengimplementasi sistem SIGI adalah Rp. 2.385.000 / tahun. 4.2.1.3 Efisiensi Telephone Efisiensi telephone yang dilakukan oleh PT. Gema Insani, disebabkan oleh berubahnya cara berkomunikasi dengan supplier/vendor/customer, distributor dan antar cabang kantor PT. Gema Insani Depok dengan PT.Gema Insani Kalibata yang sebelumnya menggunakan telephone dan fax menjadi komunikasi berbasis internet

62 seperti email, instant messaging, dan data online yang disediakan oleh system SIGI. Dimana beban telephone sebelum penggunaan 62tress SIGI ratarata mencapai Rp.10.000.000/bulan. Sehingga ratarata beban telephone per tahun adalah : Rp. 10.000.000 x 12 bulan = Rp. 120.000.000 Setelah pengimplementasian ratarata beban telephone per tahun adalah : Rp. 8.200.000 x 12 bulan = Rp. 98.400.000 Efisiensi beban Telephone yang terjadi setelah pengimplementasian sistem SIGI adalah Rp. 21.600.000 / tahun. 4.2.1.4 Perbandingan Pengeluaran Sebelum dan Sesudah Investasi SIGI Sebelum Investasi < 2007 Sesudah Investasi 2008 > Jam Kerja Lembur Rp. 86.400.000 / tahun Rp. 28.800.000 / tahun Beban Penggunaan Kertas Rp. 4.770.000 / tahun Rp. 2.385.000 / tahun Beban Telephone Rp. 120.000.000 / tahun Rp. 98.400.000 / tahun Tabel 4.2.1.4 Perbandingan Pengeluaran Sebelum dan Sesudah Investasi SIGI

63 4.2.2 Intangible Intangible benefit dari system didapat dari hasil kuesioner dan wawancara yang dilakukan kepada pegawai PT.Gema Insani yang menggunakan langsung sistem SIGI: 4.2.2.1 Peningkatan Kinerja oleh Sistem SIGI Peningkatan kinerja yang dirasakan oleh para pegawai setelah PT.Gema Insani mengimplementasi sistem SIGI antara lain : a. Adanya pengurangan error, hal ini terjadi karena hilangnya proses pencatatan dan penghitungan secara manual. Dengan adanya sitem SIGI ini proses bisnis dalam PT. Gema Insani menjadi serba komputerisasi yang mengurangi tingkat kesalaham yang dilakukan oleh karyawan (human error). b. Proses data lebih cepat, semua data yang di input ke dalam sistem SIGI akan di proses secara otomatis sesuai dengan bagiannya masingmasing. Misalnya absen karyawan dengan menggunakan scan barcode, auto update persediaan, dan karena berkurangnya error sehingga proses data menjadi lebih cepat. c. Kecepatan informasi meningkat, hal ini terjadi karena proses data yang lebih cepat serta fitur fitur yang ada pada sistem SIGI seperti reminder, dan notifikasi membuat informasi lebih cepat didapat. d. Kemudahan dalam memperoleh informasi, hal ini terjadi karena kemudahan user interface dari sistem SIGI serta kemudahan dalam membuat dan mencetak laporan yang terdapat dalam menu sistem SIGI.

64 e. Memudahkan dalam pengambilan keputusan, hal ini terjadi karena berbagai macam laporan dapat diperoleh dengan mudah dan dengan waktu yang relatif singkat serta hasil laporan yang tersaji secara komprehensif (lengkap, dan akurat). Halhal tersebut diatas membuat kinerja perusahaan semakin efektif dan efisien yang berakibat berkurangnya waktu kerja lembur karyawan PT.Gema Insani. 4.2.2.2 Pengaruh Penggunaan Sistem SIGI Terhadap Para Pegawai Dengan menggunakan sistem SIGI para pegawai merasakan bahwa : a. Berkurangnya waktu kerja di kantor, hal ini disebabkan oleh proses data yang lebih cepat serta kecepatan dan kemudahan memperoleh informasi membuat para pegawai dapat menyelesaikan tugas dan pekerjaannya dengan lebih cepat. b. Mengurangi tingkat stress, hal ini dapat terjadi karena kemudahan dalam pengoprasian system serta berkurangnya tingkat kesalahan sehingga mengurangi beban para pegawai PT. Gema Insani. c. Meningkatkan kesejahteraan, hal ini dapat terjadi karena berkurangnya waktu kerja di kantor atau lembur serta tingkat stres yang berkurang membuat para pegawai lebih enjoy atau relax dalam melakukan pekerjaannya.

65 d. Meningkatkan loyalitas terhadap perusahaan, hal ini terjadi karena meningkatnya kesejahteraan para pegawai sehingga menumbuhkan rasa cinta, memiliki dan loyal terhadap perusahaan.

66 4.3 Cost and Benefit Analysis Cost : 2007 2008 2009 2010 Outsourcing 120.000.000 Server 32.000.000 PC 37.500.000 10.500.000 15.000.000 18.000.0000 Motherboard 2.375.000 1.725.000 Memory 5.750.000 5.750.000 1.875.000 2.625.000 Hardisk 1.300.000 2.100.000 Processor Software 4.500.000 Printer 6.000.000 1.500.000 3.500.000 Network 5.000.000 3.500.000 2.000.000 TOTAL 207.550.000 20.125.000 26.975.000 27.850.000 Benefit : Pengurangan Jam lembur 57.600.000 57.600.000 57.600.000 Pengurangan Konsumsi Kertas 2.385.000 2.385.000 2.385.000 Pengurangan Beban Telephone 21.600.000 21.600.000 21.600.000 TOTAL 81.585.000 81.585.000 81.585.000 4.3 Tabel Cost and Benefit

67 4.3.1 PV of Cost PV 1 A = biaya / benefit per tahun r = 6.75% (sumber : suku bunga Bank Indonesia per Juni 2011 http://www.tradingeconomics.com/indonesia/interestrate ) t = 3 tahun 207.550.000 20.125.000 26.975.000 27.850.000 1 0.0675 1 0.0675 1 0.0675 1 0.0675 207.550.000 18.852.459,02 23.671.494,94 22.893.993,14.., Dari perhitungan diatas menujukan bahwa pada akhir tahun 2010 nilai cost adalah Rp..., 4.3.2 PV of Benefit 81.585.000 81.585.000 81.585.000 1 0.0675 1 0.0675 1 0.0675 76.426.229,51 71.593.657,62 67.066.658,19.., Dari perhitungan diatas menujukan bahwa pada akhir tahun 2010 nilai benefit adalah Rp...,

68 4.3.3 B /C Ratio = PV of Benefit PV C 215.086.545,3, 272.967.947,1 Dari perhitungan diatas menunjukan bahwa benefit and cost ratio pada akhir tahun 2010 menunjukan angka 0,787, sedangkan untuk mencapai benefit B/C ratio harus menunjukan angka >1. Nilai 0,787 memiliki arti bahwa investasi yang dilakukan sampai dengan tahun ke tiga pada PT. Gema Insani belum menghasilkan benefit, biaya yang dikeluarkan untuk investasi masih lebih besar dibandingkan dengan benefit yang dihasilkan. Namun penghematan yang dilakukan setelah implementasi SIGI menunjukan bahwa pada beberapa tahun kedepan benefit yang dihasilkan akan lebih besar dari pada biaya yang dikeluarkan. 4.4 Net Present Value Analysis (NPV) Perhitungan ini digunakan untuk memperkirakan pengembalian modal pada investasi sistem SIGI pada PT.Gema Insani untuk tiga tahun ke depan. C n NPV C 0 C 1 1 r C 2 1 r 2. 1 r n

69 Co Cn = initial cost = benefit tahun ken cost tahun ken r = interest rate 6.75% (sumber : suku bunga Bank Indonesia per Juni 2011 http://www.tradingeconomics.com/indonesia/interestrate ) Nilai cost dan benefit dapat dilihat pada tabel 4.3. 4.4.1 NPV of Net Benefit 0 207.550.000 81.585.000 20.125.000 1 0.0675 1 0.0675 81.585.000 27.850.000 1 0.0675 81.585.000 26.975.000 1 0.0675 207.550.000 57.573.770,49 47.922.162,68 44.172.665,05.., Berdasarkan perhitungan diatas NPV bernilai minus yang dapat diartikan bahwa investasi yang dilakukan oleh PT. Gema Insani belum menghasilkan benefit. Pada akhir tahun 2010 cost yang dikeluarkan masih lebih besar dibandingkan dengan benefit nya yaitu sebesar Rp. 57.881.401,78.

70 4.5 Return on Investment (ROI) Perhitungan ini dilakukan untuk melihat pengembalian dari investasi yang dilakukan. Profit selama tiga tahun 81.585.000 20.125.000 61.455.000 Modal awal = Rp. 207.550.000 81.585.000 26.975.000 54.610.000 = 81.585.000 27.850.000 53.735.000 + = 169.800.000.... = 0,18 atau 18%.. ROI sebesar 18% masih jauh di bawah interest rate (6,75%) menunjukan bahwa investasi sistem SIGI yang dilakukan oleh PT.Gema Insani belum memberikan hasil atau pengembalian. Karena dengan perhitungan diatas didapat pengembalian dari investasi pada akhir tahun ke tiga jauh lebih kecil dari pada opportunity cost of capital ( kesempatan jika modal di letakan di pasar saham ). 4.6 Payback Period Method Perhitungan ini digunakan untuk melihat, pada tahun ke berapa pengembalian untuk menutupi initial cost nya.

71 4.6.1 Payback Period before Maintenace Cost Initial cost = Rp. 207.550.000 Cash flow per year = Rp. 81.585.000 SIGI system Invesment Initial cost (207.550.000) Cash flow year 2008 81.585.000 (125.965.000) Cash flow year 2009 81.585.000 (44.380.000) Cash flow year 2010 81.585.000 37.205.000...... 6.798.750 / cash flow per bulan 6,5 bulan Sehingga diketahui investasi sistem SIGI yang dilakukan oleh PT. Gema Insani akan mengalami payback pada tahun ke 3. Tepatnya pada bulan ke enam tahun ke 3 setelah investasi dilakukan. Payback di dapat 3,5 tahun karena biaya maintenace belum dimasukan kedalam perhitungan.

72 4.6.2 Payback Period after Maintenance Cost Nett cash flow year 1 =..... = 57.573.770,49 Nett cash flow year 2 =..... = 47.922.162,68 Nett cash flow year 3 =..... = 44.172.665,05 SIGI system Invesment Initial cost (207.550.000) Cash flow year 2008 57.573.770,49 (149.976.229,5) Cash flow year 2009 47.922.162,68 (102.054.066,8) Cash flow year 2010 44.172.665,05 (57.881.401,78) Dengan memasukan biaya maintenance pada perhitungan payback period pada akhir tahun ke tiga investasi yang dilakukan PT. Gema Insani belum mengalami payback. Masih ada selisih sebesar Rp. 57.881.401,78 antara cost dengan pegembalian yang di hasilkan dari investasi tersebut.

73 4.7 Forecasting Seperti yang diketahui pada perhitungan perhitungan sebelumnya, sampai akhir tahun 2010 PT. Gema Insani belum mencapai pengembalian dari investasi sistem SIGI yang dilakukan pada tahun 2007. Forecasting / ramalan dilakukan untuk mengetahui tingkat pengembalian setelah periode berjalan (2011 dan 2012). Asumsi yang digunakan untuk biaya maintenance per tahun adalah rata rata dari biaya maintenance pada tahun 2008 2010. Rata rata biaya 20.125.000 26.975.000 27.850.000 3 24.983.333,33 Dibulatkan menjadi Rp. 25.000.000. 4.7.1 Forecast Payback Period Nett cash flow 2008 =..... = 57.573.770,49 Nett cash flow 2009 =..... = 47.922.162,68 Nett cash flow 2010 =..... = 44.172.665,05 Nett cash flow 2011 =..... = 43.574.236,42

74 Nett cash flow 2012 =..... = 40.818.956,84 SIGI system Invesment Initial cost (207.550.000) Cash flow 2008 57.573.770,49 (149.976.229,5) Cash flow 2009 47.922.162,68 (102.054.066,8) Cash flow 2010 44.172.665,05 (57.881.401,78) Cash flow 2011 43.574.236,42 (14.307.165,36) Cash flow 2012 40.818.956,84 26.511.791,06..,..,.., 3.401.579,737 / cash flow per bulan 4,2 bulan Dari perhitungan diatas diperkirakan payback period dari investasi sistem SIGI yang dilakukan oleh PT. Gema Insani akan tercapai pada tahun ke5 bulan ke4.

75 4.7.2 Forecast Cost and Benefit Analysis 4.7.2.1 PV of Cost 207.550.000 20.125.000 26.975.000 27.850.000 1 0.0675 1 0.0675 1 0.0675 25.000.000 25.000.000 1 0.0675 1 0.0675 = 207.550.000 18.852.459,02 23.671.494,94 22.893.993,14 19.251.672,89 18.034.354.. 4.7.2.2 PV of Benefit 81.585.000 81.585.000 81.585.000 81.585.000 1 0.0675 1 0.0675 1 0.0675 1 0.0675 81.585.000 1 0.0675 76.426.229,51 71.593.657,62 67.066.658,19 62.825.909,31 58.853.310,83.., 4.7.2.3 B/C Ratio 336.765.765,4 310.254.001, Dari perhitungan diatas menunjukan bahwa perkiraan benefit and cost ratio pada akhir tahun 2012 menunjukan angka 1,085, angka ini sudah >1 yang memiliki arti bahwa investasi sistem SIGI pada PT. Gema Insani sudah menghasilkan benefit.

76 4.7.3 Forecast NPV NPV of Benefit 0 207.550.000 81.585.000 20.125.000 1 0.0675 1 0.0675 81.585.000 26.975.000 81.585.000 27.850.000 1 0.0675 1 0.0675 81.585.000 25.000.000 81.585.000 25.000.000 1 0.0675 1 0.0675 207.550.000 57.573.770,49 47.922.162,68 44.172.665,05 43.574.236,42 40.818.956,84.., Berdasarkan perhitungan diatas, perkiraan NPV bernilai plus yang dapat diartikan bahwa investasi yang dilakukan oleh PT. Gema Insani sudah menghasilkan benefit. Pada akhir tahun 2012 benefit yang dihasilkan sudah lebih besar dari pada cost yang dikeluarkan yaitu sebesar Rp. 26.511.731,48. 4.7.4 Forecast ROI Profit selama lima tahun 81.585.000 20.125.000 61.455.000 81.585.000 26.975.000 54.610.000 81.585.000 27.850.000 53.735.000 81.585.000 25.000.00 56.585.000 81.585.000 25.000.000 56.585.000 + 282.970.000

77 Modal awal = Rp. 207.550.000 282.970.000.. = 0,36 atau 36%.. Perkiraan ROI pada tahun 2012 sebesar 36%, nilai tersebut sudah jauh diatas interest rate (6,75%), yang menunjukan bahwa investasi sistem SIGI yang dilakukan oleh PT.Gema Insani sudah memberikan hasil atau pengembalian. Karena dengan perhitungan diatas didapat pengembalian dari investasi pada akhir tahun ke lima jauh lebih besar dari pada opportunity cost of capital ( kesempatan jika modal di letakan di pasar saham ).