BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Organisasi 3.1.1 Perkembangan Organisasi Perusahaan PT. Indah Sakti terbentuk pada Januari tahun 2004 atas prakarsa dan tujuan serta gagasan, misi yang sama dari pemilik untuk membuat satu perusahaan yang solid dan mampu bersaing dalam perkembangan Timbangan baik mekanik maupun elektronik. Dengan adanya misi dan visi serta dukungan dari banyak pihak, saat ini PT. Indah Sakti telah mempunyai Image & Brand yang baik dan dikenal di kalangan Timbangan. 3.1.2 Visi dan Misi Berikut ini adalah visi PT. Indah Sakti : - Menjadikan Excellent-scale sebagai produk yang paling unggul dalam bidang Timbangan. Misi dari PT. Indah Sakti : - Menciptakan suatu supplier yang mampu memuaskan pelanggan dalam pelayanannya maupun produk-produknya. - Menjadikan Excellent-scale sebagai salah satu produk yang terbaik di Indonesia. 65
- Meningkatkan sumber daya manusia dengan teknologi canggih dan berkualitas tinggi. 66 3.2 Struktur Organisasi dan Pembagian Tugas 3.2.1 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.2.2 Tugas dan Wewenang 1. Direktur PT. INDAH SAKTI - Membuat kebijakan umum perusahaan untuk jangka panjang. - Mengambil keputusan penting dalam menjalankan perusahaan. - Mengeluarkan budget untuk mengelola perusahaan. - Memimpin perusahaan. - Mengarahkan bawahan untuk mencapai visi dan misi perusahaan.
67 - Menentukan secara umum peraturan-peraturan perusahaan - Bersama dengan Accounting dan Financial, menentukan gaji dari para pegawai serta menentukan harga produk timbangan Excellent-scale untuk di jual di Indonesia dan luar negeri. - Melakukan rapat dengan bagian Accounting, Finansial, dan Operational untuk membahas permasalahan - permasalahan yang ada. 2. Direktur Accounting dan Finansial - Bersama dengan direktur utama, menentukan gaji dari para pegawai serta menentukan harga produk timbangan Excellent-scale untuk dijual di Indonesia dan luar negeri. - Mengatur arus kas perusahaan. - Membuat kebijakan umum perusahaan dalam bidang accounting dan financial untuk jangka panjang. 3. Direktur Operational - Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan dibidang Perencanaan Tehnik, Produksi, Distribusi dan Perawatan Tehnik. - Mengkoordinasikan dan mengendalikan pemeliharaan instalasi produksi. - Mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pengujian peralatan tehnik. - Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direktur Utama. 4. Accounting - Mengelola keuangan perusahaan dengan penerimaan dan pengeluaran dana perusahaan yang sesuai dengan ketentuan yang sudah ada. - Mencatat semua transaksi keuangan. - Memantau posisi dana perusahaan sebagai informasi kepada atasan.
68 - Membuat laporan laba/rugi untuk dilaporkan ke atasan. 5. Stok - Mengecek jumlah produk. - Bertanggung jawab atas seluruh stok dan perlengkapan yang ada. - Membuat laporan stok barang. 6. Admin - Mengendalikan kegiatan-kegiatan bidang keuangan. - Mengendalikan program dan pendapatan pengeluaran keuangan. - Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan. - Membuat budget keuangan perbulan,perkwartal dan pertahun. - Menyajikan laporan keuangan dan membuat analisa keuangan perusahaan. - Mengelola segala aspek keuangan yang berhubungan dengan bank, perpajakan, dan sebagian secara efektif. - Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. - Dalam menjalankan tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur Utama. 7. Sales - Mengadakan transaksi penjualan kepada pelanggan agar dapat mencapai target penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. - Berusaha mencari pelanggan baru dan bertanggung jawab penuh dengan hasil penjualan.
69 - Membuat laporan kerja atas perkerjaan yang telah dilakukan selama 1 bulan dan bertanggung jawab penuh terhadap isi laporan tersebut. 8. Produksi - Mengendalikan kuantitas dan kualitas produksi air termasuk rencana keperluan material produksi. - Mengatur, menyelenggarakan fungsi-fungsi serta laboratorium. - Melaksanakan tugas yang lain yang diberikan oleh atasan. - Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Direktur Teknik. - Membuat laporan kegiatan Bagian Produksi. 3.3 Sistem yang Sedang Berjalan 3.3.1 Proses Bisnis a. Prosedur Penjualan Barang 1. Sales menerima pesanan barang dari customer, baik yang dating langsung ke perusahaan maupun yang melakukan pemesanan melalui telepon, fax, ataupun website perusahaan. 2. Setelah itu dilakukan pengecekan barang, jika barang ada, maka admin dapat melakukan proses penjualan dengan membuat kesepakatan terlebih dahulu dengan customer mengenai metode pembayaran yang dapat dilakukan oleh customer secara transfer. Jika barang tidak ada, maka bagian stock akan melapor bagian produksi untuk memenuhi pesanan customer.
70 3. Setelah terjadi kesepakatan, bagian stok akan membuat laporan stok keluar, sales membuat Sales Order (SO), dan pengiriman barang dapat dilakukan oleh bagian pengiriman. Bagian admin akan mengeluarkan bukti pembayaran berupa invoice yang terdiri dari 2 rangkap untuk didistribusikan kepada: - lembar 1 ditujukan kepada customer - lembar 2 ditujukan kepada admin sebagai arsip Bagian stok akan menyiapkan barang pesanan dan mengeluarkan Delivery Order (DO) sebanyak 2 rangkap yang akan didistribusikan sebagai berikut: - lembar 1 ditujukan kepada customer - lembar 2 ditujukan kepada admin sebagai arsip Setelah proses penjualan berhasil maka bagian admin akan memberikan laporan keuangan kepada bagian Finance. b. Prosedur Persediaan Barang 1. Setiap kali bagian produksi melakukan produksi barang, dicatat oleh bagian admin dan masuk ke dalam bagian stok. 2. Setiap bagian penjualan melakukan penjualan barang, dicatat oleh bagian admin sebagai pengurangan stok pada bagian stok. 3. Setiap bagian purchasing melakukan pembelian barang, dicatat oleh bagian admin sebagai penambahan stok pada bagian stok.
71 c. Prosedur Pembelian Barang 1. Bagian purchasing melakukan pemesanan barang yang dibutuhkan via telepon atau fax dengan supplier dan melakukan negosiasi dengan supplier serta membuat kesepakatan pembelian barang. 2. Bagian purchasing akan membuat Purchase Order (PO). 3. Bagian purchasing akan menerima DO lalu membuat laporan stok masuk dan purchasing menerima invoice dari supplier. 4. Bagian Purchasing lalu menyerahkan invoice ke admin untuk melakukan pembayaran. 5. Setelah pembayaran berhasil maka bagian admin memberikan laporan keuangan kepada bagian Finance. d. Prosedur Produksi Barang 1. Bahan mentah yang sudah dibeli oleh bagian Purchasing dan sudah dikonfirmasi bagian Stock langsung bisa digunakan oleh bagian perakitan untuk diolah menjadi barang jadi. e. Prosedur Retur Barang Customer 1. Pada saat pengiriman barang terjadi dan barang tersebut tidak sesuai dengan keinginan customer ataupun tidak sesuai dengan kondisi yang seharusnya, maka customer akan me-retur barang itu ke perusahaan melalui bagian pengiriman. 2. Bagian pengiriman akan melapor ke bagian admin bahwa terdapat retur barang pada customer tersebut.
3. Bagian admin akan melapor ke bagian stok untuk menyediakan barang yang sama untuk dikirimkan kembali ke customer melalui bagian pengiriman. 72 f. Prosedur Retur Barang Supplier 1. Bagian stok melakukan pengecekan terhadap barang yang diterima dari supplier dan membuat Memo Retur Pembelian sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama diberikan kepada Bagian Purchasing (beserta barang yang diretur), lembar kedua diberikan kepada Finance (bagian utang-piutang), dan lembar terakhir disimpan sebagai arsip. 2. Setelah menerima Memo Retur Pembelian maka bagian Purchasing menelpon pemasok untuk memberitahukan tentang terjadinya retur dan langsung mengirim barang ke supplier. 3. Bagian Purchasing menerima tanda terima retur barang dari pemasok. Tanda terima ini di fotocopy sebanyak 1 kali. Fotocopy tanda terima disimpan sebagai arsip. Tanda terima asli diberikan ke bagian Finance (bagian utangpiutang). 4. Finance (bagian utang-piutang) melakukan pengecekan status utang, bila sudah lunas maka kasir menerima pembayaran dari supplier dan membuat bukti penerimaan uang sebanyak dua lembar, lembar pertama diberikan kepada Finance (bagian utang-piutang) dan lembar kedua disimpan sebagai arsip. 5. Bila status utang belum lunas maka bagian utang-piutang menerima bukti pengurangan utang dari pemasok dan meng-update buku utang.
73 g. Prosedur Perbaikan Barang 1. Barang yang di-retur dan barang dari customer yang rusak akan dibuatkan laporan oleh bagian admin. 2. Laporan dari admin tersebut diberikan kepada bagian perbaikan untuk diproses lebih lanjut. 3. Setelah barang selesai diperbaiki maka laporan tersebut ditandatangani oleh bagian perbaikan dan dikembalikan ke bagian admin. 4. Bagian admin akan menginformasikan kepada customer tersebut bahwa barang yang rusak telah selesai diperbaiki dan harus membayar sejumlah uang melalui transfer. 5. Barang retur dipindahkan ke bagian stok dan barang dari customer yang sudah diperbaiki dikirimkan kembali kepada customer sesuai persetujuan dari bagian admin.
74 3.4 Diagram Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan
Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem yang Sedang Berjalan 75
76 Data 3.5 Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan 3.5.1 User View Untuk Aplikasi Database Tabel 3.1 User View untuk Aplikasi Basis Data PT.Indah Sakti Tipe Kepala Kepala Kepala Kepala Kepala Akses Direktur Manajer Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Penjualan Pergudangan Administrasi Pembelian Service Staff Query X X Laporan X X X Customer Query X X X Laporan X X X Supplier Query X X X Laporan X X X X X Barang jadi Query X X X X Laporan X X X X Sales Order Query X X X X Laporan X X X Sales Payment Query X X X X Laporan X X X Delivery Order Query X X X X X Customer Laporan X X X X Delivery Order Query X X X X Supplier Laporan X X X Customer Query X X X X Retur Laporan X X X Purchase Order Query X X X Laporan X X X Supplier Query X X X X Retur Laporan X X X Purchase Query X X X Payment Laporan X X X Service Query X X X X Order Laporan X X X Service Query X X X Payment Laporan X X X Bahan Baku Query X X X X Laporan X X X X X
77 3.5.2 Cross Reference User View dengan Tipe-tipe Data Aplikasi Basis Data Tabel 3.2 Cross Reference User View dengan Tipe-tipe Data Aplikasi Basis Data Data Direktur Manajer Kepala Kepala Kepala Kepala Kepala Bagian Bagian Bagian Bagian Bagian Penjualan Pergudangan Administrasi Pembelian Service Staff X X X Customer X X X Supplier X X X X X Barang jadi X X X X Sales Order X X X Sales Payment X X X Delivery Order Customer Delivery Order X X X X Supplier X X X Customer Retur Purchase X X X Order X X X Supplier Retur Purchase Payment Service Order Service X X X X X X X X X Payment X X X Bahan Baku X X X X X
78 3.6 Analisis Permasalahan 3.6.1 Masalah yang Dihadapi Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. Indah Sakti, antara lain: 1. Tidak adanya sebuah aplikasi database yang mampu mempercepat dan mempermudah proses pengumpulan, penginputan dan peng-updatean informasi dan data-data perusahaan dan transaksi perusahaan yang valid. 2. Kesulitan dalam melihat persediaan barang jadi maupun bahan mentah. 3. Pembuatan laporan yang memakan waktu. 3.6.2 Usulan Pemecahan Masalah 1. Membangun sebuah aplikasi basis data untuk menampung data penjualan timbangan. 2. Membangun aplikasi basis data yang mampu memantau jumlah persediaan barang secara otomatis saat terjadi transaksi. 3. Membangun sebuah aplikasi basis data untuk menampung data pembelian bahan mentah ke supplier. 4. Membangun aplikasi basis data yang mampu mengolah data untuk membuat dan mencetak laporan yang sesuai periode yang diinginkan.