BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pada era global dengan tingkat teknologi tinggi, para pimpinan perusahaan butuh dukungan besar dari para bawahannya untuk mengontrol sistem baru. Para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Karena setiap pimpinan perusahaan baik perusahaan swasta, pemerintah ataupun sosial memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk memperlancarkan tugas tersebut. Dalam upaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang handal dan profesional dalam bidangnya yang mampu membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas dan menjalankan roda perusahaan agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya secara baik dan benar. Pada dasarnya, untuk menjadi seorang sekretaris yang handal dan profesional terlebih dahulu harus memahami tugas-tugas rutin sekretaris. Tugas seorang sekretaris meliputi tugas
yang bersifat rutin dan tugas yang bersifat insidential.tugas yang bersifat rutin seorang sekretaris seperti membuat surat, menerima dan mengirim surat, mengetik, menerima tamu, membuat perjanjian dengan tamu untuk kepentingan pimpinan, menerima telepon, mengirim telegram, mengirim faksimile, menerima dikte, menyiapkan rapat pimpinan, membuat laporan, menyimpan dan mengatur arsip sesuai dengan sistem kearsipan yang telah ditentukan oleh perusahaan atau organisasi yang bersangkutan. Tugas yang bersifat insidential seperti menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato, mencari dan memilih suvenir untuk para relasi, mewakili pimpinan ke resepsi atau pertemuan. Salah satu tugas sekretaris untuk mendukung pencapaian tujuan sebuah perusahaan atau organisasi adalah dilaksanakannya penanganan tugas-tugas administrasi perkantoran, karena administrasi perkantoran merupakan salah satu tugas rutin yang dilakukan seorang sekretaris. Salah satu aspek penting untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan atau organisasi adalah dilaksanakannya penanganan setiap tugas-tugas administrasi perkantoran yang dibantu oleh seorang pegawai yang dibebani dengan tugas surat-menyurat, penyimpanan dokumen, pelayanan tamu, maupun urusan rapat. Pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, sekretaris juga mempunyai peranan yang sangat penting di dalam menyelesaikan dan membantu tugas-tugas kantor. Seorang sekretaris PT.Indah Kiat harus memiliki pengalaman dan pengetahuan cukup luas, harus menimbulkan kesan yang baik kepada atasan ataupun karyawan lainnya. Selain itu harus bersikap ramah, sopan-santun, cekatan dan teliti karena sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang besar. Seorang sekretaris PT.Indah Kiat juga harus bisa membantu pimpinan melakukan
negosiasi dalam bahasa asing. Khususnya bahasa Inggris, karena PT.Indah Kiat sering berhubungan dengan perusahaan luar negeri. Data dan latar belakang pendidikan sekretaris pada PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang : Tabel 1.1 No. Bagian dan Departemen Latar Belakang Pendidikan Sekretaris 1. Komisaris S1- Manajemen 2. Direktur S1-Manajemen 3. General Manager S1- Komunikasi 4. Manager Logistik S1- Akuntansi 5. Kepala Purchasing S1 - Informatika 6. Kepala Gudang S1- Hukum 7. Manager Engineering S1- Sastra Inggris 8. Kepala Machine Shop DIII- Informatika 9. Manajer Produksi S1- Sastra Jepang 10. Kepala Produksi S1- Komunikasi 11. Manager Sales & Marketing S1- Sastra Inggris 12. Kepala Technical Sales S1- Akuntansi 13. Kepala Penjualan DIII- Akuntansi 14. Kepala Pemasaran S1- Sastra Inggris 15. Manager HRD & Administrasi S1- Manajemen 16. Kepala Administrasi DIII- Administrasi Bisnis 17. Kepala SDM DIII- Akuntansi 18. Manager Accounting & Finance S1- Akuntansi 19. Kepala Accounting S1- Akuntansi 20. Kepala Finance DIII- Informatika
B. Perumusan Masalah Untuk mencapai tujuan dalam suatu perusahaan, maka pimpinan, karyawan atau pegawainya diharapkan untuk melaksanakan fungsi dan tugastugas sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan atau kantor yang bersangkutan. Sekretaris merupakan seorang pegawai yang memiliki peranan penting dalam perusahaan khususnya yang berkaitan dengan lingkup kesekretariatan. Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka penulis perlu merumuskan masalah yang berfungsi untuk mempermudah kegiatan pengamatan atau penelitian ini adalah. Adapun yang menjadi masalah adalah Bagaimana peranan sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang? C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulisan tugas akhir ini adalah untuk mengetahui peran sekretaris dalam penanganan administrasi perkantoran pada PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang. D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Mahasiswa : a. Untuk memperdalam pengetahuan penulis mengenai peranan sekretaris dalam administrasi perkantoran.
b. Untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan dalam penanganan administrasi perkantoran. c. Mempraktekkan ilmu kesekretariatan yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan ke dalam dunia kerja yang sesungguhnya. 2. Bagi Institusi Tempat Penelitian : a. Mempermudah sekretaris dalam menangani administrasi perkantoran. b. Sebagai bahan masukan bagi perusahaan atau instansi dalam pemilihan seorang sekretaris yang handal dan profesional. c. Meningkatkan produktivitas sekretaris dan perusahaan. d. Sebagai sarana pertukaran informasi antar institusi pendidikan. 3. Bagi Fakultas a. Sebagai bahan referensi dalam bidang pelayanan khususnya bagi mahasiswa program studi kesekretariatan USU. b. Sebagai sarana bahkan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana sistem pendidikan yang dijalankan dapat diterapkan dalam praktek sebenarnya. c. Sebagai sarana penyampaian informasi secara nyata kepada pihak luar mengenai kurikulum dan sistem pengajaran yang diterapkan oleh jurusan DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU.
E. Jadwal Penelitian Penelitian ini dilakukan di Jalan Raja Minas Perawang Km 26, Desa Pinang Sebatang, Kecamatan Tualang, Kabupaten Siak Sri Indrapura, Propinsi Riau.Untuk lebih jelasnya jadwal penelitian penulis dapat dilihat pada Tabel 1.2 dibawah ini: Tabel 1.2 Jadwal Penelitian No. Kegiatan 1. Persiapan 19 Maret 2012 s.d. 6 Mei 2012 14 Mei 2012 s.d 19 Mei 2012 20 Mei 2012 s.d 8 Juni 2012 2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan penelitian selama 1 minggu, dimulai tanggal 14 Mei 2012 sampai dengan tanggal 19 Mei 2012 di kantor PT. Indah Kiat Pulp & Paper Perawang. F. Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini ditulis secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini Penulis akan menguraikan secara singkat latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitan, dan rencana penulisan. BAB II PROFIL PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang Pada bab ini Penulis akan menguraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah singkat PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang, struktur organisasi, job description, Visi Dan Misi, kinerja usaha terkini, dan rencana kerja. BAB III PEMBAHASAN Pada bab ini Penulis akan membahas dan mengevaluasi hasil yang diperoleh dan dikumpulkan berdasarkan kenyataan di dalam institusi dibandingkan dengan teori yang diterima oleh penulis baik itu pada masa perkuliahan maupun dari buku-buku sehingga menjadi suatu referensi. BAB IV PENUTUP Pada bab ini Penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi PT.Indah Kiat Pulp & Paper Perawang di masa mendatang.