45 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan PT. GMF Aero Asia PT. GMF Aero Asia (Garuda Maintenance Facility) merupakan anak perusahaan dari PT. Garuda Indonesia, Tbk. Bergerak dalam bidang pemeliharaan, perbaikan dan pemerikasaan pesawat Perusahaan ini didirikan pada tahun 1984 sebagai Garuda Maintenance Facilities Support Center. Kemudian pada tahun 2002, perusahaan ini berdiri memisahkan diri dari PT. Garuda Indonesia, tbk dengan nama PT. GMF Aero Asia. Perusahaan yang terletak di kompleks perkantoran Bandar Udara International Soekarno-Hatta ini merupakan sebuah perushaan MRO (Maintenance, repair, overhaul ) yang telah mendapat kepercayaan dari pangsa pasar internasional, dan menjadi perusahaan MRO terbesar di Asia tenggara. Untuk menjawab kebutuhan global dalam bidang perawatan pesawat, PT. GMF AeroAsia memiliki sertifikasi-sertifikasi nasional dan internasional yang dapat membuktikan bahwa perusahaan ini mampu untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri dan luar negeri. PT. GMF AeroAsia telah memberikan jasa pelayanan kepada 56 perusahaan penerbangan dari pasar internasional dan 20 perusahaan penerbangan dari pasar domestik. Jasa perawatan pesawat yang dilakukan oleh PT. GMF AeroAsia melingkupi struktur pesawat dan spesifikasi pesawat
46 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan A world class MRO provider Sebuah perusahaan Maintenance, Repair, and Overhaul yang dapat menjawab kebutuhan pasar dunia akan layanan perawatan pesawat yang beragam dan berkualitas tinggi disertai layanan yang memuaskan. Misi Perusahaan Provide integrated maintenance, repair, and overhaul solutions for a safer sky Sinergi dari teknologi yang tinggi, teknisi yang berkompeten, dan keinginan yang kuat untuk menciptakan penerbangan yang aman. Untuk mendukung misi, PT GMF Aero Asia maka setiap individu dalam PT. GMF Aero Asia harus : 1. Berusaha untuk memastikan layanan perawatan sesuai dengan standar internasional. 2. Mempertinggi kapabilitas untuk menyediakan memperpanjang layanan dari setiap pesawat pelanggan. 3. Mendukung tim kerja dan menghargai kemampuan individual untuk mencapai performa kerja yang unggul 4. Befokus pada kebutuhan pelanggan dan membantu pelanggan untuk menentukan pilihan layanan yang tepat dengan harga yang tepat. 5. Menjadi pegawai perusahaan yang baik, mendukung perubahan ke arah yang lebih baik dan etika bisnis.
47 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. GMF Aero Asia
48 3.3 Tugas dan Wewenang President & CEO Memimpin perusahaan dalam mencapai tujuan (visi) perusahaan untuk menjadi perusahaan MRO yang bertaraf internasional dan menyediakan layanan pemeliharaan, perbaikan, dan pemerikasaan yang terintegrasi untuk menghasilkan penerbangan yang lebih aman. E.V.P Corporate Strategy &Development Berfungsi untuk menentukan arah strategi perusahaan, kegiatan peningkatan kualitas proses dan melaksanakan aktivitas pengontrolan kinerja. E.V.P Line Operation Meyakinkan bahwa proses Line Maintenance Control dan proses penjadwalan telah berjalan sebagai mana mestinya. E.V.P Human Capital & Corporate Affair Berfungsi dalam mengelola sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan dan memastikan sumber daya manusia yang dibutuhkan tersedia. Serta menangani isu-isu yang mengenai perusahaan. E.V.P Finance Mengatur administrasi keuangan dan arus keuangan perusahaan PT. GMF AeroAsia, mendukung dalam hal penganggaran dan kalkulasi biaya. E.V.P Base Operation memastikan bahwa semua aktivitas yang ada dalam hanggar berjalan dengan semestinya dan memastikan bahwa semua sumber daya yang diperlukan tersedia (hanggar maintenance)
49 V.P Internal Audit Control Melakukan aktivitas pengawasan untuk memastikan bahwa semua proses akutansi dan keuangan berjalan sesuai dengan ketentuan yang ada. V.P Corporate Secretary Memastikan bahwa semua pergerakan eksekutif sesuai dengan tindakan yang seharusnya sesuai dengan jabatan mereka. V.P Quality Insurance & Safety Melakukan aktifitas pengontrolan mengenai sistem yang berjalan dalam PT. GMF AeroAsia dan melakukan penilaian dan memberi usulan kepada manajemen mengenai sistem atau proses yang lebih baik. V.P Sales & Marketing berfungsi melakukan pengawasan terhadap proses sales dan marketing yang berjalan di perusahaan V.P Corporate Development & ICT Mengelola dan mengembangkan teknologi informasi yang ada dalam PT. GMF AeroAsia dan memastikan proses aliran data dan integritas data berjalan sesuai dengan ketentuan. V.P Line Maintenance memastikan bahwa semua sumber daya yang dibutuhkan pada kegiatan line maintenance sudah tersedia dan berada pada posisi yang tepat. V.P Engineering Services Memastikan bahwa semua data mengenai engineering yang dibutuhkan tersedia dan dapat diakses.
50 V.P Asset Management &Material Services Mengatur aset dan persediaan yang mendukung aktifitas pada PT. GMF AeroAsia tersedia pada saat dibutuhkan. V.P Human Capital Management Memastikan bahwa sumber daya manusia tersedia jika diperlukan. Menyediakan skill yang dibutuhkan. V.P Learning Center & Knowledge Mengatur bidang pembelajaran seperti pelatihan karywan dan pembagian knowledge dalam organisasi. V.P Accounting Mengatur dalam bidang akutansi, mastikan setiap pencatatan dan setiap proses akutansi berjalan sebagai mana mestinya. V.P Component Maintenance Mengatur dalam hal pemeliharaan komponen-komponen aircraft, memastikan bahwa semua komponen-komponen tersedia pada saat dibutuhkan V.P Engine Maintenance Memastikan bahwa semua engine yang dibutuhkan pada saat melakukan aktivitsa perawatan tersedia dan dalam kondisi yang baik. G.M Aircraft Cabin Maintenance Memastikan bahwa kebutuhan spesifikasi pesawat (bagian cabin) tersedia pada saat dibutuhkan dan mengawasi pergerakan material spesifikasi pesawat.
51 G.M Base Maintenance Material Bertanggung jawab dalam penyediaan material/sparepart. Melakukan aktifitas pembelian material G.M Base Maintenance 3 Memastikan bahwa sistem navigasi dan power plan telah berjalan sesuai dengan ketentuan G.M Aircraft Structure Maintenance Memastikan dan mengawasi kualitas pekerjaan perawatan, perbaikan, dan pemerikasaan struktur pesawat G.M Base Maintenance Planning & Control Memastikan bahwa perencanaan mendetil mengenai kebutuhan yang dibutuhkan telah dilakukan, dan memastikan bahwa teknisi dengan kemampuan yang tepat, semua komponen yang dibutuhkan, semua peralatan yang dibutuhkan berada pada lokasi dan waktu yang tepat.
52 3.4 Analisis sistem yang berjalan Berikut ini adalah proses bisnis yang berjalan pada PT. GMF AeroAsia Tim Pemasaran akan mengadakan perundingan untuk mencari calon pelanggan dan mengadakan negosiasi dengan pelanggan. Setelah terjadi kesepakatan, Tim pemasaran akan melakukan pengesahan delivery Project yang memastikan bahwa ada satu project yang disetujui untuk dikerjakan. Project ini kemudian diserahkan kepada Customer service untuk dibuatkan sales order. Satu proyek memiliki satu sales order. Dalam sales order akan ditentukan jenis perawatan yang akan dikerjakan, Suatu pekerjaan dapat dikatakan confirm dan belum confirm dapat dilihat dari perawatan yang diambilnya. Jikalau satu perusahaan menyetujui untuk melakukan kontrak dengan GMF untuk bertanggung jawab terhadap perawatan pesawatnya selama jangka waktu tertentu (special request), misalnya satu tahun maka perawatan-perawatan yang akan dilakukan untuk pesawat tersebut belum jelas tanggal dan lokasi hangar pastinya. Ini disebut dengan situasi yang belum confirm sehingga perencanaan tanggal dan hangar untuk pekerjaan yang belum confirm masih dapat dirubah-rubah. Berdasarkan sales order, Planner engineer akan mengadakan pertemuan untuk mensetting kebutuhan proyek mengenai scope pekerjaan, keperluan apa saja yang dibutuhkan (man hours,man power, material, tools) serta menentukan job card dan lokasi hangar serta waktu estimasi pekerjaan. Semua sumber daya yang tercantum dipastikan bersifat available belum terikat pekerjaan Selanjutnya proyek akan dipecah kedalam project daily sesuai dengan perkiraan banyaknya jumlah hari yang dibutuhkan dalam menyelesaikan proyek yang disepakati. Selain itu, berdasarkan job card yang ada dalam trans job akan dibuat
53 perincian tugas-tugas dari pekerjaan yang akan dijalani. Setelah itu job card dikirmkan ke job coordinator. Dalam satu hangar terdapat beberapa slot dan setiap slot terdapat doc coordinator. Didalam satu slot terdapat beberapa manajer area. Job card yang telah dibuat diatas kemudian diturunkan ke manajer area.satu pekerjaan area dapat terdiri oleh banyak job card. Tugas manajer area membagikan job cardjob card kepada mekanik-mekanik yang akan memperbaiki pesawat. Job card yang akan dikerjakan akan di barcode sebelum melakukan pekerjaan dan sesudah melakukan pekerjaan untuk menyimpan data-data pekerjaan yang dilakukan. Data pekerjaan ini kan disimpan dalam database perusahaan
54 3.5 Rich Picture proses bisnis yang berjalan Gambar 3.2 Rich Picture Proses Bisnis Base Maintenance PT. GMF Aero Asia
55 3.6 ERD Gambar 3.3 Entity Relational Diagram PT. GMF Aero Asia
56 3.7 Spesifikasi Tabel ERD No Nama Tabel Lampiran 1 STORE L1 2 SO JOB L2 3 PERSONEL L3 4 TRANS JOB SO L4 5 TRANSUBTASK L6 6 TASK Exec L8 7 TASK DAILY DYNAMIC L9 8 HANGGAR SLOT L10 9 TRANSUBTASK HANGGAR MPWR L11 10 TRANSUBTASK HANGGAR MPWR DETAIL L12 11 TRANSUBTASK HANGGAR SLOT L13 12 TRANSUBTASK HANGGAR SLOT ACTUAL L14 13 PART L15 14 MATERIAL L16 15 DETIL TRANSJOB MATERIAL L17 16 DETIL TRANSJOB PART L18 Tabel 3.1 Spesifikasi tabel ERD 3.8 Analisis Masalah Untuk mencapai visi dan misi perusahaan maka diperlukan serangkaian usaha-usahan yang mendukung agar setiap proses berjalan untuk memenuhi visi perushaan. Perusahaan ingin memberikan layanan yang bekualitas dan memuaskan
57 yang sesuai dengan standar internasional agar mampu menjadi a world class MRO Provider namun seringkali terhalang karena beberapa hal yaitu : - Pekerjaan selesai tidak sesuai dengan waktu yang direncanakan hal ini mengakibatkan layanan kepada pelanggan tidak maksimal. - Tidak terpenuhinya personel, material, dan tool pada saat dibutuhkan. Ini juga dapat menyebakan pekerjaan selesai melewati batas waktu yang diperkirakan. - Penjadawalan penggunaan hangar yang sering tidak pasti akibat pekerjaan yang belum confirm. - Komposisis teknisi dengan skill tertentu belum dapat memenuhi kebutuhan akan permintaan perawatan pesawat. 3.9 Informasi yang dibutuhkan Setelah melakukan analisi, informasi-informasi yang dibutuhkan untuk membantu pemecahan masalah adalah : - Laporan mengenai production management berupa jumlah tugas, jumlah pekerjaan, jumlah mhrs actual, jumlah mhrs plan, jumlah exception mhrs, jumlah tool, jumlah material per periode waktu, per tugas, per pekerjaan, per material, per tool - Laporan-laporan mengenai hanggar slot management berupa jumlah slot yang digunakan, jumlah waktu penggunaan slot actual, jumlah waktu pengunaan slot planning, Jumlah exception waktu penggunaan hanggar per periode waktu, per pekerjaan, per slot - Laporan laporan mengenai mechanic management berupa jumlah personel yang digunakan per periode waktu, per personel, per pekerjaan
58 3.10 Masalah yang dihadapi dalam menghadirkan informasi yang dibutuhkan Untuk menghasilkan Informasi yang dibutuhkan tidak dapat didukung oleh sistem yang sekarang sedang berjalan dikarenakan : Informasi mengenai Production Management, Hanggar Slot Management, dan Mechanic management masih bersifat detail, sehingga sulit untuk melakukan analisis yang mendukung para pengambil keputusan. Laporan-laporan yang dihasilkan dari sistem yang berjalan hanya menampilkan laporan yang dapat dilihat dari satu dimensi sehingga sulit untuk melakukan perbandingan. Kesulitan dalam mengakses data-data historis yang sudah berumur lama sehingga sulit untuk dapat digunakan sebagai bahan analisis serta kesulitan dan lam melihat data secara keseluruhan. 3.11 Pemecahan Masalah Untuk menyediakan informasi-informasi yang dibutuhkan maka diusulkan untuk membangun sebuah data warehouse Data-data yang ada ditampilkan dalam bentuk yang lebih ringkas sehingga memudahkan dalam proses analisis. Data-data yang ada dapat ditampilkan dalam berbagai dimensi sehingga membantu para pengambil keputusan untuk melihat perbandingan informasi dari berbagai sudut pandang. Data-data yang disimpan terintegrasi sehingga menghidari kesalahan dan menghasilkan kualitas data yang baik.