PENGADAAN MANAGED SERVICE APLIKASI DAN HARDWARE BUKTI TIMBANG BARANG GA CARGO

Transkripsi

1 REQUEST FOR PROPOSAL PENGADAAN MANAGED SERVICE APLIKASI DAN HARDWARE BUKTI TIMBANG BARANG GA CARGO PT AERO SYSTEMS INDONESIA Nomor : FPG/RFP-.../I/ Februari 2016 Page 1

2 PENDAHULUAN PT Aero Systems Indonesia adalah Perusahaan IT Provider yang merupakan Anak Perusahaan dari PT Garuda Indonesia (Persero) dan PT Aerowisata, selanjutnya disebut ASYST GA Cargo merupakan salah satu SBU dari Garuda Indonesia, yang berperan dalam pengiriman barang dengan pesawat terbang. Dengan semakin berkembangnya bisnis Garuda Indonesia Cargo, menuntut kecepatan, keakuratan, serta keefisienan dalam menghadapi permintaan pelanggan yang semakin variatif, diperlukan pengoptimalisasian dalam Standart Prosedur dan juga dibutuhkan Teknologi yang dapat mendukung kinerja operasional warehouse, sehingga diharapkan akan berpengaruh pada peningkatan sales dan revenue dari Garuda Indonesia Cargo. Salah satu dukungan teknologi dalam optimalisasi cargo handling yang sudah berjalan saat ini yaitu penerapan aplikasi dan hardware Bukti timbang barang (BTB). Atas hasil evaluasi dari proses penerapan teknologi tersebut, perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut agar dapat berintegrasi secara tepat dan efisien dengan aplikasi Skychain. Komponen-komponen yang perlu dikembangkan yaitu berupa perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya manusia. Dengan dasar tersebut maka dibutuhkan pengembangan disisi aplikasi Bukti Timbang Barang, Printer barcode dan scanner barcode pada aplikasi BTB serta maintenance yang menjadi solusi atas kebutuhan pengembangan pada aplikasi BTB. Aero Systems Indonesia dalam rangka menyediakan layanan IT, melakukan pengadaan untuk kebutuhan tersebut. Dalam pelaksanaan proses Pengadaan ini, ASYST mengacu kepada ketentuan dan peraturan yang berlaku dilingkungan ASYST., Page 2

3 Didalam Request for Proposal (RFP) ini, disampaikan informasi dan petunjuk secukupnya kepada Peserta untuk menyiapkan proposal yang lengkap dan menyeluruh kepada ASYST termasuk didalamnya aspek-aspek teknis dan hukum yang dipersyaratkan. TUJUAN Pengembangan dan Manage Service Aplikasi Bukti Timbang Barang (BTB) bertujuan untuk : 1. Mendapatkan aplikasi yang kemprehensif dan informatif dari akfitivitas bisnis. 2. Meningkatkan ketepatan dan kecepatan dalam melayani pelanggan sehingga akan mengurangi antrian yang terjadi. 3. Pengurangan human error sehingga mengurangi resiko claim yang diakibatkan cargo hilang sebesar 50%. 4. Meningkatkan layanan lebih dari 100 Agent dan CSC sehingga dapat meningkatkan customer satisfaction. Page 3

4 BAB I LINGKUP PEKERJAAN L I N G K U P P E K E R J A A N Adapun lingkup pekerjaan Pengembangan Bukti timbang barang yang akan dilakukan adalah: 1. Penambahan kiosk di CSC sebanyak 1 buah lengkap dengan PC, Printer dan Aplikasi, di area CSC Cargo Garuda, Bandara Soekarno Hatta. Kiosk yang terpasang di CSC tetap terkoneksi dengan jaringan lokal GARUDA sehingga tetap mendapatkan FBL dari skychain. Detail kiosk adalah sebagai berikut : Kiosk and fan + Application Display 17" LCD, Wired keyboard + mouse Laser scanner wireless Processor lntel i5 CPU HDD 250G Memory 2GB Original Windows installed Printer ribbon thermal (spesifikasi sama dengan printer pada poin 3) 2. Penyediaan 1 unit printer thermal transfer untuk barcode standar, untuk memprint label barcode langsung dari aplikasi skychain pada area CSC Cargo Garuda, Bandara Soekarno Hatta. 3. Dilakukan penambahan printer ribbon thermal untuk mencetak BTB ukuran 5 inch, khususnya di area domestik sebanyak 7 buah, printer dapat mencetak pada media sticker yang mengindikasikan jumlah berat, nomor koli, nomor AWB, tujuan, dan remark. 4. Dilakukan pembelian 11 laser scanner wireless, scanner harus terhubung dengan 7 kiosk pada area domestik dan 4 area internasional. Scanner harus dapat membaca barcode yang berisi nomor AWB dan menginputnya kedalam kiosk. 5. Dilakukan pengembangan di sisi aplikasi BTB, sehingga dimungkinkan untuk scanning barcode yang dikeluarkan oleh Cargo Agent, sehingga input nomor AWB di aplikasi BTB tidak dilakukan secara manual, serta dilakukan perubahan konfigurasi agar BTB dapat Page 4

5 memprint dengan menggunakan printer ribbon thermal (sesuai dengan printer pada poin 3). 6. Diberlakukannya managed service selama 12 bulan untuk total seluruh 12 kiosk BTB terhadap layanan aplikasi BTB, sehingga menjamin ketersediaan sistem pada saat yang dibutuhkan, dan terhadap usaha untuk menjaga business continuity. Detail managed service adalah sebagai berikut : i. Dukungan dan Layanan Maintenance Hardware & Software a. Helpdesk 24x7 b. Health check kiosk, aplikasi dan server yang dilakukan secara periodik, termasuk kebersihan fisik perangkat kiosk BTB. c. Dukungan aplikasi dan infrastruktur. d. Garansi seluruh komponen kiosk dan perangkat pendukung selama 12 (dua belas) bulan. e. Backup Hardware untuk kelancaran Operasional (selama masa garansi) ii. Dukungan data backup historical file pada server serta perawatan server. 7. Service Level Agreement untuk managed service BTB adalah sebagai berikut: a. SLA Availability aplikasi dan hardware BTB adalah 99,8% b. Long outage maksimal selama 120 menit per kiosk BTB. c. SLA respond time untuk helpdesk yaitu 15 menit. d. SLA resolve time yaitu maksimum 90 menit. Page 5

6 EWENANGAN KAP KEW ENANGAN BAB II KAP JADWAL KEWENANGAN KEGIATAN KAP ANGAN KAP KEWENANGAN KAP NO. KEGIATAN WAKTU PELAKSANAAN 1 Rapat Pembahasan 03 Februari Penyerahan Proposal Harga dan Teknis 04 Februari Klarifikasi Teknis dan Negosiasi 04 Februari Penilaian Aspek Teknis dan Aspek Harga 05 Februari Usulan Pengadaan 08 Februari 2016 EWENANGAN KAP KEW BAB III TERMS & CONDITIONS 1. Skema pembayaran adalah Back to back dengan GA Cargo (Term of payment 45 hari setelah Invoice dan BAST diterima oleh ASYST dengan baik dan benar); 2. Kelengkapan Dokumen Penagihan berupa: a. Invoice, bermaterai cukup b. Copy SPK c. Copy Kontrak d. Dokumen-dokumen pendukung (Bukti Serah Terima Barang) e. Faktur Pajak Standard f. Surat Kuasa Penandatangan Faktur Pajak 3. Bea meterai, ongkos-ongkos serta biaya-biaya lain yang timbul akibat pelaksanaan Pekerjaan akan menjadi beban dan tanggung jawab pemenang; 4. Pajak ditanggung oleh masing-masing pihak sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku 5. Validity Price berlaku untuk 1 bulan Page 6

7 6. Pelaksanaan Pekerjaan dilakukan setelah SPK diterima oleh Vendor; 7. Proposal Teknis dilengkapi ref customer pada project sejenis; Page 7