M.Azzuhri Al Banna, Afiandi Pantri Megah, Louisa C. Kandou

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN DATA WAREHOUSE CAPACITY PLANNING UNTUK PRODUCTION MANAGEMENT, HANGGAR SLOT MANAGEMENT, MECHANIC MANAGEMENT PADA PT. GMF AERO ASIA M.Azzuhri Al Banna, Afiandi Pantri Megah, Louisa C. Kandou School of Information System Binus University, Jakarta, Indonesia, Sugijanto M.Said, M.Sc School of Information System Binus University, Jakarta, Indonesia ABSTRAK Perancangan capacity planning data warehouse pada PT. GMF Aero Asia bertujuan untuk menganalisis sistem yang berjalan untuk menemukan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif serta menghadirkan informasi tersebut melalui arsitektur data warehouse. Dengan menggunakan Nine Step Methodology dari Kimball dihasilkan informasi yang bersifat multidimensional sebagai hasil dari perancangan data warehouse. Proses analisis untuk mendapatkan kebutuhan informasi dilakukan dengan menganalisis sistem yang berjalan, wawancara dengan pihak yang berkaitan serta studi kepusatakaan. Dengan demikian menghasilkan informasi yang tepat yang dapat dilihat dari berbagai sudut pandang (dimensi). Data warehouse yang dihasilkan menghasilkan informasi yang bersifat summary, mendukung ad hoc query dari pengguna, dan mampu menyajikan informasi dalam respon time yang cepat.. Kata kunci : data warehouse, capacity planning,multidimensional PENDAHULUAN Permintaan pasar insudtri penerbangan berkembang seiring dengan pertumbuhan ekonomi. Jumlah maskapai dan jadwal penerbangan yang meningkat harus diiringi dengan kualitas layanan dan keamanan yang baik dari maskapai penerbangan. Salah satu cara untuk mewujudkan kualitas layanan dan keamanan yang baik yaitu dengan melakukan proses perawatan, perbaikan, dan pemeriksaaan dengan rutin. Proses ini dapat dapat dilakukan oleh perusahaan MRO ( Maintenance, Repair, Overhaul). Salah satu perushaan MRO di Indonesia adalah PT. Garuda Maintenance Facility AeroAsia ( PT. GMF Aero Asia). Pertumbuhan pasar MRO di Indonesia sendiri hanya mampu menyerap persen dari pasar yang tersedia selebihnya diserap oleh MRO asing. Dari yang dapat diserap di Indonesia, 70 persennya diserap oleh PT. GMF Aero Asia. Dengan nilai perawatan pesawat yang mencapai USD 40,1 miliar diharapkan dengan pertumbuhan sebesar 3.6 persen pada tahun 2016 akan menjadi USD 58 miliar (dephub, 2012). Dengan Memanfaatkan potensi yang ada, PT. GMF Aero Asia harus mampu menunjukan kualitas pelayanan yang dapat dilakukan dengan cara PT. GMF AeroAsia harus terus berusaha meningkatkan kualitas setiap proses yang ada dalam perusahaan. Bukan hanya berkualitas dalam proses perawatan

2 pesawat (teknik), namun semua proses yang berjalan dalam perusahaan seperti alur informasi dan pengambilan keputusan haruslah berkualitas. Dengan berkonsentrasi kepada penyediaan jasa layanan perawatan, perbaikan, dan pemerikasaan pesawat yang terintegrasi demi mencipatakan penerbangan yang lebih aman, ketelitian menjadi salah satu kunci utama dalam setiap proses yang dijalankan, termasuk dalam mengatur kapasitas sumber daya yang digunakan dalam sebuah proses perwatan pesawat. Perencanaan kapasitas dalam perusahaan ini mengarah kepada pengaturan penggunaan hanggar, serta memastikan sumber daya yang dibutuhkan terpenuhi. Perancanaan kapasitas sendiri berada dibwah unit Base Maintenance Planning Control dan bertanggung jawab langsung kepada Executive Vice President Base Operation. Secara teknologi informasi perancanaan kapasitas di PT. GMF AeroAsia menggunakan aplikasi yang dikembangkan sendiri ( Self Development Application) yang mengolah semua input serta menghasilkan output berupa kapasitas yang digunakan pada saat ini. Kebutuhan informasi mengenai perncanaan kapasitas tidak hanya terbatas sampai disitu. Untuk mendukung proses pengambilan keputusan, pengambil keputusan membutuhkan informasi langsung mengenai subjek, serta informasiinformasi hasil integrasi antara satu unit dengan unit yang lain. Untuk perancanaan kapasitas sendiri memiliki 3 unit terkait yaitu production management, Mechanic management, dan Hanggar slot Management. Untuk menjawab kebutuhan tersebut, dirancanglah sebuah data warehouse untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung proses pengambilan keputusan, khususnya dalam perencanaan kapasitas. Hal ini sejalan dengan pemikiran yang dikemukakan oleh Breslin (2004 : 7) bahwa data warehouse ada untuk memfasilitasi proses pengambilan keputusan dalam organisasi. Data warehouse yang berfungsi memfasilitasi proses pengambilan keputusan dalam organisasi dalam proses perancangannya dimulai dari analisis sistem dan proses yang terjadi dalam organisasi, menemukan kebutuhan informasi yang dibutuhkan dalam membantu oihak ekesekutif mengambil keputusan dan merancangan data warehouse itu sendiri sehingga kebutuhan informasi dapat ditampilkan. METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini menggunakan dua metode yaitu metode analisis dan metode perancangan. Dalam metode analisis dilakukan studi kepustakaan untuk mendapatkan informasi-informasi yang berkaitan dengan data warehouse dan capacity planning dari buku, ebook, jurnal-jurnal, dan artikel. Selain studi kepustakaan dalam metode analisis juga dilakukan penganalisian sistem yang berjalan, serta wawancara untuk mencari informasi menegai sistem internal perusahaan. Metode perancangan diadaptasi dari nine step methodology dari Kimball. Kesembilan tahapan itu adalah sebagai berikut : Langkah 1 : Pemilihan Proses Proses dalam hal ini mengarah kepada subject dari sebagian data mart. Data mart pertama yang harus dibangun harusalah data mart yang paling penting dimana proses penyampaian data harus tepat waktu, mudah diakses dan berkualitas tinggi. Langkah 2 : Pemilihan Grain Memilih Grain artinya menentukan dengan pasti tabel fakta yang direpresentasikan oleh record. Hanya ketika grain dari tabel fakta telah ditentukan baru dapat diidentifikasi dimensi dari tabel fakta Langkah 3 : Identifikasi dan membuat dimensi yang sesuai Dimensi-dimensi membentuk konteks untuk menanyakan pertanya an meneganai fakta yang ada dalam tabel fakta. Sekumpulan dimensi yang dibangun dengan baik membuat data mart mudah dimengerti dan mudah digunakan. Dimensi diidentifikasi dengan cukup detil untuk mendeskripsikan bahwa semua hal sudah berada pada grain yang tepat. Jika satu dimensi digunakan dalam satu atau lebih data mart maka dimensi itu disebut conformed. Hal ini dapat dilihat dari gambar berikut : Langkah 4 : Pemilihan fakta Menurut Hendric (2006 : J-1) tabel fakta terbentuk atas hypercubes yang merupakan kumpulan lebih dari 3 dimensi yang berasal dari analisis sebuah pelaporan. Grain dalam tabel fakta menentukan fakta-fakta mana yang dapat digunakan dalam data mart. semua fakta harus diekpresikan pada level yang diimplementasikan oleh grain. Dengan kata lain jika grain dari tabel fakta adalah penjualan individu, maka semua fakta-fakta yang bersifat angka harus mengacu pada bagian penjualan ini. Langkah 5 : Menyimpan pra-kalkulasi dalam tabel fakta Saat tabel fakta telah dipilih, setiap tabel fakta harus dikaji kembali apakah ada kesempaan untuk menggunakan kalkulasi awal. contoh umum diamana dibutuhkannya penyimpanan kalkulasi awal

3 terjadi ketika tabel fakta teridir dari parnyataan untung dan peryataan rugi. Situasi ini akan muncul ketika tabel fakta berdasarkan pada kwitansi atau catatan penjualan. Langkah 6 : Melengkapi tabel dimensi Dalam langkah ini kembali kepada tabel dimensi dan menambahkan deskripsi teks kedalam dimensi sebanyak mungkin. Deskripsi teks harus dapat dimengerti oleh pengguna. Nilai guna data mart ditentukan oleh cakupan dan nilai dari atribut dari tabel dimensi. Langkah 7: Memilih durasi waktu dari database Durasi mengukur seberapa lama rentang waktu tabel fakta. Hal ini mengingat perusahaan membuthkan data-data yang sudah disimpan beberapa tahun kebelakang. Langkah 8: Mencari perubahan pada dimensi Maslah perubahan berlahan dari dimensi berarti deskripsi yang seharusnya dari klien lama dan cabang lama harus digunakan dengan catatan transaksi yang sudah lama. Seringkali data warehouse harus menyetujui pembuatan key untuk dimensi yang penting ini dalam rangka untuk membedakan snapshot yang dibuat pelanggan dalam periode-periode waktu tertentu. Langkah 9: Memutuskan proiritas dan cara query Dalam tahap ini dipikirakan mengenai rancangan secara fisikal. Isu rancangan fisikal yang paling berpengaruh terhadap presepsi pengguna akhir mengenai data mart HASIL DAN BAHASAN a. Proses Bisnis yang sedang berjalan Berikut ini adalah proses bisnis yang berjalan pada PT. GMF AeroAsia Tim Pemasaran akan mengadakan perundingan untuk mencari calon pelanggan dan mengadakan negosiasi dengan pelanggan. Setelah terjadi kesepakatan, Tim pemasaran akan melakukan pengesahan delivery Project yang memastikan bahwa ada satu project yang disetujui untuk dikerjakan. Project ini kemudian diserahkan kepada Customer service untuk dibuatkan sales order. Satu proyek memiliki satu sales order. Dalam sales order akan ditentukan jenis perawatan yang akan dikerjakan, Suatu pekerjaan dapat dikatakan confirm dan belum confirm dapat dilihat dari perawatan yang diambilnya. Jikalau satu perusahaan menyetujui untuk melakukan kontrak dengan GMF untuk bertanggung jawab terhadap perawatan pesawatnya selama jangka waktu tertentu (special request), misalnya satu tahun maka perawatan-perawatan yang akan dilakukan untuk pesawat tersebut belum jelas tanggal dan lokasi hangar pastinya. Ini disebut dengan situasi yang belum confirm sehingga perencanaan tanggal dan hangar untuk pekerjaan yang belum confirm masih dapat dirubah-rubah. Berdasarkan sales order, Planner engineer akan mengadakan pertemuan untuk mensetting kebutuhan proyek mengenai scope pekerjaan, keperluan apa saja yang dibutuhkan (man hours,man power, material, tools) serta menentukan job card dan lokasi hangar serta waktu estimasi pekerjaan. Semua sumber daya yang tercantum dipastikan bersifat available belum terikat pekerjaan Selanjutnya proyek akan dipecah kedalam project daily sesuai dengan perkiraan banyaknya jumlah hari yang dibutuhkan dalam menyelesaikan proyek yang disepakati. Selain itu, berdasarkan job card yang ada dalam trans job akan dibuat perincian tugas-tugas dari pekerjaan yang akan dijalani. Setelah itu job card dikirmkan ke job coordinator. Dalam satu hangar terdapat beberapa slot dan setiap slot terdapat doc coordinator. Didalam satu slot terdapat beberapa manajer area. Job card yang telah dibuat diatas kemudian diturunkan ke manajer area.satu pekerjaan area dapat terdiri oleh banyak job card. Tugas manajer area membagikan job card-job card kepada mekanik-mekanik yang akan memperbaiki pesawat. Job card yang akan dikerjakan akan di barcode sebelum melakukan pekerjaan dan sesudah melakukan pekerjaan untuk menyimpan data-data pekerjaan yang dilakukan. Data pekerjaan ini kan disimpan dalam database perusahaaan b. Analisis Kebutuhan Informasi - Laporan mengenai production management berupa jumlah tugas, jumlah pekerjaan, jumlah mhrs actual, jumlah mhrs plan, jumlah exception mhrs, jumlah tool, jumlah material per periode waktu, per tugas, per pekerjaan, per material, per tool - Laporan-laporan mengenai hanggar slot management berupa jumlah slot yang digunakan, jumlah waktu penggunaan slot actual, jumlah waktu pengunaan slot planning, Jumlah exception waktu penggunaan hanggar per periode waktu, per pekerjaan, per slot - Laporan laporan mengenai mechanic management berupa jumlah personel yang digunakan per periode waktu, per personel, per pekerjaan

4 c. Lingkungan Data Warehouse PT. GMF Aero Asia Lingkungan data warehouse yang digunakan untuk PT. GMF Aero Asia adalah lingkungan lingkungan data warehouse terpusat. Data-data yang masuk kedalam data warehouse berasal dari data-data operasional, dan dipilih sesusai dengan kebutuhan hasil akhir pelaporan (perencanaan kapasitas) untuk manajemen tingkat atas untuk site tertentu. Dengan menggunakan lingkungan data warehouse terpusat maka akan mencegah redunansi data karena data disimpan dan dikelola dalam satu tempat, perusahaan beroperasi dengan satu model bisnis, serta memudahkan dalam hal pemeliharaan dan pengontrolan. Pemilihan Proses Gambar 1 Arsitektur Data Warehouse PT. GMF Aero Asia. Proses-proses yang ada dalam PT. GMF Aero Asia yang akan digunakan untuk perancangan data warehouse adalah : Production Management Proses production management adalah proses penentuan kapasitas yang akan digunakan dalam sebuah pekerjaan perawatan pesawat. Dalam proses ini dokumen yang dibutuhkan adalah sales order, transubtask, transjobso Hanggar Slot Management Proses Hanggar Slot Management adalah proses pengaturan penggunaan hanggar yang dimiliki untuk digunakan sebagai tempat perawatan pesawat. Dokumen yang diperlukan adalah hanggar slot planning dan hanggar slot actual Mechanic Management Proses Mechanic management adalah proses pengaturan kapasitas man (personel) yang ada dalam perushaan sehingga kebutuhan akan personel dengan skill tertentu untuk perawatan pesawat terpenuhi. Dokumen yang dibutuhkan adalah personel Pemilihan Grain Berikut ini adalah grain yang ada dalam perancangan data warehouse pada PT. GMF Aero Asia Production Management Analisis yang dapat dilakukan pada proses production management adalah perawatan yang sering diambil, tool yang sering digunakan, material yang sering digunakan, tugas yang selesai, tugas yang

5 belum selesai, pekerjaan yang selesai, pekerjaan yang belum selesai, jumlah pekerjaan, jumlah tugas, total mhrs plan, total mhrs actual, jumlah material, jumlah tool, total exception mhrs. Hangar Slot Management Analisis yang dapat dilakukan pada proses hangar slot management adalah pekerjaan confirm, pekerjaan belum confirm, hanggar yang paling banyak digunakan, line yang paling banyak digunakan, slot yang digunakan melebihi batas waktu, slot yang selesai digunakan tepat waktu, jumlah slot yang digunakan, jumlah waktu penggunaan hanggar plan, jumlah waktu penggunaan hanggar actual, jumlah exception waktu penggunaan hanggar Mechanic Management Analisis yang dapat dilakuakn pada proses Mechanic Management adalah skill yang paling banyak digunakan, personel yang paling banyak digunakan, jumlah personel yang digunakan. Identifikasi dan membuat dimensi yang sesuai Production Management Tabel 1 Grain dan dimensi Production management

6 Hanggar slot management Mechanic Management Tabel 2 Grain dan dimensi Hanggar Slot Management Pemilihan fakta Tabel.3 Grain dan dimensi Mechanic management Pada tahapan pemilihan fakta setiap fakta memiliki data yang dapat dihitung dan dapat ditampilkan dalam bentuk laporan. Fakta-fakta yang digunakan adalah sebagai berikut : Fakta Production management Dalam fakta production management berisi waktu id, tugas id, pekerjaan id, material id, tool id, jumlah mhrs plan, jumlah mhrs actual, jumlah exception mhrs, jumlah pekerjaan, jumlah tugas, jumlah material, jumlah tool Fakta Hanggar slot management Dalam fakta Hanggar slot management bersisi waktu id, pekerjaan id, slot id, dan jumlah slot yang digunakan, jumlah waktu penggunaan hanggar actual, jumlah waktu penggunaan hanggar planning, Jumlah Exception waktu penggunaan hanggar. Fakta Mechanic management Dalam fakta Mechanic management berisi waktu id, personel id, pekerjaan id, jumlah personel yang digunakan, Menyimpan Pra kalkulasi dalam tabel fakta Data-data yang berupa kalkulasi awal dalam tabel fakta hasilnya akan disimpan dalam tabel fakta. Fakta production management - Jumlah pekerjaan merupakan jumlah keseluruhan pekerjaan - Jumlah Tugas merupakan jumlah keseluruhan tugas - Total Mhrs plan merupakan total man hours yang direncanakan

7 - Total Mhrs Actual merupakan total man hours actual - Total Exception mhrs adalah total exception mhrs - Jumlah tool merupakan jumlah keseluruhan tool yang digunakan - Jumlah Material merupakan jumlah keseluruhan material yang digunakan. Fakta Hanggar Slot management - Jumlah slot yang digunakan merupakan jumlah keseluruhan slot yang sedang digunakan - Total waktu penggunaan hanggar actual merupakan total waktu penggunaan actual hanggar - Total waktu penggunaan hanggar plan merupakan jumlah waktu penggunaan hanggar yang direncanakan. - Total Exception merupakan total exception waktu penggunaan hanggar. Fakta Mechanic management - Jumlah personel yang digunakan merupakan jumlah keseluruhan personel yang digunakan Melengkapi tabel dimensi Pada tahapan ini ditambahkan penjelasan tekstual mengenai dimensi-dimensi yang sudah ditentukan sebelumnya Memilih durasi waktu dari database Tabel 4 Rounding Out Dimension Database yang menjadi sumber dari data warehouse untuk perancanaan kapasitas dimulai dari tahun

8 Tabel 5 Analisis Durasi waktu Mencari perubahan pada dimensi Metode yang dipililih untuk mengatasi perubahan atribut pada perancangan data warehouse di PT. GMF Aero Asia adalah metode yang kedua dengan membuatkan sebuah record baru jika terjadi perubahan pada atribut dimensi. Metode ini dipilih agar data yang lama tetap ada. Star Schema Skema bintang fakta Production Management Gambar 2 Star Schema Production Management Skema bintang Hanggar Slot Management Gambar 3 Star Schema Hanggar Slot Management Skema bintang Mechanic management Gambar 6 Star Schema Mechanic Management

9 KESIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan data warehouse yang dilakukan pada PT. GM F Aero Asia maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : - Analisis masalah dan kebutuhan informasi pada production management, hanggar slot management, dan mechanic management telah membantu merancang data warehouse perencanaan kapasitas pada PT. GMF Aero Asia yang digunakan oleh pihak eksekutif dengan menampilkan nilai informasi yang bersisat summary yang memudahkan dalam proses analisis. - Informasi-informasi yang dihasilkan dapat membantu pemecahan masalah dari sisi perencanaan kapasitas yang dihadapi perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaan, dan dengan data warehouse yang dihasilkan, informasi tersebut dapat dilihat dari berbagai dimensi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan eksekutif. - Data warehouse yang dihasilkan mampu menghadirkan data-data historis perusahaan yang sudah memiliki jangka waktu penyimpanan yang lama. Sehingga keseluruhan data perusahaan dapat dilihat dari waktu ke waktu dengan waktu respon yang cepat. DAFTAR PUSTAKA Al Debei, M. (2011). Data Warehouse as a Backbone for Business Intelligence: Issues and Challenges. European Journal of Economics, Finance and Administrative Sciences, 153. P, S., & P, P. (2012). FUNCTIONAL BEHAVIOR PATTERN FOR DATA MART BASED ON ATTRIBUTE RELATIVITY. IJCSI International Journal of Computer Science Issues, 278. Breslin, M. (2004). Data Warehousing Battle of Giants : Comparing the Basics of the Kimball and Inmon Models. Business Intelligence Journal, Connolly, T., & Begg, C. (2005). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, Fourth edition. United States of America: Addison Wesley. Griffin, R. W., & Ebert, R. J. (2007). Bisnis. Jakarta: Erlangga. Heizer, J., & Render, B. (2008). Operation Management, ninth edition. United States of America: Pearson Prentice Hall. Hendric, S. W. (2006). Multidimensi pada Data Warehouse dengan Menggunakan Rumus Kombinasi. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, J-1. Hoffer, J. A., Prescot, M. B., & McFadden, F. R. (2005). Modern Database Management, seventh edition. United States of America: Pearson Prentice Hall. Inmon, W. H. (2005). Building the Data Warehouse, Fourth Edition. United States of America: Wiley Publishing, Inc. Kimball, R., & Ross, M. (2002). The Data Warehouse Toolkit, Second edition. United States of America: John Wiley and Sons, Inc. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2005). Sistem Informasi Manajemen, edisi delapan. Yogyakarta: ANDI. McLeod, J. R., & Schell, G. P. (2007). Management Information Systems. United States of America: Pearson Prentice Hall. O'Brien, J. A. (2005). Introduction to Information Systems, 12th Edition. New York: McGraw-Hill. dephub. (2012, 12 7). Retrieved 1 10, 2013, from

10 Farhan, M. S., Marie, M. E., & El-Fangary, L. M. (2011). An Integrated Conceptual Model for Temporal Data Warehouse. Canadian Center of Science and Education, RIWAYAT PENULIS Nama : Louisa Cristiyanty Kandou Tempat, tanggal lahir : Manado, 31 Desember 1991 Jenis Kelamin : Perempuan Alamat : Jln.Rawa Belong E2 RT 4/7 RW 10 no 8 Palmerah Jakarta Barat Kode pos No. Telepon : Riwayat Pendidikan : Pendidikan Formal : Tahun : SMP Kat. Sta. Theresia, Manado Tahun : SMA Kat. Rex Mundi, Manado Tahun 2009 sekarang : Universitas Bina Nusantara, Jakarta Pendidikan Non Formal : Tahun 2011-sekarang : Wall Street, Jakarta Barat Pengalaman kerja : Tahun : Mentor di SAC (Binus), Jakarta Nama : M. Azzuhri Al Banna Tempat, tanggal lahir : Dumai, 06 Agustus 1991 Jenis Kelamin : Pria Alamat No. Telepon : Riwayat Pendidikan : Pendidikan Formal : Tahun Tahun Tahun Tahun 2009 sekarang Pendidikan Non Formal : Tahun 2011-sekarang : - Pengalaman kerja : Tahun : - : Jln. K.H.Syahdan Gang Keluarga No.33 Palmerah Jakarta Barat : SDN 005 Bukit Jin : SMPN Binsus Kota Dumai : SMAN 1 Kota Dumai : Universitas Bina Nusantara, Jakarta Nama : Afiandi Pantri Megah Tempat, tanggal lahir : Makassar,5 Maret 1991 Jenis Kelamin : Laki-Laki Alamat : Jalan Kemanggisan Raya No.26-28, Batusari Jakarta Barat No. Telepon : Agama : Buddha Status Kewarganegaraan : Indonesia Status Perkawinan : - afiandi_pika@yahoo.com Riwayat Pendidikan : Pendidikan Formal : Tahun : SD Hati Kudus, Makassar Tahun : SMP Katolik Rajawali, Makassar Tahun : SMA Katolik Rajawali, Makassar Tahun 2009 sekarang : Universitas Bina Nusantara, Jakarta Pendidikan Non Formal : -