BAB III MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS PROSES MENULIS PESAN BISNIS Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan organisasi kita Pesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga langkah dalam proses menulis yaitu: 1. Merencanakan pesan bisnis, 2. Menulis pesan bisnis, 3. Menyelesaikan pesan Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai macam pesan PROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS Perencanaan pesan bisnis adalah proses penetapan berbagai kegiatan yang akan dilakukan sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan. Purwanto (2006:69) proses perencanaan meliputi kegiatan; 1. Menentukan tujuan 2. Menganalisis audiens 3. Menentukan ide pokok 4. Menyeleksi saluran dan media 1. Menetapkan Tujuan Pesan Bisnis Penentuan tujuan yang jelas bagi organisasi akan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan yang mencakup: a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan jika pesan penting dan mempunyai pengaruh yang besar bagi organisasi sebaiknya disampaikan. b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens mengetahui motif/tujuan audiens, supaya dapat menanggapinya dengan baik dan tepat. c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan memasukkan informasi yang tepat, sehingga isinya tidak kabur dan dapat dimengerti. d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang digunakan media / saluran yang digunakan untuk menyampaikan pesan disesuaikan dengan tujuan yang dikehendaki, dapat berupa lisan maupun tulisan. 1. Menetapkan Tujuan Pesan Bisnis Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu; 1. Memberikan Informasi (memberi tahu) tentang segala hal yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. 2. Melakukan Persuasi (membujuk) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dan direspon sebagimana dikehendaki. 3. Melakukan Kolaborasi (bekerjasama) bisnis antara seseorang dengan pihak lain. Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusus, yaitu apa yang diharapkan oleh komunikator, dan apa yang seharusnya dilakukan oleh komunikan setelah mereka menerima Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator Partisipasi Audiens Tinggi Sedang Rendah Rendah Kolaborasi Sedang Persuasi Kendali Komunikator Informasi Sumber: Bovee dan Thill, Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129) Tinggi 1
Tujuan Umum dan Tujuan Khusus Komunikasi Bisnis TUJUAN UMUM Memberi Informasi TUJUAN KHUSUS Menyajikan penjualan bulan lalu ke Manajer Pemasaran Persuasi (Membujuk) Meyakinkan Manajer Pemasaran untuk mengangkat karyawan baru bagian penjualan. Kolaborasi Membantu Departemen Personalia mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru. Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat menjawab lima pertanyaan; 1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai akibat dari pesan yang akan dikirimkan? 2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik? 3. Apakah waktunya tepat? 4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat? 5. Apakah tujuan penyampaian pesan mengacu pada tujuan organisasi? (Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan untuk mengirimkannya) Djoko Purwanto (2011:89), apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan 4 (empat) pertanyaan berikut: a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis? c. Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat? Penyampaian ide/gagasan disesuaikan dengan kemampuan yang dimiliki (finansial, manajerial, sumber daya, teknis operasional). b. Apakah Waktunya Tepat? Penyampaian ide/gagasan disesuaian dengan ketepatan waktu (misal: waktu krisis, tidak melakukan ekspansi pabrik). Penyampaian ide/gagasan yang disampaikan oleh yang berkedudukan tinggi lebih dapat diterima, dari pada yang berkekdudukan rendah. d.apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan? Penyampaian pesan mengacu pada tujuan organiasi secara keseluruhan (kebijakan organisasi). (Bila jawabannya TIDAK, sebaliknya di tunda atau dibatalkan penyampaiannya) Cara Mengembangkan Profil audiens Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dengan audiens / komunikan. Audiens bisa individu atau organisasi. Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens dan memprediksi reaksinya terhadap pesan Kegiatan dalam analisis audiens meliputi; Mengembangkan profil audiens. Memenuhi kebutuhan informasi audiens. Memuaskan kebutuhan motivasional audiens. Metode yang dapat digunakan untuk analisis audiens adalah pengamatan / observasi, wawancara, survei. Menentukan ukuran dan komposisi audiens. Besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan menentukan bentuk dan format penulisan Semakin banyak audiens, semakin beragam perilaku, pendidikan, status, sikap. Mengenali audiens utama. Kenali dan pastikan orang yang paling berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan (posisi kunci). Menentukan tingkat pemahaman audiens. Memprediksi kemampuan serap audiens Memperkirakan reaksi audiens. Untuk menghindari kritik dan perdebatan pesan bisnis perlu dilengkapi argumentasi yang didukung dengan bukti memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi. 2
Cara Mengembangkan Profil audiens Hubungan Komunikator dengan Audiens. Komunikator yang belum dikenal Audiensi, Audiensi harus diyakinkan terlebuh dahulu. Komunikaotr dengan pemampilan meyakinkan, membuat Audien termotivasi untuk menyimak pesan yang disampaikan. Sehingga pesan tersampakan dengan baik. Memenuhi Kebutuhan Informasi Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan Informasi audiens: 1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan segera penuhi 2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan informasi tambahan yang relevan perlu diberikan 3. Berikan semua informasi yang diperlukan 4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya 5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens dan berikan perhatian khusus. Memenuhi Kebutuhan Motivasional Audiens Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka cara yang dapat dilakukan. 1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat diterima oleh audiens. Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-nya pada pertimbangan logika. Menjelaskan sebab-akibat (Misalnya: menaikkan pinjaman ke bank) 2. Menggunakan pendekatan emosional audiens. Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga, menaikkan status / gengsi, suka, benci, dan lain-lain Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan diperoleh bila kegiatan dilakukan. Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui: Menggali Ilham (brainstorming), yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dengan mempertimbangkan alternatif tentang tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa metode yang dapat digunakan, antara lain: Random List. Membuat nulis ide-ide pokok dalam daftar mengenai segala sesuatu yang dipikirkan. Setiap pesan bisnis akan bermuara pasa satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Selain ide pokok dibutuhkan juga ide pendukung (supporting idea). Topik dan Ide Pokok merupakan sesuatu yang berbeda Topik adalah subjek pesan yang lebih luas. Ide Pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet. Dengan membuat lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan temuan (Findings), kesimpulan (Conclusions), dan rekomendasi (Rekomendations) yang akan diberikan. Jurnalistic Approach. Memberikan butir yang menengenai jawaban Siapa (who), Apa (what), Kapan (when), Dimana (where), Bagaimana (how) yang akan menjelaskan ide pokok. Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi berulang-ulang 3
Saluran Komunikasi lisan Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran yaitu Saluran Lisan dan Saluran Tertulis. Saluran mana yang digunakan tergantung pada tujuan pesan, waktu, formalitas dan harapan audiensnya. Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media yang dapat dipilh seperti; surat, surat elektronik, telepon, faximile, buletin. Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi Lisan KELEBIHAN KELEMAHAN Menyediakan umpan Tidak menyediakan rekambalik dengan segera. an komunikasi yg dapat dibuktikan tanpa alat perekam. Memungkinkan terjadinya Mengurangi kendali kenyamanan berinteraksi. komunikator pada pesan Meliputi berbagai isyarat Seringkali mengabai kan nonverbal. kemungkinan memperbaiki atau mengedit pesan Memungkinkan mengekspresikan emosi dibalik Kelebihan Dan Kelemahan Komunikasi Tertulis Kelebihan Kelemahan Memungkinkan membuat rencana dan mengendalikan Meningggalkan bukti yang dapat diverifikasi Meminimalkan distorsi Membutuhkan waktu untuk umpan balik Dapat menjangkau penerima yang secara geografis jauh. Kekurangan isyarat nonverbal Membutuhkanketerampilan khusus dlam menyiapkan, dan memproduksinya Membutuhkan banyak sumberdaya utk membuat dan mendistribusikannya Komunikasi lisan dapat digunakan apabila: Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti Tidak membutuhkan catatan permanen Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. SALURAN KOMUNIKASI TERTULIS Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila: Tidak diperlukan umpan balik secara langsung. Pesan terperinci dan kompleks. Memerlukan perencanaan yang seksama. Memerlukan catatan yg permanen. Penerima dalam jumlah yang banyak. Penerima sulit dijangkau secara geografis. karena tersebar Ingin meminimalkan distorsi. MEDIA SALURAN LISAN Percakapan tatap muka (pidato,rapat, dll) Telepon Audio, TV, komputer Teleconference Video conference SALURAN TERTULIS Surat, memo, laporan selebaran, proposal E-mail Telepon (SMS) Komputer Faks Telegram Pos biasa dan khusus 4
Pertimbangan dalam Pemilihan Media Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan media untuk; menyampaikan pesan, menfasilitasi umpan balik. Formalitas sebuah Keterbatasn media. Tujuan pengirim. Urgensi dan biaya. Preferensi /harapan penerima. Gambar : Kekayaan media Termasuk: catatan, memo, surat, e-mail dan IM Dokumen Lebih tidak kurus beralamat Dokumen yang beralamat Termasuk: pamflet, buletin, dan laporan standar Termasuk: percakapan, rapat,presentasi, videoconference Telepon dan e- mail Bertatap muka Termasuk: voice mail dan teleconference Lebih kaya Sumber: Bovee dan Thill, Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142) 5