Mengenal Organisasi Riil Melalui Event Organizer Pertemuan 3 Politeknik Negeri Kupang Jessi benu s.sos.,m.si
Bisnis EO Bisnis event organizer (EO) kini makin prospektif. Pemainnya tak hanya orang lokal pesaing asing juga banyak. Kondisi ini menjadi tantangan tersendiri bagi Event Organiser, sehingga di pandang perlu adanya kematangan manajemen. Event Organiser lokal memiliki potensi berkembang pesat, mengingat ada acara bersifat lokal, nasional dan internasional yang membutuhkan penanganan cerdas. Event Organiser mutlak memberikan pelayanan prima, dan bertanggung jawab terhadap sukses dan lancarnya sebuah acara (Bisri Mustofa. 2009)
Pengertian EO Event Organizer adalah sebuah bisnis yang menawarkan jasa penyelenggaraan suatu kegiatan. Seiring dengan acara-acara pameran, event, saat ini marak bermunculan yang menawarkan jasa event organizer. Event organizer sendiri adalah bisnis yang menawarkan jasa penyelenggaraan suatu acara. Acara yang dimaksud seperti pameran, perlombaan, festival, konser musik, pesta perkawinan, pesta ulang tahun, dan lain-lain.
Trust Dalam Bisnis EO Pertama, kualitas intrinsik (kualitas kita sendiri), tanpa dilihat orang, tanpa dicoba, tanpa dibuktikan lebih dulu tetapi kita memang baik, mampu, kompeten, memahami, menguasai bidang yang ditangani. Ke-dua, pembuktian bahwa kualitas itu memang ada. Ini yang dinamakan reliabilitas. Reliability adalah bukti bahwa kualitas itu ada karena pemakaian berulang atau terbukti. Ke-tiga Credibility, jika sudah reliabel kemudian tinggal membangun reputasi tentang reliability-nya. Kalau orang yang sudah reliabel sudah bereputasi maka sudah hampir tidak bisa dikalahkan lagi karena mereka sudah dikenal baik, TERKENAL (Bisri
Manfaat Sebuah Event Kehadiran E.O Ditengah-tengah kebutuhan dan kesibukan masyarakat dipandang sebagai peluang strategis karena memiliki manfaat besar bagi kedua belah pihak. Oleh karena itu manfaat sebuah event dapat dikelompokkan menjadi 3 yaitu sebagai berikut : 1. Fungsi Promosi event. Fungsi promosi event adalah memberitahukan tentang adanya sebuah even. Langkah ini berguna untuk menjaring partisipan sebanyak-banyaknya yang akan terlibat demi kesuksesan event tersebut.
Manfaat Sebuah Event 2. Sebagai Pembentukan Citra Calon Partisipan yang hendak berpartisipasi mengetahui bahwa keikutsertaannya dalam even itu membawa manfaat bagi produk atau jasa yang dikelolanya itu, baik berhubungan dengan prestise tertentu ataupun mengenai nilai emosional yg ada di dalamnya. Contoh : Even yang terselenggara dengan skala internasional nilai prestisenya lebih tinggi. Contoh lain lagi : event2 all about female yang dibuat e.o tertentu memiliki nilai emosional bagi produk kecantikan, produk fashion, dan jasa bidang kewanitaan.
Manfaat Sebuah Event 3. Manfaat Ekstra Terdapat manfaat lain yang bukan bagian utama dari jasa event. Dengan keikutsertaan dalam sebuah event, berarti langkah ini merupakan peluang bagi produk dan jasa yang berpartisipasi sebagai peserta pameran untuk berpromosi. Selain itu manfaat event ditinjau dari perspektif produk atau penyedia jasa adalah : a. Sebagai tempat alternatif yang baik untuk menjual. b. Memperbaiki citra produk/jasa. Dengan mengikuti sebuah even, diharapkan produk jasa yang berpartisipasi dapat semakin dikenal masyarakat. c. Mempertahankan citra produk/jasa d. Mmberikan informasi selengkap mungkin kepada masyarakat e. Mencari partner usaha, menggandeng investor, lembaga keuangan, pemasok, pada distributor dan mitra kerja lainnya. Sedangkan manfaat event ditinjau dari perspektif pengunjung adalah a. Dalam sebuah event banyak informasi baru yang bisa didapat. b. Event tersebut akan memberikan pengetahuan secara Cuma-Cuma. c. Event itu biasanya bersifat edutainment yaitu memadukan unsur pendidikan dan hiburan kepada peserta/pengunjung Event
Struktur Organisasi Sebuah Event Organizer Ketika berbicara EO sebagai sebuah perusahaan, maka susunan organisasi perusahaan tidaklah berbeda dengan institusi bisnis lainnya seperti terdiri dari Direktur, Manager Manager yang membawahi masing masing divisi seperti, marketing, administrasi, keuangan, operasional, produksi dan lain sebagainya. Namun ketika berbicara EO dalam sebuah project penyelenngara event, maka struktur organisasi akan menyesuaikan dengan kebutuhan project tersebut. Event Organizer (EO) merupakan organisasi yang didalamnya terdapat sekumpulan orang yang memiliki fungsi menyelenggarakan dan melaksanakan sebuah acara dengan fungsi dan peran masing masing dari perencanaan hingga acara berakhir. Di dalam meraih kelancaran dan kesuksesan sebuah acara yang ditangani, EO harus memiliki orang orang yang mampu menjalankan fungsi dalam bagian bagian kerja sebuah organisasi tersebut.
Antara satu event dengan event lainnya akan memiliki struktur organisasi yang berbeda. event Exhibition yang diselenggarakan di sebuah Mall atau Hotel berbintang akan memiliki tim yang berbeda dengan event Exhibition yang digelar di Lapangan. Demikian pula dengan sebuah Konser Musik. Perbedaan ini diadasari pada beberapa hal berikut : 1. Kebutuhan tim dalam menjalankan fungsi kerja 2. Efektifitas dan Efisiensi kerja 3. Besar kecilnya event Sebagai usaha yang berorientasi pada keuntungan, EO akan menghitung jumlah personil dalam tim secara cermat dan teliti. Tidak ada jaminan kesuksesan sebuah event yang terdiri dari banyak orang.
Beberapa contoh fungsi yang biasanya ada dalam sebuah project event diantaranya: Project Officer / Event Manager Adalah pemimpin proyek. Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan kesuksesan event. Mulai dari perencanaan hingga event selesai. Fungsi ini biasanya lebih mengurusi masalah masalah administratif dan persiapan persiapan kelengkapan, tentunya harus diambil orang yang memang sudah berpengalaman atau memang sudah diandalkan menangani berbagai event. Dalam kerjanya Project Officer ini bisa memiliki beberapa anak buah yang akan membantu menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan, dan sebagainya yang biasa disebut Field Officer. Field Officer Adalah fungsi yang menangani persiapan venue, promosi, perijinan & keamanan, konsumsi, pengadaan perlengkapan, keuangan, kesekretariatan dan sebagainya. Dengan kata lain fungsi ini adalah yang menjalankan fungsi operasional.
Tallent Officer Menangani pekerjaan yang berhubungan dengan talents/artis/pengisi acara, mulai dari negosiasi waktu, honor, membuat MOU sampai pada kebutuhan artis saat pentas, transportasi, konsumsi, akomodasi dan lain lainnya Show Director Show Director adalah yang bertanggungjawab terhadap kualitas sajian acara, baik dari segi artistik maupun kenyamanan audiens. Biasanya Show Director akan memiliki tim yang terdiri dari Art Director, Stage Manager, Sound Engineer, Lightingman, Security & Runner Art Director Bertanggungjawab terhadap permasalahan artistik, seperti tampilan panggung, dekorasi, dan efek efek lainnya yang berhubungan dengan estetika.
Stage Manager Bertanggungjawab terhadap kelancaran acara. Stage Manager akan mengatur kemunculan talents sesuai rundown dan mengendalikan waktu tampil. Sound Engineer/Soundman Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas sound system. Lightingman Bertanggungjawab terhadap kontrol kualitas lighting. Security Adalah personil dari kepolisian atau mereka yang ditugaskan. Bertanggungjawab terhadap seluruh keamanan acara dari mulai lokasi, jalannya acara, dan pihak lain lain yang terkait. Runner Adalah tim yang terdiri dari beberapa orang, yang bertugas serabutan, menjadi penghubung antara Show Director dengan pihak pihak lainnya.
Client Service Bertanggungjawab sebagai penghubung antara klien sebagai sponsor/penyandang dana kepada Show Director dan Project officer. Client Service ini akan menemani klien dari sejak klien tersebut hadir di arena event hingga pulang dengan kepuasan. Contoh contoh diatas adalah beberapa fungsi yang biasanya ada dalam sebuah event. Tetapi, bisa terjadi dalam sebuah event ada fungsi fungsi diatas yang justru dihilangkan karena pekerjaan dapat di-handle oleh fungsi lainnya. Dan juga tentunya masih ada beberapa fungsi lain yang mungkin dibutuhkan dalam sebuah penyelenggaraan event.
Lampiran Proposal EO Cara Perhitungan Biaya & Tugas Membuat Proposal EO Keuntungan EO = Biaya Yang didapat-biaya yang direalisasikan
Buat Tugas II a. Membuat proposal studi kelayakan usaha bisnis, perancangan organisasi b. Dihitung chasflow, RAB dan untung ruginya c. Hitung melalui IRR, PP, NPV dll, jika dibutuhkan
Sumber Bacaan Etika muslimah. 2009. Perancangan Organisasi, Hand Out. UMS. Surakarta. Muhammad Nur. 2010. Sukses Macam Wirausaha. Swaramedia. Jakarta. Suranto. 2009. Kecil-Kecil Jadi Konglomerat. Mediatama. Surakarta. Bisri Mustofa. 2009. Bisnis Event Organizer. Uranus Jakarta. Suranto. 2012. Kumpulan wirausaha dan manajemen kelayakan usahan: kajian 2007-2012, dalam inkubator, tidak diterbitkan UIN Sunan Kalijaga. Yogyakarta.