BAB III LANGKAH PEMECAHAN MASALAH 3.1 Langkah-langkah penelitian 3.1.1 Observasi di PT Pertamina Gas Pada tahap ini, dilakukan pengamatan langsung ke Departemen Sumber daya manusia PT Pertamina Gas yang berlokasi di Gedung Oil Centre 1 st floor, Jalan M.H. Thamrin No.55, Jakarta. Hal ini dilakukan untuk mengetahui lebih dalam tentang proses bisnis internal perusahaan, kinerja personel Sumber Daya Manusia (SDM), serta hambatan-hambatan yang mungkin muncul. 3.1.2 Batasan Masalah Skripsi ini membatasi ruang lingkup pembahasan, diantaranya : 1. Data yang digunakan untuk mendukung penelitian adalah data laporan keuangan, kontrak kinerja perusahaan dan demografi pekerja tahun 2011. 2. Perancangan Balanced Scorecard di PT Pertamina Gas hanya dilakukan pada tingkat unit kerja (departemen) Sumber Daya Manusia. 3.2 Metode yang digunakan Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif, yaitu merupakan studi yang dilakukan untuk memberikan sebuah riwayat atau untuk menggambarkan aspek-aspek yang relevan dengan fenomena perhatian dari
37 perspektif seseorang, organisasi, orientasi industri, atau lainnya, yang membantu untuk memahami karakteristik sebuah kelompok dalam situasi tertentu, memikirkan secara sistematis mengenai berbagai aspek dalam situasi tertentu, memberikan gagasan untuk penyelidikan dan penelitian lebih lanjut dan atau membuat keputusan tertentu yang sederhana (Sekaran, p158-169). Jenis dari penelitian deskriptif ini adalah studi kasus (case study). Tujuan studi kasus adalah untuk memberikan gambaran secara detail tentang latar belakang, sifat-sifat serta karakter-karakter yang khas dari kasus, ataupun status dari individu, yang kemudian dari sifat-sifat khas di atas akan jadikan suatu hal yang bersifat umum. Berikut langkah-langkah pokok dalam meneliti kasus, diantaranya: 1. Rumuskan tujuan penelitian. 2. Tentukan unit-unit studi, sifat-sifat mana yang akan diteliti dan hubungkan apa yang akan dikaji serta proses-proses apa yang akan menuntun penelitian. 3. Tentukan rancangan serta pendekatan dalam memilih unit-unit dan teknik pengumpulan data mana yang digunakan. Sumber-sumber data apa yang tersedia 4. Kumpulkan data. 5. Organisasikan informasi serta data yang terkumpul dan analisis untuk membuat interpretasi serta generalisasi. 6. Susun laporan dengan memberikan kesimpulan serta implikasi dari hasil penelitian.
38 3.3 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini, yaitu : 1) Observasi Teknik ini menuntut adanya pengamatan baik secara langsung ataupun tidak langsung terhadap objek penelitiannya. Observasi dilakukan di perusahaan dengan melihat kondisi kinerja dan strategi yang telah berlaku di perusahaan, serta kekuatan dan kelemahan perusahaan, maupun dari eksternal perusahaan yaitu peluang dan ancaman industri perusahaan. 2) Wawancara Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan secara langsung berhadapan dengan yang diwawancarai, tetapi dapat juga secara tidak langsung seperti memberikan daftar pertanyaan untuk dijawab pada kesempatan lain. Wawancara dilakukan pada manajer pengelolaan SDM perusahaan dan staf internal perusahaan lainnya mengenai data-data yang diperlukan baik kuantitatif maupun kualitatif. 3.4 Jenis dan Sumber Data Berdasarkan jenisnya, data dalam penelitian ini dikelompokkan menjadi : 1) Data kualitatif Merupakan data yang berbentuk kata-kata, bukan dalam bentuk angka. Data kualitatif diperoleh melalui berbagai macam teknik pengumpulan data, misalnya wawancara, analisis laporan kinerja perusahaan dan observasi. Data kualitatif yang didapat berupa profil perusahaan, struktur organisasi, demografi
39 pekerja, dan pelanggan perusahaan, lingkup usaha bisnis. 2) Data kuantitatif Merupakan data yang berbentuk angka atau bilangan. Sesuai dengan bentuknya, data kuantitatif dapat diolah atau dianalisis menggunakan teknik perhitungan matematika. Data kuantitatif yang didapat berupa jumlah laba penjualan, pendapatan penjualan, jumlah pekerja, jumlah perekrutan pekerja, learning days, anggaran biaya operasi departemen, pekerja aktif pada tahun 2011, market share perusahaan, tingkat absensi, serta target yang ingin dicapai setiap KPI (Key Performance Indicator). Berikut ini adalah beberapa rumusan perhitungan kuantitatif: a) Realisasi Anggaran Operasi Departemen b) Learning Days (LD) c) Tindak Lanjut temuan Audit Internal & Eksternal d) Customer Focus
40 e) Revenue per karyawan f) Laba operasi per karyawan Berdasarkan sumbernya, data yang didapat dalam penelitian ini dikelompokkan menjadi : 1) Data primer Merupakan data yang didapat dari sumber pertama baik dari individu atau perseorangan seperti hasil wawancara. Data primer yang didapat berupa jumlah laba penjualan, customer focus, jumlah perekrutan pekerja baru, tingkat absensi 2) Data sekunder Merupakan data primer yang telah diolah lebih lanjut dan disajikan baik oleh pihak lain misalnya dalam bentuk tabel-tabel atau diagram-diagram, yang digunakan oleh seorang peneliti untuk diproses lebih lanjut. Data sekunder yang didapat berupa demografi pekerja, sejarah perusahaan, market share, dan data pesaing perusahaan. 3.5 Metode analisis Metode analisis yang dilakukan dalam penelitian ini menggunakan metode analisis Balanced Scorecard. Balanced Scorecard sebagai alat perumusan strategi dengan kerangka Balanced Scorecard, meliputi tahap-tahap sebagai berikut :
41 3.5.1 Analisis Lingkungan Makro Dalam menentukan strategi diperlukan analisis untuk mendapatkan gambaran dan bukti-bukti dari hasil analisa tersebut, bukti-bukti tersebut bisa berupa data, ataupun dari berbagai sumber yang telah tervalidasi, prediksi dan asumsi. Tahap ini bertujuan untuk menilai kondisi lingkungan makro yang meliputi kekuatan politik dan hukum, kekuatan ekonomi, kekuatan teknologi, kekuatan sosial juga untuk menilai lingkungan industri yang meliputi ancaman pendatang baru dalam industri, kekuatan pemasok, kekuatan pembeli, dampak produk substitusi, dan persaingan dalam industri. Oleh karena itu, dilakukan analisa lingkungan eksternal industri dengan menggunakan analisis Porter s five forces. Gambar 3.1 Porter s five forces strategy model 3.5.2 Analisis SWOT menggunakan matriks SWOT Didasarkan pada logika, tahap ini dilakukan untuk memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat
42 meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats). Gambar 3.2 Analisis SWOT Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua informasi tersebut dalam model kuantitatif perumusan strategi. Matriks yang digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah matriks SWOT. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis. Tabel 3.1 Matriks SWOT
43 3.5.3 Penentuan Visi, Misi, Nilai Dasar dan Tujuan Visi adalah gambaran masa depan organisasi yang hendak diwujudkan, sedangkan misi organisasi hanya menjelaskan lingkup bisnis yang dijalankan oleh organisasi dan tidak menggambarkan peluang yang akan diraih di masa depan. 3.5.4 Proses Pemilihan Strategi Proses penentuan strategi dalam kerangka Balanced Scorecard pada prinsipnya sama dengan formulasi strategi dalam analisis SWOT yaitu berdasarkan analisis internal dan eksternal yang disesuaikan dengan visi, misi dan tujuan organisasi kemudian dianalisis dengan menggunakan beberapa alat analisis yaitu matriks SWOT. Gambar 3.3 Proses Pemilihan Strategi
44 3.5.5 Menyusun Sasaran strategis Sasaran strategis adalah penjabaran dari visi, misi, tujuan dan nilai-nilai yang dijabarkan dalam empat perspektif Balanced Scorecard, yaitu keuangan, pelanggan, proses bisnis internal, pembelajaran dan pertumbuhan disertai dengan ukuran target dan inisiatif. Gambar 3.4 Sasaran strategis berdasarkan BSC Dalam Balanced Scorecard, sasaran strategis tersebut dipetakan ke dalam mapping strategy untuk memudahkan melihat keterkaitan antara perspektif keuangan, perspektif pelanggan, perspektif proses bisnis internal, dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan. Gambar 3.5 Contoh peta strategi perusahaan
45 Peta strategi adalah suatu paparan megenai keterkaitan antara sejumlah sasaran strategis, dalam bentuk hubungan sebab-akibat, yang menjelaskan perjalanan strategi organisasi. Untuk sasaran strategi adalah suatu pernyataan yang ringkas dan padat yang menjelaskan apa yang harus sebaik-baiknya dilakukan oleh perusahaan, dalam rangka eksekusi strategi. Setiap sasaran strategis memberikan kontribusi untuk mendukung tercapainya sasaran strategis di dalam perspektif yang sama maupun perspektif yang berbeda. Sedangkan Key Performance Indicator (KPI) adalah indikator atau ukuran yang dipakai untuk mengukur tingkat pencapaian kinerja terhadap sasaran strategis yang telah ditentukan. Setelah peta strategi, sasaran strategi, dan KPI dirancang, maka perusahaan menentukan target-target untuk setiap indikatornya. Dalam hal ini perspektif pembelajaran dan pertumbuhan, perspektif proses bisnis serta perspektif pelanggan, perusahaan menentukan baseline target atas pencapaian tahun sebelumnya 3.5.6 Menyusun inisiatif strategi Pada tahap ini disusun target, program kerja serta anggaran untuk mewujudkan kondisi masa depan yang diinginkan. Hal ini dirumuskan dengan membuat suatu pernyataan kualitatif berupa langkah besar yang akan dilaksanakan serta membatu dalam pencapaian target.
46 3.5.7 Penentuan sistem penilaian Menyusun strategic objective dalam 4 perspektif Balanced Scorecard Menentukan hubungan sebab akibat masing-masing strategic objective (strategic map) Menentukan KPI 1. Menentukan tingkat kepentingan masingmasing strategic objective dalam 4 perspektif 2. Scoring system Gambar 3.6 Diagram alir sistem penilaian Sumber : Hasil Analisis Penelitian dan studi literatur 3.5.8 Evaluasi Balanced Scorecard Cara menghitung total skor Balanced Scorecard dari penelitian ini dilakukan melalui 2 tahap, yaitu : 1. Mengukur Bobot Indikator dan Kinerja masing-masing indikator Tabel 3.2 Ilustrasi pengukuran bobot indikator Perspektif KPI Target Realisasi Keuangan Bobot =25% Proses Bisnis Internal Bobot = 20% - ROE - Indeks kepuasan stakeholder 4% 65% 15% 70% Bobot Indikator (x) 0.45 0.55 Kinerja (%) (y) 0.27 0.93 (x). (y) 0.12 0.52
47 Pelanggan Bobot = 30% Pembelajaran dan pertumbuhan Bobot = 25% Total = 100% Dari ilustrasi diatas menunjukkan bahwa, jumlah bobot untuk keempat perspektif harus mencapai 100%, dimana nilai pembobotan tergantung dari tingkat kepentingan masing-masing perspektif penelitian. Setelah itu, persentase target dan realisasi dapat diorganisir dari data sekunder maupun hasil perhitungan data. Bobot indikator untuk setiap perspektif harus berjumlah 1, dan pembobotannya pun harus disertai pertimbangan kepentingan, serta diskusi dengan pihak internal perusahaan agar dapat terukur secara jelas. Kemudian dapat dilanjutkan ke tahap selanjutnya. 2. Mengukur total skor kinerja Setelah dilakukan pengukuran total skor kinerja, maka dilakukan pemilihan kriteria kinerja berdasarkan tabel kriteria total skor kinerja. Dengan rumusan sebagai berikut: Total skor kinerja Balanced Scorecard dapat menilai kinerja perusahaan dan menggolongkan kondisi perusahaan berdasarkan data yang telah diolah. Hasil dari perhitungan diatas, dapat dikategorikan sesuai tabel di bawah ini.
48 Tabel 3.3 Kriteria total skor kinerja Keterangan Total Skor (TS) Kriteria Sangat Sehat AAA 95 AA 80 < TS < 95 A 65 < TS < 80 Kurang Sehat BBB 50 < TS < 65 BB 40 < TS < 50 B 30 < TS < 40 Tidak Sehat CCC 20 < TS < 30 CC 10 < TS < 20 C TS > 10 Sumber : Rangkuti, 2011 Tabel diatas menunjukkan kategori penilaian kinerja perusahaan, dimana jika suatu perusahaan memiliki total skor (TS) 65 sampai dengan 95 maka kinerja perusahaan dapat digolongkan dalam kondisi Sangat Sehat dengan level kategori A, AA, dan AAA. Jika suatu perusahaan memiliki total skor (TS) 30 sampai dengan 64, maka kinerja perusahaan dapat digolongkan dalam kondisi Kurang Sehat dengan level kategori BBB, BB, dan B. Jika suatu perusahaan memiliki total skor (TS) 29 sampai dengan (TS) > 10, maka kinerja perusahaan dapat digolongkan dalam kondisi Tidak Sehat dengan level kategori CCC, CC, dan C. 3.6 Proses Pemecahan Masalah Gambar di bawah ini merupakan langkah-langkah yang dilakukan dalam pemecahan masalah. Langkah awal dimulai dengan observasi, yaitu penelitian awal yang berlangsung di departemen Sumber daya manusia PT Pertamina Gas
49 (Pertagas), lalu dilanjutkan dengan langkah kedua dengan menganalisis lingkungan makro perusahaan menggunakan Porter s Five forces strategy yang mencakup ancaman pendatang baru (new entrants), pemasok (suppliers), produk pengganti (substitute products), pelanggan (customers), dan persaingan antar usaha (competitive rivalry). Langkah ketiga melakukan analisis SWOT atas kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman perusahaan yang kemudian akan diformulasikan menggunakan matriks SWOT untuk merumuskan strategi alternatif serta posisi perusahaan berdasarkan persaingan bisnis. Langkah berikutnya yaitu penentuan visi, misi dan nilai dasar perusahaan yang kemudian dilanjutkan untuk pemilihan strategi. Setelah itu disusunlah sasaransasaran strategis departemen sumber daya manusia Pertagas, yang kemudian diilustrasikan menggunakan peta strategi agar mudah dipahami dan alurnya terlihat jelas. Langkah selanjutnya membuat inisiatif strategi yang dapat mendukung perusahaan dalam pencapaian targetnya. Setelah itu dilakukan penilaian dengan menentukan bobot masing-masing perspektif dan bobot indikator yang dilakukan menggunakan brainstorming, serta diskusi bersama pihak internal perusahaan. Hasil dari penilaian tersebut dianalisa dan dikategorikan berdasarkan studi literatur untuk mendapatkan gambaran penilaian kinerja departemen Sumber Daya Manusia PT Pertamina Gas pada tahun 2011.
Gambar 3.7 Proses Pemecahan Masalah 50