BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT.XYZ didirikan pada tahun 1959,PT.XYZadalah perusahaan yang bergerak dibidang distributor untuk produk keramik Roman. Dalam beberapa tahun,pt.xyz telah meningkat sepuluh kali lipat output dan telah menempatkan dirinya sebagai eksportir utama. Karena tingkat yang luar biasa dari permintaan untuk produk perusahaan,pt.xyz saat ini telah memiliki beberapa cabang di seluruh Indonesia. Selama lebih dari 30 tahun, Roman telah hadir di Indonesia dan menjadi market leader dalam industri keramik.keseluruhan produk Roman memiliki kualitas terbaik yang diperuntukkan bagi konsumen yang mengutamakan kualitas. Roman Keramik diproduksi dengan kategori B1 untuk keramik lantai (water absorption 0-3%) dan keramik dinding kategori B3 (water absorption >10%) (ISO 13006). Roman Keramik juga dilengkapi dengan berbagai elemen dekoratif, seperti Listello, Inserto, Torello, Dot, Listel, Panel, dll. Roman senantiasa konsisten mengembangkan inovasi produk yang mengutamakan kreatifitas, ide, teknologi maju untuk kesempurnaan keramik pilihan konsumen Ini diversifikasi internal dan spesialisasi berarti bahwa PT.XYZ sekarang dapat berkonsentrasi pada pendistribusian keramik roman baik untuk pasar domestic maupun pasar internasional 38
39 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi Perusahaan Menjadi perusahaan keramik yang utama dan dominan dengan jangkauan global, melalui pertumbuhan yang berkelanjutan dan kepemimpinan dalam menyediakan layanan, produk, dan antusiasme terhadap pelanggan. Untuk mencapai Visi perusahaan, kami menerapkan policy untuk melakukan perbaikan terus-menerus dalam: - Kualitas Produk. - Effisiensi Produksi. - Disiplin Waktu. - Konsistensi dalam Quality 2. Misi Perusahaan Berupaya menciptakan nilai dan memberikan kepuasan bagi para pelanggan kami dengan meningkatkan kualitas dan kenyamanan hidup mereka.kami lakukan hal ini dengan menyediakan layanan yang prima dan serangkaian jenis keramik yang memiliki nilai tambah yang mampu memberi keuntungan bagi perusahaan dan partner kami. 3.1.3 Struktur Organisasi Dirut GM Marketing Sales Distribusi Accounting Merchandising Media Ivent Sales Export Sales Project Sales Toko Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. XYZ
40 3.1.4 Marketing Merchandising Department Tugas dan Tanggung Jawab 1. Melakukan penginputan permintaan sampel yang diminta oleh toko melalui sales. 2. Melakukan monitoring proses penyiapan sampel hingga ke tahap pengiriman ke toko yang melakukan permintann 3. Memastikan item barang sampel yang dikirim sesuai dengan permintaan yang telah dibuat baik dari jenis barang maupun jumlah barang. 4. Memastikan pengiriman sampel yang diminta dapat selesai tepat waktu,sesuai dengan jadwal yang telah dibuat sebelumnya 5. Membuat laporan bulanan tentang sampel yang diminta, baik yang sudah terkirim maupun yang sedang dalam proses. 3.2 Bisnis proses 3.2.1 Uraian Prosedur Langkah dalam membuat uraian prosedur,mengacu pada prosedur yang ada pada permintaan hingga proses pengiriman barang sampel yang ada pada divisi marketing khususnya marcendising adalah sebagai berikut.
41 Partner Sales Kantor Laporan Mobil Pengiriman Pabrik Gambar 3.2 Gambar Alur Proses Bisnis PT.XYZ
42 1. Permintaan Sampel Untuk meminta sampel pihak toko harus menghubungi sales yang menangani area tersebut terlebih dahulu,yang nantinya sales tersebut akan melakukan pencatatan untuk sampel apa saja yang dibutuhkan oleh toko yang bersangkutan. Kemudian sales akan melakukan permintaan langsung ke bagian marketing untuk dikirimkan sampel sesuai permintaan toko. 2. Proses Penyiapkan Sampel Setelah sales melakuan permintaan sampel melalui FPM (form permintaan manual), maka permintaan tersebut akan si input kedalam system oleh bagian marcendising, yang nantinya data tersebut akan dikirim ke pihak pabrik untuk segera disiapkan. 3. Proses Pengiriman Sampel Jika barang sampel sudah selesai disiapkan, maka akan segera dikirim oleh pihak pabrik langsung ke toko yang bersangkutan. yang nantinya pihak toko akan mendapat SPB (surat pengiriman barang) yang harus ditanda tangani sebagai bukti sampel telah diterima. 4. Pembuatan Laporan SPB yang telah ditandatangani oleh pihak toko akan dikirim ke bagian marcendising yang akan dijadikan bukti dan dasar untuk pembuatan laporan bahwa sampel yang diminta toko telah selesai dikerjakan dan telah diterima oleh toko yang bersangkutan.
43 3.2.2 Usecase Sistem Berjalan Use Case Sistem Berjalan Use Case Permintaan Sampel Meminta Sampel Mencatat Permintaan Pemilik Toko Sales Mengirim Permintaan Menyiapkan Sampel Merchandising Mengirim Sampel Pihak pabrik Membuat laporan Gambar 3.3 Use Case Sistem Berjalan
44 Usecase Spesification Tabel 3.1 Use Case Meminta Sampel Nama Use Case Actor Use Case Meminta Sampel Pemilik Toko Pemilik Toko meminta sampel Pra Kondisi - Skenario Post Kondisi Pemilik Toko meminta sampel langsung kepada sales Toko Permintaan Sampel diterima Sales Tabel 3.2 Use Case Mencatat Permintaan Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Mencatat Sampel Sales Toko Sales mencatat permintaan Toko Permintaan Sampel oleh Pemilik Toko Sales Mencatat permintaan toko kemudian memberikanya kepada Marketing Merchandising Permintaan sampel diberikan ke Marketing Merchandise Tabel 3.3 Use Case Mengirim Permintaan Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Mengirim Permintaan Staff Merchandise Mengirimkan data permintaan ke Pabrik Permintaan diterima pihak Pabrik Staff Merchandising menginput permintaan kemidian mengirimkan ke pihak pabrik untuk diperoses Permintaan sampel diberikan ke Marketing Merchandise
45 Tabel 3.4 Use Case Menyiapkan Sampel Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Menyiapkan Sampel Pihak Pabrik Penyiapan Sampel yang diminta toko Pengiriman data permintaan oleh staff merchandise Pihak Pabrik menyiapkan sampel yang datanya telah dikirimkan oleh staff merchandise Pengirman sampel yang telah selesai Tabel 3.5 Use Case Megirimkan Sampel Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Mengirimkan Sampel Pihak Pabrik Mengirimkan sampel yang telah siap Menyiapkan sampel yang akan dikirim Pihak pabrik mengirimkan sampel yang telah selesai disiapkan ke toko yang bersangkutan Permintaan sampel diberikan ke Marketing Merchandise Tabel 3.6 Use Case Membuat Laporan Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Membuat Laporan Staff Merchandise Membuat laporan pengiriman sampel Pengiriman sampel oleh pabrik Pembuatan laporan oleh staff Merchandising setelah sampel diterima oleh Toko Laporan akan digunakan saat meeting bulanan
46 3.3 Rancangan Sistem Usulan Sistem yang ada saat ini masih sulit untuk melakukan monitoring proses pengiriman barang sampel serta pembuatan laporan juga masih sulit dilakukan. Diharapkan dengan aplikasi ini, proses pengiriman barang sampel dapet dimonitoring dengan akurat serta pembuatan laporan yang selama ini masih manual dengan menggunakan Microsoft Excel dapat dilakukan dengan lebih mudah, lebih cepat serta data yang dihasilkan lebih akurat. 3.3.2 Rancangan Data 3.3.2.1ClasDiagram User -nonota -nmtoko -alamat -tanggal -tglup -total -stt Monitoring 1 -id_user -username -pass -nama_lengkap -stat +Mengelola Permintaan() 1 Permintaan 1..* -nonota -nmtoko -alamat -kode -harga -jumlah -subtotal -stt 1..* 1..* 1..* -kd_brg -nm_brg -grade -jml Barang Gambar 3.5 Class Diagram Sistem Usulan
3.3.2.2 Spesifikasi Basis Data Berikut merupakan perancangan basis data dari susunan rangkaian sistem usulan yang akan dibuat ke dalam suatu pemrograman berbasis PHP dengan menggunakan database MySQL. 1. Nama Database : db_monitoring Nama Tabel PrimaryKey : tbl_user : id_user Tabel 3.7 Stuktur Tabel User Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan id_user* Int 4 Id User username Varchar 20 User Namr pass Varchar 20 Password nama_lengkap Varchar 20 Nama Lengkap stt Varchar 20 Status 2. Nama Database : db_monitoring Nama Tabel PrimaryKey : tbl_barang : kd_brg Tabel 3.8 Stuktur Tabel Barang Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan Kode Varchar 8 Kode Barang nama Varchar 30 Nama Barang grade Varchar 2 Grade hrg_jual Int 10 Harga Jual stok Int 5 Stok 47
48 3. Nama Database : db_monitoring Nama Tabel : tbl_monitoring PrimaryKey : nonota Tabel 3.9 Stuktur Tabel Monitoring Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan nonota Varchar 8 Nomor Nota nmtoko Varchar 30 Nama Toko alamat Varchar 50 Alamat tanggal Date - Tanggal tglup Date - Tanggal Update total Int 8 Total stt Varchar 20 Status
49 4. Nama Database : db_monitoring Nama Tabel : tbl_permintaan PrimaryKey : - Tabel 3.10 Stuktur Tabel Permintaan Nama Field Tipe Data Panjang Keterangan nonota Varchar 8 Nomor Nota nmtoko Varchar 30 Nama Toko alamat Varchar 50 Alamat kode Varchar 8 Kode Barang harga Int 8 Harga jumlah Int 8 Jumlah Subtotal Int 8 Subtotal stt Varchar 20 Status 3.3.2.3 Relasi Antar Tabel
Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel 50
51 3.3.1 Rancangan Proses 3.3.1.1 Use Case Diagram Membuat Permintaan Mengelola User Monitoring Permintaan Toko Admin Mengelola data Barang Mengelola Permintaan & update status Staff Pabrik Membuat Laporan Gambar 3.4 Use Case Usulan
Usecase Spesification Tabel 3.11 Use Case Membuat Permintaan Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Membuat Permintaan Admin Staff dan Admin Toko Menginput semua permintaan dari Toko Masuk kedalam Aplikasi terlebih dahulu Semua permintaan dari toko akan di input kedalam system Setelah permintaan di input maka permintaan tersebut akan dikirimkan ke pabrik untuk disiapkan Tabel 3.12 Use Case Mengelola User Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Mengirim Permintaan Staff Admin Mendaftarkan ataupun mengubah user Mendata terlebih dahulu user yang akan didaftarkan atau diubah datanya Admin memdaftarkan user sesuai dengan kebutuhan masing masing Setelah user terdaftar maka user dapat log in sesuai dengan otoritas masing masing user Tabel 3.13 Use Case Monitoring Permintaan Nama Use Case Actor Pra Kondisi Use Case Monitoring Staff Admin dan Pihak Partner Melihat proses yang sedang berjalan Menginput data permintaan yang akan diproses 51
52 Skenario Post Kondisi Memonitoring semua proses dari setiap permintaan yang sudah di input sebelumnya Menentukan estimasi pengiriman dari sampel yang diproses Tabel 3.14 Use Case Mengelola Data Barang Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Mengelola Data Barang Staff Admin dan Pabrik Melakukan penambahan data,update ataupun menghapus Mengecek adanya penambahan ataupu perubahan pada barang Menginput barang yang baru ataupun mengupdate dan menghapus data barang Data barang yang baru siap digunakan Tabel 3.15 Use Case Mengelola Permintaan Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Mengelola Permintaan Staff Pabrik Melakukan proses yang dibutuhkan Menerima semua permintaan dibuat Setiap permintaan yang telah diterima kemudian akan diproses oleh pabrik, mulai dari penyiapan permintaan hingga mengirimkan permintaan yang telah selesai diproses. Setelah permintaan selesai dikirim maka selanjutnya adalah pembuatan laporan oleh admin staff
53 Tabel 3.16 Use Case Membuat Laporan Nama Use Case Actor Pra Kondisi Skenario Post Kondisi Use Case Membuat Laporan Staff Merchandise Membuat laporan pengiriman sampel Pengiriman sampel yang telah selesai disiapkan oleh pabrik Staff Merchandising membuat laporan setelah sampel diterima oleh Toko dan surat pengiriman barang sudah ditanda tangani oleh pihak toko Laporan akan digunakan saat meeting bulanan
54 3.3.2.2 Activity Diagram 1. Activity Diagram Add Order 1. Activity Diagram Add Order Admin Sistem Log In batal berhasil pilih form permintaan Form Permintaan Masukan Data Permintaan Menyimpan Ke Database Menampilkan Layar Notifikasi Gambar 3.7 Activity DiagramAdd Order Tabel 3.17 Skenario Add Order Nama Activity Diagram Aktor Add Order Admin Staff, Admin Toko. User melakukan login terlebih dahulu, setelah itu menginput permintaan sampel, yang kemudian akan dikirim ke pabrik untuk diproses
55 2. Activity Diagram Mengelola data Barang Admin System Log In batal pilih Form Barang Menampilkan data Barang Merubah data Menambah data Form Edit Masukan Data Baru Klik Submit Menyimpan Ke Database Menampilkan Layar Validasi Gambar 3.8 Activity Diagram Mengelola data Barang Tabel 3.18 Skenario Activity Send Order Nama Activity Diagram Aktor Send Order Admin Staff Admin mengirimkan data permintaan setelah dicek ataupun di editterlebih dahulu
56 3. Activity Diagram Update Status Staff Pabrik System Log In batal berhasil Menu Update Status Menampilkan Semua Permintaan Mengupdate Proses Update Ke Database Gambar 3.9 Activity Diagram Update Status Tabel 3.19 Skenario Update Status Nama Activity Diagram Aktor Update Status Admin Staff & admin Pabrik Admin merubah status dari sample yang diorder
57 4. Activity Diagram Monitoring User System Log In batal berhasil form Monitoring Cari Data Menampilkan Progres Gambar 3.10 Activity Diagram Monitoring Tabel 3.20 Skenario Monitoring Nama Activity Diagram Aktor Monitoring Admin Staff, Admin Toko, Admin Pabrik User melihat dan memantau progres yang sedang berlangsung
58 5. Activity Diagram Report Admin System Log In batal berhasil Form Monitoring Pilih Jenis Laporan Menampilkan data Laporan Cetak Ya Cetak Laporan Tidak Gambar 3.11 Activity Diagram Report Tabel 3.21 Skenario Report Nama Activity Diagram Aktor Report Admin Staff Admin Staff membuat laporan berdasar periode ataupun status pengiriman.
59 3.3.2.3. Sequence Diagram 1. Sequence Diagram Add Order Aplikasi Transaksi Add Order tb_permintaan Admin Open() Gagal Login Validasi Masuk Aplikasi Add Order Save kd_toko,kd_barang tgl_minta,ket Simpan data Log Out Gambar 3.12 Sequence Diagram Add Order Tabel 3.22 Skenario Sequence Add Order Nama Sequence Diagram Aktor Login Admin Staff, Admin Toko Menu Add Order digunakan untuk memasukan data permintaan yang diminta oleh toko ataupun sales
60 2. Sequence Diagram Master barang Aplikasi Admin Add Order tblbarang Admin Open() Gagal Login Validasi Masuk Aplikasi Add Barang kdbrang,nmbarang,grade update barang Simpan data Log Out submit Gambar 3.13 Sequence Diagram Master Barang Tabel 3.23 Skenario Sequence Master barang Nama Sequence Diagram Aktor Login Admin Fasilitas login digunakan oleh user untuk membuka aplikasi sesuai dengan hak akses masing-masing user.
61 3. Sequence Diagram Receive Order Aplikasi Admin View Order tb_pengiriman Admin Open() Gagal Login Validasi Masuk Aplikasi View Order tampilkan data Print print Permintaan Update update pengiriman tampilkan update data Log Out Gambar 3.14 Sequence Diagram Receive Order Tabel 3.24 Skenario Sequence Receive Order Nama Sequence Diagram Aktor Login Manajer Proyek, Admin proyek, Finance Fasilitas login digunakan oleh user untuk membuka aplikasi sesuai dengan hak akses masing-masing user.
62 4. Sequence Diagram Monitoring Aplikasi Transaksi View Order tb_pengiriman Admin Open() Gagal Login Validasi Masuk Aplikasi View Proses tampilkan data Log Out Gambar 3.15 Sequence Diagram Monitoring Tabel 3.25 Skenario Sequence Monitoring Nama Sequence Diagram Aktor Login Manajer Proyek, Admin proyek, Finance Fasilitas login digunakan oleh user untuk membuka aplikasi sesuai dengan hak akses masing-masing user.
63 5. Sequence Diagram Report Aplikasi Menu Utama Laporan tb_pengiriman Admin Open() Gagal Login Validasi Masuk Aplikasi Pilih Jenis Report pilih periode laporan cek laporan tampilkan laporan Cetak Laporan Log Out Gambar 3.16 Sequence Diagram Laporan Tabel 3.26 Skenario Sequence Laporan Nama Sequence Diagram Aktor Login Manajer Proyek, Admin proyek, Finance Fasilitas login digunakan oleh user untuk membuka aplikasi sesuai dengan hak akses masing-masing user.
64 3.3.3 Rancangan Aplikasi 3.3.3.1 Rancangan Menu MENU UTAMA MASTER TANSAKSI LAPORAN Karyawan Permintaan Laporan Bulanan Toko Pengiriman Laporan Terkirim User Monitoring Gambar 3.17 Rancangan Menu
65 3.3.3.2 Rancangan Tampilan 1. Rancangan Layar Login USER NAME PASSWORD LOGIN CANCEL 2. Rancangan Layar Menu Utama Gambar 3.18 Rancangan Layar Login. Logo perusahaan Monitoring Add Order User Add Barang Report Exit Wellcome User Name LOGO PERUSAHAAN Gambar 3.19 Rancangan Layar Menu Utama
66 3. Rancangan Layar Add Order No Nota 1311/0021 23-Jan-2014 Nama Toko Timur baru Alamat JL Pang Polim No 11 A. Kode Barang Nm. Barang Grade Jumlah Unit Note W63514 dmohave Lite A 2 PCS W63450 dcaliza Sand A 1 PCS Submit Cancel Gambar 3.20 Rancangan Layar Add Order
67 4. Rancangan Layar Add User Add User Id user Add username Password Nama lengkap Status Update Hapus ID User Nama User Password Nama Lengkap Status MK121113 Jepri Admin Jepri Winarto Admin TK110802 Timur1 Toko Timur Baru User Form User User Name Password Nama Lengkap Status Simpan Kembali Gambar 3.21 Rancangan Layar Add User
68 5. Rancangan Layar Data Barang Add Barang Kode Barang Add Nama Grade Harga Jual Stok Update Hapus Kode Barang Nama Grade Harga jual Stok Form Barang Kode barang Nama Barang Grade Hargaal Ju Stok Simpan Kembali Gambar 3.22 Rancangan Layar Add Data Barang
69 6. Rancangan Layar Monitoring Monitoring No Nota Nama Toko Tgl. Order Status Tools 1311/0021 Timur Baru 8/11/2013 Proses Cetak Nota 1311/0022 Jaya Makmur 8/11/2012 Proses Cetak Nota Gambar 3.23 Rancangan Layar Monitoring
70 7. Rancangan Layar Report Gambar 3.24 Rancangan Layar Report
71 3.3.3.3Rancangan laporan 1. Rancangan Laporan Bulanan. Gambar 3.25 Rancangan Laporan