BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Analysis Document 4.1.1 The Task 4.1.1.1 Purpose Pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada PD. Tritunggal Adhi Pratama dilakukan untuk mendukung pencatatan dan pengendalian internalnya, mulai dari kegiatan permintaan pembelian dari bagian gudang, pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku dari supplier, penukaran barang yang tidak sesuai, pengeluaran bahan baku dari gudang untuk produksi, pengembalian bahan baku yang tidak terpakai, sampai pada pencatatan pembayaran atas pembelian tunai. PD. Tritunggal Adhi Pratama membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku dalam mendukung kegiatan pembelian dan pengelolaan persediaan perusahaan, di mana dengan adanya informasi tersebut perusahaan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan sehingga dalam perkembangannya perusahaan tidak kalah bersaing. Selain itu pengembangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama ini juga akan mengakibatkan perubahan pada struktur organisasi perusahaan karena dengan adanya pemisahan tugas, tanggung jawab, dan wewenang antara fungsi akuntansi dengan fungsi keuangan. Bentuk perubahan dari struktur organisasinya adalah sebagai berikut:
86 Gambar 4.1 Struktur Organisasi yang Diusulkan Berikut ini adalah uraian tugas dan wewenang masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi yang diusulkan pada PD. Tritunggal Adhi Pratama. Direktur Direktur memegang kekuasaan tertinggi di perusahaan. Adapun tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: o Memimpin dan mengawasi jalannya kegiatan perusahaan. o Mengevaluasi dan membuat progarm pengembangan usaha perusahaan. o Menentukan kebijaksanaan umum perusahaan. Manajer Penjualan dan Pemasaran o Melaksanakan strategi pemasaran dan penjualan yang telah ditetapkan. o Mengawasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan promosi dan penjualan. Staf Penjualan dan Pemasaran o Melakuakan pengembangan strategi pemasaran untuk memperkenalkan produk ke masyarakat. o Membuat penawaran kepada pelanggan.
87 o Melaksanakan kebijaksanaan dan kegiatan operasional yang berhubungan dengan bidang pemasaran yang telah ditetapkan. o Melakukan transaksi penjualan. o Memberikan laporan hasil penjualan. o Menerima pesanan dari pelanggan. Manajer Pembelian o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian pembelian. o Mengotorisasi Surat Pesanan Pembelian. o Mengadakan negosiasi dengan supplier-supplier utama. Staf Pembelian o Memenuhi kebutuhan permintaan barang. o Membuat surat pesanan pembelian. o Mengirimkan surat pesanan ke supplier. Manajer Produksi o Mengatur dan mengawasi pekerjaan-pekerjaan di bagian produksi. o Memeriksa dan mengotorisasi Surat Rencana Produksi dan Permintaan Pengeluaran Bahan Baku. o Memeriksa dan menandatangani laporan produksi yang dibuat oleh staf produksi. Staf Produksi o Melakukan produksi sesuai dengan rencana produksi. o Membuat formulir permintaan bahan baku untuk melakukan produksi.
88 Manajer Administrasi dan Keuangan o Mengatur dan mengawasi pekerjaan di bagian akuntansi dan keuangan. o Memeriksa dan menandatangani laporan keuangan. o Memeriksa dan menandatangani bukti penerimaan kas/bank, bukti pengeluaran kas/ bank dan laporan kas/bank. Staf Akuntansi o Melakukan pencatatan atas semua transaksi. o Melakukan posting ke buku besar berdasarkan jurnal. o Membuat laporan-laporan yang dibutuhkan. Staf Keuangan o Melakukan pembayaran pembelian ke supplier. o Melakukan pembayaran gaji karyawan. o Menyerahkan faktur asli supplier ke staf akuntansi. Kepala Gudang o Mengawasi segala aktivitas yang terjadi di dalam gudang. o Mengotorisasi keluar masuknya bahan baku, kemasan, dan bahan jadi dari dan ke dalam gudang. o Mengotorisasi hasil perhitungan stock opname barang di gudang. Staf Gudang Bahan Baku o Mengajukan permintaan pembelian bahan baku. o Menerima bahan baku dari supplier, memeriksa kondisi bahan baku. o Mencatat keluar masuknya bahan baku dari gudang. o Menyimpan dan menjaga persediaan bahan baku. o Melakukan perhitungan fisik persediaan bahan baku.
89 Staf Gudang Kemasan o Mengajukan permintaan pembelian kemasan. o Menyimpan dan menjaga persediaan kemasan. Staf Gudang Barang Jadi o Menyimpan dan menjaga persediaan barang jadi. o Mencatat masuknya barang jadi dari bagian produksi. o Mencatat keluarnya barang dari gudang untuk dijual. o Melakukan perhitungan fisik persediaan barang jadi. Manajer Pengiriman o Mengatur dan mengawasi pekerjaan yang terjadi di bagian pengiriman o Mengotorisasi dokumen pengiriman barang. Staf Pengiriman o Melakukan pengiriman barang ke pelanggan. o Membuat dokumen pengiriman sesuai dengan barang yang dikirim. 4.1.1.2 Sistem Definition Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang digunakan pada PD. Tritunggal Adhi Pratama ini bertujuan untuk mengintegrasikan proses pelaporan pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku yang ada. Sistem ini dibuat secara terkomputerisasi untuk mengintegrasikan data-data yang terjadi selama transaksi pembelian dan pengelolaan persediaan berlangsung. Sistem ini akan diimplementasikan pada Personal Computer (PC) yang terhubung dalam jaringan LAN ( Local Area Network) dan digunakan oleh user sistem, yaitu bagian pembelian, bagian gudang, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Sistem
90 ini juga membutuhkan printer untuk mencetak berbagai dokumen dan laporan yang dibutuhkan. Untuk lebih jelasnya, sistem definition dari sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada PD. Tritunggal Adhi Pratama dapat dilihat pada tabel berikut ini. Tabel 4.1 Sistem Definition dengan Kriteria FACTOR Functionality Mendukung kegiatan operasional PD. Tritunggal Adhi Pratama khususnya pembelian dan persediaan bahan baku. Application Domain Karyawan bagian pembelian, bagian gudang, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Condition Sistem dikembangkan sesuai dengan kebutuhan untuk menangani proses permintaan pembelian, pembelian bahan baku, penerimaan dan penukaran bahan baku, serta pengendalian stok sebagai sarana yang mendukung efektifitas dan efisiensi kinerja dari sumber daya manusia yang telah memahami konsep pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku, dan pengendalian stok. Technology Teknologi yang akan dikembangkan untuk sistem ini menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan perancangan database dengan menggunakan Microsof SQL Server 2000. Sedangkan perangkat yang dibutuhkan adalah Personal Computer (PC) yang dimiliki oleh setiap bagian yang saling terhubung dengan jaringan LAN (Local Area Network), dan printer.
91 Object Karyawan, bahan baku, surat permintaan pembelian (SPP), surat order pembelian (SOP), bukti terima material (BTM), nota tukar barang (NTB), surat permintaan pengeluaran bahan baku (SPPB), surat pengembalian barang (SPB), catatan stock opname (CSO), dan bukti pembayaran (BP). Responsibility Menghasilkan suatu informasi yang akurat bagi pihak-pihak yang membutuhkan serta dapat mengatasi permasalahanpermasalahan yang timbul dalam aktivitas pembelian bahan baku, penerimaan bahan baku, dan pengelolaan persediaan. 4.1.1.3 Context 4.1.1.3.1 Problem Domain Sistem mempunyai sasaran dan tujuan untuk mengelolah informasi tentang aktivitas pembelian dan persediaan bahan baku yaitu penentuan pembelian optimum, penentuan waktu pembelian, dan pengelolaan stok. Adapun prosedur yang diusulkan penulis terhadap sistem pembelian dan persediaan bahan baku di PD. Tritunggal Adhi Pratama sebagai berikut: Terdapat reminder yang aktif di bagian gudang pada saat bahan baku telah mencapai titik ROP (titik pemesanan ulang). Setelah bagian gudang mengaksesnya, maka sistem akan menampilkan daftar bahan baku yang telah mencapai titik ROP. Bagian gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP). Bagian Gudang akan membuat SPP dan diserahkan ke bagian pembelian. Data-data permintaan pembelian akan disimpan dalam database permintaan pembelian oleh bagian gudang.
92 Bagian pembelian akan memproses SPP yang diterima dengan meminta otorisasi pembelian dari direktur. Apabila SPP telah disetujui, maka bagian pembelian akan menghubungi supplier untuk melakukan konfirmasi ketersediaan barang dan meminta dikirimkan daftar harga yang terbaru jika terdapat perubahan harga. Selanjutnya, bagian pembelian akan memilih supplier yang menawarkan harga yang paling menguntungkan. Bagian pembelian kemudian membuat Surat Order Pembelian (SOP) yang akan dikirimkan ke supplier. Data-data pesanan pembelian akan disimpan dalam database pembelian barang oleh bagian pembelian. Bagian gudang akan menerima barang dari supplier yang disertai dengan 2 rangkap surat jalan. Bagian gudang akan membandingkan surat jalan yang diterima dengan SOP yang ada. Apabila dokumen yang dibandingkan telah sesuai, bagian gudang akan melakukan pemeriksaan fisik dan kuantitas atas barang yang diterimanya serta kesesuainnya dengan dokumen yang ada. Apabila semuanya telah sesuai, bagian gudang akan membuat Bukti Terima Material (BTM) sebagai bukti penerimaan barang yang dipesan. Bagian gudang akan menandatangani surat jalan supplier dan menyimpan salinan dari surat jalan tersebut. Pembuatan BTM dengan menggunakan sistem akan secara otomatis mengupdate kuantitas persediaan barang yang ada. Data-data penerimaan barang akan disimpan dalam database penerimaan barang oleh bagian gudang. Bagian gudang bertanggung jawab dalam menyimpan dan mengatur letak penyimpanan barang tersebut. Apabila barang yang dikirim oleh supplier itu salah atau tidak sesuai dengan SOP atau surat jalan supplier, maka barang tersebut tidak akan diterima dan akan dikembalikan ke supplier untuk ditukar dengan barang yang sesuai dengan SOP.
93 Bagian gudang akan memberikan keterangan pada surat jalan supplier dan membuat Nota Tukar Barang (NTB) 2 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada supplier, rangkap 2 yang telah ditandatangani oleh supplier akan disimpan sebagai arsip. Data-data mengenai penukaran barang tersebut akan disimpan dalam database penukaran barang oleh bagian gudang. Pada saat faktur diterima, bagain keuangan akan mencocokkan faktur yang diterima dengan SOP dan BTM yang ada pada sistem. Apabila telah sesuai, bagian keuangan akan melakukan pembayaran dan membuat Bukti Pembayaran (BP) 2 rangkap. Rangkap 1 diserahkan kepada supplier, rangkap 2 dan faktur supplier akan diserahkan ke bagian akuntansi. Data-data pembayaran akan disimpan dalam database pembayaran oleh bagian keuangan. Apabila bagian produksi memerlukan bahan baku untuk proses produksi, bagian produksi akan meminta bahan baku ke bagian gudang dengan membawa memo permintaan bahan baku yang telah diotorisasi oleh manajer produksi. Bagian gudang akan mengeluarkan bahan baku dengan membuat Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB) 2 rangkap. Rangkap 1 diberikan ke bagian produksi. Rangkap 2 disimpan sebagai arsip sebagai bukti bahwa bagian gudang telah memenuhi permintaan bagain produksi. Data-data pengeluaran bahan baku akan disimpan dalam database pengeluaran bahan baku oleh bagian gudang. Apabila ada bahan baku yang tidak terpakai dalam proses produksi, bagian produksi akian mengembalikan bahan baku tersebut ke bagian gudang. Bagian gudang akan membuat Surat Pengembalian Barang (SPB) 2 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan ke bagian produksi dan rangkap 2 akan disimpan sebagai arsip sebagi bukti
94 penerimaan pengembalian bahan baku. Data-data penerimaan pengembalian bahan baku akan disimpan dalam database pengembalian barang oleh bagian gudang. Setiap akhir bulan, bagian Bagian gudang akan melakukan pengecekan secara berkala terhadap kuantitas dan kualitas persediaan bahan baku di gudang. Apabila pada saat perhitungan fisik persediaan terdapat perbedaan dengan data persediaan di sistem, maka bagian gudang akan melaporkan perbedaan tersebut kepada kepala gudang. Setelah mendapat otorisasi dari kepala gudang, staf bagian gudang akan membuat Catatan Stock Opname (CSO). Jumlah fisik bahan baku yang terdapat dalam CSO akan secara otomatis mengupdate jumlah bahan baku yang ada di sistem. Setiap akhir bulan, bagian akuntansi membuat laporan pembelian, laporan pengeluaran barang, laporan pengembalian barang, laporan tukar barang, laporan mutasi persediaan, laporan stock opname, dan laporan pengeluaran kas. Bagian akuntansi juga akan membuat laporan penilaian persediaan berdasarkan periode yang diinginkan. Bila bahan baku yang akan dipesan belum ada pada master bahan baku, bagian pembelian akan mendata bahan baku tersebut terlebih dahulu. Pada saat mendata bahan baku tersebut, bagian pembelian akan memasukkan detil dari bahan baku tersebut serta melakukan perhitungan ROP dan EOQ. Bagian pembelian juga bertugas untuk menambahkan data-data supplier yang dijadikan sebagai supplier bahan baku. Apabila terjadi perubahan identitas atau data supplier, maka bagian pembelian dapat mengubah dan mengupdate data supplier tersebut. Dan apabila terdapat data supplier yang sudah tidak diperlukan lagi, maka bagian pembelian dapat menghapusnya.
95 Untuk lebih jelasnya, berikut gambar Rich picture sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang diusulkan. Gambar 4.2 Rich Picture Sistem yang Diusulkan
96 4.1.1.3.2 Application Domain Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang diusulkan dapat mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab karyawan bagian gudang, bagian pembelian, bagian akuntansi, dan bagian keuangan. Tugas-tugas utama dalam application domain yaitu permintaan pembelian, pemesanan pembelian, penerimaan pesanan, penukaran barang, pengeluaran dan penerimaan kembali barang dari dan ke gudang, perhitungan fisik persediaan barang di gudang, dan pencatatan atas pembayaran pembelian serta pencetakan laporan-laporan. Adanya tampilan menu memudahkan user sistem dalam menggunakan sistem ini. 4.1.2 Problem domain 4.1.2.1 Clusters Model sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu karyawan, pemesanan, persediaan, supplier, tukar barang, stock opname, dan pembayaran. Gambar 4.3 Model Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama
97 4.1.2.2 Structure Struktur Karyawan dengan pola hubungan generalisasinya yang menggambarkan karyawan yang akan menggunakan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan perusahaan. Seperti terlihat pada gambar 4.4 di bawah ini. Gambar 4.4 Struktur dari Karyawan Pada gambar 4.5 terlihat bahwa struktur Pemesanan terdiri dari class Surat Permintaan Pembelian (SPP) dan class Surat Order Pembelian (SOP). Class SPP mempunyai hubungan asosiasi dengan class SOP. Saat terjadi ROP maka reminder akan aktif dan bagian gudang akan membuat SPP. Berdasarkan SPP tersebut maka bagian pembelian akan membuat SOP. Class "SPP mempunyai hubungan asosiasi dengan class SOP. Satu class SPP dapat mengakses satu sampai banyak class SOP. Gambar 4.5 Struktur dari Pemesanan
98 Pada gambar 4.6 dapat terlihat bahwa struktur Persediaan di mana class Barang mempunyai hubungan asosiasi dengan class Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB), class Surat Pengembalian Barang (SPB), dan class Bukti Terima Material (BTM). Class SPPB, class SPB, dan class BTM akan mengupdate jumlah barang. Gambar 4.6 Struktur dari Persediaan Pada gambar 4.7 terlihat bahwa struktur Tukar Barang hanya terdiri dari class NTB. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi. Gambar 4.7 Struktur dari Tukar Barang Pada Gambar 4.8 terlihat bahwa struktur Supplier hanya terdiri dari class Supplier. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi. Gambar 4.8 Struktur dari Supplier
99 Pada gambar 4.9 terlihat bahwa struktur Stock Opname hanya terdiri dari class CSO. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi. Gambar 4.9 Strukur dari Stock Opname Pada gambar 4.10 terlihat bahwa struktur Pembayaran hanya terdiri dari class BP. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi. Gambar 4.10 Struktur dari Pembayaran Pada gambar 4.11 menunjukkan class diagram sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama. Hubungan class Bagian Gudang dengan class SPP, class SPP dengan class Barang terjadi ketika transaksi permintaan pembelian dilakukan pada saat bahan baku tertentu telah mencapai titik ROP. Hubungan antara Bagian Pembelian dengan SOP, class SOP dengan class SPP, serta hubungan antara class SOP dengan class Supplier dan class Barang yang terjadi ketika transaksi pemesanan pembelian dilakukan. Hubungan Bagian Gudang dengan BTM, class BTM dengan class SOP terjadi ketika transaksi penerimaan barang yang dipesan dilakukan. Hubungan class BTM dengan class Barang menunjukkan pembuatan BTM akan mengupdate jumlah barang secara otomatis.
100 Hubungan antara class Bagian Gudang dengan class NTB, dan hubungan antara class NTB dengan class Supplier dan class SOP terjadi ketika transaksi penukaran barang dilakukan. Hubungan class Bagian Gudang dengan class SPPB terjadi ketika transaksi pengeluaran barang dilakukan. Dan hubungan class SPPB dengan class Barang menunjukkan pembuatan SPPB akan mengupdate jumlah barang secara otomatis. Hubungan class Bagian Gudang dengan class SPB terjadi ketika transaksi pengembalian barang dilakukan. Dan hubungan antara class SPB dengan class Barang menunjukkan bahwa pembuatan SPB akan langsung mengupdate jumlah barang secara otomatis. Hubungan class Bagian Gudang dengan class CSO, class CSO dengan class Barang terjadi ketika bagian gudang melakukan perhitungan stock opname barang yang ada di gudang. Hubungan antara class Bagian Keuangan dengan class BP, class BP dengan class BTM, dan class BP dengan class Supplier terjadi ketika transaksi pembayaran dilakukan.
102 4.1.2.3 Classes 1. Karyawan Class Karyawan merupakan kumpulan objek - objek dari orang yang bekerja pada PD. Tritunggal Adhi Pratama yang terkait dengan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku. Class Karyawan mengeneralisasikan property dan behaviornya kepada class Bagian_Gudang, class Bagian_Pembelian, class Bagian_Akuntansi, dan class Bagian_Keuangan. Gambar 4.12 dibawah menunjukkan class Karyawan dan statechart diagramnya. Gambar 4.12 Class dan State chart Karyawan 2. Bagian_Pembelian Class Bagian_Pembelian merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang mengurus pembelian mulai dari pemesanan pembelian kepada supplier hingga pengupdatean data bahan baku dan supplier pada sistem. Gambar 4.13 menunjukkan model keterlibatan class Bagian_Pembelian dalam event saat pemesanan pembelian diajukan kepada supplier selama proses pembelian. Gambar 4.13 Class dan State chart Bagian_Pembelian
103 3. Bagian_Akuntansi Class Bagian_Akuntansi merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang bertugas dalam membuat laporan-laporan terkait. Gambar 4.14 menunjukkan model keterlibatan class Bagian_Akuntansi dalam event pada saat laporan setiap akhir bulan dibuat. Gambar 4.14 Class dan State chart Bagian_Akuntansi 4. Bagian Keuangan Class Bagian_Keuangan merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang bertugas melakukan pembayaran atas pembelian yang dilakukan. Gambar 4.15 menunjukkan model keterlibatan class Bagian_Keuangan dalam event saat pembayaran ke supplier. Gambar 4.15 Class dan State chart Bagian_Keuangan
104 5. Bagian Gudang Class Bagian_Gudang merupakan kumpulan objek-objek dari karyawan yang melakukan permintaan pembelian, menerima pesanan pembelian dari supplier, melakukan tukar barang yang tidak sesuai, mengeluarkan barang dari gudang, menerima kembali barang yang tidak terpakai, melakukan perhitungan fisik persediaan (stock opname). Gambar 4.16 menunjukkan model keterlibatan class Bagian_Gudang pada saat telah terdaftar yaitu dalam event saat permintaan pembelian diajukan, pesanan diterima dari supplier, saat terjadinya penukaran pesanan, pengeluaran barang dari gudang, pembelian barang ke gudang, dan pada saat perhitungan fisik persediaan barang. Gambar 4.16 Class dan State chart Bagian_Gudang 6. Barang Class Barang merupakan kumpulan objek-objek dari bahan baku yang dibeli oleh perusahaan dari supplier. gambar 4.17 menunjukkan model keterlibatan class Barang dalam event mulai dari diregister dalam sistem dan dapat diupdate secara berulang. Gambar 4.17 Class dan State chart Barang
105 7. Supplier Class Supplier merupakan kumpulan objek-objek dari orang atau perusahaan darimana perusahaan membeli pasokan bahan bakunya. Gambar 4.18 menunjukkan model keterlibatan class Supplier dalam event mulai dari diregister ke dalam daftar kontak perusahaan, diupdate, sampai dengan supplier tersebut putus kontak dengan perusahaan. Gambar 4.18 Class dan State chart Supplier 8. Surat Permintaan Pembelian (SPP) Class SPP merupakan sekumpulan surat permintaan pembelian bahan baku yang dikeluarkan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian untuk memesan bahan baku dalam pemenuhan stok sesuai reminder ROP. Gambar 4.19 menunjukkan event di mana class SPP terjadi pertama kali ketika terdapat reminder ROP lalu permintaan pembelian barang dibuat, permintaan pembelian dapat diupdate sebelum pembelian terjadi, dan dicetak secara berualang. Gambar 4.19 Class dan State chart SPP
106 9. Surat Order Pembelian (SOP) Class SOP merupakan sekumpulan surat pembelian yang dikeluarkan oleh bagian pembelian untuk memesan barang kepada supplier. Gambar 4.20 menunjukkan event di mana class SOP dibuat setelah permintaan pembelian diterima, kemudian dicetak. Gambar 4.20 Class dan State chart SOP 10. Bukti Terima Material (BTM) Class BTM merupakan sekumpulan surat penerimaan bahan baku untuk penambahan persediaan. Di mana ini merupakan bukti barang yang akan dibuat oleh bagian gudang jika telah menerima barang yang diantar supplier. Gambar 4.21 menggambarkan event di mana class BTM dibuat ketika pesanan pembelian diterima, kemudian mengupdate barang, dan dapat dicetak. Gambar 4.21 Class dan State chart BTM
107 11. Nota Tukar Barang (NTB) Class NTB merupakan sekumpulan nota tukar barang. Di mana nota tukar ini akan mencatat semua pengembalian bahan baku ke supplier untuk ditukar dengan bahan baku yang sejenis yang dibuat oleh bagian gudang. Gambar 4.22 menggambarkan event di mana class NTB terjadi ketika pesanan pembelian ditolak untuk ditukar dan dapat dicetak. Gambar 4.22 Class dan State chart NTB 12. Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB) Class SPPB merupakan sekumpulan surat permintaan pengeluaran barang yang merupakan bukti pengeluaran barang atas permintaan barang oleh bagian produksi. Gambar 4.23 menggambarkan class SPPB dibuat ketika barang dikeluarkan dari gudang, kemudian mengupdate barang, dan dicetak. Gambar 4.23 Class dan State chart SPPB
108 13. Surat Pengembalian Barang (SPB) Class SPB merupakan sekumpulan surat pengembalian barang yang merupakan bukti penerimaan kembali barang yang tidak terpakai lagi untuk menambah kembali persediaan yang ada. Gambar 4.24 menggambarkan class SPB dibuat ketika barang diterima kembali, kemudian mengupdate barang, dan dicetak. Gambar 4.24 Class dan State chart SPB 14. Catatan Stock Opname (CSO) Class CSO merupakan sekumpulan adjustment yang dilakukan oleh bagian gudang dalam menyesuaikan jumlah fisik bahan baku yang ada dengan jumlah bahan baku yang ada di sistem. Gambar 4.25 menggambarkan class CSO dibuat ketika perhitungan fisik barang dicatat kemudian dicetak. Gambar 4.25 Class dan State chart CSO
109 15. Bukti Pembayaran (BP) Class BP merupakan sekumpulan surat yang dibuat oleh bagian keuangan yang merupakan bukti pembayaran atas pembelian yang dilakukan kepada supplier. Gambar 4.26 menggambarkan Class BP dibuat ketika pembayaran pesanan pembelian dibuat kemudian dicetak. Gambar 4.26 Class dan State chart BP
110 4.1.2.4 Event Tabel 4.2 Event Table Class Event Karyawan Gudang Pembelian Akuntansi Keuangan Supplier Barang SPP SOP BTM NTB SPPB SPB CSO BP Login + + + + + Logout + + + + + Membuat SPP * + Membuat BTM * + Membuat NTB * + Membuat SPPB * + Membuat SPB * + Membuat CSO * + Membuat SOP * + Register Barang * + Register Supplier * + Membuat Laporan * Membuat BP * + Update Barang * * * * * * Update Supplier * Dicetak * * * * * * * * Keterangan: + Event terjadi satu kali * Event terjadi lebih dari satu kali
111 4.1.3 Application Domain 4.1.3.1 Usage 4.1.3.1.1 Overview Terdapat empat aktor yang akan menggunakan Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama ini yaitu karyawan bagian keuangan, bagian akuntansi, bagian pembelian, dan bagian gudang. 4.1.3.1.2 Actors Actor yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan PD. Tritunggal Adhi Pratama dapat dispesifisikan sebagai berikut : Tabel 4.3 Actor Specification untuk Karyawan Bagian Gudang Bagian Gudang Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab melakukan permintaan pembelian barang, menerima barang dari supplier, melakukan penukaran atas barang yang tidak sesuai pada saat penerimaan, mengeluarkan barang yang diminta, menerima kembali barang yang tidak terpakai, dan melakukan perhitungan stock opname. Karakteristik Karyawan gudang harus mengetahui kebutuhan bahan baku perusahaan dan melakukan permintaan pembelian secara tepat, serta memiliki pengetahuan dan ketelitian untuk mengecek kualitas dan kuantitas bahan baku yang diterima dari supplier. Contoh Pada saat suatu item barang tertentu mengalami kondisi minimum stok yang mengharuskan diadakan pemesanan kembali, bagian gudang akan menggunakan sistem untuk membuat formulir untuk mengajukan surat permintaan pembelian. Bagian gudang juga akan mengadakan perhitungan barang fisik (stock opname) untuk
112 menyesuaikan jumlah barang real, apakah sesuai dengan jumlah barang di sistem. Setiap akhir bulan, bagian gudang menggunakan sistem untuk mencetak laporan yang berhubungan dengan persediaan barang yang ada di gudang bagi kepentingan manajemen. Bagian gudang harus memahami dan mampu mengoperasikan sistem untuk melakukan pengelolaan dan pengendalian persediaan perusahaan. Tabel 4.4 Actor Specification untuk Karyawan Bagian Pembelian Tujuan Karakteristik Contoh Bagian Pembelian Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan pendataan terhadap barang dan supplier serta memenuhi permintaan pembelian dari gudang dengan melakukan order pembelian ke supplier. Karyawan bagian pembelian harus mengetahui bahwa bahan baku yang akan dipesan benar-benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan melakukan pencatatan transaksi pembelian ke dalam sistem dengan tepat. Ketika menerima surat permintaan pembelian dari bagian gudang, bagian pembelian akan membuat surat order pemesanan dan mengentry data-data transaksi order pembelian tersebut ke dalam sistem dan mengirimkannya ke supplier.
113 Tabel 4.5 Actor Specification untuk Karyawan Bagian Keuangan Tujuan Karakteristik Contoh Bagian Keuangan Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran kepada supplier dengan membuat bukti pembayaran. Karyawan bagian keuangan harus memiliki ketelitian dalam melakukan pembayaran yang tepat kepada supplier dan menjamin keakuratan data-data pembayaran yang dimasukkan ke dalam sistem. Ketika menerima faktur dari supplier, bagian keuangan akan membuat bukti pembayaran dengan sebelumnya mengecek ke bukti terima material apakah barang yang diterima telah sesuai dengan jumlah yang terdapat pada faktur supplier tersebut dan juga mengecek ke surat order pembelian untuk mengecek apakah harga yang tertera tersebut juga telah sesuai. Jika semuanya telah sesuai dengan faktur, maka staf bagian keuangan akan melakukan pembayaran. Bukti pembayaran akan dicetak dan diberikan kepada pembawa faktur tersebut. Tabel 4.6 Actor Specification untuk Karyawan Bagian Akuntansi Tujuan Karakteristik Contoh Bagian Akuntansi Karyawan yang bertanggung jawab untuk membuat laporanlaporan yang dibutuhkan. Karyawan bagian akuntansi menggunakan sistem untuk mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan. Staf bagian akuntansi setiap periode tertentu dapat mencetak laporan penilaian persediaan yang saldo, kuantitas, dan harga perunit barangnya dihitung oleh sistem setiap kali pembelian dilakukan.
114 4.1.3.1.3 Use cases Gambar 4.27 menunjukkan use case diagram dari perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama. Gambar 4.27 Use case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama
115 4.1.3.1.3.1 Use case Pendataan Gambar 4.28 Use case Pendataan Berikut ini merupakan use case specification dari use case Pendataan pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama.
116 Tabel 4.7 Use case specification Mendata Supplier Mendata Supplier Use case : Use case menjelaskan tentang pendataan supplier yang dilakukan ketika ada penambahan supplier baru atau perubahan yang berhubungan langsung dengan supplier, seperti perubahan alamat, nomor telepon, atau hal lain yang berhubungan dengan supplier. Setelah menginput data-data tersebut, bagian pembelian akan menyimpannya ke dalam database supplier. Objects : Karyawan, Supplier. Functions : Add, edit, cancel, save. Tabel 4.8 Use case specification Mendata Barang Mendata Barang Use case : Use case menjelaskan tentang pendataan bahan baku yang dilakukan oleh bagian pembelian ketika ada perubahan yang berhubungan langsung dengan barang. Setelah itu, bagian pembelian akan menyimpan ke dalam sistem. Objects : Karyawan, Barang. Functions : Add, edit, cancel, save.
117 4.1.3.1.3.2 Use case Pembuatan Dokumen Gambar 4.29 Use case Pembuatan Dokumen
118 Berikut ini merupakan use case specification dari use case Pembuatan Dokumen pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama. Tabel 4.9 Use case specification Membuat SPP Membuat SPP Use case : Menjelaskan proses pembuatan Surat Permintaan Pembelian (SPP) yang dibuat dan dientry oleh bagian gudang disaat terdapat item barang yang mengalami kondisi minimun stok yang mengharuskan diadakannya pemesanan kembali (Reorder Point). Setiap item barang yang diminta akan diinput. Jika pengisian telah selesai, maka bagian gudang akan menyimpannya ke dalam sistem. Objects : Karyawan, Barang, SPP. Functions : Add, save, print SPP. Tabel 4.10 Use case specification Membuat SOP Membuat SOP Use case : Menjelaskan proses pembuatan Surat Order Pembelian (SOP) yang dibuat oleh bagian pembelian berdasarkan surat permintaan pembelian yang ada. Bagian pembelian akan menginput nama supplier yang akan dituju, menambah data-data barang yang akan dipesan ke dalam daftar barang yang dipesan berdasarkan supplier yang dipilih. Harga masing-masing barang diinput berdasarkan harga yang diberikan oleh supplier. Setelah semua data telah lengkap diisi, sistem akan menvalidasi apakah semua data telah dientry secara benar. Setelah itu, bagian pembelian akan menyimpan SOP tersebut ke dalam sistem. Setiap pembelian dilakukan sistem akan menghitung EOQ dan ROP serta menghitung secara continue total biaya persediaan barang. Objects : Karyawan, SPP, Barang, Supplier, SOP. Functions : add, save, print SOP.
119 Tabel 4.11 Use case specification Membuat BTM Membuat BTM Use case : Membuat BTM dilakukan oleh bagian gudang disaat bagian gudang menerima barang dari supplier sesuai dengan spesifikasi yang terdapat pada SOP. Bagian gudang akan mengentry nomor surat jalan dan tanggal surat jalan, dan memilih nomor SOP. Sistem akan memvalidasi nomor SOP dan otomatis keluar rincian barang-barang yang dipesan dalam SOP. Kemudian bagian gudang akan menginput jumlah masing-masing barang yang diterima dan jumlah barang yang masih kurang. Setelah selesai mengentry BTM, BTM dapat disave. Sistem akan menampung tanggal BTM terhadap item barang yang jumlah barang kurangnya=0, untuk menghitung nilai ROP dan mengupdatenya ke data item barang yang bersangkutan di master barang. Objects : Karyawan, SOP, Supplier, Barang, BTM. Functions : add, save, print BTM.. Tabel 4.12 Use case specification Membuat NTB Membuat NTB Use case : Menjelaskan proses pembuatan Nota Tukar Barang (NTB) yang dibuat oleh bagian gudang disaat terdapat barang yang tidak sesuai dengan pesanan pada saat penerimaan. Bagian gudang akan mengentry nomor surat jalan dan tanggal surat jalan, serta memilih nomor SOP. Sistem akan memvalidasi nomor SOP dan otomatis keluar detil barangbarang yang dipesan. Kemudian bagian gudang akan memilih barang yang akan ditukar dan menginput jumlah barang yang akan ditukar serta memberikan keterangan. Setelah selesai mengentry NTB, NTB dapat disave. Objects : Karyawan, SOP, Supplier, Barang, NTB. Functions : add, save, print NTB..
120 Tabel 4.13 Use case specification Membuat SPPB Membuat SPPB Use case : Menjelaskan proses pembuatan Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB) yang dibuat oleh bagian gudang pada saat ada item barang yang dikeluarakan dari gudang untuk digunakan oleh bagian produksi. Setelah bagian gudang selesai melakukan pengisian data-data tentang item barang yang dikeluarkan dan data karyawan requester, maka bagian gudang akan menyimpan ke dalam database dan mengupdate jumlah barang pada master barang. Objects : Karyawan, Barang, SPPB. Functions : add, save, print SPPB.. Tabel 4.14 Use case specification Membuat SPB Membuat SPB Use case : Membuat Surat Pengembalian Barang (SPB) dilakukan oleh bagian gudang disaat terdapat item barang yang akan dikembalikan ke gudang dari bagian produksi. Bagian gudang memilih karyawan requester (yang meminta) pengembalian barang dan mengentry data-data item barang yang dikembalikan. Setelah bagian gudang me-save, sistem akan mencatat transaksi pengembalian barang ke dalam database dan mengupdate jumlah barang pada master barang. Objects : Karyawan,, Barang, SPB. Functions : add, save, print SPB..
121 Tabel 4.15 Use case specification Membuat Kartu Stok Membuat Kartu Stok Use case : Membuat kartu stok diawali dengan mencari nama barang untuk mengetahui pergerakan persediaan barang di gudang. Sistem akan secara otomatis akan melakukan rekapitulasi terhadap masing-masing saldo barang akibat masuknya maupun keluarnya barang. Data mengenai masuknya barang diperoleh dari BTM dan SPB, sedangkan data keluarnya barang diperoleh dari transaksi SPPB. Bagian gudang dapat melihat kartu stok masingmasing barang dan mencetaknya. Objects : Barang, BTM, SPB, SPPB. Functions : view, print Kartu Stok. Tabel 4.16 Use case specification Membuat CSO Membuat CSO Use case : Catatan Stock Opname (CSO) dibuat oleh bagian gudang dengan aplikasi yang disediakan setiap akhir bulan setelah dilakukan penghitungan fisik persediaan (stock opname). CSO dibuat dengan memilih tanggal kapan stock opname dilakukan. Sistem akan menampilkan seluruh data nama dan tipe barang, dan jumlah barang yang ada dalam sistem. Bagian gudang mengentry jumlah barang fisik untuk masing-masing barang yang telah diperiksa. Bila ada selisih, maka sistem akan secara otomatis menghitung selisihnya. CSO akan disimpan dalam database. Objects : Karyawan, Barang, CSO. Functions : add, save, print CSO.
122 Tabel 4.17 Use case specification Membuat BP Membuat BP Use case : Bukti Pembayaran (BP) dibuat oleh bagian keuangan. Diawali dengan mengentry nomor faktur dari supplier, kemudian memilih nomor SOP yang terkait. Sistem akan secara otomatis memvalidasi Nomor SOP yang dientry dan akan menampilkan daftar BTM. Dari BTM terkait, sistem akan menampilkan daftar barang yang telah diterima. Sistem secara otomatis melakukan perhitungan jumlah pembayaran yang harus dibayarkan berdasarkan data harga yang ada pada SOP yang terkait. Setelah selesai, bagian gudang akan menyimpan dalam database dan mencetaknya. Objects : Karyawan, SOP, BTM, Supplier, Barang, BP. Functions : add, save, print BP.
123 4.1.3.1.3.3 Use case Pencetakan Laporan Gambar 4.30 Use case Pencetakan Laporan
124 Berikut ini merupakan use case specification dari use case Pencetakan Laporan pada Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama. Tabel 4.18 Use case specification Mencetak Laporan Pembelian Mencetak Laporan Pembelian Use case : Menjelaskan proses mencetak laporan pembelian. Bagian akuntansi bisa memilih jenis laporan berdasarkan barang atau supplier dan kemudian periode laporan yang diinginkan. Kemudian bagian akuntansi mencetak laporan pembelian. Objects : SOP. Functions : Print Laporan Pembelian. Tabel 4.19 Use case specification Mencetak Laporan Pengeluaran Barang Mencetak Laporan Pengeluaran Barang Use case : Menjelaskan proses mencetak laporan pengeluaran barang. Bagian akuntansi memilih periode laporan yang diinginkan dan mencetak laporan pengeluaran barang. Informasi yang muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database. Objects : SPPB. Functions : Print Laporan Pengeluaran Barang.
125 Tabel 4.20 Use case specification Mencetak Laporan Pengembalian Barang Mencetak Laporan Pengembalian Barang Use case : Menjelaskan proses mencetak laporan pengembalian barang. Bagian akuntansi memilih periode laporan yang diinginkan dan mencetak laporan pengembalian barang. Informasi yang muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database. Objects : SPB. Functions : Print Laporan Pengembalian Barang. Tabel 4.21 Use case specification Mencetak Laporan Stock Opname Mencetak Laporan Stock Opname Use case : Menjelaskan proses mencetak laporan Stock Opname di mana pembuatannya disesuaikan dengan kebutuhan. Laporan stock opname didasarkan pada periode yang diinginkan. Bagian akuntansi mencetak laporan stock opname. Informasi yang muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database. Objects : CSO. Functions :Print Laporan Stock Opname. Tabel 4.22 Use case specification Mencetak Laporan Tukar Barang Mencetak Laporan Tukar Barang Use case : Menjelaskan proses mencetak laporan tukar barang. Bagian akuntansi memilih periode yang diinginkan. Laporan tukar barang juga dapat dikelompokkan berdasarkan supplier atau berdasarkan barang. Bagian akuntansi mencetak laporan tukar barang. Objects : NTB. Functions : Print Laporan Tukar Barang.
126 Tabel 4.23 Use case specification Mencetak Laporan Mutasi Persediaan Mencetak Laporan Mutasi Persediaan Use case : Menjelaskan proses mencetak laporan mutasi persediaan. Bagian akuntansi memilih periode yang diinginkan. Kemudian bagian akuntansi mencetak laporan. Sistem akan secara otomatis melakukan rekapitulasi tehadap masing-masing saldo barang akibat masuknya maupun keluarnya barang. Data mengenai masuknya barang diperoleh dari BTM dan SPB, sedangkan data keluarnya diperoleh dari transaksi SPPB dan retur pembelian. Objects : BTM, SPB, SPPB, barang. Functions : Print Laporan Mutasi Persediaan. Tabel 4.24 Use case specification Mencetak Laporan Penilaian Persediaan Mencetak Laporan Penilaian Persediaan Use case : Menjelaskan proses mencetak laporan penilaian persediaan. Bagian akuntansi memilih tanggal. Kemudian bagian akuntansi mencetak laporan. Sistem akan secara otomatis melakukan rekapitulasi biaya atau harga rata-rata per unit barang akibat masuknya maupun keluarnya persediaan. Biaya per unit ini dugunakan untuk menentukan harga pokok masing-masing barang sampai pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru dihitung otomatis oleh sistem. Data mengenai masuknya barang diperoleh dari BTM dan SPB, sedangkan data mengenai keluarnya barang diperoleh dari transaksi SPPB. Objects : Barang, SOP, BTM, SPB, SPPB. Functions : Print Laporan Penilaian Persediaan.
127 Tabel 4.25 Use case specification Mencetak Laporan Pengeluaran kas Mencetak Laporan Pengeluaran kas Use case : Menjelaskan proses mencetak laporan pengeluaran kas. Bagian akuntansi memilih periode laporan yang diinginkan dan mencetak laporan pengeluaran kas. Informasi yang muncul didapat dari data yang tersimpan dalam database. Objects : BP. Functions : Print Laporan Pengeluaran Kas.
128 4.1.3.2 Functions Berikut ini merupakan sequence diagram untuk masing-masing usecase yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama. 1. Pendataan Supplier Gambar 4.31 Sequence untuk Use case Mendata Supplier
129 2. Pendataan Barang Gambar 4.32 Sequence untuk Use case Mendata Barang
130 3. Pembuatan SPP Gambar 4.33 Sequence untuk Use case Membuat SPP
131 4. Pembuatan SOP Gambar 4.34 Sequence untuk Use case Membuat SOP
132 5. Pembuatan BTM Gambar 4.35 Sequence untuk Use case Membuat BTM
133 6. Pembuatan NTB Gambar 4.36 Sequence untuk Use case Membuat NTB
134 7. Pembuatan SPPB Gambar 4.37 Sequence untuk Use case Membuat SPPB
135 8. Pembuatan SPB Gambar 4.38 Sequence untuk Use case Membuat SPB
136 9. Pembuatan Kartu Stok Gambar 4.39 Sequence untuk Use case Membuat Kartu Stok
137 10. Pembuatan CSO Gambar 4.40 Sequence untuk Use case Membuat CSO
138 11. Pembuatan BP Gambar 4.41 Sequence untuk Use case Membuat BP
139 12. Pencetakan Laporan Pembelian Gambar 4.42 Sequence untuk Use case Mencetak Laporan Pembelian 13. Pencetakan Laporan Pengeluaran Barang Gambar 4.43 Sequence untuk Use case Mencetak Laporan Pengeluaran Barang
140 14. Pencetakan Laporan Pengembalian Barang Gambar 4.44 Sequence untuk Use case Mencetak Laporan Pengembalian Barang 15. Pencetakan Laporan Mutasi Persediaan Gambar 4.45 Sequence untuk Use case Mencetak Laporan Mutasi Persediaan
141 16. Pencetakan Laporan Stock Opname Gambar 4.46 Sequence untuk Use case Mencetak Laporan Stock Opname 17. Pencetakan Laporan Tukar Barang Gambar 4.47 Sequence untuk Use case Mencetak Laporan Tukar Barang
142 18. Pencetakan Laporan Penilaian Persediaan Gambar 4.48 Sequence untuk Use case Mencetak Laporan Penilaian Persediaan 19. Pencetakan Laporan Pengeluaran Kas Gambar 4.49 Sequence untuk Use case Mencetak Laporan Pengeluaran Kas
143 4.1.3.2.1 Complete Function List Berikut ini merupakan Function list dari Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama. Table 4.26 Complete Function List No Functions Complexity Type 1. Pendataan Barang Medium Update 2. Pendataan Supplier Medium Update 3. Pembuatan SPP Medium Update, Read 4. Pembuatan SOP Medium Read, Compute Calculate nilai EOQ Complex Compute Calculate nilai ROP Complex Compute 5. Pembuatan BTM Medium Update, Read Calculate nilai ROP Complex Compute 6. Pembuatan NTB Medium Read 7. Pembuatan SPPB Medium Update, Read 8. Pembuatan SPB Medium Update, Read 9. Pembuatan Kartu Stok Medium Read 10. Pembuatan CSO Medium Update,Compute 11. Pembuatan BP Medium Read, Compute 12. Pencetakan Laporan Pembelian Simple Read, Compute 13. Pencetakan Laporan Tukar Barang Simple Read, Compute 14. Pencetakan Laporan Pengeluran Barang Simple Read, Compute
144 15. Pencetakan Laporan Pengembalian Barang Simple Read, Compute 16. Pencetakan Laporan Stock Opname Simple Read 17. Pencetakan Laporan Mutasi Persediaan 18. Pencetakan Laporan Penilaian Persediaan Simple Simple Read, Compute Read, Compute 19. Pencetakan Laporan Pengeluaran Kas Simple Read, Compute 4.1.3.3 User Interface Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku pada PD. Tritunggal Adhi Pratama menggunakan bahasa Indonesia sebagai bahasa resminya, tetapi istilah-istilah bahasa Inggris juga banyak digunakan dalam rancangan antar muka Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama. Berikut gambaran design user interface Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku.
145 4.1.3.3.1 Dialogue Style Setiap user interface akan memiliki sejumlah windows yang digunakan untuk mendukung kegiatan pencatatan transaksi pembelian dan pengelolaan persediaan PD. Tritunggal Adhi Pratama. Selain itu, sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan yang dibutuhkan oleh berbagi pihak dalam perusahaan misalnya manajemen, karyawan, dan sebagainya untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Di bawah ini merupakan daftar window user interface dan hasil pencetakannya. Table 4.27 Daftar Window User Interface dan Printout Windows Login Menu Utama File : Ganti Password Log Off Exit Master : Master Bahan Baku Master Supplier Master Karyawan Master Kota Master Satuan Transaksi : Pembelian o Permintaan Pembelian o Pembelian Barang o Penerimaan Barang o Tukar Barang Printouts Surat Permintaan Pembelian Surat Order Pembelian Bukti Terima Material Nota Tukar Barang
146 Persediaan o Pengeluaran Barang o Pengembalian Barang o Stock Opname o Kartu Stok Pembayaran o Pembayaran Laporan : Laporan Pembelian Laporan Pengeluaran Barang Laporan Pengembalian Barang Laporan Tukar Barang Laporan Mutasi Persediaan Laporan Stock Opname Laporan Penilaian Persediaan Laporan Pengeluaran Kas Utility: Back Up Restore Surat Permintaan Pengeluaran Barang Surat Pengembalian Barang Catatan Stock Opname Kartu Stok Bukti Pembayaran Laporan Pembelian Berdasarkan Barang Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier Laporan Pengeluaran Barang Laporan Pengembalian Barang Laporan Tukar Barang Berdasarkan Barang Laporan Tukar Barang Berdasarkan Supplier Laporan Mutasi Persediaan Laporan Catatan Stock Opname Laporan Penilaian Persediaan Laporan Pengeluaran Kas 4.1.3.3.2 Overview Gambar 4.50 merupakan navigation diagram yang menyediakan windowwindow user interface beserta hubungannya.
148 4.1.3.3.3 Examples Gambar 4.51 Window Login Gambar 4.52 Windows Menu Utama
149 Gambar 4.53 Window Ganti Password Gambar 4.54 Window Add Master Bahan Baku
150 Gambar 4.55 Window Add Master Supplier Gambar 4.56 Window View Karyawan
151 Gambar 4.57 Window Master Kota Gambar 4.58 Window Master Satuan
Gambar 4.59 Window Add Transaksi Permintaan Pembelian 152
Gambar 4.60 Window Add Transaksi Pembelian Barang 153
Gambar 4.61 Window Add Transaksi Penerimaan Barang 154
Gambar 4.62 Window Add Transaksi Tukar Barang 155
Gambar 4.63 Window Add Transaksi Pengeluaran Barang 156
Gambar 4.64 Window Add Transaksi Pengembalian Barang 157
Gambar 4.65 Window Add Transaksi Stock Opname 158
Gambar 4.66 Window Kartu Stock 159
160 Gambar 4.67 Window Add Transaksi Pembayaran Gambar 4.68 Window Laporan Pembelian Berdasarkan Barang
161 Gambar 4.69 Window Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier Gambar 4.70 Window Laporan Pengeluaran Barang Gambar 4.71 Window Laporan Pengembalian Barang
162 Gambar 4.72 Window Laporan Tukar Barang Berdasarkan Barang Gambar 4.73 Window Laporan Tukar Barang Berdasarkan Supplier Gambar 4.74 Window Laporan Mutasi Persediaan
163 Gambar 4.75 Window Laporan Persediaan Stock Opname Gambar 4.76 Window Laporan Penilaian Persediaan Gambar 4.77 Window Laporan Pengeluaran Kas
164 4.1.3.3.4 Formulir PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN No. SPP : xx9999 Kode Karyawan : xx9999 Tanggal SPP : dd/mm/yyyy Nama Karyawan : xxxxxxx Kode Barang Nama Barang Satuan Jumlah xx999 xxxxxxx xxxxx 99 xx999 xxxxxxx xxxxx 99 Dibuat oleh, Jakarta, dd/mm/yyyy Disetujui oleh, (Bagian Gudang) (Direktur) Gambar 4.78 Rancangan Dokumen Surat Permintaan Pembelian (SPP)
165 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA SURAT ORDER PEMBELIAN No. SOP : xx9999 No. SPP : xx9999 Nama Karyawan : xxxxxxxx Tanggal SOP : dd/mm/yyyy Nama Supplier : xxxxxxx Kode Nama Barang Satuan Jumlah Harga Disc Total Barang Barang (%) xx9999 Xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999 xx9999 Xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999 Sub Total 9999999 Discount 999999 Grand Total 99999999 Yang Menerima, Jakarta, dd/mm/yyyy Dibuat oleh, ( ) (Bagian Pembelian) Gambar 4.79 Rancangan Dokumen Surat Order Pembelian (SOP)
166 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA BUKTI TERIMA MATERIAL No. BTM : xx9999 No. SOP : xx9999 No. Surat Jalan : xxxxxx Nama Karyawan : xxxxx Nama Supplier : xxxxx Tanggal BTM : dd/mm/yyyy Tanggal SOP : dd/mm/yyyy Tanggal Surat Jalan : dd/mm/yyyy Kode Nama Barang Jumlah Jumlah Keterangan Barang Barang Diterima Barang Kurang xx9999 xxxxxxxx 99 99 xxxxxx xx9999 xxxxxxxx 99 99 xxxxxx Jakarta, dd/mm/yyyy Dibuat oleh, (Bagian Gudang) Gambar 4.80 Rancangan Dokumen Bukti Terima Material (BTM)
167 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA NOTA TUKAR BARANG No. NTB : xx9999 No. Surat Jalan : xxxxxx Nama Karyawan : xxxxxx No. SOP : xx9999 Tanggal NTB : dd/mm/yyyy Tanggal Surat Jalan : dd/mm/yyyy Nama Supplier : xxxxx Kode Nama Barang Satuan Jumlah Barang Keterangan Barang Tukar xx9999 Xxxxxxxx xxx 99 xxxxxx xx9999 Xxxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx Yang Menerima, Jakarta, dd/mm/yyyy Dibuat Oleh, ( ) (Bagian Gudang) Gambar 4.81 Rancangan Dokumen Nota Tukar Barang (NTB)
168 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA SURAT PERMINTAAN PENGELUARAN BARANG No. SPPB : xx9999 Nama Karyawan : xxxxxx Tanggal SPPB : dd/mm/yyyy Nama Karyawan Requster: xxxxx Kode Nama Barang Satuan Jumlah Barang Keterangan Barang xx9999 Xxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx xx9999 Xxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx Yang Menerima, Jakarta, dd/mm/yyyy Dibuat Oleh, (Bagian Produksi) (Bagian Gudang) Gambar 4.82 Rancangan Dokumen Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPPB)
169 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA SURAT PENGEMBALIAN BARANG No. NTB : xx9999 No. Surat Jalan : xxxxxx Nama Karyawan : xxxxxx No. SOP : xx9999 Tanggal NTB : dd/mm/yyyy Tanggal Surat Jalan : dd/mm/yyyy Nama Supplier : xxxxx Kode Nama Barang Satuan Jumlah Barang Keterangan Barang xx9999 xxxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx xx9999 xxxxxxxx xxxxx 99 xxxxxx Yang Mengembalikan, Jakarta, dd/mm/yyyy Dibuat Oleh, (Bagian Produksi) (Bagian Gudang) Gambar 4.83 Rancangan Dokumen Surat Pengembalian Barang (SPB)
170 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA CATATAN STOCK OPNAME No. CSO : xx9999 Kode Karyawan : xx9999 Tanggal CSO : dd/mm/yyyy Nama Karyawan : xxxxxxx Kode Nama Barang Satuan Jumlah Jumlah Keterangan Barang Barang Sistem Barang Fisik xx9999 Xxxxxxxx xxxxx 99 99 xxxxxxx Dibuat oleh, Jakarta, dd/mm/yyyy Disetujui oleh, (Bagian Gudang) (Kepala Gudang) Gambar 4.84 Rancangan Dokumen Catatan Stock Opname
171 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA BUKTI PEMBAYARAN No. BP : xx9999 No. Faktur : xxxxx Penerima : xxxxxx Nama Karyawan : xxxxxx Tanggal BP : dd/mm/yyyy No. SOP : xx9999 Terbilang : xxxxxxxxxx Nama Supplier : xxxxxxx Kode Nama Barang Satuan Jumlah Harga Disc Total Barang Barang (%) xx9999 xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999 xx9999 xxxxxxx xxxx 99 9999 9.99 999999 Sub Total 9999999 Discount 999999 Grand Total 99999999 Yang Menerima, Jakarta, dd/mm/yyyy Dibuat Oleh, ( ) (Bagian Keuangan) Gambar 4.85 Rancangan Dokumen Bukti Pembayaran
172 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN PEMBELIAN BERDASARKAN BARANG Per : dd/mm/yyyy Nama No. Tanggal No. Nama Nama Harga Jumlah Barang SOP SOP SPP Karyawan Supplier Satuan Beli xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxxx xxxxxx 99999 99 Total 999999 xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxxx xxxxxx 99999 99 Total Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.86 Rancangan Laporan Laporan Pembelian Berdasarkan Barang
173 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN PEMBELIAN BERDASARKAN SUPPLIER Per : dd/mm/yyyy Nama Nama No. Tanggal No. SPP Nama Harga Jumlah Supplier Barang SOP SOP Karyawan Satuan Beli xxxxxx xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx 99999 99 Total 999999 xxxxxx xxxxxx xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxxx xxxxxx 99999 99 Total Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.87 Rancangan Laporan Laporan Pembelian Berdasarkan Supplier
174 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN PENGELUARAN BARANG Per : dd/mm/yyyy Nama Kode No. Tanggal Nama Keterangan Jumlah Barang Barang SPPB SPPB Karyawan Requester xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99 999 Total xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99 999 Total Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.88 Rancangan Laporan Laporan Pengeluaran Barang
175 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN PENGEMBALIAN BARANG Per : dd/mm/yyyy Nama Kode No. SPB Tanggal Nama Keterangan Jumlah Barang Barang SPB Karyawan Requester xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99 Total 999 xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xxxxxx xxxxxx 99 Total 999 Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.89 Rancangan Laporan Laporan Pengembalian Barang
176 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN PENUKARAN BARANG Per : dd/mm/yyyy Nama Kode No. Tanggal No. Nama Keterangan Jumlah Barang Barang NTB NTB SOP Supplier xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 Jumlah Barang 999 xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 Jumlah Barang 999 xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 Jumlah Barang 999 Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.90 Rancangan Laporan Laporan Tukar Barang Berdasarkan Barang
177 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN PENUKARAN BARANG BERDASARKAN SUPPLIER Per : dd/mm/yyyy Nama Kode No. Tanggal No. Nama Keterangan Jumlah Barang Barang NTB NTB SOP Supplier xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 Jumlah Barang 999 xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 Jumlah Barang 999 xxxxxx xx9999 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 xx9999 dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxx xxxxxx 99 Jumlah Barang 999 Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.91 Rancangan Laporan Laporan Tukar Barang Berdasarkan Supplier
178 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN MUTASI PERSEDIAAN Per : dd/mm/yyyy Tanggal Kode Nama Barang Barang Saldo Keterangan Barang Barang Masuk Keluar dd/mm/yyyy xx9999 xxxxxxx 99 99 999 xxxxxx Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.92 Rancangan Laporan Laporan Mutasi Persediaan
179 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN STOCK OPNAME Per : dd/mm/yyyy No. Tgl Nama Nama Jumlah Jumlah Perbeda Ket CSO CSO Karyawan Barang Barang Sistem Barang Fisik an xx999 date xxxxx xxxxxx 99 99 99 xxxxx Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.93 Rancangan Laporan Laporan Persediaan Stock Opname
180 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN PENILAIAN PERSEDIAAN Per : dd/mm/yyyy Kode Nama Barang Saldo Barang Harga Pokok Per Total Biaya Barang Unit xx9999 xxxxxxxx 99 99 99999 xx9999 xxxxxxxx 99 99 99999 Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.94 Rancangan Laporan Laporan Penilaian Persediaan
181 PD. TRITUNGGAL ADHI PRATAMA Print Date: dd/mm/yyyy LAPORAN PENGELUARAN KAS Per : dd/mm/yyyy Tanggal No. Bukti No. SOP Nama Supplier Total Bayar Pembayaran dd/mm/yyyy xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999 xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999 Total Per Tanggal 999999 dd/mm/yyyy xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999 xx9999 xx9999 xxxxxxxx 99999 Total Per Tanggal 999999 Total Keseluruhan 9999999 Mengetahui, (Nama Karyawan) Gambar 4.95 Rancangan Laporan Laporan Pengeluaran Kas
182 4.1.3.4 Technical Platform Sistem dikembangkan untuk digunakan pada PC dengan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0, struktur tabel Microsoft SQL Server 2000. Sistem dioperasikan dengan menggunakan keyboard dan mouse. 4.1.4 Recommendations 4.1.4.1 The System s Usefullness and Feasibility Sistem mempermudah user dalm pengolahan data pembelian dan persediaan bahan baku serta pembuatan laporan. Dengan rancangan user interface yang sederhana, user dapat mempersingkat waktu saat pemrosesan data pembelian dan persediaan. Bagi penulis, sistem yang diusulkan layak secara teknis untuk diterapkan. Rancangan sistem ini juga secara ekonomis mendukung efisiensi perusahaan dalam pencarian data dari sistem yang sedang berjalan saat ini. 4.1.4.2 Strategy Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku ini sebaiknya diimplementasikan secara bertahap, mulai dari tahap percobaan untuk mengetahui apakah sistem sudah sesuai dengan kebutuhan para pemakainya di dalam perusahaan. 4.1.4.3 Development Economy Sistem yang dirancang ini memerlukan sumber daya satu orang system analyst, satu orang programmer, dan satu orang database specialist sebelum sistem ini layak dioperasikan oleh user.
183 4.2 Design Document 4.2.1 The Task 4.2.1.1 Purpose Sistem informasi yang dirancang bertujuan untuk mendukung pembelian dan pengelolaan persediaan bahan baku dari pendataan barang dan supplier yang baru, barang masuk yang dimulai dari pembuatan surat permintaan pembelian, sampai barang keluar yang dibuat berdasarkan surat permintaan pengeluaran barang dari bagian yang memerlukan. Sistem ini dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang selalu up-to-date didukung dengan berbagai technical platform yang sesuai. 4.2.1.2 Correction to The Analysis Dalam perancangan sistem ini, class diagram akan direvisi. Terjadi perubahan structure. Dalam revisi ini juga akan ditinjau kembali operation-operation dalam class yang ada. 4.2.1.3 Quality Goals Penentuan pada Sistem Informasi Akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada PD. Tritunggal Adhi Pratama yang dirancang ini ditekankan pada usable dan correct. Sistem yang usable diperlukan agar dapat digunakan dan diadaptasikan dalam perusahaan untuk membantu mempermudah proses bisnis. Sistem yang correct diperlukan untuk menghasilkan data-data transaksi dengan lebih akurat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, sistem juga harus memiliki kriteria efficient, secure, reliable, dan comprehensible. Kriteria efficient dalam hal waktu dan sumber daya yang
184 diperlukan, juga dibutuhkan karena sistem digunakan untuk mencatat transaksi pembelian dan persediaan PD. Tritunggal Adhi Pratama sehari-hari. Kriteria secure dibutuhkan untuk menghindari pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan yang tidak memiliki hak otorisasi. Kriteria reliable dibutuhkan untuk mempertahankan integritas data agar dapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan, kriteria comprehensible dibutuhkan agar sistem lebih mudah dipahami user. Kriteria lain seperti Maintainable dan Testable ditetapkan pada prioritas yang lebih rendah, sedangkan kriteria flexible, portable, dan interoperable dianggap tidak relevan karena sistem ini dirancang untuk technical platform tertentu yang spesifik. Tabel 4.28 Kriteria Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama Creterion Very Important Less Irrelevant Easily Important Important Fulfilled Usable X Secure X Efficient X Correct X Reliable X Maintainable X Testable X Flexible X Comprehensible X Reusable X Portable X Interoperable X
185 4.2.2 Techincal platform 4.2.2.1 Equipment Sistem ini dirancang agar dapat dioperasikan pada PC standar dengan rekomendasi peralatan sebagai berikut : Tabel 4.29 Spesifikasi Peralatan Specification Client Server Processor Intel Pentium 4 1.8 GHz Intel Pentium 4 2.8 GHz Mother Board MB untuk Pentium 4 MB untuk Pentium 4 Memory 256MB 1GB Hard Disk Drive 40GB 80GB Floppy Disk ( optional) 1.44MB 1.44MB CD- ROM Optional CR-Writer Monitor 15 15 Keyboard dan Mouse NIC 100Mbps 1000Mbps Printer Dot Matrix Operating System Microsoft Window XP Professional Microsoft windows 2000 Advanced Server 4.2.2.2 System Software Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku pada PD. Tritunggal Adhi Pratama berdasarkan implementasi sistem pada Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQl server 2000 sebagai database engine-nya.
186 4.2.2.3 System Interface Sistem ini juga membutuhkan printer yang dapat mencetak pada format surat. Untuk Client karyawan di tiap-tiap bagian akan menggunakan printer dot matrix. Sistem operasi harus dapat menangani interface printer. 4.2.2.4 Design Language Perancangan dokumen menggunakan notasi UML (Unified Model Language) yang berorientasi objek dengan menggunakan tools Microsoft Office Visio Professional 2003. 4.2.3 Architecture 4.2.3.1 Component Architecture Sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama menggunakan arsitektur client server dengan jenis distribusi centralized data, di mana pada client terdapat komponen user interface dan function, sedangkan pada server terdapat model component. Masing masing client memiliki komponen function yang berguna untuk membaca data yang ada di server melalui user interfacenya untuk kemudian diproses atau di-update di tempatnya masing masing, sedangkan data yang diupdate tersebut akan disimpan di dalam server. Gambar berikut ini menunjukkan arsitektur sistem informasi akuntansi pada PD. Tritunggal Adhi Pratama.
187 Gambar 4.96 Component Diagram 4.2.3.2 Process Architecture Deployment Diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern, di mana pada Client terdapat komponen user interface, function dan external device, sedangkan pada server terdapat komponen model. Semua data yang di-input melalui komponen user interface pada client akan diproses oleh client tersebut melalui komponen function pada client, kemudian server akan menampung segala input dari client melalui komponen model pada server. Hasil output data pada client akan dicetak dengan menggunakan printer yang merupakan external device pada client tersebut
188 Gambar 4.97 Deployment Diagram Gambar 4.98 Arsitektur Jaringan
189 4.2.3.3 Standards Perancangan window dan pesan kesalahan untuk sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku PD. Tritunggal Adhi Pratama mengikuti standard windows. Gambar 4.99 Contoh Menu Standar dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Bahan Baku PD. Tritunggal Adhi Pratama Gambar 4.100 Contoh Pesan Kesalahan