BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN

BAB IV ANALISA HASIL DAN PEMBAHASAN A. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Pada PT Arwana Citramulia, Tbk Untuk mengetahui tentang prosedur pembelian pada PT Arwana Citramulia, Tbk, maka penerapan prosedur pembelian tersebut dijabarkan sebagai berikut: 1. Dokumen yang digunakan a. Purchase Request ( Permintaan Pembelian ) Purchase Request adalah surat daftar permintaan dari user yang berisi daftar apa saja yang dibutuhkan oleh mereka untuk melakukan proses produksi. Purchase Request berisi nomor PR (Purchase Request), kode barang / material number, jumlah barang yang diperlukan, keterangan dan informasi pejabat yang mengotorisasi dokumen purchase request. Purchase Request dibuat menjadi 2 lembar yang didistribusikan kepada: 1) Lembar ke-1 : Untuk bagian pembelian 2) Lembar ke-2 : Untuk diarsip oleh bagian gudang b. Purchase Order Purchase Order adalah surat order pembelian yang diajukan kepada pemasok. Purchase Order berisi nama supplier, alamat dan kontak supplier, nomor purchase order, tanggal purchase order, alamat perusahaan, nama barang yang diorder, nomor pr barang yang di order, jumlah barang yang di order, harga per satuan barang, total harga, kurs, dan pejabat yang mengotorisasi purchase order. Surat pesanan dibuat menjadi 3 rangkap yang didistribusikan kepada : 1) Lembar ke-1 (Warna Putih) : Untuk finance dan di fax ke supplier 40

41 2) Lembar ke-2 ( Warna Kuning ): Untuk di arsip oleh bagian pembelian 3) Lembar ke-3 ( Warna Hijau ) : Untuk bagian gudang c. Lembar History Lembar History berisi tentang history harga dan supplier untuk pembelian barang yang di order pada PO tersebut. Lembar history dilampirkan dengan PO pada saat mengajukan tandatangan PO. 2. Prosedur Pembelian Adapun prosedur pembelian yang diterapkan pada PT Arwana Citramulia, Tbk adalah : a. Prosedur pembelian pada PT Arwana Citramulia,Tbk berdasarkan daftar barang yang sudah diajukan oleh user dan tertera didalam purchase request. Purchase request yang sudah diinput oleh bagian gudang kedalam sistem kemudian muncul sebagai outstanding purchase request. Ada 2 status purchase request yang ada di sistem yaitu : 1) Status Yes Status ini untuk purchase request yang sudah di approval oleh Plant Manager dan sudah bisa diinput menjadi purchase order. 2) Status No Status ini untuk purchase request yang belum di approval oleh Plant Manager dan belum bisa diinput menjadi purchase order. b. Bagian pembelian mengevaluasi purchase request tersebut. Selanjutnya bagian pembelian melakukan pemilihan supplier. 1) Untuk barang rutin dibeli, bagian pembelian langsung menghubungi supplier melalui telepon, fax, atau email. 2) Untuk barang non rutin, bagian pembelian meminta penawaran harga ke supplier melalui email, fax, dan telepon.

42 c. Setelah melakukan seleksi supplier berdasarkan quotation price list yang diterima dari supplier, bagian pembelian membuat purchase order sebanyak 3 rangkap kemudian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Setelah diotorisasi, lembar ke-1 di fax ke supplier dan didistribusikan ke bagian finance, lembar ke-2 diarsip oleh bagian pembelian dan lembar ke-3 didistribusikan kepada bagian gudang. d. Setelah PO dikirim ke supplier, bagian pembelian melakukan follow up kedatangan barang. e. Karena barang yang dipesan adalah barang lokal, maka barang langsung di ke lokasi perusahaan. B. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Pada PT Arwana Citramulia, Tbk 1. Dokumen Yang Digunakan a. Memo Request Memo yang diterbitkan oleh user yang merupakan daftar permintaan barang yang diperlukan oleh user untuk diajukan ke bagian gudang agar diterbitkan purchase request. Memo request diotorisasi oleh kepala bagian masing-masing departement. b. Purchase Request Purchase Request adalah dokumen yang dikeluarkan oleh bagian gudang yang merupakan daftar permintaan barang yang diperlukan oleh user untuk diinput kedalam sistem dan diajukan ke departement pembelian sebagai dasar pembuatan PO. c. Tembusan Purchase Order Tembusan Purchase Order digunakan oleh bagian gudang untuk mencocokan barang yang diterima oleh bagian gudang dengan kuantitas dan spesifikasi yang ada di PO.

43 d. Tembusan Surat Jalan Dari Supplier Surat jalan diterima gudang dari supplier untuk mengecek barang yang datang apakah sudah sesuai dengan barang yang di order dan tertera di PO. Surat jalan juga digunakan oleh bagian gudang sebagai dasar pembuatan nomor Bukti Penerimaan Barang (BPB). e. Surat Retur Pembelian Surat Retur Pembelian diterbitkan oleh bagian gudang apabila barang yang diterima oleh bagian gudang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta oleh user sehingga harus di retur atau dikembalikan ke supplier. Surat retur pembelian di tandatangan oleh user dan di otorisasi oleh kepala bagian gudang. Surat retur pembelian terdiri dari 2 rangkap : 1) Lembar ke-1 untuk diarsip oleh bagian gudang 2) Lembar ke-2 untuk supplier 2. Prosedur Persediaan (Gudang) a. Prosedur Permintaan Barang Bagian gudang menerbitkan purchase request berdasarkan memo request yang diajukan oleh user. Purchase request terdiri dari 2 rangkap yaitu : 1) Lembar ke-1 : Untuk bagian pembelian 2) Lembar ke-2 : Untuk diarsip oleh bagian gudang Selanjutnya purchase request diinput ke dalam sistem Armasi oleh bagian gudang. b. Prosedur Penerimaan Barang Pada PT Arwana Citramulia, Tbk fungsi gudang masih belum terpisah dengan fungsi penerimaan. 1. Bagian gudang mengecek fisik barang yang diterima oleh bagian gudang dengan yang tertera di dalam surat jalan dan PO. 2. Jika barang yang diterima oleh bagian gudang sudah sesuai dengan surat jalan dan PO, maka bagian gudang

44 akan menginput nomor Bukti Penerimaan Barang (BPB) kedalam sistem Armasi 3. Jika barang yang di terima oleh bagian gudang tidak sesuai dengan surat jalan dan PO, maka bagian gudang akan menerbitkan surat retur pembelian. c. Proses Retur Pembelian Apabila barang yang diterima oleh bagian gudang tidak sesuai dengan surat jalan atau PO maka : 1. Bagian gudang akan memberi informasi kepada bagian pembelian bahwa barang yang diterima tidak sesuai dengan permintaan. Informasi yang diberikan berupa no PO, nama barang dan kuantitas barang yang akan dikembalikan. 2. Bagian gudang akan men-cancel nomor Bukti Penerimaan Barang (BPB) pada sistem dan diganti dengan nomor retur. 3. Bagian gudang akan menerbitkan surat retur pembelian yang terdiri dari 2 rangkap. Lembar ke-1 diarsip oleh bagian gudang dan lembar ke-2 didistribusikan ke supplier bersamaan dengan barang yang akan diretur. d. Proses Pencatatan Kartu Stock Gudang Barang yang diterima oleh bagian gudang selanjutnya di update dan di input ke dalam kartu stock di sistem Armasi. C. Sistem Informasi Akuntansi Hutang Pada PT Arwana Citramulia, Tbk. 1. Dokumen Yang Digunakan a. Invoice Invoice adalah suatu dokumen yang dikirim oleh pemasok kepada pelanggan yang berisi produk atau barang yang dicatat, barang yang dipasok, harga-harga barang tersebut, dan jumlah uang yang terhutang untuk barang tersebut.

45 b. Faktur Pajak Faktur Pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak atau penyerahan Jasa Kena Pajak (JKP). c. Surat Jalan / Delivery Order. Surat Jalan adalah dokumen yang diserahkan oleh supplier pada saat mengirimkan barang kepada pelanggan. Surat jalan yang diterima oleh bagian hutang adalah surat jalan asli dari supplier. d. Tanda Terima Tagihan Tanda Terima Tagihan merupakan bukti penyerahan penerimaan tagihan oleh departement hutang. Tanda terima tagihan dibuat oleh departement hutang dan terdiri dari 2 rangkap. Lembar ke-1 untuk departement hutang dan lembar ke-2 untuk supplier. e. Daftar Hutang Daftar Hutang adalah list yang dibuat oleh departement hutang setelah menerima tagihan dari supplier setelah diinput ke dalam sistem Armasi. 2. Prosedur Bagian Hutang a. Bagian hutang menerima tagihan / invoice dari supplier dan membuat tanda terima tagihan 2 rangkap. Lembar ke-1 untuk supplier dan lembar ke-2 dilampirkan dengan invoice. b. Tagihan yang telah diterima oleh bagian hutang kemudian diinput kedalam sistem Armasi selanjutnya dicatat ke dalam list daftar hutang. c. Setelah tagihan diinput dan dicatat oleh bagian hutang ke dalam sistem Armasi kemudian bagian hutang melakukan verifikasi dokumen sebagai berikut: 1) Mencocokan jumlah barang, nama barang dan spesifikasi barang yang ada di surat jalan dengan purchase order.

46 2) Mencatat nomor bukti penerimaan barang yang sudah diinput oleh bagian gudang sebagai bukti bahwa barang tersebut sudah benar diterima oleh bagian gudang. 3) Memeriksa kelengkapan lampiran dokumen seperti purchase order, surat jalan asli dari supplier, invoice, faktur pajak dan tanda terima tagihan. d. Setelah di verifikasi dokumen tersebut di periksa kembali oleh kepala bagian hutang. e. Setelah dokumen tersebut diperiksa oleh bagian hutang kemudian dokumen tersebut diserahkan ke bagian pajak untuk diperiksa faktur pajaknya. f. Setelah dokumen dan faktur pajak diperiksa oleh bagian pajak, dokumen dikembalikan kembali ke bagian hutang. g. Bagian hutang akan menunggu cash flow dari bagian pembayaran, apabila tagihan tersebut masuk kedalam cash flow maka tagihan tersebut diserahkan ke bagian pembayaran untuk proses pembayaran dan apabila tagihan tersebut tidak masuk ke dalam cash flow tagihan tersebut di file terlebih dahulu oleh bagian hutang. D. Diagram Alir Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Persediaan, dan Hutang Usaha Pada PT Arwana Citramulia, Tbk. Diagram alir PT Arwana Citramulia, Tbk dapat dilihat dibawah ini

47 PEMASOK PEMBELIAN PRODUKSI/ USER GUDANG HUTANG DAN KEUANGAN Purchase Order START Purchase Request File Stock Gudang START Memo Request PO INVOICE 48 File PR File MR SURAT JALAN Surat Jalan Pemiilihan supplier Meminta penawaran harga A Penawaran Harga Membuat MR File MR Membuat PR File PR Purchase Request VERIFIKASI DOKUMEN Input Invoice ke sistem Membuat Daftar Hutang Invoice File PR 1 PO Voucher pembayaran Membuat PO Memo Request SJ Purchase Order Membuat PO Cek/ giro Gambar 4.1 SIA Pembelian, Persediaan Dan Hutang Usaha Pada PT Arwana Citramulia, Tbk Sumber : Diolah oleh Penulis 47

48 E. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Persediaan dan Hutang Usaha Pada PT Arwana Citramulia,Tbk Dalam pembahasan ini diusahakan agar dapat memberikan kesimpulan dan saran yang aplikatif agar PT Arwana Citramulia, Tbk dapat menyusun sistem informasi yang lebih efektif. Adapun evaluasi pada sistem informasi akuntansi pada PT Arwana Citramulia, Tbk meliputi : 1. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan 2. Evaluasi terhadap prosedur pembelian, persediaan, dan hutang usaha 3. Evaluasi terhadap pengendalian yang diterapkan 4. Evaluasi terhadap sistem pelaporan Adapun uraian dari setiap evaluasi dijabarkan dalam point-point dibawah ini : 1. Evaluasi Terhadap Sistem Pembelian Pada PT Arwana Citramulia, Tbk a. Evaluasi Terhadap Dokumen Pembelian Yang Digunakan. 1) Jenis dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian adalah : a) Purchase Request b) Penawaran Harga ( dari pihak eksternal) c) Purchase Order d) Lembar History Pembelian Secara keseluruhan dokumen yang digunakan dalam proses pembelian pada PT Arwana Citramulia, Tbk sudah sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum. 2) Dokumen dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian pada PT Arwana Citramulia, Tbk mempunyai format yang sederhana dan mudah dimengerti sehingga

49 dapat mengurangi resiko terjadinya kesalahan dalam membaca dokumen tersebut. 3) Tidak adanya dokumen tentang penawaran harga kepada supplier. Permintaan penawaran harga biasanya dilakukan dengan lisan melalui telephone, email atau fax tanpa adanya format / dokumen yang baku, sehingga dibutuhkan dokumen yang legal dan sah. Hal tersebut sangat penting mengingat surat penawaran harga menunjukkan bahwa pemilihan supplier dilakukan secara kompetitif. 4) Adanya lembar history supplier yang dilampirkan pada saat mengajukan approval kepada pimpinan. Hal ini sangat menguntungkan karena baik pimpinan maupun staff pembelian mengetahui daftar harga dan supplier yang pernah melakukan kerja sama dengan perusahaan untuk pembelian barang tersebut, sehingga apabila terjadi kenaikan harga pada saat melakukan pembelian baik bagian pembelian maupun pimpinan dapat mengetahui presentase kenaikan harga tersebut dan dapat memutuskan apakah tetap melakukan pembelian pada perusahaan tersebut atau mencari supplier / pemasok yang baru. 5) Dokumen purchase request, purchase order telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal ini menunjukkan telah adanya sistem otorisasi yang tepat dalam perusahaan tersebut. Untuk purchase order dengan nilai pembelian dibawah 20 juta otorisasi purchase order dilakukan oleh manager pembelian dan vice president pembelian, tetapi untuk purchase order dengan nilai pembelian diatas 20 juta otorisasi dilakukan oleh manager pembelian, vice president pembelian, dan CFO. 6) Dokumen purchase order hanya dibuat 3 rangkap, yaitu supplier hanya menerima PO dalam bentuk fax/ copyan,

50 lembar ke-1 untuk bagian finance dan lembar ke-2 untuk diarsip oleh bagian pembelian dan lembar ke-3 untuk bagian gudang. Pada sistem yang berjalan ini supplier hanya menerima PO dalam bentuk fax atau copy, sehingga sering terjadi bagian pembelian sudah memberikan purchase order melalui fax tetapi supplier belum menerima po tersebut. Hal ini berdampak pada keterlambatan datangnya barang dan bisa berakibat terganggunya proses produksi. b. Evaluasi Prosedur Pembelian Dari hasil evaluasi terhadap prosedur pembelian yang sudah berjalan dapat ditemukan hal-hal sebagai berikut : 1) Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi pembelian dalam perusahaan sudah cukup baik. Jaringan prosedur terdiri dari : a) Prosedur permintaan barang b) Prosedur pemilihan pemasok c) Prosedur order pembelian 2) Dalam prosedur order pembelian, bagian pembelian sering melakukan pemesanan barang kepada pemasok melalui telepon dan membuat PO dikarenakan barang yang dipesan bersifat Urgent dengan mempertimbangkan bahwa barang tersebut sangat diperlukan dan pemasok sudah dikenal. Hal ini akan menyebabkan kebingungan pada bagian gudang pada saat menerima barang karena bagian gudang tidak menerima tembusan PO. Selain itu akan berdampak juga pada administrasi PO nantinya. Bagian hutang juga akan terhambat dikarenakan mereka belum menerima dokumen secara lengkap untuk proses pembayaran sehingga terjadi keterlambatan pembayaran kepada supplier. Untuk lebih mengantisipasi terjadinya kelalaian tersebut maka sebaiknya

51 bagian pembelian lebih memperhatikan tentang prosedur pembelian sehingga tidak menghambat bagian lain. 3) Prosedur penyeleksian pemasok dilakukan secara komputerisasi berdasarkan file induk pemasok dan history PO yang ada di sistem. Penyeleksian dan penilaian pemasok dinilai dari kualitas barang dan ketepatan pengiriman barang, sedangkan untuk penyeleksian harga hanya dilakukan proses tawar-menawar terhadap pemasok yang lama. Sehingga perusahaan tidak mengetahui perkembangan harga di pasar dikarenakan perusahaan sudah percaya terhadap pemasok yang lama. 2. Evaluasi Terhadap Sistem Informasi Akuntasi Persediaan Pada PT Arwana Citramulia, Tbk ( Bagian Gudang ) a. Evaluasi Terhadap Dokumen Persediaan Yang Digunakan 1) Jenis dokumen yang digunakan dalam sistem persediaan PT Arwana Citramulia,Tbk : a) Memo Request b) Purchase Request c) Surat Jalan d) Bukti Penerimaan Barang Secara keseluruhan dokumen yang digunakan dalam proses persediaan pada PT Arwana Citramulia, Tbk sudah sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum. 2) Dokumen persediaan seperti memo request, purchase request sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Hal ini membuktikan bahwa telah adanya sistem otorisasi yang tepat dalam perusahaan tersebut. 3) Bagian gudang sering tidak menerima tembusan PO dari bagian pembelian, sehingga pada saat bagian gudang menerima barang bagian gudang hanya mencocokan denga surat jalan yang diterima dari supplier. Hal ini

52 mengakibatkan sering terjadinya ketidak sesuaian antara barang yang diterima dengan yang tertera di PO. 4) Supplier kadang mengirimkan barang bukan ke gudang melainkan ke kantor pusat yang diterima oleh bagian pembelian. Sehingga pada saat bagian pembelian mengirimkan barang tersebut ke bagian gudang dokumen surat jalan sering hilang sehingga bagian gudang tidak dapat menerbitkan No Bukti Penerimaan Barang. b. Evaluasi Terhadap Prosedur Persediaan PT Arwana Citramulia,Tbk Dari hasil evaluasi terhadap prosedur persediaan pada PT Arwana Citramulia, Tbk yang sudah berjalan, ditemukan hal hal sebagai berikut: 1) Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi persediaan perusahaan sudah cukup baik. Jaringan prosedur terdiri dari : a) Prosedur pembuatan Purchase Request b) Prosedur Penerimaan Barang c) Prosedur Pencatatan stock di card stock 2) Prosedur permintaan barang yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik yaitu user mengajukan memo request barang yang disetujui oleh kepala bagian kemudian diserahkan ke bagian gudang. Bagian gudang akan membuat purchase request yang diotorisasi oleh kepala bagian gudang dan plant manager. Selanjutnya purchase request diinput ke dalam sistem kemudian dilakukan e-approval oleh vice president manager. Purchase request yang telah di e- approval oleh plant manager adalah purchase request yang sudah di input menjadi PO oleh bagian pembelian. 3) Proses e-approval PR yang dilakukan oleh vice president plant mempunyai kelemahan dan kelebihan. Kelemahan dari

53 proses e-approval tersebut adalah proses dari pengajuan permintaan pembelian barang dari user sampai e-approval vice president cukup lama sehingga sering terjadi barang yang tadinya tidak urgent menjadi katagori urgent. 3. Evaluasi Terhadap Sistem Informasi Akuntansi Bagian Hutang Pada PT Arwana Citramulia, Tbk a. Evaluasi Terhadap Dokumen Persediaan Yang Digunakan Pada PT Arwana Citramulia,Tbk. 1) Jenis dokumen yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi Hutang pada PT Arwana Citramulia,Tbk : a) Invoice b) Faktur Pajak c) Surat Jalan d) Tanda Terima Tagihan Secara keseluruhan dokumen yang digunakan dalam proses persediaan pada PT Arwana Citramulia, Tbk sudah sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima secara umum. 2) Dokumen yang diterima bagian hutang seperti invoice, surat jalan dan PO sering tidak lengkap sehingga sering terjadi keterlambatan pembayaran kepada supplier. b. Evaluasi Terhadap Prosedur Hutang Pada PT Arwana Citramulia,Tbk. Dari hasil evaluasi terhadap prosedur persediaan pada PT Arwana Citramulia, Tbk yang sudah berjalan, ditemukan hal hal sebagai berikut: 1) Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi persediaan perusahaan sudah cukup baik. Jaringan prosedur terdiri dari : a) Prosedur Penerimaan Tagihan dari Supplier

54 b) Proses verifikasi dokumen yang diterima oleh bagian hutang c) Proses penginputan dan pencatatan invoice di sistem. 2) Bagian hutang mempunyai jadwal tukar invoice setiap hari Senin dan Rabu, akan tetapi banyak supplier yang menukar invoice diluar jadwal tersebut, sehingga bagian pembelian yang menerima invoice tersebut menggunakan tanda terima tagihan. Hal seperti ini sering menimbulkan masalah yaitu bagian pembelian lupa untuk menyerahkan invoice tersebut ke bagian hutang akibatnya invoice terlambat diterima oleh bagian hutang. 3) Setelah menerima invoice dari supplier bagian hutang selanjutnya melakukan verifikasi kelengkapan dokumen. Dokumen yang di verifikasi adalah purchase order, surat jalan, no bukti penerimaan barang, invoice, dan faktur pajak. Dokumen yang sering belum diterima oleh bagian hutang adalah purchase order karena bagian pembelian sering meminta barang terlebih dahulu ke supplier dan menunda membuat purchase order dikarenakan barang tersebut urgent. 4) Setelah dokumen yang diterima oleh bagian hutang lengkap, kemudian bagian hutang menginput no invoice ke dalam sistem dan selanjutnya di tulis dalam list daftar hutang untuk di periksa oleh kepala bagian hutang. 5) Setelah dokumen diperiksa oleh kepala bagian hutang selanjutnya dokumen tersebut diserahkan ke bagian pajak untuk diperiksa faktur pajaknya. 6) Setelah dokumen diperiksa oleh bagian pajak dokumen dikembalikan ke bagian hutang. Bagian hutang melihat cash flow yang terlah diberikan oleh bagian pembayaran. Apabila invoice/ tagihan tersebut sudah masuk ke dalam cash flow pembayaran bulan ini maka dokumen tersebut diserahkan ke

55 bagian pembayaran, tetapi apabila dokumen tersebut belum masuk ke dalam cash flow pembayaran bulan ini maka dokumen tersebut di file terlebih dahulu oleh bagian hutang. 4. Evaluasi Terhadap Pengendalian Yang Diterapkan a. Pengendalian Umum 1) Pengendalian Dokumentasi Penggunaan formulir bernomor urut sudah diterapkan pada semua dokumen seperti memo request, purchase request, purchase order dan no bukti penerimaan barang. Hal ini sudah cukup baik karena memudahkan bagian lain untuk melakukan verifikasi dokumen. Selain itu dokumen yang di cetak juga sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 2) Pengendalian Perangkat Keras Bagian IT support melakukan parity checking dan equipment check untuk komputer yang mengalami kerusakan. 3) Pengendalian Keamanan Data Untuk menghindari penggunaan komputer oleh pihak-pihak yang tidak berhak, perusahaan telah melakukan pengendalian dengan pemakaian password pada komputer dan pemberian user name untuk setiap log in ke dalam sistem armasi b. Pengendalian Aplikasi 1) Pengendalian Input a) Adanya verifikasi dokumen untuk menjamin kelengkapan dan kebenaran otorisasi pada saat membuat dokumen PO. Selain itu bagian hutang juga maelakukan verifikasi dokumen untuk memeriksa kelengkapan dan kebenaran semua dokumen yang terkait dengan teliti. b) PT Arwana Citramulia, Tbk telah menerapkan sistem komputer Armasi pada setiap proses transaksinya.

56 5. Diagram Alir Sistem Informasi Akuntansi Pembelian, Persediaan dan Hutang Usaha Yang Disarankan. Dari hasil evaluasi sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan, dan hutang usaha pada PT Arwana Citramulia, Tbk berikut diagram alir yang disarankan oleh penulis :

57 PEMASOK PEMBELIAN KONTROL PERSEDIAAN GUDANG HUTANG Start File Stock Start PO Surat Permintaan Penawaran Harga PR File PR Mengontrol Persediaan MR Invoice File MR Surat Penawaran Harga Purchase Order Pemilihan supplier SPPH SPH Membuat MR File MR Membuat PR File PR Surat Jalan Verifikasi Dokumen A PR Input Invoice ke armasi Surat Jalan SPH Memo Request Membuat Hutang Invoice File PR Membuat PO PO 1 2 PO SJ INPUT BPB Voucher Pembayaran Cek/ Giro Gambar 4.2 SIA Pembelian, Persediaan dan Hutang Usaha PT Arwana Citramulia, Tbk Yang Disarankan Penulis 57

58 6. Sistem Informasi Akuntansi Yang Disarankan penulis a. Perbedaan Sistem Akuntansi Yang Disarankan Penulis Perbedaan sistem akuntansi yang ditulis oleh penulis dengan sistem yang sudah berjalan sebelumnya adalah : 1) Surat Permintaan Penawaran Harga Ke Supplier Pada sistem yang diusulkan oleh penulis, penulis menyarankan agar pada bagian pembelian terdapat surat permintaan penawaran harga ke supplier yang resmi dari perusahaan. Hal ini bertujuan agar perubahan harga dari supplier dapat ter record dengan jelas untuk menghindari kecurangan yang mungkin terjadi. 2) Purchase Order 4 Rangkap Penulis menyarankan agar Purchase Order yang dibuat sebanyak 4 rangkap yaitu : a) Lembar ke-1 : Untuk supplier b) Lembar ke-2 : Untuk finance c) Lembar ke-3 : Diarsip oleh bagian pembelian d) Lembar ke- 4 : Untuk bagian gudang Hal ini bertujuan agar tidak terjadi keterlambatan datang barang karena supplier belum terima PO. Pada sistem yang berjalan sebelumnya supplier hanya menerima PO dalam bentuk fax atau email bukan PO asli sehingga banyak supplier yang merasa belum terima PO, sedangkan purchaser sudah mengirim PO tersebut melalui fax atau email. Akibatnya barang terlambat dikirim oleh supplier. 3) Bagian Gudang Penerimaan Barang dan Bagian Gudang Kontrol Persediaan Memiliki Fungsi Yang Berbeda. Pada sistem yang berjalan sebelumnya bagian gudang dan penerimaan memiliki fungsi yang sama. Hal ini mengakibatkan bagian gudang kurang dalam pengawasan stock yang mengakibatkan barang yang diminta oleh gudang sering urgent.

59 Penulis menyarankan agar bagian gudang penerimaan dan kontrol persediaan terpisah. Hal ini bertujuan agar masingmasing bagian dapat fokus dengan tugas dan tanggung jawabnya sehingga stock dapat terkontrol dengan baik.