BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Super Graha Makmur didirikan pada tahun 1979. PT. Super Graha Makmur bergerak di bidang furniture yang pada awalnya memproduksi kasur lipat, kursi lipat, ranjang bayi, dan rak televisi dengan menggunakan merk SUPER. Bisnis awal yang disertai dengan slogan Certainly Better, Better Be Certain ini ternyata mendapatkan sambutan yang baik. Produk-produk SUPER diterima dengan baik oleh masyarakat. Permintaan masyarakat yang terus meningkat akhirnya direspon oleh SUPER pada tahun 1995 dengan melebarkan sayapnya dan mulai memproduksi lebih banyak jenis furniture seperti : lemari pakaian, meja belajar, rak serba guna, rak audio video, bedroom set, dan kitchen set. SUPER menggunakan Particle Board (PB) sebagai bahan baku utamanya, disertai juga dengan penggunaan Medium Density Fiberboard (MDF) dan High Pressure Laminated (HPL) kualitas tinggi. Sedangkan untuk permukaan kayunya digunakan Poly Vinyl Chloride (PVC), Paper Overlay (PO), dan Melamine. PT. Super Graha Makmur berlokasi di Citeureup, dengan total luas tanah 5 ha, dimana 3 ha tersebut digunakan sebagai area kerja, gudang, dan kantor. Gudang yang dimiliki oleh PT. Super Graha Makmur ini memiliki beberapa 36
37 gudang yang lokasinya tersebar di sekitar daerah Citeureup. Penyimpanan masing-masing gudang tidak dibatasi oleh jenis bahan baku atau produk tertentu. Selain itu gudang pun berperan sebagai tempat dilakukannya laminasi maupun produksi. Untuk mengawasi dan menjaga kualitas dari seluruh produknya, SUPER menggunakan teknologi canggih, yakni teknologi yang up-to-date dengan sistem otomatis dan dikombinasikan dengan sumber daya manusia yang kompeten. PT. Super Graha Makmur dengan slogan everything you need..in one place terus melebarkan sayapnya dan kini telah memiliki lebih banyak tambahan jenis produk seperti : meja kantor, rak sepatu, meja komputer dan berbagai jenis produk lainnya dengan desain yang menarik. Produk-produk PT. Super Graha Makmur ini tersebar luas hampir di seluruh kota di Indonesia. Dalam proses penjualan produk-produknya, PT. Super Graha Makmur memiliki jaringan pendisribusian yang dibataskan pada distributor tertentu. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Dalam hirarkinya, PT. Super Graha Makmur dipimpin oleh seorang Presiden Direksi yang membawahi delapan bagian operasional yaitu bidang pemasaran, bidang penjualan, bidang teknik, bidang pabrik, bidang persediaan, bidang pengawasan dan kendali mutu, bidang keuangan, bidang sumber daya manusia, representasi struktur organisasi dapat dilihat pada gambar 3.1.
President Director Marketing Manager Sales Manager Engineering Manager Logistic Manager Quality Assurance Finance Manager Human Resource Manager Factory Manager Marketing Administration Sales Engineering Project Engineering Purchase Officer Tester Staff Tax Staff Human Resource Administration Estimator Marketing Staff Sales Staff Senior Drafter Store Staff IT Staff Staff Hardware Assembler Controller Drafter Electrician Controller Factory Staff Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Super Graha Makmur 38
39 3.3 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang Secara garis besar, ikhtisar jabatan dalam struktur organisasi di PT. Super Graha Makmur adalah sebagai berikut: B. Presiden Direktur Tugas Presiden Direktur PT. Super Graha Makmur adalah mengkoordinasikan tugas di bidang pemasaran, bidang penjualan, bidang teknik, bidang pabrik, bidang persediaan, bidang pengawasan dan kendali mutu, dan bidang sumber daya manusia, serta kebijaksanaan pimpinan serta peraturan yang berlaku dalam rangka pencapaian kesuksesan perusahaan. C. Kepala Pemasaran Mengepalai bagian pemasaran yang menyusun akan rencana pemasaran dari PT. Super Graha Makmur. Bidang ini memiliki Kepala Eksekutif yang membawahi para pegawai pemasaran yang akan melakukan kegiatan pemasaran bagi perusahaan PT. Super Graha Makmur. D. Kepala Penjualan Mengepalai bagian penjualan yang mengurus transaksi dengan para pelanggan PT. Super Graha Makmur. Bidang ini membawahi bidang Teknik Penjualan yang memiliki fungsi untuk urusan perancangan dan menjelaskan mengenai hal-hal yang bersifat teknis, dan bidang
40 Pemasaran Penjualan yang menangani proses transaksi dengan pelanggan (customer). E. Kepala Teknik Mengepalai bagian teknisi yang bertugas untuk merancang produk yang dipesan oleh para pelanggan dan memiliki wewenang untuk mengesahkan rancangan dari para teknisi. Bidang ini memiliki Kepala Project yang bertugas membuat perancang dari produk yang akan dibuat untuk pelanggan dan Kepala Juru Gambar yang memiliki tugas untuk membuat gambar dari rancangan para teknisi. E. Kepala Pabrik Mengepalai bagian produksi yang menjalankan proses pembuatan produk untuk para pelanggan. Bidang ini memiliki Kepala Perkiraan yaitu yang membawahi para pegawai yang memiliki tugas untuk memperkirakan biaya, bagian ini berhak untuk mengakses informasi mengenai proyek-proyek terdahulu untuk membuat perkiraan biaya dan bahan yang dibutuhkan untuk proyek, selain itu bagian ini juga memiliki juru gambar untuk membuat gambar rancangan kedalam bentuk AutoCad. F. Kepala Persediaan Mengepalai bagian yang mengatur mengenai persediaan barang dan logistik dari perusahaan, bagian ini memiliki tanggung jawab untuk menjamin koordinasi dari departemennya agar dapat memenuhi
41 kebutuhan perusahaan. Dalam bagian logistik juga memiliki tanggung jawab yang terkait dengan pembelian dan pengiriman barang. Bagian ini harus mengawasi tingkat persediaan dalam gudang dan mengajukan permintaan pembelian untuk menjaga tingkat persediaan barang. Dan bagian ini juga harus mengurus pengadaan barang dan pengirimannya untuk kegiatan bisnis perusahaan, seperti produksi. Bagian Persediaan membawahi bagian penyimpanan atau sering disebut bagian gudang yaitu yang bertanggung jawab atas keluar masuknya barang dari gudang. G. Kepala Pengawasan dan Kendali Mutu Mengepalai bagian yang bertanggung jawab atas kualitas dari produk yang telah dihasilkan sehingga ketika barang dikirimkan kepada pelanggan kualitas barang tetap terjaga dan mengendalikan produksi agar tidak terjadi penimbunan di gudang. Bagian ini membawahi kepala penguji yang bertugas untuk melakukan pengujian terhadap barang yang telah diproduksi agar ketika barang tersebut tiba ditangan konsumen, kualitas barang tersebut dapat memberikan kepuasan pada pelanggan, dan bagian ini juga membawahi bagian pengendali produksi yang bertugas untuk mengatur atau mengendalikan produksi barang yang dihasilkan agar barang yang diproduksi tidak melebihi sehingga terjadi penimbunan barang produksi atau mengalami kekurangan pada saat dibutuhkan. H. Kepala Keuangan
42 Mengepalai bagian yang bertanggung jawab terhadap keuangan perusahaan dan administrasi dari penggunaan barang milik perusahaan. Bagian ini membawahi bagian pajak yang mengatur mengenai pembayaran pajak, dan bagian ini juga membawahi bagian teknologi informasi yang bertanggung jawab atas pengadaan teknologi informasi di perusahaannya dan merawat teknologi tersebut agar dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. I. Kepala Sumber Daya Manusia Mengepalai bagian yang bertanggung jawab mengenai masalah kepegawaian dari PT. Super Graha Makmur. Bagian ini membawahi bagian pegawai yang mengatur mengenai para pegawai di PT. Super Graha Makmur, bagian penerima yang bertugas untuk menerima kontak dengan pihak di luar perusahaan, yakni sebagai bagian dari hubungan dengan publik, bagian kurir dan supir yang mengatur untuk tugas pengiriman barang maupun dokumen dari perusahaan, dan bagian kebersihan yang bertugas untuk menjaga kebersihan di perusahaan, serta bagian keamanan yang bertugas untuk mengatur dan menjaga keamanan di perusahaan.
43 3.4 Visi dan Misi perusahaan PT. Super Graha Makmur merupakan sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang interior furniture. Perusahaan ini berlokasi di Kampung Gudang Desa Karang Asem Barat, Citeureup Cibinong. Misi dari PT. Super Graha Makmur adalah untuk menjadi sebuah perusahaan yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan produk-produk furniture yang berkualitas. Sedangkan visi dari PT. Super Graha Makmur adalah untuk dapat menjadi sebuah perusahaan furniture kelas dunia yang dapat selalu memberikan kualitas terbaik bagi para pelanggannya sehingga produk yang dihasilkan setara dengan produk luar negeri. 3.5 Tata Laksana / Prosedur yang sedang berjalan Sistem yang sedang berjalan di PT. Super Graha Makmur masih menggunakan cara manual menggunakan kertas sebagai media pengarsipan sehingga terkadang hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan. Adapun sistem tersebut dapat dibagi menjadi beberapa bagian yaitu sistem pembelian, sistem penjualan, sistem produksi, serta sistem penyimpanan dan transfer barang. 3.5.1 Sistem Pembelian Pembelian yang dilakukan oleh PT. Super Graha Makmur adalah pembelian bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi.
44 Sistem yang berjalan adalah sebagai berikut. Bagian pembelian akan melakukan pembelian bahan baku apabila menerima laporan dari bagian gudang bahwa stok bahan baku tertentu sudah di bawah angka minimum atau mendapat permintaan dari bagian produksi yang membutuhkan bahan baku lebih banyak dari jumlah yang tersimpan di gudang.
45 Pembelian Gudang B Menerima dokumen kebutuhan bahan baku Memesan bahan baku Supplier baru? Ya Menginput data supplier Tidak Mengeluarkan Purchase Order (PO) Dokumen PO Menerima dokumen data bahan baku yang dibeli C Gambar 3.2 DAD Pembelian
46 Pertama bagian pembelian akan mencari supplier mana yang menjual bahan baku yang dibutuhkan dari daftar supplier. Apabila dari daftar yang sudah ada tidak ditemukan supplier yang sesuai bagian pembelian dapat menambahkan supplier lain ke daftar. Setiap bahan baku dapat dibeli dari supplier yang berbeda. Setelah menentukan supplier, bagian pembelian akan membuat Purchase Order dan mengirimkannya ke supplier yang dipilih. 3.5.2 Sistem Penjualan Penjualan yang dilakukan oleh PT. Super Graha Makmur adalah penjualan produk yang dihasilkan proses produksi. Sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut. Bagian penjualan akan melakukan penjualan apabila menerima pesanan dari pelanggan. Pelanggan disini dapat berupa perseorangan atau toko. Setelah menerima pesanan, bagian penjualan akan membuat Sales Order dan mengirimkannya ke pelanggan. Apabila stok produk yang dipesan pelanggan tidak mencukupi maka bagian penjualan akan mengirimkan permintaan ke bagian produksi untuk memproduksi produk yang dipesan.
47 Produksi Penjualan Gudang start Customer baru? Ya Menginput data customer Tidak Mengeluarkan sales order Mengecek stok ke gudang Menerima dokumen SO Dokumen SO D Stok cukup? ya Mengeluarkan dokumen permintaan komponen Dokumen permintaan komponen Menerima dokumen permintaan komponen tidak Melakukan proses produksi Membuat dokumen pengeluaran komponen A Melakukan packing Dokumen komponen keluar Mengeluarkan dokumen simpan pack Dokumen simpan pack Menerima dok simpan pack Membuat surat jalan Surat jalan Mengirim barang jadi + surat jalan end Gambar 3.3 DAD Penjualan
48 3.5.3 Sistem Produksi Bagian produksi melakukan dua kegiatan utama yaitu perancangan produk baru dan proses produksi. Pada perancangan produk baru, bagian produksi akan membuat perhitungan bahan baku apa saja yang dibutuhkan, merancang produk tersebut terdiri dari komponen apa saja serta merencanakan pengepakan produk tersebut ke dalam beberapa pak. Hasil perhitungan tersebut akan diarsipkan untuk digunakan pada saat produksi.
49 Pembelian Produksi Gudang start A Produk baru? tidak C ya Input data barang jadi Penerimaan barang Input data bahan baku Input data komponen D E Cek stok gudang B Dok kebutuhan bahan baku Membuat dok. Kebutuhan bahan baku ya Butuh beli? tidak E Menginput jadwal produksi Bahan baku perlu dilaminasi? ya Meminta bahan baku tidak Meminta bahan baku Dok permintaan bahan baku laminasi Menerima dok permintaan Dok bahan baku keluar Mengeluarkan dok pengeluaran bahan baku Dok permintaan bahan baku Menerima dok permintaan Mengeluarkan dok pengeluaran bahan baku Mengeluarkan dok hasil produksi Realisasi produksi Dok bahan baku keluar Dok hasil produksi Menerima dok hasil produksi C Gambar 3.4 DAD Produksi
50 Proses produksi diawali dengan membuat jadwal produksi. Dalam jadwal produksi ini dicatat produk apa yang akan diproduksi, tanggal mulai produksi, tempat produksi akan dilakukan serta perhitungan bahan baku yang dibutuhkan dan komponen yang akan dihasilkan. Perhitungan bahan baku dan komponen didapat dari perhitungan yang sudah dilakukan pada saat perancangan produk. Jadwal produksi ini kemudian dikirim ke gudang yang telah ditentukan sebagai tempat produksi. Proses produksi kemudian akan dilakukan secara harian dan hasil produksi untuk hari tersebut akan dicatat. Apabila dibutuhkan, bagian produksi dapat melakukan proses laminasi yaitu proses pelapisan papan dengan bahan pelapis. Setelah semua komponen selesai diproduksi, maka bagian produksi mulai melakukan pengepakan. Dalam setiap pak terdapat satu (1) buah komponen dan dapat dilengkapi beberapa bahan baku pendukung seperti sekrup, baut dan lain lain. hasil pengepakan tersebut akan langsung disimpan di gudang. 3.5.4 Sistem Transfer Barang PT. Super Graha Makmur memiliki beberapa gudang yang digunakan sebagai tempat penyimpanan dan tempat produksi. Oleh karena itu sering dilakukan transfer barang antar gudang. Barang yang dipindahkan dapat berupa bahan baku, komponen, maupun pak. Dalam operasional PT. Super Graha Makmur, produk disimpan dalam bentuk
51 pak pak yang terpisah. Transfer barang dilakukan apabila bagian produksi membutuhkan bahan baku atau komponen yang terdapat di gudang lain atau atas perintah manajemen. Gudang I Gudang II start Membuat dokumen transfer Dokumen transfer Menerima dokumen transfer Membuat dokumen laporan hasil transfer Menerima dokumen hasil transfer Dokumen hasil transfer end Gambar 3.5 DAD Transfer Antar Gudang
52 3.6 Permasalahan yang sedang dihadapi Dalam proses produksi yang dilakukan oleh PT. Super Graha Makmur terdapat beberapa kesulitan utama yakni kebutuhan akan data yang cepat dan akurat tidak diimbangi dengan penyediaan data yang diperlukan tersebut. Hal ini disebabkan oleh pengelolaan data yang sifatnya masih manual sehingga untuk memeriksa jumlah bahan baku yang tersedia dan mengetahui stok bahan baku telah mencapai nilai minimum diperlukan waktu yang cukup lama, dimana selain memeriksa jumlah bahan baku yang tersedia dan stok bahan baku tersebut, setiap bahan baku terkadang perlu melalui proses laminasi untuk membuat bahan baku lainnya. Tidak hanya itu, perusahahan memiliki produk-produk lain yang perlu diperiksa, diantaranya adalah: komponen dan pak. Komponen di sini merupakan bagian-bagian pembentuk dari bahan jadi (misalnya 1 komponen adalah laci atau kaki meja) sedangkan pak adalah komponen yang sudah dikemas dan disertai dengan penambahan beberapa bahan baku lainnya. Sebuah produk yang sudah siap dijual terdiri atas beberapa pak. Namun ada beberapa masalah yang ditemukan, diantaranya adalah kesulitan pengecekan dalam menghitung stok komponen dan pak yang tersedia di gudang. Selain itu dibutuhkan pula pencatatan tentang proses pelaminasian bahan baku. Masalah lainnya yang dihadapi adalah setiap komponen, pak dan bahan baku dapat dipindahkan dari gudang yang satu ke gudang yang lainnya. Sehingga timbulah masalah baru, yaitu kesulitan dalam pengecekan stok di antara gudang
53 yang satu dengan gudang lainnya. Selain itu timbul pula kesulitan dalam mencatat transfer barang-barang yang terjadi, baik produk, komponen, maupun pak yang terjadi di gudang yang satu ke gudang lainnya. Kemudian ditemukan pula permasalahan dalam pencatatan pembelian bahan baku dan penjualan produk, karena metode pencatatan yang diterapkan masih manual. Masalah lainnya yang dihadapi adalah adanya kehilangan bukti data seperti catatan penyimpanan yang seringkali menjadi salah satu kendala dalam menjaga integritas dan keakuratan data. 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan masalah yang dipaparkan di atas, kami menyimpulkan halhal yang dapat dilakukan dalam memecahkan masalah yang terjadi di dalam PT. Super Graha Makmur, yakni dalam proses pembelian, proses penjualan, proses produksi, dan transfer antargudang. Untuk mendukung proses pembelian bahan baku modul-modul yang diperlukan, yaitu : 1. Manage (insert, update, delete) data supplier 2. Manage (insert, update) data stok gudang 3. Manage (insert) data pembelian bahan baku Sedangkan untuk proses penjualan modul-modul yang diperlukan, yaitu : 1. Manage (insert, update, delete) data customer
54 2. Manage (insert) data penjualan 3. Manage (update) data stok gudang Untuk proses produksi, modul yang diperlukan adalah : 1. Manage (insert, update, delete) data komponen 2. Manage (insert, update, delete) data bahan baku 3. Manage (insert, update, delete) data produk 4. Pengaturan pak per-produk (satu produk terdiri atas beberapa pak) 5. Manage (insert, update, delete) jadwal produksi 6. Manage (insert) data realisasi produksi Untuk proses transfer antargudang adalah insert data gudang asal dan data gudang tujuan, beserta dengan barang yang akan dipindahkan. Sedangkan proses laminasi dan pengemasan hanya membutuhkan satu modul yakni insert data proses laminasi.