BAB 3 GAMBARAN SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Perusahaan perorangan Speed Power Racing adalah perusahaan yang bergerak dalam industri pembuatan spare parts (perlengkapan) kendaraan bermotor. Produk-produk yang dihasilkan dipasarkan dengan menggunakan merek dagang SP Racing. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1994 di Bandung. Pada awalnya perusahaan ini bertempat di kawasaan Cijerah Bandung dengan hanya didukung oleh 1 karyawan. Pada awalnya produk yang dihasilkan hanyalah knalpot motor. Dengan berjalannya waktu dan meluasnya segmen pasar produk SP Racing pada tahun 1998 perusahaan ini memperluas pabrik dan kemudian berpindah tempat ke kawasan Taman Kopo Indah II Bandung, dengan menambah jenis produk yang dihasilkannya. Kemudian akhirnya pada tahun 000 berpindah lagi ketempat yang lebih besar dan menetap di Kawasan Industri Sadang Rahayu Blok E No. Bandung sampai sekarang. Hal ini dikarenakan lokasi lama di Taman Kopo Indah II sudah tidak mencukupi untuk menampung karyawan dan alat-alat produksi yang bertambah banyak. Saat ini jumlah karyawan yang mendukung berjalannya proses bisnis perusahaan berjumlah 40 orang, yang bekerja di beberapa bagian yang terdapat di perusahaan.
45 3. Produk Perusahaan PO. Speed Power Racing memproduksi dan menjual spare parts (perlengkapan) kendaraan bermotor yang terdiri dari : 1. Knalpot motor,. gantungan barang, 3. ram mesin, 4. breket motor, 5. stang motor, dan 6. bagasi motor.
3.3 Struktur Organisasi 46
47 3.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang. 1. Direktur Utama 1) Merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan kegiatan-kegiatan perusahaan serta memberikan pembinaan kepada para bawahannya dalam pelaksanaan ketentuan-ketentuan perusahaan ) Merumuskan tujuan dan kebijakan perusahaan secara keseluruhan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. 3) Mengambil keputusan tentang masalah-masalah penting yang menyangkut kelangsungan hidup perusahaan 4) Mengadakan rapat secara periodik untuk mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan rencana kerja serta kegiatan para manajer 5) Mempunyai wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan manajer jika melakukan tindakan yang merugikan perusahaan. Manajer Personalia 1) Bertanggung jawab pada direktur utama. ) Menyusun prosedur penerimaan pegawai dan melakukan seleksi terhadap calon-calon karyawan 3) Mengatur dan menempatkan karyawan sesuai dengan bidang keahliannya 4) Menetapkan gaji dan upah para karyawan 5) Menciptakan suasana kerja yang mendukung bagi para karyawan, diantaranya dengan menjamin keamanan dan keselamatan karyawan 6) Melakukan mutasi dan memberhentikan karyawan
48 7) Menampung berbagai keluhan karyawan dengan menciptakan komunikasi yang baik 8) Melaksanakan administrasi kepegawaian 3. Manajer Akuntansi dan Keuangan 1) Bertanggung jawab pada direktur utama. ) Mencatat dan mengotorisasi pemasukan dan pengeluaran kas 3) Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan kebijaksanaan perusahaan dalam bidang akuntansi dan keuangan 4) Mengatur masalah-masalah yang berhubungan dengan perbankan dan perpajakan 5) Membuat laporan pajak penghasilan perusahaan sesuai dengan peraturan yang berlaku 6) Mengantisipasi keuangan perusahaan agar stabil dan sehat 7) Melaksanakan administrasi keuangan dengan baik 4. Manajer Pabrik 1) Bertanggung jawab pada direktur utama. ) Mengkoordinasikan tugas kepada kepala bagian produksi, kepala bagian pembelian dan kepala bagian persediaan dalam melaksanakan kegiatan perusahaan 3) Melaksanakan pengawasan terhadap kegiatan produksi, pembelian dan persediaan perusahaan 4) Memeriksa mesin-mesin dan peralatan-peralatan agar selalu terawat dan dalam keadaan siap pakai
49 5) Menerima, menganalisis dan mengevaluasi laporan-laporan yang diterima dari kepala bagian produksi, kepala bagian pembelian dan kepala bagian persediaan 5. Manajer Pengembangan Produk 1) Bertanggung jawab pada direktur utama. ) Melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan akan produk yang akan dijual 3) Memperbaiki mutu produk yang dijual dari waktu ke waktu secara berkelanjutan 4) Melakukan inovasi-inovasi baru secara terus menerus terhadap kemungkinan produk baru yang dapat dipasarkan 5) Menganalisis dan mengevaluasi produk gagal yang disebabkan mutu produk yang kurang baik yang diterima dari bagian manajer penjualan. 6. Manajer Pemasaran 1) Bertanggung jawab pada direktur utama ) Menyusun dan menetapkan kebijakan, program, rencana dan strategi pemasaran perusahaan 3) Memperluas pangsa pasar 4) Membina hubungan baik dengan para pelanggan 5) Memperkenalkan produk dan menawarkan produk pada pelanggan 6) Mengawasi dan menganalisis situasi persaingan pasar bagi produk perusahaan 7) Mengawasi pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh kepala bagian penjualan, gudang dan pengirirman.
50 7. Kepala Bagian Penagihan 1) Bertanggung jawab pada manajer akuntansi dan keuangan ) Melakukan penagihan piutang ke pelanggan berdasarkan faktur penjualan 3) Menyerahkan uang pelunasan piutang beserta bukti pembayaran ke bagian akuntansi dan keuangan 8. Kepala Bagian Akuntansi 1) Bertanggung jawab pada manajer akuntansi dan keuangan ) Melakukan pencatatan atas transaksi-transaksi keuangan yang terjadi 3) Menyajikan informasi mengenai perkembangan perusahaan dalam bentuk laporan keuangan secara periodik 9. Kepala Bagian Administrasi 1) Bertanggung jawab pada manajer akuntansi dan keuangan ) Mencatat dan mengotorisasi formulir 10. Kepala Bagian Produksi 1) Bertanggung jawab pada manajer pabrik ) Memimpin pelaksanaan produksi sesuai dengan rencana produksi yang telah ditetapkan 3) Mengawasi jalannya proses produksi dan menjaga mutu produk yang dihasilkan 4) Membimbing dan mengawasi karyawan dibidang produksi dalam menjalankan tugasnya 5) Membuat laporan produksi
51 11. Kepala Bagian Persediaan 1) Bertanggung jawab pada manajer pabrik ) Menjaga agar ketersediaan persediaan barang jadi selalu memadai untuk memenuhi pesanan. 3) Menjaga agar ketersediaan persediaan bahan baku selalu memadai untuk melakukan produksi. 4) Menjaga agar persediaan barang jadi dan bahan baku yang ada tidak berlebihan untuk menekan biaya persediaan. 5) Memberikan informasi persediaan yang tersedia kepada manajer produksi 6) Melaksanakan kebijakan yang telah ditentukan untuk bagian persediaan 7) Mengecek kembali perhitungan dan pencatatan atas pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian perusahaan 1. Kepala Bagian Pembelian 1) Bertanggung jawab pada manajer pabrik ) Merencanakan pembelian bahan baku, bahan pembantu, suku cadang dan perlengkapan berdasarkan permintaan bagian yang memerlukannya 3) Memonitor perubahan harga yang terjadi 4) Melakukan pemilihan pemasok bahan baku, bahan pembantu, suku cadang dan perlengkapan 5) Memeriksa keabsahan setiap permintaan pembelian sebelum melakukan pembelian
5 13. Kepala Bagian 1) Bertanggung jawab pada manajer pemasaran ) Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan yang berhubungan dengan penjualan 3) Melakukan segala upaya untuk mencapai dan meningkatkan target penjualan. 4) Mencari dan menyeleksi pelanggan baru 5) Menangani pesanan yang diterima dan mengatur jadwal pengiriman 14. Kepala Bagian Gudang 1) Bertanggung jawab pada manajer pemasaran ) Mengatur, menyiapkan dan bertanggung jawab atas persediaan barangbarang yang ada di gudang 3) Mengeluarkan barang berdasarkan pesanan penjualan, surat perintah pengirirman dan faktur. 4) Menerima produk selesai dari bagian produksi 5) Menerima retur barang dari bagian pengirirman 15. Kepala Bagian Pengiriman 1) Bertanggung jawab pada manajer pemasaran ) Menerima barang sesuai dengan pesanan penjualan dan surat perintah pengirirman. 3) Mengirimkan barang ke tempat pelanggan dan meminta tanda tangan pelanggan pada surat perintah pengirirman sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima oleh pelanggan yang bersangkutan
53 3.5 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi dan Piutang Usaha yang Berjalan. 3.5.1 Dokumen - dokumen yang digunakan Dokumen - dokumen yang digunakan pada sistem penjualan PO. Speed Power Racing adalah : 1. Pesanan. Surat Perintah Pengiriman 3. 4. Memo Debit 5. Bukti Setor Bank 3.5. Catatan Akuntansi yang digunakan Catatan Akuntansi yang digunakan pada sistem penjualan PO. Speed Power Racing adalah : 1. Kartu Gudang. Jurnal 3. Kartu Piutang 4. Kartu Persediaan 5. Jurnal Retur 6. Jurnal Penerimaan Kas
54 3.5.3 Unit fungsi yang terkait Unit fungsi yang terkait dengan sistem penjualan PO. Speed Power Racing adalah : 1. Bagian. Bagian Penagihan 3. Bagian Gudang 4. Bagian Pengiriman 5. Bagian Akuntansi 3.5.4 Prosedur Berjalan Berikut ini adalah prosedur penjualan kredit, retur barang dan penagihan yang berjalan pada PO. Speed Power Racing Bagian 1. Menerima pesanan penjualan dari pelanggan.. Memeriksa status kredit berdasarkan keadaan piutang pelanggan 3. Jika kredit tidak disetujui maka bagian penjualan menolak pesanan penjualan dan menginformasikan (menelpon) pelanggan kemudian mengarsipkan pesanan penjualan berdasarkan nomor urut. 4. Jika kredit disetujui maka bagian penjualan akan mengotorisasi pesanan penjualan dan membuat surat perintah pengiriman sebanyak rangkap. 5. Menyerahkan surat perintah pengiriman tersebut; o Rangkap 1 diserahkan ke bagian penagihan. o Rangkap diserahkan ke bagian gudang. 6. Menyerahkan pesanan penjualan ke bagian gudang.
55 7. Menerima pesanan penjualan yang sudah dikirim dari bagian pengiriman. 8. Mengarsipkan sementara pesanan penjualan berdasarkan nomor urut. 9. Pada akhir bulan menggunakan pesanan penjualan untuk membuat laporan penjualan. 10. Menyerahkan laporan penjualan ke manajer pemasaran. 11. Mengarsipkan pesanan penjualan berdasarkan nomor urut. Bagian Penagihan 1. Menerima surat perintah pengiriman rangkap 1 dari bagian penjualan.. Membuat faktur penjualan sebanyak 3 rangkap. 3. Menyerahkan faktur penjualan tersebut; o Rangkap diserahkan ke Bagian Gudang. o Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Akuntansi. 4. Menyerahkan surat perintah pengiriman rangkap 1 ke bagian gudang. 5. Mengarsipkan sementara faktur penjualan rangkap 1 berdasarkan tanggal. 6. Menerima memo debit dari bagian akuntansi. 7. Mengarsipkan sementara memo debit berdasarkan tanggal. 8. Pada saat jatuh tempo (1 bulan) membawa faktur penjualan rangkap 1 dan memo debit yang telah diarsipkan sementara untuk melakukan penagihan. 9. Jika tidak terjadi pembayaran maka bagian penagihan akan melakukan teguran, mengarsipkan sementara faktur penjualan rangkap 1 dan memo debit, kemudian melakukan penagihan lagi pada saat yang disepakati
56 bersama (biasanya 1 minggu), dengan membawa faktur penjualan rangkap 1 dan memo debit tersebut. 10. Jika terjadi pembayaran maka bagian penagihan akan menukar faktur penjualan rangkap 1 yang dibawanya dengan faktur penjualan rangkap yang ada di pelanggan sebagai bukti telah dibayar lunas. 11. Menyetorkan hasil penagihan ke bank. 1. Menyerahkan bukti setoran ke bank, faktur penjualan rangkap dan memo debit ke bagian akuntansi. 13. Menerima faktur penjualan rangkap dari bagian akuntansi. 14. Mengarsipkan sementara faktur penjualan rangkap berdasarkan nomor urut. 15. Pada akhir bulan menggunakan faktur penjualan rangkap untuk membuat laporan penagihan. 16. Menyerahkan laporan penagihan ke manajer akuntansi dan keuangan. 17. Mengarsipkan faktur penjualan rangkap berdasarkan nomor urut Bagian Gudang 1. Menerima pesanan penjualan dan surat perintah pengiriman rangkap dari bagian penjualan.. Menerima faktur penjualan rangkap dan surat perintah pengiriman rangkap 1 dari bagian penagihan.. 3. Membandingkan dokumen-dokumen yang diterima tersebut. 4. Menyiapkan barang.
57 5. Menyerahkan pesanan penjualan, surat perintah pengiriman rangkap dan faktur penjualan rangkap ke bagian pengiriman. 6. Melakukan pencatatan pada kartu gudang berdasarkan surat perintah pengiriman rangkap 1. 7. Mengarsipkan sementara surat perintah pengiriman rangkap 1 berdasarkan nomor urut tercetak. 8. Menerima memo debit bersamaan dengan barang dari bagian pengiriman. 9. Melakukan pencatatan pada kartu gudang berdasarkan memo debit. 10. Menyerahkan memo debit ke bagian penagihan. 11. Pada akhir bulan menggunakan surat perintah pengiriman rangkap 1 untuk membuat laporan persediaan 1. Menyerahkan laporan persediaan ke manajer akuntansi dan keuangan 13. Mengarsipkan surat perintah pengiriman rangkap 1 berdasarkan nomor urut tercetak. Bagian Pengiriman 1. Menerima pesanan penjualan, surat perintah pengiriman rangkap dan faktur penjualan rangkap bersamaan dengan barang dari bagian gudang.. Menyerahkan barang dan faktur penjualan rangkap kepada pelanggan. 3. Menyerahkan pesanan penjualan ke bagian penjualan. 4. Mengarsipkan sementara surat perintah pengiriman rangkap berdasarkan nomor urut.
58 5. Pada saat pengiriman barang lainnya, menerima retur barang dan memo debit dari pelanggan, dimana pelanggan harus menunjukkan faktur penjualan barang tersebut. 6. Menyerahkan memo debit beserta barang ke bagian gudang. 7. Pada akhir bulan menggunakan surat perintah pengiriman rangkap untuk membuat laporan pengiriman barang. 8. Menyerahkan laporan pengiriman barang ke manajer pemasaran 9. Mengarsipkan surat perintah pengiriman rangkap berdasarkan nomor urut. Bagian Akuntansi 1. Menerima faktur penjualan rangkap 3 dari bagian penagihan.. Melakukan pencatatan pada jurnal penjualan, kartu persediaan dan kartu piutang berdasarkan faktur penjualan tersebut. 3. Mengarsipkan sementara faktur penjualan rangkap 3 berdasarkan nomor urut tercetak. 4. Menerima memo debit dari bagian gudang. 5. Melakukan pencatatan pada jurnal retur penjualan, kartu persediaan dan kartu piutang berdasarkan memo debit tersebut. 6. Menyerahkan memo debit ke bagian penagihan. 7. Menerima bukti setoran ke bank, memo debit dan faktur penjualan rangkap dari bagian penagihan
59 8. Mengeluarkan faktur penjualan rangkap 3 dari arsip sementara dan membandingkannya dengan dokumen-dokumen yang diterimanya tersebut. 9. Melakukan pencatatan pada jurnal penerimaan kas dan kartu piutang berdasarkan dokumen-dokumen tersebut. 10. Mengarsipkan sementara bukti setoran ke bank, memo debit, faktur penjualan rangkap 3 berdasarkan nomor urut tercetak. 11. Menyerahkan faktur penjualan rangkap ke bagian penagihan. 1. Pada akhir bulan menggunakan bukti setoran ke bank, memo debit dan faktur penjualan rangkap 3 untuk membuat laporan penjualan, laporan persediaan, laporan retur penjualan, laporan kas masuk dan laporan piutang. Untuk lebih jelasnya kita dapat dilihat pada flowchart diagram dan rich picture prosedur penjualan kredit, retur barang dan penagihan yang berjalan berikut ini.
60 Bagian Mulai 6 Menerima pesanan penjualan dari pelanggan Pesanan Pesanan N Memeriksa status kredit berdasarkan keadaan piutang pelanggan Pesanan Pada Akhir Bulan Pesanan Membuat Laporan Status Kredit Tolak Pesanan Menolak Pesanan Pesanan Terima Laporan Pesanan Mengotorisasi Pesanan Memberitahu (menelpon) Pelanggan Pesanan Diserahkan ke manajer pemasaran N Pesanan N Membuat Surat Perintah Pengiriman Pesanan Surat Perintah Pengiriman 1 Surat Perintah Pengiriman 1 Gambar 3. Flowchart Diagram bagian penjualan
61 Bagian Penagihan 1 9 11 1 Surat Perintah Pengiriman Memo Debit Membuat Memo Debit 1 N Pada Akhir Bulan 1 SPP 1 3 Melakukan Penagihan Memo Debit Membuat Laporan Penagihan 3 1 4 T Saat jatuh tempo (1 bulan) Status Penagihan Tidak Tertagih Memo Debit 1 Melakukan Teguran Laporan Penagihan Tertagih Memo Debit 1 Memo Debit 1 Diserahkan ke manajer akuntansi dan keuangan N Selesai Bertukaran faktur pelanggan T Saat jatuh tempo (1 minggu) Menyetor hasil pembayaran ke bank Bukti Setor Memo Debit 10 Gambar 3.3 Flowchart Diagram bagian penagihan
6 Bagian Gudang 3 7 Pesanan 1 Surat Perintah Surat Perintah Pengiriman Pengiriman Memo Debit Bersama Barang Retur Membandingkan dokumen yang diterima Kartu Gudang 8 Menyiapkan barang Pesanan Surat Perintah Pengiriman 1 Bersama Barang Kartu Gudang N 5 Pada Akhir Bulan Surat Perintah Pengiriman 1 Membuat Laporan Persediaan SP Pengiriman 1 Laporan Persediaan Diserahkan ke manajer pemasaran N Gambar 3.4 Flowchart Diagram bagian gudang
63 Bagian Pengiriman 5 Bersama Barang Saat Pengiriman barang lainnya, pelanggan melakukan retur dengan menunjukkan faktur dan memo debit Pesanan Surat Perintah Pengiriman Memo debit Bersama Barang N 6 Ke Pelanggan bersama barang Pada Akhir Bulan Menerima retur barang dan memo debit dari pelanggan Surat Perintah Pengiriman Memo debit Membuat Laporan Pengiriman Barang 7 Ke Pelanggan Bersama Barang Retur SP Pengiriman Laporan Pengiriman Barang Diserahkan ke manajer pemasaran N Gambar 3.5 Flowchart Diagram bagian pengiriman
64 Bagian Akuntansi 4 8 10 Bukti Setor 3 Memo Debit 3 Memo Debit Kartu Persediaan Kartu Piutang Jurnal Kartu Persediaan Kartu Piutang Jurnal Retur 9 Membandingkan dokumen yang diterima Bukti Setor N Saat menerima setoran Memo Debit 3 Kartu Piutang Jurnal Penerimaan Kas 11 N Pada Akhir Bulan Bukti Setor Memo Debit 3 Membuat Berbagai Laporan Bukti Setor Memo Debit Laporan Piutang Laporan Laporan Kas Masuk Laporan Persediaan 3 Laporan Retur N Diserahkan ke manajer akuntansi dan keuangan Gambar 3.6 Flowchart Diagram bagian akuntansi
65
66 3.5.5 Permasalahan yang dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjulaan dan Piutang Usaha yang Berjalan. 1. Kesulitan dalam mencari informasi, sebagai contoh jumlah keterlambatan pelunasan piutang oleh pelanggan dalam suatu periode tertentu. Berdasarkan hasil wawancara dengan manajer pemasaran, dari 0 orang staff-nya 16 orang diantaranya mengeluhkan mengenai kesulitan dalam mencari informasi. Hal ini dikarenakan sistem pencatatan perusahaan yang masih manual, sehingga untuk mencari data atau informasi perusahaan harus dilakukan secara manual, memakan waktu yang lama dan melelahkan. Pada prakteknya manajer seringkali terlambat mendapatkan laporan-laporan yang dibutuhkan, karena laporan tersebut belum selesai dibuat. Hal ini tentu sangat mengganggu manajer dalam mengambil keputusan demi kelangsungan hidup perusahaan.. Otorisasi penjualan kredit dilakukan oleh fungsi penjualan Pada sistem yang berjalan saat ini, fungsi penjualan dan fungsi kredit masih dilakukan oleh orang yang sama (bagian penjualan). Hal ini tentunya tidak sesuai dengan unsur sistem pengendalian internal yang pertama yaitu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional yang jelas Hal ini dapat menyebabkan timbulnya kemungkinan otorisasi kredit yang tidak objektif. Demi mencapai target penjualan, maka bagian penjualan dapat kurang hati-hati dalam menyeleksi pemberian kredit. 3. Tidak adanya pembatasan pemberian kredit bagi pelanggan (limit kredit) Untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan adanya limit kredit mutlak diperlukan. Tanpa limit kredit yang jelas perusahaan akan mendapat
67 resiko memberikan kredit yang berlebihan pada pelanggan yang diragukan kredibilitasnya. Akibatnya bisa terjadi masalah dalam melakukan penagihan, seperti keterlambatan pelunasan piutang bahkan piutang tidak tertagih. Hal ini tentunya sangat merugikan perusahaan dan mengancam kelangsungan hidup perusahaan. Pada sistem yang berjalan saat ini pemberian kredit hanya didasarkan pada kebijaksanaan bagian penjualan dan belum ada peraturan yang jelas mengenai limit kredit bagi pelanggan. Hal ini tentu sangat berbahaya bagi perusahaan, karena demi terus meningkatkan penjualan, bagian penjualan bisa seenaknya saja mengotorisasi kredit dalam jumlah yang besar, walaupun mungkin kredibilitas pelanggan itu masih diragukan. 4. Adanya penundaan atau keterlambatan pelunasan piutang Berdasarkan hasil wawancara dengan manajer pemasaran, dalam sebulan setidaknya ada 10-0 kasus keterlambatan pelunasan piutang oleh pelanggan. Kondisi ini sering kali disebabkan karena kurangnya pengendalian internal perusahaan, dimana terkadang pelanggan yang masih mempunyai piutang diperbolehkan melakukan pembelian kredit lagi, sehingga piutang pelanggan itu terlampau besar. Akibatnya pelanggan tidak bisa melunasi piutangnya tepat waktu. Penyebab lainnya adalah pemberian kredit pada pelanggan yang diragukan kredibilitasnya, sehingga terkadang pelanggan selalu mencari alasan uintuk menunda pelunasan piutangnya. 5. Resiko penundaan setoran hasil tagihan yang dilakukan oleh collector Kurangnya pengendalian internal perusahaan memberikan celah terjadinya lapping, dimana piutang yang sudah tertagih hari ini oleh collector
68 tidak langsung diserahkan pada bagian kas tapi digunakan untuk kepentingan pribadi dan yang tertagih besok disetorkan sebagai hasil penagihan hari ini. Berdasarkan hasil wawancara dengan manajer pemasaran, setidaknya ada 3 orang collector yang baru-baru ini terbukti melakukan lapping dan diberhentikan dari pekerjaannya. Pada sistem yang berjalan lapping dapat terjadi karena pada teorinya pelanggan yang belum melunasi piutang menyimpan faktur penjualan lembar ke untuk ditukarkan dengan faktur penjualan lembar ke 1, yang dibawa collector pada saat pembayaran piutang; namun pada prakeknya seringkali pelanggan tidak menyimpan faktur penjualan lembar ke, sehingga collector tetap membawa faktur penjualan lembar ke 1 walaupun pelanggan telah melunasi piutangnya. Hal ini dapat memberikan celah bagi collector untuk tidak menyetorkan hasil tagihan ke perusahaan, karena tidak ada bukti pelanggan telah melunasi piutangnya 3.5.6 Usulan Untuk Mengatasi Permasalahan 1. Perusahaan sebaiknya merancang dan menggunakan sistem baru yang terkomputerisasi agar mempermudah pencarian data atau informasi yang dibutuhkan.. Dengan bantuan komputer dan program aplikasi yang baru, maka perusahaan dapat menjalankan kegiatan operasinya secara lebih efisien. Seluruh pencatatan dilakukan menggunakan komputer dengan dukungan database yang sesuai dengan keperluan perusahaan. Pencarian data pelanggan maupun informasi lainnya akan jauh lebih cepat daripada dilakukan secara manual
. Merancang dan menggunakan sistem baru yang mendukung dilakukannya otorisasi kredit oleh fungsi kredit. 69 Untuk tujuan pengendalian internal maka sebaiknya yang memberikan otorisasi kredit adalah fungsi kredit, yang terpisah dari fungsi penjualan. Fungsi inilah yang seharusnya bertanggung jawab dalam melakukan penilaian terhadap pelanggan, untuk dapat memberikan kredit. Sistem yang baru menyediakan aplikasi penilaian pelanggan yang digunakan oleh fungsi kredit untuk menentukan limit kredit masing-masing pelanggan dan mengotorisasi penjualan kredit. 3. Merancang dan menggunakan sistem baru yang mampu menetapkan limit kredit yang jelas. Pada sistem yang penulis usulkan pelanggan baru yang belum pernah melakukan pembelian secara kredit harus mengisi dan menyerahkan formulir permohonan kredit terlebih dahulu. Dari data-data di formulir inilah bagian kredit akan melakukan penilaian atas pelanggan, apakah pelanggan tersebut layak untuk diberikan kredit dan berapa besar limit kreditnya. Penilaian dilakukan dengan tiga point utama, yaitu : lokasi (strategis mendapat nilai 10, sedangkan tidak strategis mendapat nilai 5), jumlah transaksi harian (>50 transaksi mendapat nilai 0, 0-50 transaksi mendapat nilai 10, sedangkan <0 transaksi mendapat nilai 5), dan ada tidaknya jaminan yang diberikan (ada jaminan mendapat nilai 0, sedangkan tidak ada jaminan mendapat nilai 5). Dari total nilai ini akan ditentukan limit kredit dimana nilai 0-0 tidak mendapat persetujuan kredit, nilai 1-30 akan mendapat limit kredit sebesar Rp.000.000,00, nilai 31-40 akan mendapat
70 limit kredit sebesar Rp.3000.000,00, dan nilai 41-50 akan mendapat limit kredit sebesar Rp.5000.000,00. 4. Merancang dan menggunakan sistem baru yang dapat membuat daftar tagih dan analisis umur piutang untuk mendukung proses penagihan. Untuk mencegah keterlambatan pelunasan piutang sistem yang baru memungkinkan perusahaan membuat daftar tagih untuk memudahkan bagian penagihan dalam melakukan penagihan. Selain itu juga membuat analisis umur piutang untuk mengetahui piutang mana yang sudah lewat jatuh tempo, agar perusahaan dapat melakukan tindakan yang dianggap perlu. Bagi pelanggan yang sudah terlambat dalam melunasi utangnya, sebaiknya perusahaan memberikan surat peringatan atau teguran 5. Merancang dan menggunakan sistem baru yang dapat membuat laporan penerimaan kas harian untuk mengawasi bagian penagihan dalam melakukan penagihan piutang. Bagian penagihan harus melaporkan atau menyetorkan hasil penagihannya setiap hari, atau setidaknya dalam jangka waktu yang singkat. Hal ini dilakukan agar dapat memperkecil peluang karyawan bagian penagihan untuk menyalahgunakan uang perusahaan. Tentunya juga perusahaan harus dapat memilih orang-orang yang dapat dipercaya untuk ditugaskan pada pekerjaan yang langsung berhubungan dengan uang seperti ini.