BAB IV PEMBAHASAN IV. Tahap-Tahap Audit Kecurangan IV.1. Perencanaan Audit Pada bab ini akan dijelaskan mengenai pelaksanaan audit kecurangan terhadap fungsi penjualan pada PT.APTT. Dalam melaksanakan audit kecurangan, dilakukan dalam beberapa tahap yang dimulai dengan perencanaan audit. Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh pemahaman atas latar belakang dan informasi umum mengenai objek pemeriksaan. Rencana audit yang dilakukan selama proses audit pada PT. APTT adalah sebagai berikut : a. Melakukan pengamatan secara langsung terhadap PT. APTT. b. Melakukan wawancara dengan bagian penjualan, bagian kasir, dan pihak manajemen. c. Melakukan pengumpulan data dan pahami latar belakang perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tugas, dan wewenang masing-masing. d. Melakukan pengamatan terhadap cara kerja masing-masing karyawan. e. Melakukan analisa hasil survei secara keseluruhan. IV.2. Tahap Pendahuluan Adanya tahap pendahuluan ini memungkinkan pelaksanaan audit memiliki arah yang jelas. Pada tahap ini penulis dapat mengetahui keadaan perusahaan secara umum. Mencegah hal yang akan terjadi, mendeteksi kecurangan yang terjadi, mengidentifikasi berbagai peristiwa atau kecurangan yang dianggap penting, dan menginvestigasi hal 41
yang terjadi dalam perusahaan serta dapat juga menentukan hal-hal yang memerlukan perbaikan lebih lanjut. Informasi umum tentang perusahaan. Terutama kegiatan penjualan dapat diperoleh melalui : 1. Pengamatan secara langsung Pengamatan secara fisik pada PT. APTT bertujuan untuk meninjau seluruh kegiatan penjualan untuk mendapatkan informasi secara nyata mengenai kegiatan perusahaan khususnya aktivitas penjualan. Peninjauan dilakukan di sekitar lingkungan perusahaan secara langsung. Informasi yang didapat akan dipelajari indikasi masalahnya serta menemukan hal-hal yang memerlukan perhatian lebih lanjut. Adapun temuan dari pengamatan secara fisik yang memungkinan terjadinya kecurangan pada PT. APTT antara lain : 1. Lemahnya pengawasan yang dilakukan oleh perusahaan mengenai faktur penjualan yang berlangsung dalam proses penjualan. 2. Lemahnya pengendalian keuangan dimana seharusnya kasir mempunyai tugas dalam membuat laporan kas baik laporan kas harian maupun bulanan tetapi kasir tidak membuat laporan kas harian. Tugas tersebut bertujuan agar dapat dipertanggungjawabkan semua pengeluaran kas. 3. Mudahnya pengambilan kertas invoice/faktur penjualan yang dapat dilakukan oleh karyawan sehingga memudahkan karyawan untuk melakukan kecurangan dengan menggunakannya tidak sesuai aturan seperti dilakukannya penggandaan nomor invoice. 42
Berikut ini adalah bentuk-bentuk fraud scenario yang mungkin terjadi akibat adanya kelemahan-kelemahan dalam sistem pengendalian internal yang telah diidentifikasi di atas : a. Kemungkinan adanya kecurangan yang terjadi dari faktur penjualan serta dokumen pendukung lainnya dengan dilakukannya penggandaan nomor invoice dan mencatat jumlah nominal tidak sesuai dengan penjualan hanya digunakan sebagai penjualan yang fiktif. Hal ini karena pencatatan masih dilakukan secara manual. b. Kemungkinan adanya kecurangan yang terjadi dikarenakan kurangnya pengawasan terhadap kegiatan kasir. Dengan adanya tindakan pengambilan uang hasil penjualan secara tersembunyi oleh kasir untuk kepentingan pribadinya. Kasir tidak melaksanakan sesuai peraturan perusahaan. c. Kemungkinan kecurangan yang dilakukan dengan adanya kerja sama antara karyawan dengan bagian gudang dengan memberikan produk yang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan, produk yang diberikan adalah produk yang spesifikasinya lebih rendah dari harga yang dibayar. Hal ini merugikan perusahaan yaitu kehilangan kepercayaan pelanggan. d. Kecurangan yang dilakukan dengan menaikkan harga yang tidak semestinya oleh karyawan perusahaan. Hal ini membuat perusahaan sulit untuk menjual produknya dan sedikit demi sedikit kehilangan pelanggan dikarenakan harga yang dijual lebih tinggi daripada harga pasar serta mendapatkan keluhan-keluhan dari pelanggan. 43
e. Kecurangan yang dilakukan dengan adanya pengambilan invoice dengan mudah atau secara tersembunyi dikarenakan kurangnya pengawasan terhadap hal tersebut sehingga dapat digunakan oleh kepentingan pribadi untuk mendapatkan keuntungan secara tersembunyi. Kecurangan yang dapat dilakukan dengan dibuatnya penggandaan nomor invoice. f. Kemungkinan kecurangan yang dilakukan oleh karyawan dengan memanfaatkan jasa teknisi service. Karyawan membuat faktur pembayaran kepada pelanggan yang seharusnya tidak dikenakan biaya untuk jasa service. Kemudian karyawan menerima pembayaran tersebut dan uangnya disimpan oleh karyawan untuk kepentingan pribadinya. 2. Menelusuri data pendukung Tujuan dilakukannya mendapatkan data pendukung yaitu untuk mendapatkan informasi-informasi apakah perusahaan telah menerapkan syarat manajemen secara konsisten. Adapun data pendukung yaitu data tertulis, dimana data yang berhubungan dengan kegiatan penjualan berupa dokumen yang dapat dijadikan sebagai bahan analisa. Dokumen tersebut akan digunakan dalam pembahasan yang lebih mendalam dalam proses audit. 3. Wawancara dengan manajemen Penulis telah melakukan wawancara dengan pihak manajemen dan beberapa karyawan perusahaan Bagian Akuntansi dan Keuangan, Bagian Kasir, dan Bagian Gudang. Pada tahap ini penulis tidak menemukan temuan yang mengindikasikan adanya penyimpangan prosedur dan kebijakan 44
penjualan. Tujuan dilakukannya wawancara tersebut dengan tujuan untuk dapat lebih memahami kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan dan agar dapat memperoleh informasi mengenai pelaksanaan kegiatan. Dengan adanya wawancara dengan manajemen maka penulis memiliki cukup pengetahuan untuk mengidentifikasikan berbagai peristiwa yang dianggap penting dan juga dapat mengetahui hal-hal apa dan dimana yang diperlukan penyelidikan lebih lanjut. Wawancara ini bersifat hanya untuk memberikan gambaran sekilas tentang keadaan perusahaan secara umum. Informasi yang dapat dikumpulkan pada tahap ini akan dijadikan bahan untuk menyusun suatu rencana atas audit. Adapun hasil dari wawancara pada PT. APTT tentang kecurangan yang pernah terjadi, antara lain : 1. Dilakukannya penjualan secara tersembunyi oleh bagian penjualan dengan melakukan kerja sama dengan kasir yaitu dengan menyimpan bukti faktur penjualan tanpa menyerahkan bukti penjualan kepada bagian accounting. 2. Dilakukannya penjualan dengan menaikkan harga yang tidak semestinya oleh karyawan, sehingga membuat perusahaan sulit untuk berjualan karena harga yang diperjualkan lebih tinggi daripada harga pesaing. 3. Adanya kerja sama antara karyawan dengan bagian gudang, dengan memberikan produk yang tidak sesuai dengan pesanan pelanggan. 4. Adanya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan dengan memanfaatkan jasa teknisi service. Jasa teknisi service seharusnya 45
tidak dikenakan biaya tetapi karyawan membuat faktur pembayaran kepada pelanggan dan menerima pembayaran tersebut. IV.3. Program Audit Program audit adalah salah satu bagian penting dalam proses audit yang didalamnya terdapat berbagai petunjuk mengenai langkah atau tindakan yang harus diambil selama melakukan audit untuk mencapai tujuan audit. Oleh karena itu, penulis harus membuat program audit terlebih dahulu sebelum melaksanakan tahap-tahap audit kecurangan dimana program audit harus disusun secara sistematis sehingga audit kecurangan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Program Audit Kecurangan PT. APTT berisi hal-hal sebagai berikut : 1. Objek Audit Yang menjadi objek audit adalah bagian-bagian yang terlibat langsung dengan penjualan yaitu : a. Bagian Akuntansi dan Keuangan b. Bagian Kasir c. Bagian Gudang 2. Tujuan audit kecurangan pada kegiatan penjualan yaitu : a. Untuk mengetahui cara mencegah kecurangan yang terjadi pada kegiatan penjualan dengan mengetahui kapan dan dimana kecurangan dilakukan di perusahaan. b. Untuk mendeteksi bagaimana kecurangan yang dilakukan terhadap kegiatan penjualan di perusahaan. 46
c. Untuk mengidentifikasi kecurangan apa yang terjadi terhadap kegiatan penjualan di dalam perusahaan. d. Untuk mengetahui cara menginvestigasi kecurangan yang terjadi serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kecurangan tersebut. 3. Ruang lingkup audit kecurangan Ruang lingkup audit kecurangan pada PT. APTT adalah terhadap aktivitas bagian penjualan yang meliputi prosedur-prosedur, kebijakan penjualan dan kelengkapan dokumen pendukung. 4. Prosedur Audit Prosedur Audit terhadap Penjualan antara lain : a. Periksa laporan penjualan selama harian dan bulanan. b. Tes terhadap customer secara acak dengan apakah nominal di faktur penjualan sesuai. c. Periksa bukti pendukung penjualan yang telah diotorisasi. IV.4. Pelaksanaan Audit Prosedur audit yang disetujui dalam perencanaan audit dilaksanakan sebagai berikut : 1. Pelaksanaan I Pada pelaksanaan audit pertama, penulis mengamati awal proses transaksi. Dengan cara melihat kegiatan proses penjualan sampai dengan penerbitan faktur penjualan. 47
2. Pelaksanaan II Mengamati kegiatan harian kasir dalam melakukan pencatatan penjualan yang diterima customer dan mencocokkan dengan bukti fisik dari penjualan yang terjadi, serta melihat kasir dalam membuat laporan. 3. Pelaksanaan III Melihat laporan pencatatan, apakah terdapat piutang yang tak tertagih di perusahan serta membandingkan laporan yang dicatat oleh bagian kasir. 4. Pelaksanaan IV Melihat penomoran yang ada dalam faktur penjualan apakah terdapat penggandaan nomor yang digunakan. 5. Pelaksanaan V Dengan melakukan wawancara langsung pada bagian kasir, bagian akuntansi dan keuangan. 6. Pelaksanaan VI Mengamati kinerja penjualan dan melihat dengan seksama perbandingan pendapatan yang terjadi pada tahun sebelumnya. 48
7. Pelaksanaan VII Dengan melakukan tes terhadap customer untuk mengetahui apakah nomor faktur serta harga yang diperjualbelikan oleh karyawan sesuai dengan pencatatan penjualan dalam perusahaan. 8. Pelaksanaan VIII Melakukan wawancara terhadap manajemen, dengan menanyakan apakah tindakan-tindakan yang dilakukan manajemen jika adanya kecurangan yang terjadi di perusahaan dan apakah pernah terjadinya kecurangan sebelumnya serta apa tindakan selanjutnya dari perusahaan. Dalam melakukan kegiatan audit ini, kami melakukan wawancara untuk mengetahui informasi-informasi yang ada di perusahaan. Tabel 4.1 Hasil Wawancara No Pertanyaan Jawaban 1 Bagaimana sistem keamanan untuk mencegah terjadinya kecurangan? Tidak adanya sistem keamanan. Manajemen memberikan kepercayaan kepada karyawan. 2 Apakah ada CCTV di dalam Ada perusahaan untuk mencegah terjadinya pencurian? 3 Sistem apakah yang digunakan oleh perusahaan untuk mencatat pelaporan Pada saat ini perusahaan masih menggunakan sistem pencatatan manual. 49
keuangan, penginputan data? 4 Apakah setiap penjualan dicatat pada Ya setiap harinya? 5 Apakah ada invoice pada saat barang Ada berupa surat jalan dikeluarkan dari gudang? 6 Siapa saja yang dapat menggantikan posisi kasir pada saat kasir berhalangan hadir? Hanya bagian keuangan saja yang dapat menggantikan posisi kasir, selain itu tidak diperbolehkan. Tetapi bagian keuangan harus bertanggungjawab atas itu. 7 Apakah pernah terjadi kecurangan Pernah sebelumnya? 8 Apakah ada sangsi untuk pelaku yang melakukan kecurangan tersebut? Ada, sangsi tersebut berupa peringatan dan diharuskan kepada karyawan untuk mengganti kerugian tersebut. Jika terjadi kembali pada pelaku yang sama, maka pelaku tersebut dikeluarkan dari perusahaan. 9 Apa tindakan manajemen, jika pelaku yang melakukan kecurangan tidak dapat mengganti semua kerugian? 10 Apa tindakan selanjutnya oleh manajemen setelah mengetahui adanya Dengan menanyakan apa penyebabnya pelaku melakukan kecurangan dan mengeluarkan pelaku dari perusahaan. Dengan melakukan corrective and preventive action untuk mencegah 50
kecurangan yang terjadi? terjadinya kecurangan. Dengan membuat prosedur yang memungkinkan untuk tidak dapat terjadi kecurangan lagi. Prosedur audit untuk menemukan skenario kecurangan dapat dilihat pada tabel berikut : Tabel 4.2 Fraud Scenario dan Prosedur Audit No Fraud Scenario Prosedur Audit 1 Penjualan yang dilakukan secara manual. Melakukan pemeriksaan apakah penjualan dicatat pada buku harian sesuai dengan transaksi yang dilakukan. 2 Penjualan yang dilakukan secara fiktif oleh bagian penjualan Melakukan pemeriksaan terhadap laporan penjualan untuk konsumen yang paling sering membeli dengan memeriksa dokumen-dokumen pendukung penjualan, periksa apakah jumlah yang di pesan sesuai dengan nominal yang tercatat dalam laporan dan apakah adanya kelebihan pembayaran atau sebaliknya. 3 Laporan kasir yang tidak diperiksa kembali Melakukan pemeriksaan terhadap laporan harian kas yang dibuat oleh kasir dan melakukan pengecekan apakah ada perbandingan antara uang 51
kas secara fisik dengan uang kas yang dicatat. 4 Pemberian produk pemesanan dan harga produk Melakukan pencocokan terhadap faktur penjualan yang dikeluarkan dengan customer yang membeli produk tersebut, apakah harga yang ditawarkan sesuai dengan ketentuan harga dari perusahaan. 5 Pengambilan invoice dengan mudah Dengan melakukan pemeriksaan apakah ada nomor invoice yang sama dalam transaksi penjualan. 6 Pelayanan jasa service Konfirmasi kembali kepada pelanggan yang telah melakukan pelayanan jasa service, apakah karyawan memungut biaya atau tidak. IV.5. Temuan Audit Berdasarkan audit program yang telah disusun, dilakukan pengumpulan buktibukti dokumentasi yang dapat menunjang prosedur audit yang akan dilaksanakan. Buktibukti dokumentasi yang dikumpulkan adalah hasil dari pengamatan, wawancara yang dilakukan sesuai dengan prosedur audit. Dari hasil temuan audit yang telah dilakukan pengamatan dan wawancara, kecurangan yang pernah terjadi dalam perusahaan, yaitu : 52
1. Adanya penggelapan dalam penjualan. Dengan dilakukannya penggandaan nomor faktur penjualan secara fiktif, kehilangan faktur penjualan secara acak, dan bagian penjualan melakukan pencatatan penjualan secara tersembunyi. Hal ini disebabkan karena masih dilakukannya pencatatan penjualan oleh bagian penjualan secara manual. 2. Adanya tindakan kasir terhadap pengelolaan kas, dikarenakan catatan dan pertanggungjawaban kasir terhadap keberadaan uang kas yang disimpan tidak diperiksa setiap hari oleh bagian keuangan. Hal ini dapat dikatakan kurangnya tindakan terkendali terhadap kegiatan kasir, karena kasir dapat melakukan pelanggaran penerimaan dan pencatatan penjualan perusahaan. 3. Adanya tindakan kecurangan oleh karyawan dengan cara menaikkan harga penjualan. Adanya kesempatan bagi karyawan untuk melakukan kecurangan serta adanya motivasi seperti tekanan untuk kepentingan dan keperluan pribadi. Kecurangan dapat terjadi dikarenakan kurangnya internal control yang baik dalam perusahaan. Kelemahan-kelemahan yang didapat penulis yang menggambarkan kemungkinan dapat terjadinya kecurangan berdasarkan hasil temuan dari pelaksanaan audit kecurangan terhadap fungsi penjualan pada PT. APTT adalah sebagai berikut : 1. Kurang adanya pengawasan lebih lanjut terhadap karyawan. Kondisi : Dalam pelaksanaan kegiatan operasinya, perusahaan tidak memiliki internal auditor. Seluruh hasil pekerjaan yang dilakukan oleh staff perusahaan hanya diawasi oleh kepala bagian masing-masing divisi. 53
Dimana adanya kemungkinan kerja sama antara karyawan dengan kepala divisi melakukan kecurangan untuk kepentingan pribadi mereka masing-masing. Kriteria : Manajemen perusahaan memberikan kepercayaan terhadap karyawan sehingga manajemen merasa internal auditor untuk perusahaan tidak diperlukan. Karena pengawasan selama ini masih dapat dilakukan sendiri oleh manajemen perusahaan. Sebab : Perusahaan tidak merekrut internal auditor dalam perusahaannya dikarenakan perusahaan mempertimbangkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan apabila perusahaan mempekerjakan internal auditor di dalam perusahaan. Selain itu juga, perusahaan telah memberikan kepercayaan kepada karyawan dimasing-masing divisi. Akibat : Akibat tidak adanya internal auditor dalam perusahaan adalah adanya peluang besar atau akan lebih mudah untuk karyawan melakukan kecurangan di dalam perusahaan. Terutama pada bagian penjualan dan kasir, karena tidak adanya internal auditor yang memeriksa kebenaran atas laporan penjualan perusahaan, ada kemungkinan bagian tersebut melakukan kecurangan-kecurangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. 54
Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memiliki internal auditor yang bertugas untuk memeriksa dan memberi penilaian terhadap seluruh kegiatan dalam perusahaan, serta untuk membantu pihak manajemen dalam pembuatan keputusan mengenai kebijakan perusahaan dan mengawasi jalannya kegiatan perusahaan yang dilakukan oleh manajemen. Dengan demikian, audit internal harus melakukan audit sesuai dengan prosedur, memonitor gejala-gejala fraud, melakukan penelusuran untuk mencegah fraud, dan mengidentifikasi semua fraud yang mungkin terjadi. 2. Karyawan menaikkan harga penjualan.. Kondisi : Perusahaan tidak melakukan pengecekan kembali terhadap pelanggan dengan mencocokkan harga yang telah diperjualkan oleh karyawan. Karena ditemukannya kecurangan yang dilakukan oleh karyawan, dengan menaikkan harga penjualan lebih tinggi dari harga yang telah ditetapkan oleh perusahaan, kemudian selisih harga yang dinaikkan tidak dimasukkan ke perusahaan tetapi disimpan tersendiri oleh pelaku. Kriteria : Seharusnya karyawan menjual produk tersebut dengan harga yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Sebab : Karena perusahaan memberikan kepercayaan kepada karyawan. 55
Akibat : Akibatnya terhadap perusahaan adalah kerugian pada perusahaan, membuat perusahaan kehilangan pelanggan sedikit demi sedikit karena harga yang diperjualkan lebih tinggi daripada harga pesaing lainnya, dan loyalitas konsumen berkurang terhadap produk yang diperjualkan, serta menimbulkan penurunan aset perusahaan. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan menetapkan kebijakan dengan memberikan sangsi kepada karyawan yang melakukan kecurangan. Serta perusahaan mempunyai internal auditor yang dapat mengecek kembali faktur penjualan yang dikeluarkan oleh karyawan. 3. Perusahaan kehilangan identitas pelanggan. Kondisi : Perusahaan tidak melakukan pencatatat secara rinci dan detail terhadap status pelanggan. Pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi penjualan dengan perusahaan hanya ditanya jawab oleh karyawan serta bagian keuangan secara lisan dan tidak secara formal atas identitasnya. Hal ini timbul adanya peluang bagi karyawan dan bagian keuangan untuk melakukan kerja sama dengan pelanggan untuk mendapatkan keuntungan pribadi yang didorong adanya tekanan masalah pribadi. 56
Kriteria : Seharusnya karyawan melakukan pencatatan terperinci terhadap status pelanggan yang baru pertama kali membeli agar tidak kehilangan pelanggan tersebut. Sebab : Karena pembatasan tenaga kerja. Karyawan penjualan sama dengan karyawan bagian penagihan, serta perusahaan memberikan kepercayaan kepada karyawan Akibat : Akibatnya terhadap perusahaan adalah timbulnya piutang tak tertagih, banyaknya pelanggan yang tidak jelas identitasnya, adanya peluang bagi karyawan dan bagian keuangan untuk melakukan kerja sama dengan pelanggan untuk mendapatkan keuntungan pribadi yang didorong adanya tekanan masalah pribadi. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan merekrut karyawan yang bertugas dalam bagian penerimaan kas. Agar bagian penjualan dengan bagian penagihan tidak dalam satu orang. Hal ini dapat memperkecil resiko akan adanya peluang karyawan yang melakukan kecurangan serta tidak kehilangan lokasi dimana pelanggan yang melakukan pembayaran. 57
4. Karyawan memberikan produk tidak sesuai dengan permintaan konsumen. Kondisi : Adanya tindakan kerja sama antara bagian gudang dengan karyawan melakukan kecurangan. Karyawan memberikan produk dan spesifikasi yang tidak sesuai dengan permintaan konsumen. Dengan memberikan kualitas produk di bawah harga yang telah dibayar oleh konsumen. Kriteria : Seharusnya akan lebih baik jika adanya pemisahan tugas antara karyawan yang menjual dengan karyawan yang bertugas untuk pengambilan barang pada bagian gudang, dan karyawan memberikan produk yang sesuai dengan pesanan pelanggan. Sebab : Dalam perusahaan ini, karyawan yang melakukan transaksi dapat berhubungan langsung dengan bagian gudang. Dan bagian gudang yang mengeluarkan barang dengan mudah. Besarnya kepercayaan kepada karyawan adalah tinggi. Sehingga dapat dengan mudah timbulnya kecurangan yang terjadi. Kecurangan yang terjadi adalah kecurangan yang dilakukan terhadap konsumen. Akibat : Akibatnya adalah perusahaan mengalami kerugian dengan berkurangnya rasa simpati dan kepercayaan dari pelanggan terhadap perusahaan, pencemaran nama baik perusahaan, dan perusahaan akan kehilangan konsumen. 58
Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memiliki tindakan lebih lanjut serta pengawasan lebih agar pengeluaran barang sesuai dengan pesanan pelanggan. Dan dengan adanya perbedaan bagian divisi, karyawan yang menjual tidak dapat berhubungan langsung dengan bagian gudang. Dengan merekrut karyawan yang bertugas untuk mengambil barang pesanan ke bagian gudang. Hal ini dapat mengurangi terjadinya kecurangan oleh karyawan. 5. Karyawan melakukan penggandaan nomor invoice. Kondisi : Perusahaan menggunakan sistem manual dalam mencatat dan membuat laporan penjualan, pengecekan sisa barang yang tersedia, penerimaan uang dan pengeluaran invoice serta dalam penginputan data lainnya. Hal ini dapat timbul kesalahan yang disebabkan human error dalam mencatat laporan, penerimaan uang, pengeluaran invoice dan pengecekan sisa barang yang tersedia. Kriteria : Sebaiknya perusahaan mulai beralih pada komputerisasi dalam pencatatan serta dengan menggunakan software akuntansi yang dapat mempermudah dalam pencatatan serta pengecekan sisa barang. 59
Sebab : Perusahaan masih menggunakan sistem manual dikarenakan perusahaan memperhitungkan biaya yang akan dikeluarkan jika perusahaan menggunakan sistem komputer. Akibat : Akibatnya adalah adanya kesempatan bagi karyawan untuk melakukan kecurangan dengan dilakukannya penggandaan nomor invoice, memalsukan data yang ada. Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan meng-upgrade pencatatan mereka dengan komputerisasi dimana menggunakan program yang dirancang adanya user ID dan password untuk pengeluaran invoice, penginputan data, pembuatan laporan penjualan agar dapat mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh manusia dan memperkecil timbulnya kecurangan yang dapat terjadi. Keuntungan adanya user ID dan password adalah agar tidak semua karyawan dapat mengakses, mengetahui siapa yang menginput data tersebut dan sebaiknya masing-masing karyawan mempunyai user ID dan password tersendiri. Serta dengan menggunakan software akuntansi dalam pencatatan. 60
6. Perusahaan kurang menginformasikan pelayanan yang tersedia. Kondisi : Kurangnya informasi dari perusahaan kepada pelanggan tentang pelayanan yang tersedia untuk pelanggan yang telah membeli produknya. Fasilitasnya adalah produk tersebut memiliki garansi, dan pada pelayanan jasa service, pelanggan tidak dipungut biaya selama garansi tersebut masih pada masa berlaku. Kriteria : Seharusnya perusahaan mempunyai kebijakan kepada karyawan untuk menginformasikan pelayanan yang ada di dalam perusahaan. Sebab : Karena informasi yang kurang lengkap dan tidak mendalam, maka banyak pelanggan yang tidak mengetahui hal ini, dan adanya kesempatan kecurangan dapat terjadi oleh karyawan. Dengan dilakukannya pembuatan faktur pembayaran palsu kepada pelanggan dan kemudian uang tersebut disimpan oleh karyawan untuk kepentingan pribadinya. Akibat : Akibatnya perusahaan mengalami kerugian dan harus menanggung dengan mengganti rugi pembayaran tersebut. Serta berkurangnya rasa kepercayaan dari pelanggan. 61
Rekomendasi : Sebaiknya perusahaan memberikan informasi atas adanya pelayanan jasa teknik service gratis untuk pelanggan yang membeli produk, dengan memberikan informasi tersebut pada iklan perusahaan dan mencantumkan pada invoice bahwa pelayanan service tidak di punggut biaya serta memberikan sangsi kepada karyawan yang telah melakukan tindakan kecurangan ini yang merugikan perusahaan. IV.6. Implikasi Dari hasil analisis diatas, dapat diidentifikasi adanya temuan-temuan audit yang merugikan perusahaan. Penyebabnya adalah kelemahan pada pengendalian internal dalam siklus penjualan, sehingga adanya kesempatan dan peluang untuk melakukan kecurangan yang dilakukan oleh pihak-pihak tertentu dalam perusahaan. Serta tindakan kecurangan dapat terjadi karena adanya tekanan pada pelaku dan juga adanya kesempatan bagi pelaku untuk melakukan kecurangan.. Jika perusahaan tidak memperbaiki kondisi tersebut maka praktik-praktik kecurangan ini akan terus terjadi dalam perusahaan, yang memungkinkan akan merugikan perusahaan dalam jangka panjang. Sebaiknya perusahaan menindaklanjuti kasus kecurangan yang pernah terjadi dengan adanya corrective and preventive action, adanya pengawasan yang lebih dan membuat prosedur yang kemungkinan sangat kecil untuk terjadinya kecurangan. Perusahaan dapat berjalan efisien dengan adanya sistem pengendalian internal yang baik. Dengan adanya pengendalian internal ada kemungkinan untuk menutup terjadinya kecurangan. Dalam hal efisiensi tenaga kerja dengan adanya penggabungan 62
fungsi operasional, fungsi penyimpanan dan fungsi pengawasan dalam satu bagian yaitu bagian penjualan. Justru kelemahan dalam pengendalian internal ada pada bagian penjualan karena dapat dengan mudah untuk melakukan kecurangan. Dimana ditemui kecurangan yang dilakukan dengan penggunaan faktur penjualan tidak sesuai dengan aturan. Dan dari hasil wawancara diketahui bahwa terjadinya kecurangan yang menyebabkan kerugian perusahaan berkisar Rp. 20.000.00. Pada bagian keuangan lainnya dapat ditemukan bahwa kasir tidak mematuhi peraturan mengenai laporan penerimaan kas. Hal ini dikarenakan juga kurang adanya pengawasan dari bagian keuangan terhadap aktivitas kasir. Bagian keuangan hanya memeriksa laporan perbulan, tidak untuk laporan harian. Dari hasil wawancara menyatakan pernah ditemukannya laporan perbulan yang memiliki selisih berkisar Rp.4.550.000,00. Dalam kasus ini, seharusnya ada tindakan lebih lanjut dengan adanya pengawasan lebih dari bagian keuangan terhadap uang kas yang dikelola oleh kasir untuk meningkatkan ketelitian dalam memeriksa bukti penerimaan kas masuk dan buku catatan kasir, atau meminta kasir untuk membuat laporan keberadaan kas harian maupun bulanan kepada bagian keuangan. Hasil temuan audit lainnya, ditemukannya kerugian yang dilakukan oleh karyawan karena kurangnya pengawasan. Karyawan melakukan kecurangan dengan menaikkan harga produk dari harga yang seharusnya dan kelebihan bayar tersebut disimpan oleh karyawan untuk kepentingan pribadinya. Kecurangan ini merugikan perusahaan yaitu sedikit demi sedikit perusahaan kehilangan pelanggan karena harga yang diperjual lebih tinggi daripada harga pesaing, kurangnya rasa kepercayaan dari pelanggan, serta perusahaan harus mengganti rugi atas prilaku yang dilakukan oleh karyawan. Sebaiknya perusahaan memberikan sangsi kepada karyawan tersebut. 63
Kecurangan ini dideteksi dari adanya keluhan pelanggan atas harga yang tidak sesuai dengan harga permintaan dari pelanggan. Kemudian dengan menginvestigasi siapa pelaku dari karyawan yang melakukan hal tersebut dengan mengecek kembali faktur penjualan. Perusahaan menggunakan sistem manual dalam pencatatan penjualan, menginput data, pengeluaran invoice dan pencatatan stok sisa barang yang ada. Dampak dari sistem manual ini memberikan kesempatan kepada karyawan untuk melakukan kecurangan dan perusahaan mengalami kerugian. Kerugian tersebut dapat terjadi karena adanya kesalahan yang dilakukan oleh human error dalam pencatatan penjualan dan pembuatan laporan, serta dapat timbul kecurangan oleh karyawan dengan dilakukannya penggandaan nomor invoice, pencatatan yang sengaja diubah dari yang sebenarnya, dan karyawan lain yang tidak berhak juga dapat membuat laporan palsu tanpa disadari. Hal ini dapat merugikan perusahaan dengan menanggung segala kecurangan yang telah dilakukan karyawan. Sebaiknya perusahaan meng-upgrade pencatatan mereka dengan komputerisasi dimana menggunakan program yang disertai dengan adanya User ID dan password. Adanya program tersebut maka dapat mengurangi terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan dengan tidak semua karyawan dapat mengakses serta dapat mengetahui siapa yang melakukan pencatatat laporan dan pengeluaran invoice. Dan sebaiknya masing-masing karyawan memiliki User ID dan password tersendiri. Perusahaan kurang menginformasikan kepada pelanggan mengenai adanya jasa pelayanan jasa service gratis jika membeli produk. Oleh karena itu, karyawan mempunyai kesempatan untuk melakukan kecurangan. Yang dilakukan oleh karyawan adalah dengan mengeluarkan faktur pembayaran palsu untuk pelanggan yang melakukan service dan uang tersebut disimpan oleh karyawan untuk kepentingan pribadinya. 64
Karyawan mengeluarkan faktur bernilai Rp.500.000,00. Karyawan tersebut berinitial D, yang dilakukan pada tahun 2011 dan karyawan itu sudah dikeluarkan dari perusahaan. Hal ini merugikan perusahaan dengan adanya keluhan-keluhan dari pelanggan dan perusahaan harus menanggung pembayaran tersebut. Sebaiknya perusahaan lebih menginformasikan secara terperinci mengenai adanya pelayanan ini dengan mencantumkan informasi di faktur yang menjelaskan bahwa adanya pelayanan jasa service yang tidak dipungut biaya. Karena masih banyaknya kecurangan yang terjadi dalam fungsi penjualan pada PT. APTT, sehingga perusahaan harus menanggung sejumlah kerugian yang materiil, maka sebaiknya perusahaan untuk meninjau dan dilakukan pengawasan yang lebih dalam pelaksanaan operasi selama ini, dengan memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada pada perusahaan, mencegah adanya kesempatan untuk terjadinya kecurangan dan perusahaan menetapkan sangsi-sangsi kepada karyawan yang melakukan tindakan kecurangan. Dari hasil analisis terhadap prosedur dan kertas kerja pada siklus penjualan, serta berdasarkan analisis terhadap pengamatan, dan wawancara dengan pihak-pihak yang bersangkutan pada fungsi penjualan, maka dapat diambil suatu kesimpulan secara umum sebagai berikut : 1. Fungsi pengawasan Pengawasan terhadap aktivitas kasir sangatlah lemah. Dapat dilihat dari catatan kasir yang tidak diperiksa secara rutin oleh bagian keuangan dan akuntansi, serta tidak adanya pemeriksaan rutin terhadap jumlah uang kas fisik yang ada dengan catatan kasir. Hal ini dikarenakan kurang adanya rasa kerja sama dalam 65
perusahaan antara bagian keuangan dan kasir. Bagian keuangan hanyalah menerima hasil laporan pada akhir bulan dan kasir merasa bebas sehingga sering terjadinya kekeliruan kasir dalam melakukan pencatatan yang salah, pengeluaran nomor invoice secara mudah, dan mempunyai kesempatan untuk melakukan kecurangan. 2. Dokumentasi Dalam hal penggunaan dokumen, masih terdapat kelemahan yang dapat dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab untuk melakukan kecurangan yaitu adanya pengambilan invoice dengan mudah serta adanya tindakan dengan penggandaan nomor invoice. Kecurangan ini dapat menimbulkan kerugian perusahaan dengan dimunculkan kembali nomor invoice yang sama untuk dijadikan dasar keuntungan bagi karyawan dan sebagai bukti penerimaan kas masuk sehingga terjadi pembayaran ganda 66