AUDIT SIKLUS PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

Transkripsi

1 AUDIT SIKLUS PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

2 TRANSAKSI YANG TERLIBAT PENJUALAN TUNAI - PENJUALAN - DISKON DAN RETUR - PENERIMAAN KAS PENJUALAN KREDIT - PENJUALAN - DISKON DAN RETUR - PENCATATAN PIUTANG - PENERIMAAN KAS - PENCADANGAN PIUTANG TAK TERTAGIH - PENGHAPUSAN PIUTANG

3 TUJUAN AUDIT SIKLUS PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS Tujuan audit : Apakah saldo rekening yang terpengaruh oleh siklus ini secara wajar disajikan sesuai dengan prinsip dasar akuntansi?

4 Rekening di dalam Siklus Penjualan dan Penagihan Penjualan Kas di Bank Penjualan tunai Piutang dagang Penjualan Saldo Penerimaan Diskon yang kredit awal tunai diberikan Penjualan Retur penjualan kredit dan pengembalian Saldo Penghapusan piutang Retur penjualan akhir tak tertagih dan potongan penjualan Cadangan piutang tak tertagih Penghapusan piutang Saldo tak tertagih awal Beban piutang Perkiraan tak tertagih beban tak tertagih Saldo akhir

5 5 GOLONGAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENJUALAN dan PENAGIHAN KAS 1. Penjualan 2. Penerimaan kas 3. Retur penjualan dan potongan 4. Penghapusan piutang yang tak tertagih 5. Memperkirakan piutang tak tertagih Kecuali penjualan tunai, setiap transaksi dan jumlah akhirnya akan masuk ke salah satu dari rekening piutang atau cadangan piutang yang tak tertagih (diasumsikan pengendalian internal pada golongan penjualan kredit dan tunai sama)

6 Tabel 13-1 Pengelompokkan Transaksi, Rekening, Fungsi Bisnis dan Catatan Serta Dokumen Yang Terkait untuk Siklus Penjualan dan Penagihan Pengelompokkan Rekening Fungsi Bisnis Catatan dan dokumen Transaksi Penjualan Penjualan Memproses pesanan Pesanan pelanggan Rekening piutang pelanggan pemberian Pesanan penjualan kredit pengiriman barang Dokumen pengiriman tagihan kepada pelanggan Faktur penjualan dan membukukan penjualan File transaksi penjualan Jurnal atau daftar penjualan File rekening piutang dagang induk Memeriksa saldo piutang dagang Rekening bulanan Uang masuk Uang di Bank Memproses dan membukukan Pemberitahuan kiriman uang (debet uang uang masuk Mencatat sementara uang yang masuk ) masuk File penerimaan tunai hasil transaksi Daftar atau jurnal uang masuk

7 Tabel 13-1 ( sambungan ) Pengelompokan Rekening Fungsi Bisnis Catatan dan Dokumen Transaksi Retur penjualan dan Retur penjualan Pemprosesan dan pembukuan Nota kredit Potongan dan potongan retur penjualandan potongan Jurnal retur penjualan Rekening piutang dan potongan Menghapus piutang Rekening piutang Menghapus piutang yang Formulir otorisasi Yang tak tertagih Pinjaman yang tak tertagih rekening yang tak tak tertagih tertagih Jurnal buku besar Beban piutang tak Piutang yang tak Menetapkan piutang yang Jurnal buku besar Tertagih tertagih tidak ditagih Cadangan piutang yang tak tertagih

8 FUNGSI BISNIS, CATATAN dan DOKUMEN TERKAIT Siklus penjualan dan penagihan proses pemindahan kepemilikan barang-barang dan jasa kepada pelanggan setelah keduanya tersedia untuk dijual Terdapat 8 fungsi bisnis siklus penjualan dan penagihan (kolom ketiga Tabel 13-1). Proses pertama dari empat proses merupakan pencatatan penjualan, sadangkan golongan transaksi lainnya hanya merupakan bagian dari satu fungsi bisnis.

9 1. Memproses Pesanan Pelanggan Titik awal dari keseluruhan siklus Penawaran untuk membeli barang dengan ketentuan tertentu. Adanya penerimaan pesanan pelanggan sering mengakibatkan terjadinya pesanan penjualan. Pesanan pelanggan Permintaan barang dari pelanggan. Pesanan yang diterima lewat telepon, surat, formulir yang dikirim pelanggan atau jaringan lainnya antara penyalur dan pelanggan. Pesanan penjualan Sebuah dokumen yang berisi uraian tentang barang, kuantitas dan informasi yang berhubungan dengan barang yang dipesan oleh pelanggan. Persetujuan kredit Sebelum barang dikirim, orang yang mengotorisasi rekening penjualan terlebih dahulu harus menyetujui kredit untuk pelanggan. Adanya persetujuan kredit pada pesanan penjualan juga sebagai persetujuan untuk pengiriman barang.

10 2. Pengiriman Barang Titik awal dari siklus dimana aset perusahaan dikelola. Perusahaan mengetahui adanya penjualan ketika barang dikirim. Dokumen pengiriman : Berisi tentang deskipsi barang yang dijual, kuantitas pengiriman, dan data lain yang relevan (lembar asli dikirim kepada pelanggan, dan salinannya disimpan).

11 3. Tagihan kepada Pelanggan dan Pembukuan Penjualan Pelanggan diberitahukan tentang jumlah yang harus dibayar untuk barang yang dibelinya, harus dibuat dengan benar dan tepat waktu. Faktur Penjualan : Menentukan jumlah barang yang dijual dan jatuh tempo pembayaran untuk pelanggan (lembar asli dikirim kepada pelangggan, salinannya disimpan). File Transaksi Penjualan : Berisi semua transaksi penjualan yang diproses melalui sistem akuntansi untuk 1 periode. Informasi pada file transaksi penjualan digunakan untuk berbagai catatan, daftar, atau laporan, tergantung perusahaan. Jurnal Penjualan atau Daftarnya : Dibuat dalam berbagai periode, tetapi lebih sering untuk 1 bulan. Kecuali daftar/jurnal yang meliputi total masing-masing nomor rekening dibuat untuk suatu periode waktu tertentu. Daftar/jurnal juga meliputi retur penjualan dan potongan, atau daftar/jurnal yang terpisah dari transaksi tsb. Piutang di Neraca Percobaan : Daftar jumlah piutang masing-masing pelanggan dan waktunya. Neraca percobaan memperlihatkan umur piutang dan komponen saldo piutang dari setiap pelanggan sampai pada tanggal laporannya. Rekening Bulanan : Dokumen yang dikirim melalui pos/elektronik kepada pelanggan yang menyatakan saldo rekening awal piutang, jumlah dan tanggal setiap penjualan, pembayaran tunai yang diterima, memo kredit yang dikeluarkan, dan saldo akhir.

12 4. Pemprosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas Memproses dan mencatat penerimaan (meliputi menerima, menyimpan, dan mencatat penerimaan tunai). Penerimaan tunai meliputi uang tunai dan cek. Berita Pengiriman Uang : Digunakan untuk menunjukkan nama pelanggan, nomor faktur penjualan, dan jumlah faktur ketika pembayaran diterima. Digunakan untuk mengotorisasi setoran tunai dan untuk meningkatkan pengawasan terhadap penjagaan aset. Daftar Penerimaan Tunai Sementara : Daftar yang dipersiapkan ketika uang tunai diterima oleh seseorang yang tidak bertanggung jawab untuk mencatat penjualan, rekening piutang atau uang tunai dan seseorang yang tidak mempunyai akses ke dalam catatan akuntansi. File Transaksi Penerimaan Tunai : Berisi semua transaksi penerimaan tunai yang diproses dengan sistem akuntansi dalam 1 periode (hari, minggu, atau bulan. Dan berisi informasi yang sama dengan yang ada pada data transaksi penjualan. Daftar atau Jurnal Penerimaan Tunai : Laporan yang dibuat dari data transaksi penerimaan tunai yang berisi semua transaksi dalam berbagai periode.

13 5. Memproses dan Membukukan Penerimaan Tunai Memo Kredit : Dokumen yang berisi pengurangan jumlah pembayaran dari pelanggan,karena barangnya dikembalikan atau ditukar. Jurnal Retur Penjualan dan Potongan Jurnal yang digunakan untuk mencatat retur penjualan dan potongan. Jurnal ini mempunyai fungsi yang sama dengan jurnal penjualan. 6. Menghapus Piutang Tak Tertagih Formulir Otorisasi Rekening Yang Tak Tertagih Dokumen yang digunakan secara internal yang berisi kewenangan untuk menghapusbukukan piutang yang tak tertagih. 7. Menetapkan Piutang yang Tak Tertagih Adanya cadangan untuk menentukan piutang yang tak dapat ditagih untuk periode penjualan yang sekarang merupakan upaya perusahaan jika tidak dapat lagi menagihnya dimasa yang akan datang. Sebagian besar perusahaan, cadangan hutang yang tidak dapat ditagih merupakan penyesuain manajemen terhadap cadangan piutang yang tak tertagih pada akhir periode.

14 8. Efek E-Commerce terhadap Siklus Penjualan dan Penagihan Aktivitas manajemen penjualan dan penagihan pada perusahaan yang menggunakan pasar elektronik maupun yang masih tradisional adalah sama Manajemen akan tetap bertanggung jawab dengan menggunakan kebijakan akuntansi dan pengawasan internal ketika beraktivitas dengan menggunakan e-commerce. Pada beberapa perusahaan sistem penjualan online diintegrasikan dengan sistem penjualan tradisional, sedang pada perusahaan lain membuat sistem pembukuan akuntansi dan pengawasan internal secara terpisah untuk penjualan online. Auditor harus mampu memahami kunci desain dan operasional pengawasan internal yang ada pada e-commerce sebagai tambahan pemahaman terhadap pengawasan internal dalam siklus penjualan dan penagihan.

15 METODOLOGI UNTUK MENDESAIN TES KONTROL DAN TES SUBSTANTIF TRANSAKSI PENJUALAN Dengan pengetahuan ini, sekarang kita dapat mempelajari desain tes kontrol dan tes substantif transaksi untuk lima kelompok transaksi di dalam siklus. Metodologi untuk memahami pengawasan internal dan desain kontrol dan tes substantif transaksi penjualan diperlihatkan pada Gambar 13-2 TUJUAN 13-4 Memahami pengawasan internal, mendesain, serta melaksanakan tes kontrol dan tes substantif transaksi penjualan GAMBAR 13-2 Metodologi untuk Desain Tes Pengawasan dan Tes Substantif Transaksi Penjualan Memahami Pengawasan Internal penjualan Menilai rencana Risiko pengawasan Mengevaluasi keuntungan Dan kerugian tes pengawasan Mendesain tes pengawasan dan tes substantif transaksi Penjualan untuk mencapai Sasaran audit Prosedur Audit Ukuran Sampel Bagian yang dipilih Waktu

16 GAMBAR 13-3 Bagan Struktur Personil Organisasi Hillsburg Hardware Dewan Komisaris Mega Surya Wira Direktur Utama Joko Manager Penjualan Susi Manajer Keuangan Sri Manajer Stok Yusuf Salesman/ SPG Akuntansi Penjualan Staf Keuangan Pembelian Gudang Akuntansi Persediaan

17 Auditor menggunakan informasi yang diperoleh dari pengendalian internal dalam memahami penilaian resiko pengendalian. Ada 4 langkah penting untuk penilaian tersebut. 1. Auditor memerlukan kerangka acuan untuk menilai resiko pengendalian (kerangka untuk semua kelompok transaksi yaitu 6 transaksi yang berkaitan dengan audit). 2. Auditor harus mengidentifikasi pengendalian internal dan kelemahan penting dalam penjualan 3. Setelah mengidentifikasi pengendalian dan kelemahan, auditor menghubungkan keduanya dengan tujuan audit 4. Terakhir, auditor menilai risiko pengendalian pada masing masing tujuan dengan mengevaluasi pengendalian dan kelemahan dari setiap tujuan. Langkah ini penting karena mempengaruhi keputusan auditor tentang tes pengendalian dan tes substantif

18 GAMBAR 13-4 Bagan Penjualan dan Penerimaan Hillsburg Hardware BAGIAN PEMESANAN BAGIAN PENGIRIMAN PENGOLAHAN DATA RESEPSIONOS Pam Bailley Jim Morton Virgil Gillings Penerima Pesanan pelanggan Pesanan Pelanggan Menyiapkan Pesanan Pelanggan C O S O 4 S O 3 S O 2 Pesanan Pelanggan Pesanan Diprint out 2 Menyiapkan Daftar kirim barang C O 2 B I 4 B I 3 B I 2 Daftar kirim barang Untuk Pelanggan Salinan kirim Kunci transaksi penjualan Jurnal Penjualan C O Data transaksi penjualan Pencetakan rekening S O 3 B I 3 Inv 2 Inv 2 Invoice Untuk Pelanggan 3 Jurnal Penjualan Data baru rekening piutang Data rekening piutang Data transaksi penerimaan tunai Daftar sementara Kunci Transaksi Penerimaan Tunai Menerima Cek Cek Menyiapkan daftar sementara Daftar sementara Cek Pencetakan rekening Form setoran S l ip setoran Daf setoran Untuk Pelanggan KET Urutan berdasarkan alfabet Urutan berdasarkan normal Urutan berdasarkan tanggal Untuk Bank Cek 3

19 Kemampuan Membagi Tugas Kemampuan membagi tugas berguna untuk mencegah berbagai kesalahan, baik disengaja maunpun tidak disengaja. Otorisasi yang Tepat Auditor harus memperhatikan otorisasi dari tiga titik kunci : kredit harus benar benar disepakati sebelum penjualan berlangsung; barang barang harus dikirimkan bila telah diotorisasi dengan tepat; dan harga, termasuk didalamnya, biaya pengiriman, dan diskon harus diotorisasi. Kelengkapan Catatan dan Dokumen Dengan sistem ini, hampir tidak ditemui kesalahan untuk menagih pelanggan jika semua faktur dilaporkan secara periodik Dokumen Bernomor Urut (Prenumbered) Bertujuan untuk mencegah kesalahan penagihan atau pencatatan penjualan dan pembuatan salinan penagihan serta pencatatannya. Laporan Bulanan Agar efektivitasnya maksimum, semua perbedaan saldo di dalam rekening harus diserahkan pada petugas yang tidak bertanggungjawab terhadap penanganan uang atau pencatatan penjualan atau rekening piutang. Prosedur Verifikasi Internal Penggunaan program komputer atau orang khusus untuk memeriksa pemrosesan dan pencatatan transaksi yang berhubungan dengan sasaran audit.

20 Tabel 13-2 Transaksi Yang Berkaitan Dengan Sasaran Audit, Pedoman Pengawasan Yang Berlaku, Tes Pengawasan, Kelemahan, Tes Substantif Transaksi Penerimaan Tunai Hillsburg Hardware Sasaran Audit Transaksi Kunci Pengawasan yang berlaku Pengawasan Tes Kelemahan Tes Substantif Transaksi Catatan Penjualan - yang sesungguhnya dikirim kepada pelanggan ( keberadaan ) Kredit disetujui secara otomatis oleh komputer dibanding dengan batas pemberian kredit (C1) Penjualan didukung dengan otorisasi pengiriman dokumen dan menyetujui pesanan pelanggan (C2) Jumlah total kuantitas yang dikirim dibandingkan dengan jumlah tagihan (C6) Rekening bulanan yang dikirim kepada konsumen (C9) Memeriksa pesanan pelanggan sebagai bukti persetujuan pelanggan (13e) Memeriksa faktur penjualan yang mendukung daftar pengiriman barang pesanan pelanggan (13b) Rekening faktur penjualan berurutan (12) Memeriksa jumlah total data sebagai kontrol awal bagi pencatat data (8) Memeriksa kembali rekening bulanan yang dikirim (6) Terdapat kelemahan internal dalam memverifikasi berbagai kemungkinan pencatatan faktur penjualan yang lebih dari satu (W1) Memeriksa jurnal penjualan dan data untuk transaksi yang tidak umum dan jumlahnya besar (1) Menelusuri entri jurnal penjualan untuk mendukung dokumen, termasuk salinan faktur penjualan, daftar pengiriman barang, pesanan penjualan dan pesanan pelanggan (14)

21 Mencatat setiap transaksi penjualan ( kelengkapan) Dokumen yang dikirim dicatat dan dilaporkan secara mingguan (C5) Jumlah total kuantitas yang dikirim dibandingkan dengan jumlah tagihan (C6) Melaporkan secara berurutan dokumen yang dikirim (10) Memeriksa jumlah total data sebagai pengawasan awal bagi pencatat data (8) Menelusuri dokumen yang dikirim dengan menggunakan jurnal penjualan untuk mengetahui mana yang telah masuk (11) Mencatat penjualan yang barangnya telah dikirim dan memeriksa tagihan dan mencatatnya (akurasi) Penjualan didasarkan pada otorisasi dokumen pengiriman dan persetujuan pesanan pelanggan (C2) Jumlah total kuantitas pengiriman dibandingkan dengan jumlah tagihan (C6) Harga satuan penjualan yang diperoleh dari data daftar harga asli yang telah disetujui (C7) Rekening dikirim kepada pelanggan setiap bulan (C9) Memeriksa faktur penjualan dari dokumen pengiriman (13b) Memeriksa jumlah total data sebagai pengawasan awal bagi pencatat data (8) Memeriksa akurasi dan otorisasi ketepatan daftar harga yang disetujui (9) Memeriksa rekening bulanan yang dikirim (6) Menelusuri entri jurnal penjualan dengan faktur penjualan Meng-input kembali harga ke komputer dan mencocokkannya dengan faktur penjualan Menelusuri detil faktur penjualan dengan menggunakan dokumen pengiriman (13c), Pesanan penjualan (13d) Pesanan pelanggan (13e)

22 Transaksi penjualan sebaiknya diklasifikasi (klasifikasi) Transaksi penjulan secara internal diperiksa (C9) Memeriksa paket dokumen untuk verifikasi internal (13b) Memeriksa salinan faktur penjualan agar dapat diklasifikasikan dengan benar (13b) Penjualan tanggalnya dicatat dengan tepat (waktu) Dokumen pengiriman dicatat sementara dan dilaporkan mingguan oleh akuntan (C5) Melaporkan dokumen pengiriman secara berurutan Terdapat kelemahan untuk tes pengawasan pada pencatatan waktu (W2) Membandingkan tanggal pencatatan penjualan pada jurnal penjualan dengan salinan faktur penjualan dan surat tagihan (13b dan 13c) Catatan penjualan yang sesungguhnya dikirim kepada pelanggan (yang Berlaku) Kredit disetujui secara otomatis oleh komputer dibanding dengan batas pemberian kredit (C1) Penjualan didukung dengan otorisasi pengiriman dokumen dan menyetujui pesanan pelanggan (C2) Jumlah total kuantitas yang dikirim dibandingkan dengan jumlah tagihan (C6) Memeriksa pesanan pelanggan sebagai bukti persetujuan pelanggan (13e) Memeriksa faktur penjualan yang mendukung daftar pengiriman barang pesanan pelanggan (13b) Rekening faktur penjualan secara berurutan (12) Memeriksa jumlah total data sebagai kontrol awal bagi pencatat data(8) Terdapat kelemahan internal dalam memverifikasi berbagai kemungkinan pencatatan faktur penjualan yang lebih dari satu (W1) Terdapat kelemahan untuk tes pengawasan pada pencatatan waktu (W2) Memeriksa jurnal penjualan dan data untuk transaksi yang tidak umum dan jumlahnya besar (1) Menelusuri entri jurnal penjualan untuk mendukung dokumen, termasuk salinan faktur penjualan, daftar pengiriman barang, pesanan penjualan dan pesanan pelanggan (14)

23 Urutan pembukuan untuk faktur penjualan yang dipilih dari jurnal penjualan dan memperhatikan nomor yang dihilangkan dan nomor ganda atau faktur yang berada di luar urutan adalah tes yang secara simultan memberikan bukti keberadaan atau kelengkapan. Tes pengawasan yang sesuai untuk setiap pembagian tugas biasanya hanya terbatas pada diskusi dan pengamatan auditor dengan personil. Beberapa tes pengawasan pada Tabel 13-2 dilakukan dengan menggunakan komputer. Pengawasan terakhir adalah kunci pengawasan untuk mencegah penjualan fiktif. Di dalam memutuskan tes substantif atas transaksi, beberapa prosedur biasanya digunakan untuk setiap audit dengan mengabaikan yang lainnya, sementara yang lainnya tergantung pada terpenuhinya pengawasan dan hasil dari tes pengawasan. Prosedur audit yang digunakan dipengaruhi oleh internal dan tes pengawasan terhadap sasaran. Menentukan tes substantif atas transaksi yang tepat pada prosedur penjualan relatif sulit sebeb jumlahnya cukup banyak tergantung pada keadaan

24 Pencatatan Terhadap Penjualan Yang Terjadi. Untuk sasaran ini, auditor akan memperhatikan tiga jenis kemungkinan kesalahan : penjualan yang masuk ke dalam jurnal tetapi tidak dilakukan pengiriman, penjualan yang dicatat lebih dari sekali, dan pengiriman yang dilakukan untuk pelanggan fiktif dan dicatat sebagai penjualan Pencatatan Penjualan Dimana Pengirimannya Tidak Dilakukan Auditor dapat menelusuri dari data yang dimasukkan ke dalam jurnal penjualan untuk meyakinkan bahwa salinan yang menyangkut pengiriman dan dokumen pendukung lain yang ada. Penjualan Yang Dicatat Lebih Dari Sekali Penjualan yang dicatat dua kali dapat diketahui dengan memeriksa ulang daftar urut nomor dari catatan transaksi penjualan yang nomornya dicatat dua kali. Pengiriman Untuk Konsumen Palsu Penipuan jenis ini biasanya terjadi ketika orang yang mencatat penjualan juga diberi hak untuk melakukan pengiriman. Pendekatan efektif lainnya untuk mendeteksi tiga jenis kesalahan tersebut adalah dengan menelusuri kredit pada berkas induk rekening piutang ke sumbernya. Keberadaan Pencatatan Transaksi Penjualan Pada sebagian besar audit, tidak ada tes substantif transaksi kelengkapan data untuk memeriksa penggelembungan pendapatan dan aset yang lebih diperhatikan dalam audit transaksi penjualan dibanding pengecilannya.

25 Arah Tes Penting bagi auditor untuk memahami perbedaan antara menelusuri sumber dokumen sampai ke jurnal dan menelusuri balik jurnal kembali ke dokumen sumber. Gambar 13-5 Arah Tes untuk Penjualan Pesanan Pelanggan Dokumen Pengiriman Salinan Faktur Penjualan Jurnal Penjualan Buku Besar = Berkas Induk Rekening Piutang Dimulai dengan kelengkapan Dimulai dengan keberadaan Ketika mendesain prosedur audit untuk kelengkapan dan keberadaan, diawali dengan menelusuri dokumen sangatlah penting. Ini disebut arah tes. Sebagai contoh, jika auditor memperhatikan keberadaan tetapi menelusuri dari arah yang salah (dari dokumen pengiriman ke jurnal), maka harus dilakukan audit yang serius untuk kekurangan pada keberadaan. Arah tes diperlihatkan pada Gambar 13-5

26 Penjualan dicatat dengan akurat Pencatatan dengan akurat transaksi penjualan yang menyangkut jumlah pengiriman barang yang dipesan, pembuatan tagihan dengan akurat untuk jumlah barang yang dikirim, dan mencatat dengan akurat jumlah tagihan di dalam pembukuannya. Tes substantif dalam tiap audit akan memastikan apakah setiap aspek telah dibuat dengan akurat. Pencatatan Penjualan Yang Sesuai Dengan Klasifikasinya Pada umumnya tes penjualan untuk kesesuaian klasifikasi merupakan bagian dari tes akurasi. Auditor menguji dokumen pendukung untuk menentukan klasifikasi yang tepat dari satu transaksi dan membandingkannya dengan rekening yang didebet. Penjualan Dicatat dengan Tanggal Yang Benar Penjualan yang harus ditagih dan yang dicatat segera setelah pengiriman dilakukan akan mencegah hilangnya transaksi dengan tidak sengaja dari catatan dan untuk memastikan bahwa penjualan dicatat pada periode yang sesuai Transaksi Penjualan Harus Dimasukkan di Dalam Berkas Induk dan Direkap Dengan Benar Mencantumkan dengan tepat semua transaksi penjualan ke dalam berkas induk piutang sanatlah penting karena keakuratan dalam pencatatannya akan mempengaruhi kemampuan klien untuk menagih piutang yang belum dilunasi. Transaksi Yang Berkaitan Dengan Sasaran Audit (Kolom 1) Walaupun beberapa pengawasan internal memenuhi lebih dari satu tujuan, namun perlu dipertimbangkan sisi masing-masing sasaran secara terpisah untuk memudahkan penilaian risiko pengawasan yang lebih baik.

27 PENJUALAN DAPAT DIKEMBALIKAN (DAN DAPAT MENGHANTUI ANDA) Pada akhir 1993, Bausch & Lomb, Inc., diinformasikan bahwa distributornya akan membeli stok lensa kontak selama 2 tahun. Lensa itu dibeli sebelum 24 Desember, saat Bausch & Lomb menutup pembukuannya. Distributor mengklaim bahwa mereka telah melakukan persetujuan secara lisan dengan Bausch & Lomb, mereka tidak akan membayar sampai lensa itu terjual. Jika perjanjian ini ada, pengiriman lensa mestinya tidak dinyatakan sebagai penjualan. Sepuluh bulan setelah penjualan bulan Desember, banyak lensa yang belum terjual dan Bausch & Lomb baru menerima 15 % piutang dagang dari penjualan. Pada Oktober 1994, Bausch & Lomb menyetujui untuk menarik kembali tiga perempat stoknya yang dikirim pada bulan Desember tahun lalu, menghasilkan beban tak terduga pada pendapatan triwulan. Sumber: Diadaptasikan dari Mark Maremont Number Game at Bausch & Lomb? Business Week (Desember 1994) hlm Kunci Pengawasan Internal (Kolom 2) Jika pengawasan penting untuk memenuhi salah satu sasaran tidak memadai, maka kemungkinan kesalahan yang berkaitan dengan sasaran ditingkatkan dengan mengabaikan pengawasan untuk sasaran lain Tes Pengawasan (Kolom 3) Untuk setiap pengawasan internal pada kolom 2, auditor mendesain sebuah tes pengawasan untuk memverifikasi efektivitasnya. Kelemahan (Kolom 4) Kelemahan yang diidentifikasi oleh auditor mengindikasikan tidak adanya pengawasan yang efektif. Auditor ada yang merespon kelemahan di dalam pengendalian internal dengan memperluas tes subtantif transaksi untuk menentukan apakah kelemahan hasil dari kesalahan yang signifikan.

28 Tes Substantif Transaksi (Kolom 5) Tujuan tes ini akan menentukan apakah ada kesalahan keuangan di dalam transaksi penjualan. Tes subtantif transaksi tidak secara langsung berhubungan dengan kunci pengawasan atau kolom tes pengawasan, tetapi luasnya tes subtantif transaksi tergantung pada keberadaan pengawasan dan hasil tes pengawasan. Untuk merubah format isian desain program menjadi format kinerja audit program yang dapat diterapkan, prosedur harus dikombinasikan. Kombinasi tersebut akan dilakukan sebagai berikut : Hapus prosedur yang ganda Pastikan bahwa setiap dokumen akan diuji, semua prosedur akan diterapkan pada dokumen dan akan selesai pada waktu itu juga Memungkinkan auditor untuk melakukan urutan prosedur yang lebih efektif.

29 RETUR PENJUALAN DAN PENUKARAN BARANG Untuk retur penjualan dan pengurangan harga, penekanan umum biasanya pada tes keberadaan pencatatan transaksi untuk membuka beralihnya uang tunai yang ditarik dari rekening piutang yang disembunyikan melalui retur penjualan dan pengurangan harga yang fiktif. Walaupun penekanan untuk audit pada retur penjualan dan pengurangan harga sering dilakukan dengan tes keberadaan pencatatan transaksi. Retur penjualan dan pengurangan harga yang tidak dicatat bisa bersifat material dan dapat digunakan oleh manajemen perusahaan untuk menekan pendapatan bersih.

30 METODOLOGI UNTUK MENDESAIN TES PENGENDALIAN DAN TES SUBSTANTIF TRANSAKSI PENERIMAAN UANG TUNAI Tes pengendalian tergantung identifikasi auditor terhadap pengendalian dan tingkat pengurangan risiko pengendalian yang mereka percayai. Bagian penting yang menjadi tanggungjawab auditor dalam melakukan audit penerimaan uang tunai adalah mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal (penipuan). Jenis penyalahgunaan uang yang paling sulit dideteksi adalah terjadi sebelum uang dicatat dalam jurnal penerimaan uang tunai atau dalam daftar lainnya, terutama jika tanda terima dan penerimaan uang tunai dicatat serempak. Yang dilakukan adalah melacak berita pengiriman yang diberi nomor, daftar penerimaan tunai sementara, catatan jurnal penerimaan uang tunai dan ke bagian catatan rekening piutang sebagai tes substantif pencatatan penerimaan uang tunai.

31 GAMBAR 13-6 Matrik Risiko Pengawasan Penerimaan Uang Tunai pada Perusahaan Hillsburg Hardware PENERIMAAN UANG TUNAI YANG MENJADI SASARAN AUDIT PENGAWASAN INTERNAL Pencatatan penerimaan tunai sebagai simpanan yang diterima perusahaan (keberadaan) Penerimaan tunai dicatat pada jurnal penerimaan tunai kas (kelengkapan) Penerimaan tunai di setor dalam jumlah yang sama (akurasi) Transaksi penerimaan tunai diklasifikasi secara tepat (klasifikasi) Penerimaan tunai dicatat sesuai dengan tanggalnya (waktu) Penerimaan tunai benar-benar masuk ke dalam data rekening piutang dan rekapitulasi dengan tepat (pembukuan dan rekapitulasi) Akuntan merekonsiliasi rekening bank secara independen C C Daftar penerimaan uang disiapkan (C2) C Cek disahkan secara ketat (C3) Jumlah total setiap penerimaan tunai dibandingkan dengan hasil rekapitulasi rekening di komputer (C4) Rekening dikirim kepada pelanggan setiap bulan (C5) Transaksi penerimaan uang tunai diverifikasi secara internal (C6) Prosedur mengharuskan pencatatan kas setiap hari (C7) Komputer secara otomatis memasukkan transaksi pada catatan tambahan rekening piutang dan pada buku besar (C8) Berkas induk piutang disesuaikan dengan buku besar yang dilaporkan setiap bulan (C9) C C C C C C C C C C C Daftar sementara penerimaan uang tunai tidak digunakan untuk memverifikasi penerimaan tunai W Penilaian terhadap risiko pengawasan Rendah Sedang Rendah Rendah Rendah Rendah C = Pengawasan ; W = Lemah

32 TABEL 13-3 Sasaran Hasil Audit Transaksi Transaksi yang berkaitan Dengan Sasaran Audit, Petunjuk Pengawasan yang Berlaku, Tes Pengawasan, Kelemahan, Tes Substantif Transaksi Penjualan Hillsburg Hardware Petunjuk pengawasan yang berlaku Pengawasan Tes Kelemahan Tes Substantif Transaksi Pencatatan penerimaan uang tunai sebagai dana yang benar-benar diterima perusahaan (keberadaan Akuntan merekonsiliasi rekening bank (C1) Jumlah total penerimaan uang tunai dibandingkan dengan rekapitulasi laporan komputer (C4) Meneliti apakah akuntan merekonsiliasi rekening bank (3) Memeriksa jumlah total data sebagai kontrol awal bagi pencatat data (8) Memeriksa jurnal penerimaan tunai dan data transaksi yang tidak biasa dan jumlahnya besar (1) Menelusuri entri penerimaan tunai dari entri jurnal penerimaan uang tunai hingga ke rekening bank (19) Menyiapkan bukti penerimaan uang tunai (18) Penerimaan uang tunai dicatat pada jurnal penerimaan tunai (kelengkapan) Daftar sementara penerimaan uang tunai disiapkan (C2) Cek disahkan secara ketat (C3) Jumlah total penerimaan uang tunai dibandingkan dengan rekapitulasi rekening di komputer (C4) Meneliti daftar sementara penerimaan uang tunai (4) Meneliti keabsahan yang dibuat oleh bagian pembukuan (5) Memeriksa jumlah total data sebagai kontrol awal bagi pencatat data (8) Daftar sementara kas tidak digunakan untuk membuktikan penerimaan uang tunai (W1) Peroleh daftar sementara penerimaan tunai dan menelusuri jumlahnya pada jurnal penerimaan tunai, ke rekening bank (15) Rekening koran dikirim kepada pelanggan setiap bulan (C5) Memeriksa apakah raekening bulanan telah dikirim (6)

33 Penerimaan tunai disetor dalam jumlah yang sama diterima (akurasi) Transaksi penerimaan tunai diklasifikasi secara tepat (klasifikasi) Penerimaan tunai dicatat sesuai dengan tanggalnya (waktu) Penerimaan tunai benar-benar masuk ke dalam berkas induk piutang dan direkapitulasi dengan tepat (pembukuan dan rekapitulasi) Akuntan merekonsiliasi Rekening Bank (C1) Jumlah total penerimaan tunai dibandingkan dengan rekapitulasi rekening komputer (C4) Rekening yang dikirim kepada pelanggan setiap bulan (C5) Transaksi penerimaan tunai diverifikasi secara internal (C6) Prosedur membutuhkan pencatatan kas yang dibukukan setiap hari (C7) Rekening dikirim kepada pelanggan setiap bulan (C5) Secara otomatis komputer membukukan transaksi pada berkas induk piutang dan buku besar (C8) Berkas induk piutang disesuaikan dengan buku besar yang dibukukan setiap bulan (C9) Meneliti apakah akuntan merekonsiliasi rekening bank (3) Memeriksa jumlah total data sebagai kontrol awal bagi pencatat data (8) Memeriksa apakah rekening bulanan telah dikirim (6) Memastikan buktibukti verifikasi internal (15) Meneliti kas yang tidak tercatat pada waktu yang tepat (4) Meneliti apakah rekening untuk pelanggan dikirim setiap bulan (6) Menguji bukti-bukti berkas induk piutang disesuaikan dengan buku besar Menguji bukti-bukti berkas induk piutang disesuaikan dengan buku besar (7) Membandingkan rekening sementara dengan salinan formulir setoran (16) Membuat rekening piutang tunai dan menelusuri jumlahnya hingga jurnal penerimaan tunai, pemeriksaan nama dan tanggalnya (15) Menyiapkan bukti penerimaan uang tunai (18) Memastikan daftar sementara klasifikasi rekening yang tepat (17) Membandingkan tanggal rekening setoran per bank tanggal dalam jurnal penerimaan tunai dan sementara penerimaan tunai (16) Menelusuri entri tertentu dari jurnal penerimaan hingga berkas induk piutang dan memeriksa tanggal dan jumlahnya (20) Menelusuri kredit tertentu dari data rekening piutang sampai ke jurnal penerimaan tunai dan memeriksa tanggal dan jumlahnya (21)