BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam dunia bisnis, teknologi informasi adalah salah satu alat yang sangat berperan dalam menciptakan competitive advantage bagi perusahaan. Teknologi informasi telah berkembang pesat sejak beberapa tahun lalu dan hingga saat ini tetap menunjukkan perkembangannya yang kian pesat. Tantangan demi tantangan terus bermunculan dalam dunia informatika. Hal ini kian memposisikan peran institusi pendidikan, baik formal maupun informal, sebagai wadah untuk mencetak tenaga profesional yang handal. Semakin banyaknya kebutuhan dunia industri akan tenaga kerja profesional di bidang teknologi informasi, luasnya dunia informatika, serta beragamnya latar belakang kebutuhan pendidikan, memicu munculnya beragam institusi pendidikan. Institusi institusi yang baru muncul tersebut berusaha untuk adaptif dan responsif terhadap kondisi yang ada. BiNus Center Syahdan sebagai sebagai salah satu lembaga pelatihan yang secara konsisten mengikuti perkembangan dunia informatika berupaya untuk menjawab kebutuhan dunia industri tersebut. BiNus Center Syahdan menyadari pentingnya untuk menjaga hubungan yang baik dengan peserta kursus dengan memanfaatkan teknologi informasi yang saat ini bersifat kompetitif terutama penggunaan internet. BiNus Center Syahdan harus dapat mengetahui kebutuhan para calon peserta kursus dan peserta kursus yang telah ada sekarang dan sekaligus menjawab kebutuhan mereka. Dengan mengetahui dan menjawab kebutuhan tersebut, maka perusahaan akan dapat menarik hati peserta kursus, 1
2 membuat mereka loyal dan meningkatkan profit. Konsep perumusan strategi dan kebutuhan informasi sangat diperlukan untuk dapat merancang suatu sistem yang dapat mengakomodasi kebutuhan perusahaan. Berangkat dari latar belakang di atas, maka penerapan sistem e-crm pada BiNus Center Syahdan akan sangat membantu dalam mencapai tujuannya untuk membuat peserta kursus menjadi loyal dan bisa memberikan sebuah pegangan bagi perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat bagi peserta kursus. Pada akhirnya, perusahaan akan mampu menghasilkan profit yang sebanyak banyaknya dan juga menjaga loyalitas peserta kursus. 1.2 Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup yang ingin dibahas adalah : 1. Melakukan analisis industri dan perumusan strategi BiNus Center Syahdan. 2. Melakukan analisis terhadap kebutuhan sistem yang baru dan perancangannya ke dalam aplikasi e-crm. 3. Perancangan fitur fitur yang mendukung e-crm, yang dapat memberikan informasi berguna bagi calon peserta kursus dan peserta kursus sekarang sekaligus menjaga hubungan baik dengan peserta kursus, di luar kebutuhan utama berdasarkan hasil analisis.
3 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penulisan skripsi ini adalah: 1. Melakukan analisis terhadap proses bisnis di bagian sales dan marketing yang berjalan BiNus Center Syahdan serta menganalisis permasalahan dan kebutuhan informasinya. 2. Merancang sistem yang secara tidak langsung dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan penjualan, mendapatkan pelanggan yang baru dan membantu perusahaan untuk menciptakan peserta kursus yang loyal. 3. Mengusulkan sistem yang dapat memberikan solusi atas permasalahan yang dihadapi BiNus Center Syahdan dengan memperhatikan strategi yang dijalankan perusahaan. Adapun manfaat yang akan diperoleh adalah: Bagi perusahaan: 1. Mendapatkan informasi penting tentang calon peserta kursus dan peserta kursus yang dapat digunakan untuk memaksimalkan pelayanan. 2. Peserta kursus puas dengan pelayanan yang diberikan BiNus Center Syahdan dan menjadi loyal terhadap perusahaan. 3. Sistem membantu perusahaan untuk mendapatkan peserta kursus yang baru dan memaksimalkan proses penjualan (cross-sell dan up-sell) serta dapat meningkatkan loyalitas peserta kursus.
4 Bagi calon peserta kursus dan peserta kursus: 1. Calon peserta kursus mendapatkan informasi yang mereka butuhkan dengan mudah dan cepat. 2. Peserta kursus dapat memperoleh informasi tentang kursus yang diambilnya beserta informasi penting lainnya yang mereka butuhkan. 3. Peserta dapat berinteraksi secara dua arah dengan BiNus Center Syahdan dan mendapatkan pelayanan yang lebih baik. 1.4 Metodologi Untuk dapat menganalisis masalah yang ada di BiNus Center dan mendapatkan usulan pemecahan masalah yang sesuai, maka digunakan beberapa metode sebagai berikut: 1. Metode Analisis Metode analisis ini akan dilakukan dengan tiga tahap, yaitu: a. Analisis daya saing perusahaan di industri dengan PORTER five forces Untuk mendukung hasil analisis industri, selain dilakukan perbandingan terhadap industri yang ada saat ini, juga dilakukan pengumpulan data di BiNus Center Syahdan sehingga hasil analisis industri lebih tepat dan akurat. b. Analisis Strategi Bisnis Teknologi informasi yang diterapkan pada perusahaan harus dapat menciptakan competitive advantage bagi perusahaan. Competitive advantage dapat diraih apabila teknologi informasi yang diterapkan sejalan dengan strategi bisnis yang ada. Metode analisis terhadap strategi bisnis akan dilakukan dengan SWOT Analysis.
5 c. Analisis Proses Bisnis Berjalan Analisis proses bisnis berjalan dilakukan pada bagian sales dan marketing dengan menggambarkan rich picture. Selain itu juga digambarkan DFD untuk mengetahui proses yang ada pada bagian tersebut serta input dan outputnya. ERD digambarkan untuk melihat struktur database perusahaan. Hasil dari analisis ini kemudian akan digunakan untuk memperkuat hasil analisis masalah yang ada pada perusahaan. 2. Metode Perancangan Dilakukan dengan metode perancangan berorientasi objek menggunakan pendekatan Unified Process dan digambarkan dengan notasi UML sebagai berikut: a. Use case diagram b. Collaboration diagram c. Class diagram d. User interface e. Sequence diagram f. Deployment diagram g. Network design
6 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan karya ilmiah ini akan dibuat dengan susunan sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang diadakannya proyek dengan mengambil topik operational CRM, ruang lingkup proyek, tujuan dan manfaat pengerjaan proyek dilakukan, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan karya ilmiah. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang digunakan untuk dijadikan sebagai referensi dan dasar analisis yang dilakukan. Teori-teori yang digunakan merupakan teori yang berkaitan dengan topik yang dibahas, yakni Operational CRM dan referensi referensi lainnya yang digunakan sebagai acuan dalam penyusunan karya ilmiah ini. Bab ini juga berisi kerangka pikir dalam menyusun karya ini. BAB 3 : ANALIS IS PERUS AHAAN DAN S IS TEM BERJALAN Bab ini memberikan gambaran umum BiNus Center Syahdan, struktur organisasi di dalamnya, proses bisnis perusahaan, analisis atas sistem berjalan, analisis strategi bisnis serta analisis masalah dan kebutuhan informasi. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini memuat pembahasan mengenai penurunan hasil analisis masalah dan kebutuhan informasi pada Bab 3 ke dalam perancangan sistem beserta rancangan e-crm yang diusulkan untuk BiNus Center Syahdan. Rancangan dimulai dengan menurunkan fase CRM ke dalam functional solution dan fitur fitur CRM. Fitur fitur tersebut kemudian dicocokkan dengan kebutuhan
7 informasi yang telah dianalisis sebelumnya. Rancangan e-crm yang diusulkan digambarkan dengan diagram use case, collaboration, class, user interface sequence dan component architecture. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas tentang simpulan atas proyek yang telah dilakukan dan usulan yang dihasilkan. Bab ini juga akan menyertakan saran yang dibuat dengan tujuan agar perusahaan dapat memaksimalkan penerapan implementasi di masa mendatang.