68 BAB 3 Analisa Kebutuhan Basisdata 3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan CV. Mitratama Uniplast merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang mendaur ulang biji plastik, lalu menjualnya. Berawal dari sebuah peluang bisnis yang dilihat oleh saudara Suhartono, yang didukung dengan harga plastik yang pada saat itu sedang tinggi, dan disertai dengan keinginan yang kuat untuk memulai usaha sendiri, maka saudara Suhartono mulai mempelajari hal-hal yang dibutuhkan. Lalu pada tahun 2005, CV. Mitratama Uniplast pun dirintis yang berlokasi di Jl. Bayur Kalisabi no.68, Tangerang, Banten. CV. Mitratama Uniplast menjalankan produksi dengan memfokuskan usahanya pada daur ulang plastik, yaitu dengan cara mengumpulkan berbagai jenis sampah plastik dari para pemulung, lalu mengolahnya menjadi biji plastik. Kegiatan produksi dari CV. Mitratama Uniplast sendiri didukung oleh 6 unit mesin giling dan 1 unit mesin pengering, dan dibantu juga dengan menggunakan bahan pembersih kimia untuk membersihkan plastikplastik yang telah di kumpulkan.
69 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.2.1 Visi Perusahaan Visi CV. Mitratama Uniplast adalah menjadi pusat pelayanan pelanggan terkemuka di nasional. Dengan motto kerja keras, menyenangkan dan tercatat dalam sejarah. Dengan pertumbuhan situs yang cepat dan pesat, profitabilitas tinggi. Mengutamakan keberhasilan jangka panjang daripada pelayanan hebat sesaat. Dengan seminimal mungkin penyimpangan tindakan. 3.1.2.2 Misi Perusahaan Misi CV. Mitratama Uniplast adalah : a. Membuat pelanggan menjadi loyal untuk membeli produk. b. Berusaha berkembang di pasar nasional c. Berusaha menjaga image perusahaan yang bersih dan jujur. d. Karyawan sebagai tenaga kerja merupakan penggerak utama untuk mencapai tujuan perusahaan 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Agar kebutuhan perusahaan dapat tercapai, diperlukan kerjasama antara pimpinan dengan karyawan serta sesama anggota organisasi. Kerjasama yang baik antara masing-masing anggota perusahaan dapat tercapai jika memiliki struktur organisasi yang baik dan jelas. Berikut ini merupakan struktur organisasi CV. Mitratama Uniplast yang menggambarkan dari tingkat atas sampai tingkat bawah.
70 Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Mitratama Uniplast Struktur Organisasi Perusahaan dibedakan berdasarkan: a. Direktur Wewenang dan tanggung jawab Direktur perusahaan adalah sebagai berikut : - Menentukan kebijakan umum perusahaan. - Merancang dan menetapkan kebijakan umur perusahaan untuk mencapai target jangka pendek dan jangka panjang perusahaan - Memberhentikan dan mengangkat Kepala Manager atau Manager - Mempelajari, menilai, dan menyetujui rencana kerja dan rancangan anggaran perusahaan yang diusulkan oleh Direksi.
71 - Menetapkan sistem dan prosedur untuk dilaksanakan oleh para manager, mulai dari tahap perancangan sampai menghasilkan laporan. - Mengawasi dan mengevaluasi seluruh kegiatan perusahaan. - Mengawasi segala sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijakan perusahaan. b. Wakil Direktur Wewenang dan tanggung jawab wakil direktur adalah sebagai berikut : - Membantu tugas-tugas Direktur dan bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan perusahaan secara keseluruhan. c. Kepala Manajer Wewenang dan tanggung jawab kepala manajer adalah sebagai berikut : - Mengawasi kinerja dan mengevaluasi hasil kerja dari tiap-tiap bagian. - Menentukan target dari tiap bagian. - Melakukan pengawasan terhadap keseluruhan divisi divisi, terutama bila direktur sedang tidak ada di tempat. - Menangani permasalahan yang mungkin timbul saat aktifitas perusahaan berjalan.
72 d. Manajer Pemasaran Wewenang dan tanggung jawab manajer pemasaran adalah sebagai berikut : - Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan penjualan perusahaan. - Mencari dan memasarkan produk perusahaan. - Menentukan target penjualan perusahaan. - Mengamati perkembangan dan kemungkinan perubahan pasar. - Menaikkan omset dan jumlah penjualan. - Membuat laporan penjualan secara berkala kepada atasan. e. Manajer Pembelian Wewenang dan tanggung jawab manajer pembelian adalah sebagai berikut : - Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pembelian perusahaan. - Menentukan target pembelian perusahaan. - Mencari, mengevaluasi, dan memilih supplier-supplier untuk perusahaan. - Membuat laporan pembelian secara berkala kepada atasan. f. Manajer Personalia Wewenang dan tanggung jawab manajer personalia adalah sebagai berikut : - Mengawasi pelaksanaan seleksi penerimaan dan penempatan karyawan pada bagian-bagian yang memerlukannya.
73 - Menentukan dan merumuskan pengadaan pelatihan dan peningkatan pendidikan karyawan. - Memeriksa laporan keadaan karyawan dan urusan umum(misal, cuti karyawan dan kasbon). - Mengevaluasi dan menentukan status kinerja karyawan. g. Manajer Keuangan Wewenang dan tanggung jawab manajer keuangan adalah sebagai berikut : - Bertanggung jawab atas seluruh keuangan perusahaan yang bersangkutan dengan kegiatan akuntansi dan administrasi keuangan. - Menyusun kebijakan prosedur dan program kerja di bidang akuntansi, administrasi keuangan, serta pelaksanaannya. - Mengawasi dan mengamankan seluruh harta perusahaan. - Memeriksa laporan keuangan dan laporan hasil operasi perusahaan. - Menyimpan data akuntansi, membuat laporan keuangan, menyimpan dokumen dokumen pendukung. h. Manajer Produksi Wewenang dan tanggung jawab manajer produksi adalah sebagai berikut : - Memproduksi barang pesanan customer.
74 - Memastikan barang yang diproduksi sudah sesuai dengan pesanan customer. i. Manajer Gudang Wewenang dan tanggung jawab manajer gudang adalah sebagai berikut : - Bertanggung jawab atas seluruh persediaan barang-barang yang berada digudang. - Memeriksa laporan barang yang masuk dan keluar pada transaksi pembelian dan penjualan. - Menyimpan dan menjaga dengan baik barang barang yang akan dijual. - Mempertanggungjawabkan kerusakan atau kehilangan barang barang yang ada di gudang. - Mengecek dan menghitung jumlah barang yang berada digudang. j. Manajer Operasional Divisi ini mempunyai beberapa Sub Divisi yang mempunyai tugas sebagai berikut : 1. Sub Divisi Pengiriman Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : o Menentukan transportasi yang digunakan o Bertangung jawab atas kerusakan atau kehilangan barang selama dalam pengiriman
75 o Memastikan barang yang di kirim di terima oleh customer yang tepat. 2. Sub Divisi Mesin Wewenang dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut : o Merawat dan memperbaiki mesin apabila ada mesin yang rusak. o Menghidupkan dan mematikan mesin. 3.3 Sistem yang Sedang Berjalan Sistem kerja perusahaan ini mencakup kegiatan-kegiatan penjualan barang dan pembelian barang. Berikut ini akan ditampilkan tata laksana prosedur kegiatan pada CV. Mitratama Uniplast. Prosedur ini meliputi produksi dan penjualan, retur penjualan, dan pembelian barang. 3.3.1 Prosedur yang Sedang Berjalan Dibedakan menjadi 3 : 1. Produksi dan Penjualan 2. Retur Penjualan 3. Pembelian 3.3.1.1 Produksi dan Penjualan Prosedur penjualan dan produksi barang yang sedang berjalan di CV. Mitratama Uniplast adalah sebagai berikut :
76 1. Customer melakukan pemesanan produk melalui telepon dan fax kepada Bagian Pemasaran. 2. Bagian Pemasaran menerima purchase order (PO) dan melakukan konfirmasi produk dan harga produk. Lalu Bagian Penjualan membuat Faktur Penjualan. Faktur terdiri dari 2 rangkap, yang pertama diberikan kepada customer dan yang kedua diserahkan ke sub Divisi Gudang (arsip). 3. Bagian produksi akan memastikan bahan mentah (item) yang akan digunakan tersedia di Gudang, Jika tidak tersedia, bagian produksi akan memberitahukan bahan-bahan mentah (item) apa saja yang akan di beli di suplier. 4. Setelah bahan mentah (item) yang dipesan dari supplier tiba. Bagian produksi memulai memproduksi barang pesanan (produk). Barang Pesanan (produk) yg telah selesai akan diberitahukan ke bagian marketing. 5. Bagian marketing akan memberitahu customer bahwa barang pesanan (produk) telah selesai diproduksi, dan meminta customer melunasi sisa pembayaran. 6. Bagian Gudang akan mengeluarkan Surat Jalan dan di berikan kepada bagian Pengiriman. 7. Bagian Pengiriman akan segera mengirimkan barang pesanan (produk) kepada customer. 8. Setelah barang sampai pada customer, customer akan membandingkan surat bukti delivery dengan purchase order, jika isi
77 dokumen sesuai maka Customer menerima barangnya, jika tidak sesuai maka tidak menerima barangnya. 9. Setelah Bagian Keuangan menerima sisa pembayaran, maka customer memperoleh bukti lunas pembayaran berupa Faktur penjualan asli.
78 Customer Bagian Penjualan Bagian Keuangan Bagian Gudang Mulai 1 6 4 Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga Memeriksa Persediaan Membuat Tagihan Pembayaran Penjualan Membuat Bukti Delivery Dan M e n girim ka n Barang S urat P erm intaan Penawaran Harga Tersedia? Tidak Tidak Ada Transaksi Surat Tagihan Pembayaran Penjualan Bukti Delvery 1 Ya 7 5 M em buat S urat Penawaran Harga 2 8 Surat Penawaran Harga Membuat Purchase Order Pembayaran Lunas? Tidak Bukti Pembayaran 2 Purchase Order Ya 3 Faktur Penjualan Asli 9 3 Membuat Faktur Penjualan 9 5 Faktur Penjualan Membandingkan B ukti D e live ry Dengan PO 4 Isi D okum en Sesuai? Tidak Tidak Terima Barang Ya Terim a Barang 6 7 M elakukan Pem bayaran 8 9 N Gambar 3.2 Diagram Aliran Dokumen Penjualan
79 3.3.1.2 Retur penjualan Prosedur retur penjualan barang yang sedang berjalan di CV. Mitratama Uniplast adalah sebagai berikut : 1. Customer membuat surat retur penjualan yang diserahkan kepada Bagian Penjualan. 2. Pada Bagian Penjualan memeriksa retur penjualannya, jika surat retur sesuai maka retur diterima dan jika tidak sesuai retur dikembalikan. Lalu dibuat surat retur penjualan 2 rangkap untuk diserahkan ke Bagian Keuangan dan Customer. 3. Bagian Penjualan membuat retur untuk Bagian Keuangan. Agar dapat segera memprosesnya. 4. Customer segera mengirimkan barang yang rusak. 5. Bagian Gudang menerima barang tersebut dan membuat surat bukti receive dan diberikan ke Bagian Keuangan untuk diperiksa. 6. Akhirnya pada Bagian Keuangan membuat surat pemotongan piutang untuk diberikan kepada Customer.
80 Customer Bagian Penjualan Bagian Gudang Bagian Keuangan Mulai 1 4 3 5 Membuat Retur Penjualan Memeriksa Retur Penjualan Menerima Barang Dan Membuat Bukti Receive Membuat Surat Pemotongan Piutang Retur Penjualan Retur Sesuai? Tidak Retur Ditolak Bukti Receive Surat Pemotongan Piutang Ya 1 Menerima Retur 5 6 2 Mengirimkan Barang Retur Penjualan 4 2 3 6 N Gambar 3.3 Diagram Aliran Retur Penjualan
81 3.3.1.3 Pembelian Prosedur pembelian barang yang sedang berjalan di CV. Mitratama Uniplast adalah sebagai berikut : 1. Bagian Gudang memeriksa persediaan Barang, lalu dilaporkan kepada Bagian Pembelian. 2. Bagian Pembelian mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga untuk diberikan kepada Supplier. 3. Supplier membuat surat Penawaran Harga untuk di berikan ke Bagian Pembelian. 4. Setelah penawaran di setujui, Bagian Pembelian membuat Faktur Pembelian untuk diberikan kepada Supplier. 5. Setelah penawaran di setujui, Bagian Pembelian membuat Faktur Pembelian untuk diberikan kepada bagian Gudang 6. Supplier membuat Bukti penerimaan Pemesanan, dan mengirimkan barang. 7. Bagian Gudang Menerima dan Mengecek barang yang dikirim oleh Supplier, bila sesuai dengan Pemesanan lalu di terima. 8. Supplier akan membuat Surat Tagihan Pembelian dan mengirimkannya ke bagian Keuangan. 9. Bagian Keuangan akan melakukan Pembayaran kepada Supplier. 10. Supplier mengirimkan Faktur Pembelian Asli jika pembayaran telah Lunas.
Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Pembelian 82
83 3.4 Diagram 3.4.1 Diagram Konteks Proses pembelian dan penjualan pada CV. Mitratama Uniplast di gambarkan dalam diagram konteks dibawah ini: Customer Faktur Penjualan Laporan Manajer Pemesanan Penjualan Pembayaran Penjualan Retur Penjualan Pengiriman Pembelian Sistem Pembelian dan Penjualan Purchase Order Pengiriman Barang Pembayaran Pembelian Faktur Penjualan Retur Penjualan Supplier Purchase order Pemesanan Customer Penerimaan Barang Pembayaran Pembelian Pembayaran Penjualan Karyawan Gambar 3.5 Diagram Konteks 3.4.2 Diagram Level 0 Diagram nol proses pembelian dan penjualan pada CV. Mitratama Uniplast berdasarkan diagram konteks diatas adalah sebagai berikut:
84 Gambar 3.6 Diagram Nol 3.5 Analisis Kebutuhan Informasi Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan dalam setiap transaksi yang terjadi pada perusahaan :
85 No Entiti Keterangan 1 Produk Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai produk. 2 Pemasok Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai pemasok yang menyuplai produk pada perusahaan. 3 Pelanggan Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai pelanggan yang memesan produk pada perusahaan. 4 Karyawan Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai karyawan yang bekerja di perusahaan. 5 Pembelian Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai detail transaksi pada saat penjualan barang pembelian barang dari pemasok. 6 Penjualan Merupakan entitas yang berisi informasi mengenai detail transaksi pada saat penjualan barang pada pelanggan. Tabel 3.1 Tabel Entitas 3.6 Permasalahan yang Dihadapi Pada Perusahaan CV. Mitratama Uniplast setelah hasil dari wawancara yang didapat. Ternyata dalam perusahaan ini ada masalah-masalah yang dihadapi seperti : 1. Kesalahan memasukkan data pemesanan dan data barang dari pelanggan yang berhubungan dengan proses pembelian dan penjualan. Sehingga menimbulkan masalah seperti penundaan transaksi dan barang dianggap ada
86 yang hilang karena pemasukan data yang tidak akurat dan persediaan barang menjadi kacau. 2. Keamanan data yang rendah Karena para karyawan dapat mengubah data sewaktu-waktu sehingga membuat integrasi dan keamanan data yang ada dalam dokumen menjadi rendah. 3. Kesulitan dalam proses pencarian data Misalnya mencari kode pelanggan dengan proses penjualannya, kode supplier dengan proses pembeliannya. Sehingga membuat proses menjadi lambat. 4. Kesulitan dalam mengakses data Karena data dalam perusahaan sangat banyak misal ada yang di lemari arsip atau dalam komputer sehingga membuat kinerja menjadi lambat dan tidak efektif. 5. Kesulitan untuk melihat data pembelian dan penjualan dalam bentuk laporan Dengan proses-proses semacam ini membuat data yang dimasukkan tidak akurat dan tidak benar karena kadang karyawan yang memasukkan data perusahaan berbeda karyawannya. Dalam pemasukan datanya harus berulang-ulang dan jika terjadi kesalahan fatal maka mengurangi kinerja karyawan dan efisiensi kerja karyawan. 6. Sulitnya menyajikan laporan-laporan pembelian, dan penjualan yang dibutuhkan pada saat tertentu.
87 3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Melihat dari masalah yang dihadapi oleh perusahaan ini, maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut : 1. Membangun aplikasi sistem basis data pembelian dan penjualan yang dapat menghubungkan transaksi perusahaan tersebut seperti proses pembelian dan penjualan barang pada perusahaan ini. Dengan menggunakan sistem basis data maka pengolahan data akan menjadi lebih cepat, efisien, dan akurat karena sistem yang bersangkutan sudah terhubung satu sama lain. 2. Melengkapi sistem basis data dengan kemampuan untuk mengingatkan pengguna yang berkaitan dengan aturan dan kebijakan perusahaan yang bersifat teknis. Dan dibuat juga sistem keamanan yang lebih terjaga. 3. Merancang dan membangun sistem basis data yang dapat memudahkan user pengguna untuk membuat laporan sesuai dengan kriteria dari perusahaan dan mengelola laporan-laporan yang ada. 4. Meminimalkan proses human error yang mungkin terjadi pada proses manual karena dengan menggunakan program tampilan aplikasi ini memudahkan user untuk proses entry data Berdasarkan poin-poin tersebut diatas, dapat disimpulkan pemecahan masalah yang diusulkan adalah dengan penerapan aplikasi basisdata untuk menggantikan sistem yang sedang berjalan saat ini. Basisdata yang dibuat akan menampung data pembelian, dan penjualan perusahaan, serta membuat laporanlaporan yang nantinya akan dapat digunakan oleh manager dalam pertimbangan pengambilan keputusan.
88 Aplikasi tersebut dibuat untuk mengakses, memanipulasi, dan mengolah data yang terdapat pada basisdata yang telah dibuat untuk digunakan oleh beberapa bagian perusahaan dan mendukung proses-proses pembelian, produksi, dan penjualan perusahaan. Aplikasi ini akan menggunakan validasi dalam tiap input sehingga bisa meminimalisasikan kesalahan input yang disebabkan pengguna. Aplikasi ini juga mampu mengolah data yang telah di-input menjadi informasi dalam bentuk laporan pembelian, produksi dan penjualan. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan proses kerja pembelian, dan penjualan pada CV. Mitratama Uniplast dapat berjalan dengan efisien dan akurat.