69 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan UD. Sri Rejeki adalah usaha dagang yang bergerak dalam bidang ceramics houseware. Berawal dari keinginan untuk maju, owner dari UD. Sri Rejeki yang telah bekerja di bagian keuangan sebuah perusahaan keramik selama lebih dari sepuluh tahun. Beliau diminta oleh pemilik perusahaan untuk membantu memasarkan produk-produk yang dihasilkan oleh pabrik tempatnya bekerja, untuk meningkatkan penjualan perusahaan. Hal ini dilakukan oleh Beliau sesuai dengan instruksi dari pemilik perusahaan tersebut tanpa memikirkan apakah akan diberikan imbalan tambahan baginya. Beberapa tahun kemudian terlihat hasil yang cukup memuaskan dan tidak disadari bahwa Beliau cukup berkontribusi dalam hal memasarkan hasil produksi pabrik tempatnya bekerja. Hal ini menambah kepercayaan diri dan menjadi inspirasi bagi Beliau untuk memiliki usaha sendiri. Keinginan tersebut diungkapkan oleh Beliau kepada pemilik perusahaan tempatnya bekerja, karena sebagai orang yang dipercayai oleh atasannya, Beliau tidak ingin kepercayaan itu hilang begitu saja. Ternyata setelah disampaikan kepada atasannya, pemilik perusahaan tersebut tidak
70 keberatan dengan keinginan Beliau, karena sebenarnya dapat menambah keuntungan bagi perusahaan. Dengan bermodal tekad dan kepercayaan tersebut, maka Beliau memberanikan diri untuk mendirikan usaha pendistribusian produk ceramics houseware yang diberi nama UD. Sri Rejeki pada tahun 2004. Beliau yang sekarang sebagai owner dari UD. Sri Rejeki, mendistribusikan barang yang diproduksi oleh pabrik tempatnya bekerja. Sejalan dengan berkembangnya usaha dan permintaan pasar, Beliau harus mencoba untuk memenuhi permintaan pasar atas produkproduk lainnya, maka produk yang dijual pun semakin beragam, karena adanya permintaan pasar atas produk dari pabrik lainnya. Untuk kelangsungan hidup perusahaan di masa yang akan datang, harus dipersiapkan sejak dini, maka muncul ide untuk membuat Brand/Merk sendiri. Tujuannya supaya setelah dikenal di pasar, maka kemudian hari tetap dicari oleh customer dan memiliki pangsa pasar tersendiri. Terlahirlah merek TAMANI untuk ceramics houseware atas produk yg dimiliki oleh UD. Sri Rejeki yang juga telah diregistrasikan secara legal. Saat ini UD. Sri Rejeki tidak hanya mendistribusikan ceramics houseware dengan merk yang sudah beredar, tetapi juga telah mempunyai brand sendiri yang telah dipercaya di pasar.
71 3.1.2 Visi dan Misi UD. Sri Rejeki berdiri dengan mengemban Visi dan Misi sebagai berikut: Visi : Menjadi perusahaan dagang (Trading Company) yang kompetitif, berkualitas, berkompetensi serta menguasai sumber dan jaringan pemasaran di dalam dan luar negeri. Misi : a. Melakukan perdagangan umum yang menangani beraneka ragam produk (khususnya ceramics houseware) dengan kualitas yang baik. b. Melaksanakan transaksi perdagangan lokal maupun lintas negara. c. Memberikan layanan yang lengkap dan kompetitif kepada pelanggan. d. Memenuhi harapan pemilik perusahaan. 3.2 Struktur Organisasi, Wewenang dan Tanggung Jawab 3.2.1 Struktur Organisasi Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi UD. Sri Rejeki saat ini: Direktur Manager Bagian Akuntansi danadministrasi Bagian Bagian Penjualan Bagian Pengiriman Bagian Gudang Staff Akuntansi Staff Administrasi Staff Staff Penjualan Staff Pengiriman Staff Gudang Gambar 3. 1 Struktur Organisasi UD. Sri Rejeki
72 3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan pada UD. Sri Rejeki : 1. Direktur a. Menentukan visi dan misi UD. Sri Rejeki. b. Menetapkan berbagai kebijakan UD. Sri Rejeki. c. Menentukan rencana kerja jangka pendek maupun jangka panjang UD. Sri Rejeki. d. Mengawasi seluruh aktivitas UD. Sri Rejeki. e. Bertanggungjawab terhadap penyimpanan buku cek, giro, dan suratsurat berharga lainnya. f. Menerima dan menganalisa laporan dari setiap bagian. g. Menentukan pengambilan keputusan akhir untuk intern perusahaan. 2. Manager a. Membantu direktur dalam menentukan kebijakan serta strategi perusahaan untuk jangka pendek dan jangka panjang. b. Mengawasi kegiatan yang dilakukan oleh bidang-bidang yang dibawahinya. c. Menerima laporan dari setiap bidang yang dibawahinya. d. Memantau perkembangan perusahaan.
73 3. Bagian Akuntansi danadministrasi 1. Staff Akuntansi a. Bertanggungjawab dalam menjalankan kegiatan keuangan perusahaan, seperti pembayaran gaji, pembayaran hutang pemasok, dan penagihan piutang kepada pelanggan. b. Melakukan pencatatan, pembuatan faktur tagihan dan tanda terima pembayaran. c. Mencatat semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang terjadi pada perusahaan. d. Bertanggungjawab atas semua pencatatan transaksi yang terjadi. e. Membuat laporan keuangan. f. Membuat laporan perpajakkan baik yang bersifat bulanan maupun tahunan. 2. Staff Administrasi a. Memasukkan data-data yang digunakan dalam perusahaan. b. Mencatat dokumen-dokumen yang digunakan dalam perusahaan. c. Membuat surat-surat yang digunakan dalam proses operasional perusahaan. 4. Bagian Staff a. Mengontrol stok bahan baku. b. Menetapkan jenis, jumlah, dan mutu bahan baku yang akan dibeli.
74 c. Membuat anggaran pembelian bahan baku serta jumlah setiap kali pembelian. d. Mencari dan memilih supplier. e. Membuat PO pembelian. f. Membuat surat retur pembelian. g. Membuat laporan pembelian. 5. Bagian Penjualan Staff Penjualan a. Melaksanakan kegiatan operasional perusahaan yang berhubungan dengan pemasaran produk. b. Berhubungan langsung dengan penjualan barang. c. Membuat laporan penjualan. d. Membuat surat retur penjualan. 6. Bagian Pengiriman Staff Pengiriman a. Mengirim barang jadi kepada pelanggan. b. Bertanggungjawab atas pengiriman barang produksi kepada pelanggan. c. Bertanggungjawab kepada manager atas semua hasil kerja bagiannya. 7. Bagian Gudang Staff Gudang a. Melakukan perhitungan persediaan barang tiap bulannya.
75 b. Melakukan pengaturan, pemeliharaan, dan perawatan persediaan barang yang disimpan di gudang. c. Bertanggung jawab atas isi gudang. d. Bertanggung jawab atas permintaan pembelian barang. e. Mencatat berita acara barang rusak. 3.3 Tata Laksana / Prosedur yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada UD. Sri Rejeki masih menggunakan sistem manual, dimana pencatatan transaksi pembelian dan penjualan menggunakan pembukuan. Data persediaan stok barang menggunakan komputer tetapi masih belum maksimal karena hanya digunakan untuk mengetik. Berikut ini adalah prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada UD. Sri Rejeki : 1. Prosedur Barang a. Bagian gudang melakukan pengecekan terhadap jumlah stok barang yang ada, apabila terdapat barang yang jumlahnya dibawah limit stok, maka bagian gudang akan memberitahukan ke bagian untuk melakukan transaksi pembelian. b. Setelah menerima laporan dari bagian gudang, bagian akan memeriksa budget pembelian. Apabila mempunyai budget yang cukup maka bagian pembelian akan membuat Purchase Order (PO) rangkap dua, satu diserahkan kepada bagian gudang dan yang satu lagi dikirimkan ke Pemasok. c. Setelah Pemasok menerima PO, maka Pemasok akan menyiapkan barang yang diminta dan mengirim Surat Terima Barang (STB) sebanyak dua
76 rangkap. Satu rangkap akan diberikan kepada bagian Gudang bersama dengan barang yang pesan. d. Setelah bagian Gudang menerima barang dan STB dari Pelanggan sebanyak dua rangkap, maka bagian Gudang melakukan perubahan stok berdasarkan STB. Setelah itu, STB tersebut dikirimkan ke bagian Keuangan. e. Bagian Keuangan akan menerima Faktur yang diberikan oleh Pemasok. Kemudian bagian Keuangan akan mencocokan Faktur tersebut dengan Surat Terima Barang dari Pemasok. Jika sesuai, maka bagian Keuangan akan menambah jumlah hutang dengan melakukan perubahan terhadap kartu hutang. f. Bagian Keuangan melakukan pengecekan tanggal jatuh tempo dari Faktur. Jika belum melewati jatuh tempo, maka tidak perlu untuk melakukan pembayaran pembelian terlebih dahulu. Jika sudah jatuh tempo, maka bagian keuangan akan melakukan pembayaran dengan membuat bukti pembelian sebanyak dua rangkap. Satu rangkap akan dikirimkan ke Pelanggan dan satu rangkap lagi akan disimpan oleh bagian Keuangan sebagi arsip. 2. Prosedur Penjualan Barang a. Bagian Penjualan menerima Sales Order dari Pelanggan kemudian diberikan kepada bagian Gudang. b. Bagian Penjualan mencatat Sales Order dan kemudian melakukan pengecekan terhadap stok barang. Apabila jumlah stok barang tidak
77 mencukupi, maka bagian Penjualan akan memberitahu bagian untuk melakukan transaksi pembelian terhadap barang yang diminta. c. Jika barang yang dipesan mencukupi maka bagian Penjualan membuat Surat Jalan sebanyak tiga rangkap untuk dikirimkan ke bagian Gudang. d. Setelah menerima Surat Jalan dari bagian Penjualan, bagian Gudang akan menyiapkan dan mengirimkan barang yang dipesan kepada Pelanggan. e. Pada saat barang diterima oleh Pelanggan, maka Pelanggan diminta untuk menandatangani keempat rangkap dari Surat Jalan. Satu rangkap Surat Jalan tersebut akan diberikan kepada Pelanggan. Sedangkan tiga rangkap lainnya akan dibawa kembali untuk diberikan kepada bagian Keuangan dan bagian Gudang untuk disimpan sebagi arsip. f. Bagian Gudang juga melakukan perubahan terhadap kartu persediaan bedasarkan kartu persediaan. g. Bagian Keuangan akan membuat Faktur Penjualan sebanyak dua rangkap berdasarkan Surat Jalan yang telah ditandatangani oleh Pelanggan. Satu rangkap akan dikirimkan kepada Pelanggan dan satu rangkap lagi diberikan kepada bagian Gudang dan bagian Keuangan sebagai arsip. h. Bagian Keuangan akan menambah jumlah piutang dengan melakukan perubahan terhadap kartu piutang. i. Setelah Pelanggan melakukan pembayaran dan mengirimkan bukti pembayarannya ke bagian Keuangan, maka akan dilakukan pengecekan pada rekening bank jika melakukan pembayaran melalui transfer ke rekening bank perusahaan.
78 j. Jika tidak ada perubahan pada rekening, maka bagian Keuangan akan mengirimkan kembali Faktur Pembayaran kepada pelanggan. Sedangkan, jika saldo bank bertambah, maka bagian keuangan akan melakukan perubahan kas pada sistem dengan mengurangi karu piutang. 3. Prosedur Retur pembelian a. Bagian Gudang melakukan pengecekan barang. Apabila ada barang yang cacat, rusak atau kadaluarsa, maka bagian Gudang akan membuat laporan ke bagian. b. Bagian mengecek terlebih dahulu barang yang cacat tersebut apakah barang tersebut bisa boleh dilakukan retur. Apabila tidak boleh melakukan retur, retur pembelian tidak jadi dilakukan. Tetapi, jika boleh melakukan retur, maka bagian akan melakukan konfirmasi ke Pemasok dan membuat Surat Retur (SRB) sebanyak dua rangkap. Satu rangkap diberikan ke bagian Gudang dan satu rangkap lagi diberikan ke bagian Keuangan. c. Setelah menerima Surat Retur (SRB), bagian Gudang melakukan repacking pada barang yang akan diretur tersebut. Setelah itu mengirimkan barang tersebut ke Pemasok, dan juga melakukan pengurangan terhadap kartu Persediaan. d. Setelah menerima Surat Retur, bagian Keuangan juga akan mengurangi jumlah hutang pada kartu hutang.
79 4. Prosedur Retur Penjualan a. Bagian Penjualan menerima Surat Retur Penjualan (SRJ) dari Pelanggan, kemudian akan melakukan pengecekan terhadap status retur barang apakah barang tersebut boleh dilakukan retur atau tidak. Apabila tidak boleh melakukan retur, retur pembelian tidak jadi dilakukan. Tetapi, jika boleh melakukan retur, maka bagian akan melakukan konfirmasi ke Pemasok dan membuat Surat Retur Penjualan (SRJ) sebanyak dua rangkap. Satu rangkap diberikan ke bagian Gudang dan satu rangkap lagi diberikan ke bagian Keuangan. b. Bagian Gudang menerima SRJ dari bagian Penjualan dan mengecek barang yang diretur oleh Pelanggan apakah sudah sesuai dengan ketentuan atau tidak. Setelah itu, bagian Gudang akan memasukkan barang yang diretur tersebut ke Gudang khusus untuk barang-barang rusak atau cacat dan melakukan perubahan pada kartu persediaan yang ada di sistem. c. Setelah bagian keuangan menerima SRJ dari bagian Penjualan, maka akan dilakukan pengurangan jumlah piutang pada kartu piutang.
80 3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Diagram Konteks Gambar 3. 2 Diagram Konteks Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan UD. Sri Rejeki
81 3.4.2 Diagram Nol Retur Penjualan Retur Retur Penjualan 4.0 Proses Retur Penjualan Barang Retur Penjualan Retur 3.0 Proses Retur pembelian Barang Retur Faktur Penjualan Bukti Bayar Jual Faktur Bukti Bayar Jual Faktur Penjualan Faktur Faktur Faktur Penjualan Pelanggan Surat Jalan Sales Order 2.0 Penjualan Surat Jalan Sales Order Karyawan STB PO 1.0 PO STB Pemasok Bukti Bayar Jual Bukti Bayar Jual Bukti Bayar Beli Bukti Bayar Beli Surat Jalan Sales Order Tambah/ Kurang Update barang stok STB PO 5.0 Persediaan Kartu Stok Gambar 3. 3 Diagram Nol Sistem Informasi Persediaan dan Penjualan UD. Sri Rejeki
82 3.5 Diagram Flowchart 3.5.1 Diagram Flowchart Barang Pemasok Bagian Bagian Gudang Bagian Keuangan Laporan Stok mulai STB PO Mengecek budget Cek jumlah stok barang Menerima Faktur dari Supplier Mengirimkan Barang Membuat PO Laporan Stok Faktur 2 STB 1 PO 2 1 PO Menerima Barang T Menambah Jumlah Hutang Kartu Hutang Membuat Faktur 2 STB 1 T Cek Jatuh Tempo Faktur Faktur Jatuh Tempo Belum Belum Melakuan Pembayar an Menguba h Kartu Stok Sudah Melakuan Pembayaran Kasrtu Stok 2 Bukti Pembayaran 1 T Menerima Bukti Pembayaran Mengurangi Jumlah Hutang Bukti Pembayaran Selesai Gambar 3. 4 Diagram Flowchart Barang
83 3.5.2 Diagram Flowchart Penjualan Barang Gambar 3. 5 Diagram Flowchart Penjualan Barang
84 3.5.3 Diagram Flowchart Retur Barang Bagian Gudang Bagian pembelian Bagian Keuangan mulai Menerima laporan ke Bagian RB Mengecek Stok Stok Tidak ada Barang rusak Selesai Mengecek status Barang yang akan diretur Mengurangi Jumlah Hutang Selesai Kartu Hutang Ada Barang rusak Memberikan laporan ke Bagian Status Barang diretur Tidak boleh retur Boleh Retur Selesai Menerima Retur Konfirmasi ke Pemasok RB Membuat Retur RB 1 Repacking Barang RB 2 Mengembalikan ke Pemasok Mengurangi Stok Barang Kartu Stok Gambar 3. 6 Diagram Flowchart Retur Barang
85 3.5.4 Diagram Flowchart Retur Penjualan Barang Bagian Penjualan Bagian Gudang Bagian Keuangan mulai RJ RJ Menerima Retur Penjualan (RJ) dari Pelanggan Menerima Barang dari Pelanggan Mengurangi Jumlah Piutang Kartu Piutang RJ Selesai Memasukkan Barang ke Gudang Mengecek status Barang yang akan diretur Menambah Stok barang Status Barang diretur Boleh Retur Menolak Retur Penjualan Kartu Stok Tidak Boleh Retur Membuat Retur RJ Selesai RJ 2 1 Gambar 3. 7 Diagram Flowchart Retur Penjualan Barang
86 3.6 Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan saat ini, maka ditemukan berbagai permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan ini, yaitu: 1. Sistem yang sedang berjalan dalam proses bisnis UD. Sri Rejeki masih berjalan secara manual sehingga membutuhkan waktu lama dalam memproses transaksi pembelian, penjualan dan persediaan. 2. Jumlah barang persediaan terkadang tidak sesuai antara jumlah barang fisik yang ada digudang dengan jumlah barang yang tercatat pada berkas persediaan. Jumlah barang yang tidak sesuai ini disebabkan oleh kerusakkan barang, barang sampel yang tidak tercatat pada berkas persediaan. 3. Kesulitan mendapatkan laporan transaksi pembelian, penjualan dan persediaan yang akurat per tanggal yang diinginkan. 3.7 Usulan Pemecahan Masalah 1. Membangun sistem basis data untuk menampung data pembelian, penjualan dan persediaan. 2. Membangun aplikasi dengan menyediakan menu penyesuaian persediaan agar data persediaan barang dapat disesuaikan kembali dengan data fisik yang terdapat di gudang. 3. Membangun aplikasi yang mampu mengolah data untuk membuat dan mecetak laporan bulanan sesuai periode yang diinginkan.